電子檔案對檔案管理的必要性

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1電子檔案使用的途徑

1.1提供拷貝

電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個(gè)狀態(tài)，保證其可以充分利用這個(gè)檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進(jìn)行拷貝的過程中，可以直接將文件轉(zhuǎn)換成為通用格式的存儲內(nèi)容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內(nèi)容進(jìn)行顯示和處理。而當(dāng)使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關(guān)檔案的打印件。

1.2通信傳輸

通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時(shí)能夠省去很多的人力、物力和財(cái)力。通信傳輸?shù)暮x是不同檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)或者數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)的檔案傳輸，實(shí)現(xiàn)電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經(jīng)常會通過通信傳輸這一方式被相關(guān)人員進(jìn)行使用。

1.3直接利用

直接利用便是通過檔案部門的計(jì)算機(jī)在部門的網(wǎng)絡(luò)中直接對電子檔案進(jìn)行查詢。可以保證比較多的使用者在同一時(shí)間得到同一份電子檔案，能夠?yàn)槭褂秒娮訖n案的人員提供一定的技術(shù)支持。

2電子檔案的重要性

對于現(xiàn)階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個(gè)全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個(gè)比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。

2.1電子檔案可以節(jié)省人力、物力

通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統(tǒng)檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負(fù)擔(dān)，提高了檔案歸檔整理的質(zhì)量，有利于節(jié)省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。

2.2電子檔案可以提高檔案服務(wù)水平

實(shí)施檔案管理工作的目標(biāo)便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務(wù)，強(qiáng)化電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理，能夠進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)水平和質(zhì)量。實(shí)施電子檔案管理，能夠?qū)⒋蟛糠值脑紮n案直接儲存于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或者是數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。

3提高電子檔案管理水平的建議和措施

電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術(shù)手段存在很大的依賴性，所以在進(jìn)行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復(fù)雜流程。在強(qiáng)化電子檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)通過多個(gè)方面的有機(jī)協(xié)調(diào)，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。

3.1構(gòu)建檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案安全性管理

想要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，首先就應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)相對完善的檔案管理制度，規(guī)范計(jì)算機(jī)條件下檔案管理的相關(guān)步驟，進(jìn)一步適應(yīng)電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全性隱患，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨著得到了巨大的發(fā)展，這樣一來黑客和計(jì)算機(jī)病毒便會隨時(shí)侵入檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，所以在實(shí)際工作當(dāng)中，一定要針對這些網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，安排專業(yè)人員定期檢查檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)在一個(gè)合理的水平，進(jìn)而保證電子檔案管理工作的有效開展。

3.2規(guī)范檔案利用方式，防止不可挽回?fù)p失的發(fā)生

在檔案使用的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案利用方式，要求在對電子檔案進(jìn)行利用之前，相關(guān)使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行查詢和使用。另外還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)相對完善的檔案利用管理制度，通過相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)電子檔案的收集工作，對電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證電子檔案信息的實(shí)效性。

3.3加強(qiáng)檔案工作人員的管理，提高檔案保護(hù)意識

電子檔案進(jìn)一步提高了檔案管理工作的信息化水平，因此便需要專業(yè)的人員來對技術(shù)設(shè)備進(jìn)行操作。而檔案管理工作者也應(yīng)當(dāng)具有全新的現(xiàn)代化知識，同時(shí)對時(shí)代背景具有一定的了解，在電子檔案的管理過程中，檔案工作者的素質(zhì)和技能極大地影響到檔案工作的質(zhì)量和水平，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)工作者進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，建設(shè)一批具有高素質(zhì)、高技能水平的專業(yè)檔案管理人員，提高檔案管理工作者對于檔案的保護(hù)意識，防止檔案出現(xiàn)丟失或者破損等相關(guān)問題。另外，為了能夠滿足現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，檔案工作者還應(yīng)當(dāng)具有對檔案信息進(jìn)行分析處理并提供比較高水平的檔案查詢服務(wù)的能力，進(jìn)一步提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。現(xiàn)階段社會處于信息化時(shí)代的前期，相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用讓組織當(dāng)中出現(xiàn)了比較多的電子檔案。而電子檔案在檔案管理工作中又處于一個(gè)比較高的地位，擁有不可替代的重要性。為了進(jìn)一步發(fā)揮電子檔案的重要性和作用，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從發(fā)展的角度分析問題，依據(jù)組織內(nèi)部的實(shí)際情況，對電子檔案實(shí)施全面而有效的管理，并加強(qiáng)電子檔案管理人員的培訓(xùn)和建設(shè)，提高電子檔案的管理水平，讓電子檔案更好地融入到檔案管理工作的整體中，提高檔案管理的工作質(zhì)量。

作者：苗李蒙梁娟娟惠存張力單位：青海油田公司花土溝社區(qū)管理中心青海油田公司井下作業(yè)公司青海油田公司鉆采工藝研究院