教學檔案管理工作研究
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教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是在教學管理、教學實踐、教學研究中直接形成的原始材料。因此，教學檔案是衡量學校教學管理水平和檢驗教學質量的重要標志，是學校各項評估工作的重要內容。搞好教學檔案的管理對于搞好教學工作(包括教學基本建設、教學改革和教學管理)，甚至對搞好整個學校的工作，都具有十分重要的意義。這主要表現在以下幾方面:為師生員工提供真實的歷史資料，為教師進行教學改革提供有效地服務;為領導決策提供依據;為教育評估和教學評價提供真實的原始資料。教學檔案管理工作是一項非常重要的工作，這項工作絕不是簡單地把有關教學的材料收集、裝訂起來，而是要按照一定的科學管理方法來進行。
二、如何做好教學檔案的管理工作
隨著教學規模的不斷擴大和教學質量的不斷提高，教學檔案管理工作在不斷要求完善，我們做了許多工作使我們的教學檔案管理有了一定的標準化，但我處的辦學規模在不斷地發展、辦學層次在提升、特別是我們培訓處集職前、職后教育于一體，教學檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，如何做好教學檔案的管理工作．促進教學質量的提高，是我們迫切需要解決和提高的。
1．提高認識，強化教學資料管理意識
一些教學、管理人員對教學檔案管理工作的認識不足，甚至對教學材料的歸檔持抵觸態度，認為是件麻煩事、走形式，有關教學活動不愿及時記錄，形成文件材料，或根本不愿意收集整理。所以提高和增強全體員工對教學檔案管理工作重要性的認識，是搞好學校教學檔案管理工作的先決條件。這就要求我們要認真學習教學檔案管理的要求，深入進行教學檔案整理、收集、及時備案等知識的學習和宣傳，使領導干部和全體員工都認識到學校教學檔案管理工作的重要意義，樹立和增強全處的教學檔案意識，杜絕資料工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好教學檔案管理工作。
2．建立和完善科學的管理機制主要領導應親自過問教學檔案管理工作，解決教學檔案管理工作過程中存在的各種實際問題，要按上級資料管理部門的要求，建立綜合完善的教學檔案管理機制。各培訓部門都應確定一名兼職資料工作人員，負責收集和職能管理本科室的教學檔案，形成教學檔案管理工作齊抓共管的局面，以保證各種教學檔案齊全完整。同時，建立嚴密并切實可行的教學檔案管理制度，按本處各部門教學的要求，建立明確的管理目標和管理制度，從而規范各類資料的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案管理能夠做到按章可循，有法可依。另外，可將教學材料的歸檔工作同年終考核等掛鉤，從而增強教學檔案工作的責任感和歸檔的積極性。教學檔案要確定保管價值與保管年限，同時要從長遠利益出發，不斷依據變化了的實際情況對庫存資料、分類原則、目錄編碼等進行調整，使教學檔案在數量與質量兩方面保持動態平衡，以便于開發利用。
3．做好人員配備，保證資料管理的全面和完善性為了教學檔案實行統一保存和科學管理，首先要配備一些思想好、責任心強、熟悉教學工作、懂得辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責。檔案管理工作是一項默默無聞的工作。教學檔案管理人員的工作性質就是要服務于領導、教師、學生及其他有關人員，所以檔案管理人員必須具備高度的責任感和強烈的事業心，要有奉獻精神;同時具備一定的學習能力，能不斷提高自己的思想素質和業務水平，不斷提高檔案資料管理水平。其次，要健全工作人員崗位責任制，包括檔案管理的崗位職責、工作范圍、內容等，以利于有關人員在日常工作中隨時都可以做好檔案管理工作，同時還有資料室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度等，并保證嚴格按規章辦事。最后，硬件建設是提高資料管理水平的基礎，同時也是保證資料管理質量的最佳手段。要專門設立資料室，教學資料按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施，確保教學各種材料保管安全、利用方便、管理規范。并對檔案管理人員進行定期專業培訓，使其能管理好、使用好教學檔案，并充分發揮它應有的作用，為提高教學質量作出積極的貢獻。
4．加強教學資料管理的電子信息化水平
當今的時代是一個利用計算機網絡技術的全新時代。教學資料信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分。在教學檔案管理工作中應充分利用現有的先進的技術和設備，即計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞各種教學檔案信息，實現教學檔案計算機化、系統化、網絡化，采用統一的檔案文件管理軟件，利用計算機進行編目，檢索、統計、檔案借閱自動管理等一般的業務管理，建立統一電子教學檔案數據庫，避免各部門重復錄入數據，避免人力、物力的浪費。另外，要充分利用校園網絡資源優勢，實現不同部門間的教學檔案傳遞和共享，從而提高教學檔案的利用價值，實現教學檔案的科學管理，減輕工作人員的勞動強度，提高工作效率。總之，教學檔案管理是教學管理的一個重要組成部分，只要領導重視教學檔案管理工作，逐步增強廣大教職工的檔案意識，再加上教學部門和檔案部門齊心合力，緊密配合，我處的教學檔案工作就一定會搞好，教學檔案也一定能更好地為我處的發展服務。
作者：余紅花單位：江蘇油田職工培訓處
