基層事業單位檔案管理現代化管窺
前言：本站為你精心整理了基層事業單位檔案管理現代化管窺范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。
1.檔案檢索效率比較低
檔案檢索方式按照檢索方式可分為計算機檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設施有很大的聯系，而檢索效率依賴于檢索工具，隨著現代科技的發展，計算機是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業單位堅持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率，對多種檢索工具研發投入了很大人力物力，錯誤的認為檢索工具越多檢索速率就越快，但實際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設備是否精益求精而不是數量的多少，而且檢索工具設置過于細密或者過于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現的情況發生，這樣既不方便檢索，還大大影響檔案檢索的速度，適得其反。
2.檔案利用率低、管理人員意識薄弱
盡管檔案管理對基層事業單位的發展改革具有很重要的作用，有利于基層事業單位回顧過去，學習從前有利于未來工作的開展，不管是經濟效益還是社會影響都能在無形中給事業單位帶來提高，但是長期以來許多基層事業單位并沒有有效地利用檔案中的資源信息，管理人員的意識也很薄弱，忽視了這方面的管理，也損失其中隱含的效益。
3.缺乏相關方面的人才
在社會主義市場經濟條件下，很多的工作人員缺乏耐心與激情，不能在一個崗位上工作很長時間，特別是那些平淡無奇的工作，因此現在基層事業單位的檔案管理工作缺少實踐經驗豐富的人員與想長時間從事這個方面工作的新人。由于很多剛進入基層事業單位檔案管理工作的工作人員的經常更換，直接對基層事業單位的檔案整理與記錄產生了不利的影響，在進行檔案管理工作交接的過程中，不能按規定對下一任進行明確的說明，使檔案管理工作變得很混亂，有時甚至丟失基層事業單位重要的檔案文件等。
二、基層事業單位檔案管理現代化的內涵及要求
基層事業單位檔案管理現代化主要是指檔案管理工作中以現代管理的科學理論、利用現代先進科學技術，以現代化的管理方法、模式作為保障，以先進科學技術和先進設備為媒介，改革傳統檔案管理方法，使傳統檔案管理體制適應新時期的發展，逐步實現檔案管理工作的自動化、信息化、高效化、系統化，使得檔案管理工作跟上時代進步的步伐，更加適應當今經濟社會發展的要求，滿足人們對檔案保管的需求。具體說來，檔案管理現代化主要包括以下幾個方面。
1.實現基層事業單位檔案管理的無紙化
21世紀是網絡技術迅速發展，信息大爆炸的時代。隨著計算機信息技術的不斷發展和普及，多樣化的文字的保存形式與日俱增，無紙化的信息儲存形式越來與深入人心，傳統儲存媒介大都是以紙質形式出現，無紙化檔案儲存技術的發展讓檔案管理更加地方便快捷，同時又能節約資源做到環境友好型的發展。
2.加強檔案管理的數字化、微縮化
隨著壓縮打包技術的不斷發展，縮微技術為檔案管理方式的創新提供了技術層面的支持，通過現在科技能夠把傳統檔案管理中的圖像和文字轉換為電子文檔，再通過縮微技術將其轉化為占用內存極小的電子文件。這樣既能壓縮檔案管理的成本，又能保證檔案的正確性，提高效率。傳統檔案管理中所占儲存空間大，檢索困難，而通過互聯網技術，不但能在計算機上對檔案進行智能化的檢索、使用，還能解決因為保管環境對檔案的損壞問題，延長保存年限。
3.促進檔案管理的市場化
基層事業單位檔案管理是記錄社會發展，歷史進程的關鍵手段。是一個服務當代、惠及后世的長遠大計，是十分珍貴的不可再生的信息資源獲取手段。我們應當促進檔案管理的市場化運作，這樣做不僅能夠提高普通大眾對于檔案管理的保護意識，進一步完善基層事業單位檔案管理的機制，還能進一步發掘檔案材料的價值，最大限度利用檔案的優勢。
三、現代化手段在基層事業單位檔案管理中的應用
如今，我國的事業單位通過轉型、重組、改革和完善進入了新一輪的大發展進程中，而現在我國事業單位的改革正處于關鍵時期，事業單位檔案管理在事業單位發展協調有序發展中起到了十分重要的作用，保障了事業單位高效運行。事業單位工作工作人員應與時俱進，提高認識，認清當前社會的發展模式。傳統的檔案管理工作在信息化的當今己經不適應當前社會經濟發展的形勢，檔案管理需要加快改革轉型，加速其智能化、專業化進程，不斷提高新時期事業單位檔案管理工作的規范化和現代化。
1.完善檔案檢索體系在檢索檔案時目錄起到了很大的作用，隨著當今科技的發展，目錄管理也發生了巨大的變化，我們可以開發專門的軟件對檔案目錄以及有關的分類標準，借助計算機，實現電腦自動對其進行匯總與統計。這樣既能方便文檔檢索，又能縮短檢索時間，提高工作效率。
2.在管理檔案庫房時應用計算機網絡技術
隨著計算機網絡技術的發展，基層事業單位在檔案管理方面建立了相應的管理系統，利用網絡技術對檔案進行實時監控，維護檔案管理的環境，嚴格控制庫房溫度、適度、防火防盜等，采用智能化手段對檔案庫房進行現代化管理，建立一套現代化標準的檔案庫房對應的管理體系，有效地保護檔案。
3.加強基層事業單位檔案業務的輔助工作
基層事業單位檔案業務工作流程包括收集、保存、整理、鑒定、運用、統計等。在基層事業單位檔案業務的整個流程中，產生了很多檔案信息，造成檔案管理工作繁瑣難，因此我們要加強基層事業單位業務的輔助工作，這樣既方便工作人員執行操作，又能及時將檔案存儲入庫，確保信息的實時性。
4.利用電子存儲技術促進基層事業單位檔案向無紙化發展
基層事業單位檔案的無紙化發展首先，應應利用現代科技建立系統完善的數據庫，使檔案管理更加的標準化、規范化。其次，對音像信息進行統一管理，加快存儲讀取的速度。再者就是加強授權管理，給基層事業單位檔案管理提供最大的便利。
5.建立并完善基層事業單位檔案管理的網絡體系
21世紀是網絡信息技術時代，基層事業單位應抓住機遇，促進由傳統紙質檔案保存模式向現代化管理模式轉型，跟上時代步伐，滿足工作需求。基層事業單位應當根據發展導向，建立適當范圍的局域網，這樣既能有效地保護信息資源的管理，又能提高檔案資源的利用率，從而提高共享率，創造最大效益。
四、基層事業單位檔案管理中現代化手段問題及改進建議
雖然依靠現代化科技，利用計算機及網絡技術可以使事業單位的檔案管理工作在很大程度上節約工作時間，提高工作效率以及準確率，但是同時也存在很多問題。首先，我國對文檔管理標準不夠統一的問題。文件通過文檔口時，會將文件的前面兩個階段當作文件，后面兩個階段當做檔案，導致文檔操作各個階段相互獨立，致使文檔分離。其次，網絡信息安全問題亟待解決。利用網絡技術進行檔案管理還要保障其安全可靠性，而現階段絕大多數檔案管理人員比較缺乏網絡安全意識，一旦遭到不良分子的侵入破壞，電子文檔將會丟失。還有就是檔案管理設備利用率較低，缺乏復合型人才。最后，要加大基層事業單位檔案管理研究力度，引進復合型人才，開發新型軟件，提高檔案管理工作效率，及時檢測評估網絡安全，確保檔案的安全可靠。
五、總結
總而言之，依賴現代化的管理方法和手段，引進先進技術和設備作為媒介，加快基層檔案管理改革，對實現基層事業單位檔案管理現代化有不可替代的促進作用。因此利用現代科學技術優化傳統檔案管理方法，改革傳統檔案管理體制，建立完善有序的基層事業單位的管理體制，才能使得基層事業單位檔案管理工作跟上經濟社會發展的步伐，滿足人民對基層事業單位檔案保管的要求。相關部門也要注重這方面的人才培養，基層事業檔案管理部門應加大力度培養一批具有高技術、高水準的檔案人才隊伍作為檔案部門的領頭人，不斷學習和創新，及時更新知識，以積極的態度應對新時期檔案事業發展，以適應新形勢的發展。
作者：張克非單位：齊齊哈爾市救災捐贈接收工作站
相關期刊
