高校學生檔案管理研討
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1.1學生檔案管理制度不完善
除了《高等學校檔案管理辦法》外，國家還對對高校學生管理下達了不少文件，如《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校學生行為準則》、《高等學校校園秩序管理若干規定》等，對學生的學籍、入學注冊、轉學、退學、成績考核、畢業、社會活動、獎懲等也有了比較明確的規定，但沒有提到對高校學生檔案的管理，對學生檔案的管理也缺乏可操作性的規定。因此，學生檔案只能依照人事檔案管理的原則并結合學生檔案的特點去制定符合自己的管理方法，而在實際的操作過程中卻又存在諸多困難。
1.2管理體制不順，管理人員嚴重缺乏
有些高校的學生檔案并非放在檔案館進行統一管理，本科生檔案由學生處管理，研究生檔案則有研究生處負責，負責學生檔案的人員多為兼職人員或者退休返聘的老師。即使有些高校把所有的學生檔案交由檔案館管理，然而幾萬份學生檔案僅配備一名專職人員負責。而各學院并非把每個學生的檔案材料收集齊全才向檔案館移交，而是把每次產生的材料移交至檔案館，就單個學生而言，即使是《高等學校檔案管理辦法》中規定的七項內容分別放入檔案就要放七次，每年畢業幾千名學生，工作人員就需要向畢業學生的檔案中放入數萬次，這大大加重了檔案館工作人員的工作量。從而導致檔案工作人員在學生畢業離校前才開始組織學生把四年累積起來的檔案材料進行裝袋，這樣就難免造成原始材料的遺漏，從而導致學生檔案材料的缺失。
1.3師生檔案意識薄弱，學生檔案管理難度增大
學生檔案所起的作用，不像其他工作那樣明顯，時效性弱，致使高校對學生檔案的重要性認識不夠。由于高校檔案管理部門和管理者對本職工作的宣傳不到位，使得作為檔案管理客體的學生缺乏檔案意識。學生需要檔案中部分材料時，也不經過相關手續，而是自己到檔案館要求查詢。有些學生畢業之后不知道自己的檔案寄到哪里，幾年后需要檔案時才咨詢檔案去向。甚至有些在職攻讀碩士的研究生，根本不知道自己碩士期間還產生檔案。有些學校隨著研究生的擴招，研究生檔案的規模也越來越大，但是仍然采用以前的檔案保管方式，學生要求寄出時才寄出，這導致庫房內研究生檔案遺留的越來越多。
1.4學生檔案歸檔材料缺乏規范性，內容簡單
實際上，《高等學校檔案管理辦法》中規定的學生檔案歸檔材料范圍守舊、教條、不全面，跟不上人才培養的要求。由于高校學生檔案管理沒有明確高中學生檔案材料的歸檔范圍與要求，使得能夠充分反映學生綜合素質的各種材料得不到及時的歸檔，歸檔材料只有大學生高考錄取時的材料，這就不利于高校對學生全面考察了解。如“畢業生登記表”中對學生在校幾年表現的鑒定，內容都差不多，反映不出一個大學生的實際情況與個性特征。而這又不利于用人單位對預錄用人員的考察。
1.5管理模式陳舊落后，沒有實現網絡化管理
高校學生檔案管理模式陳舊落后，不適應信息化時代的要求：第一，至今還沒有一套完整適用的學生檔案管理應用軟件推出，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中；第二，招生時沒有相應的網絡平臺供學生查詢檔案是否到達。尤其是在研究生招生過程中，高校會要求預錄取的學生把檔案寄過來，而已經寄出的學生就會打電話咨詢檔案是否到達，導致學生檔案室的電話被打爆，根本無法進行其他工作；第三，學生檔案的錄入方式落后，幾千份檔案幾乎寄到檔案館，一份一份手寫登記，再錄入電腦，非常的慢；第四，沒有畢業生的檔案離校系統。不實行網絡化管理檔案，就不能使學生檔案材料信息化，也就沒有開發、利用可談。
2、應對高校學生檔案管理工作相關問題的措施
2.1建立健全學生檔案管理制度
國家教育部應根據《檔案法》及大學生檔案工作的實際情況，盡快出臺《高校學生檔案管理工作條例》。做任何一項工作，都必須有法可依、有章可循，尤其是學生檔案這項專業性很強的工作。高校學生檔案管理工作條例的制定，可參照《干部人事檔案工作條例》的基本框架結構，明確學生檔案管理工作的性質、任務、特點、體制，并要對學生檔案管理工作的各項內容作統一具體的規定。用這些法規性的文件來規范大學生的檔案管理及運作方式，以提高人們的檔案意識，重視大學生檔案的寶貴價值。
2.2理順檔案管理體制，落實學生檔案人員配置
學生檔案管理只靠檔案管理部門的力量是不夠的，需要學校各級領導的重視和支持。因此，在學生管理工作人員中樹立檔案意識，平時注意檔案材料的收集和積累，特別是原始檔案的整理歸檔，加強各部門與學生檔案管理部門的配合，形成高校學生檔案管理的良好氛圍。高校學生檔案的管理要做到組織機構落實、人員落實、經費落實，建立必要的規章制度。要切實搞好高校學生檔案管理，必須理順管理體制和領導關系，做到組織機構落實，做到有專人負責學生檔案的管理工作。一定要根據學生檔案的數量，配備適當編制的專業人員，才能做到人員落實、管理規范、運作有序。
2.3加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識
檔案意識是指個人及社會對檔案的認識程度，它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認識，影響著檔案用戶對檔案需求的準確表達，支配著檔案用戶的檔案行為。高校可通過多種途徑與方式，加強學生檔案意識的培養：第一，在新生開學之際，通過講座等各種形式貫徹宣傳《檔案法》，讓學生初步樹立檔案意識；第二，在學生畢業前，學校應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托多種平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處。根據實際情況，充分利用校園網、報刊、廣播、微博等多種形式，大力宣傳檔案的重要性與棄檔的危害性，使廣大師生認識到學生檔案對學生就業、升學、出國深造以及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據。
2.4適應社會需求新形勢，豐富學生檔案內容
適應全面推進素質教育的要求，加強高校學生檔案材料的選擇與鑒別，擴大歸檔材料范圍。全面推進素質教育是我國教育事業的一場深刻的變革，是一項事關全局、影響深遠和涉及社會各個方面的系統工程。因此，大學生的基本素質教育都應該在學生檔案中有所反應，包括思想道德素質、文化素質、專業素質和生理心理素質教育。對于檔案館自身來說，需要加強對現有的應歸材料的管理，提高學生檔案工作的質量。檔案部門應該利用一切機會和可能，向學校各個部門做好宣傳工作，宣傳應歸檔材料的各種要求，及規范歸檔材料的實際意義，增強高校領導、師生的檔案意識。對于學校的各個學院來說，相關負責老師是直接跟學生接觸最多的人，更有利于檔案意識的宣傳。因此，在學生開學和畢業時，可先由檔案館工作人員對各學院相關負責老師進行培訓，相關負責老師再專門召開班會對學生進行介紹，讓他們了解檔案的重要性。
2.5建立學生檔案網絡系統，實現學生管理檔案信息化、網絡化
當今社會已進入信息化時代，傳統的紙質檔案管理方式已經不能適應高校管理及大學生就業服務的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、查找方便、可靠性高、存儲量大、壽命長、成本低等優勢成為現代檔案管理的新趨勢。因此，高校在學生檔案信息的收集、傳播和使用方面，有必要結合自身條件，推進學生檔案管理的信息化建設。此外，在做新生檔案登記工作時，為了能夠準確及時的登記新生檔案，可把每個學生的準考證號或者身份證號編成條形碼，隨調檔函一同發給學生，讓學生在寄檔案時貼在檔案袋上，這樣新生檔案到達后可直接掃描條形碼。在學生畢業離校時，各學校應該建立相應的檔案投遞系統，讓學生自己在網上登記自己的檔案接收單位和地址，再由輔導員進行核對，然后統一提交給學校就業指導部門；最后由學校就業指導部門將相關信息提交給檔案館，共同完成學生檔案離校工作。
作者：劉子俠單位：上海理工大學檔案館
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