圖書館檔案管理工作的問題和對策

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一、高職高專院校圖書館檔案管理工作中存在的問題

(一)設備太落后

學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。

(二)制度不健全

高職高專院校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育和教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的檔案管理制度，沒有統一錄用標準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行系統整理歸檔，管理混亂。

(三)管理不到位

在高職高專院校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面:一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作;二是檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數中職學校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。

二、改進高職高專院校圖書館檔案管理工作的措施

(一)領導重視

領導重視是搞好高職高專院校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學校檔案工作管理得怎么樣，與學校領導的重視程度有很大的關系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。

(二)指定專職檔案管理人員并提高其素質

學校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作;另一方面也要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。

(三)配備先進的軟硬件設施設備

硬件是提高高職高專院校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備;按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備以提高工作效率。在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計算機，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發利用檔案信息的能力，以實現圖書館檔案管理的現代化。

(四)建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規章制度要體現合理性、科學性;第二，簡明實用;第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工;第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

(五)科學分類

科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等分成不同類別。一是黨群類：包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。二是業務類：包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統地查找和利用。

(六)電子歸檔

在高職高專院校圖書檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

(七)提高服務水平

檔案管理人員要樹立"工作就是服務"的觀念。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度。高職高專院校圖書館是學校的重要組成部分，也是學校檔案的重要組成部分。檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術再到實際應用的過程，是高職高專院校基礎建設的一部分。在高職高專院校的橫向比較過程中，除了辦學的師資力量，現代化的校園管理方式也是學校綜合能力的集中體現，因此圖書檔案管理工作對學校的整體實力是非常重要的。做好高職高專院校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、學校的教學和科研都起著十分重要的作用。

作者：朱濤單位：內蒙古烏蘭察布醫學高等專科學校