檢測機構(gòu)儀器設備檔案管理研討

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1儀器設備檔案的收集、整理、立卷

儀器設備檔案作為科技檔案的一種，應按照《檔案法》的規(guī)定，實行統(tǒng)一集中管理；同時根據(jù)檢測機構(gòu)的特點，制定本單位的“儀器設備檔案管理辦法”，實行檔案室和各實驗室共同負責。

1.1檔案室對儀器設備檔案實行統(tǒng)一集中管理

凡固定資產(chǎn)原值在一萬元以上的儀器設備，其檔案原件由檔案室負責保管，各實驗室留存復印件。若復制確有困難，經(jīng)檔案室立卷、各實驗室辦理檔案借閱手續(xù)后，由各實驗室負責保管。儀器設備到貨后，檔案室人員到場參加開箱驗收，監(jiān)督、檢查、指導儀器設備隨機文件材料的清點、驗收工作，并在驗收記錄上簽字、蓋章。

1.2將積累的文件組卷成冊，定期向檔案室移交

1）各實驗室兼職檔案員將收集到的隨機文件材料整理、立卷成冊。凡屬建檔的儀器設備，一律按歸檔范圍及自然形成的先后順序立卷，填寫卷內(nèi)目錄、儀器設備履歷表、備考表及檔案編號。凡屬儀器設備的隨機資料，應將原件存檔，復印件隨機使用。歸檔的文件材料，要字跡工整、圖樣清晰。文字不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，以利長期保存。

2）給儀器設備粘貼唯一性標識。實驗室的儀器設備有了唯一性編號（檔案編號）后，才可以給儀器設備粘貼唯一性標識。用于校準、檢測對結(jié)果有影響的每一臺儀器設備，應該既有檢定、校準狀態(tài)標識又有唯一性標識（檔案編號）。

3）各實驗室通過掌握儀器設備的動態(tài)信息，督促儀器設備使用者做好使用、維護記錄。每年將使用過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，加入該儀器設備檔案盒，實現(xiàn)儀器設備檔案的動態(tài)管理。

4）各實驗室兼職檔案員通過掃描、拍照等方式，將儀器設備檔案數(shù)字化，并錄入到實驗室管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)儀器設備檔案的網(wǎng)絡化動態(tài)管理。

2儀器設備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、動態(tài)化

為提高儀器設備檔案的管理水平，在開發(fā)“實驗室管理系統(tǒng)”時，設計了設備管理子系統(tǒng)（圖1）。該系統(tǒng)包括“設備器具管理、檢定記錄管理、標準物質(zhì)管理、設備查詢、計量器具臺帳查詢、計量器具送檢計劃查詢、計量器具送檢超期報警、檢定記錄查詢、強檢計量器具查詢、標準物質(zhì)查詢”共10個模塊，涵蓋了《實驗室資質(zhì)認定評審準則》對儀器設備檔案管理的要求。

1）確保了儀器設備檔案的安全。原始檔案經(jīng)數(shù)字化后就不需要反復借出，保證了原始檔案的安全；對于軟件和驅(qū)動程序之類檔案，也因網(wǎng)絡系統(tǒng)提供的備份而防止了原始光碟因時間延長而造成的數(shù)據(jù)無法讀出，保證了數(shù)據(jù)安全。

2）提高了儀器設備檔案的管理效率。數(shù)字化檔案統(tǒng)一了多種形式的檔案，較實物檔案節(jié)約了大量空間；原始檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后歸檔，除維修時基本不被擾動，極大地減輕了后期檔案管理的工作量。

3）方便了檔案的借閱利用。數(shù)字化檔案的查詢通過網(wǎng)絡搜索功能可以瞬間完成，極大地提高了檔案查詢速度；檔案網(wǎng)絡化管理可以全天候供需要的技術(shù)人員下載，為技術(shù)人員提供了學習儀器設備使用和保養(yǎng)的第一手資料，這一優(yōu)勢是實物檔案管理無法實現(xiàn)的。

3結(jié)論

嚴格按照《實驗室資質(zhì)認定評審準則》對儀器設備檔案進行管理，開發(fā)實驗室管理系統(tǒng)實現(xiàn)儀器設備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、動態(tài)化，提高了檢測中心儀器設備檔案的管理水平，為檢測中心順利通過國家實驗室認證認可委員會的評審及多次監(jiān)督審核做出了積極貢獻。由于檢測機構(gòu)儀器設備檔案是按照《實驗室資質(zhì)認定評審準則》等標準規(guī)范進行管理的，因此，需注意與上級單位的設備管理制度、檔案管理制度協(xié)調(diào)一致；同時，在開發(fā)、升級實驗室管理系統(tǒng)時，需做到與上級單位設備、檔案等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，從而使檢測機構(gòu)的儀器設備檔案發(fā)揮更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

作者：滑麗娟宋炳政單位：中國石化勝利油田分公司技術(shù)檢測中心