高校檔案管理論文7篇

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第一篇：高校會計檔案管理

一、高校會計檔案管理存在的問題

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不到位

會計檔案管理是一項服務現實、承上啟下的重要工作，一些高校領導重視資金運行的管理，忽視會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，在會計檔案管理人員的配備和財力支持方面都存在嚴重不足。有的高校財務部門沒有專職的檔案管理人員，大多由會計人員兼管，很少進行會計檔案基礎知識與操作技能的培訓，更談不上研究會計檔案的管理利用。對會計檔案的歸檔范圍和標準認定不清，工作不規范，日常會計資料的整理分類沒有過程控制意識，致使重要的會計信息資源遺失。對會計檔案管理沒有真正認識其內涵，傳遞、存放、保管及查閱過程管理粗放，缺少必要的逐級審批報告制度，難以確保入庫會計檔案的質量。

2.會計檔案管理制度不完善

目前多數高校沒有依據國家有關規定，建立起一整套適合本單位的會計檔案立卷、歸檔、保管等管理制度，而是僅作為財務管理制度的一部分來規范。會計檔案管理憑借以往的經驗或約定俗成的習慣進行，造成會計檔案管理程序不嚴、要求不明、職責不清。隨著高校會計電算化的不斷推進，大量的電子數據及聲像檔案等會計檔案信息產生，電子會計檔案一般由系統管理員自行保管，對磁性存儲介質缺少專業的日常維護和管理，沒有相應的會計檔案信息化管理制度，很多應該歸檔的會計數據文件可能分散在有關經辦人手中，造成會計檔案不完整。換代升級前的財務軟件版式沒有很好的保存，造成電算化檔案無法調閱，綜合服務功能較弱。已經歸檔的會計檔案沒有進行嚴格控制，檔案借閱管理混亂，缺乏科學的會計檔案資源開發與利用制度，僅僅滿足于不損壞、不丟失、不散亂的管理狀態，會計檔案管理制度和手段沒有真正的完善，從而影響了高校整體管理工作的效果。

3.對電子會計檔案管理重視不足

部分高校重視會計憑證、賬簿、報表、預決算資料等紙質檔案，忽視財務軟件升級備忘記錄及年度會計數據備份等建檔歸檔的管理。會計電算化經過多年的發展已經普及，而相應的電子檔案管理卻未引起足夠的重視，管理意識淡薄，對電子文檔、數據庫文件等沒有及時備份歸檔，造成資源信息散失。系統升級時，沒有同步對同版本的資料文件進行升級處理，較低版本的操作系統生成的磁介質會計信息在新系統中不能正常運轉，嚴重影響工作效率。財務系統及輔助系統的軟件不斷升級和改造過程中的記錄目前還處于空白狀態，導致會計檔案不完整、不安全。

4.會計檔案管理資料利用效益不高

新時期高校會計檔案管理最終目的是充分開發利用會計檔案，強化其服務功能。部分高校對會計檔案的管理只停留在日常的收集、整理、歸檔等一般性工作水平上，財務部門沒有健全會計檔案檢索工具，在會計檔案信息查詢服務方面工作質量跟不上。沒有重視多元化會計檔案信息資源的開發，很少利用會計檔案來總結以前的管理活動。高校會計檔案管理人員缺乏綜合利用意識，不善于積極發掘會計信息與其他檔案信息的有機結合，同時由于會計檔案利用制度的規定過分強調保密，沒有建立各環節監管機制，限制了使用會計檔案人員的身份和目的，致使有價值的會計檔案史料參考作用難以發揮，最終影響了會計檔案的有效利用。

二、高校加強會計檔案管理的措施

1.加強重視程度，提高會計檔案管理認識

高校會計檔案是高校各項資料數據的重中之重，各級領導要提高對會計檔案工作的重視程度，充分認識到會計檔案對學校發展的重要性。領導的重視是保障工作持續有效開展的關鍵，各級會計人員也要提高認識，會計檔案如有缺失，事后是無法補救還原的，因此應對所有會計人員進行培訓，使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識與操作技能，強化會計檔案事前控制，從源頭上做好管理的基礎工作，嚴格把握原始資料的質量，把工作的每一步做扎實，滿足日益復雜的會計檔案管理工作需要。配備必要的場所和指定專人負責會計檔案的立卷、歸檔、保管工作，提高會計檔案管理質量。

2.明確管理責任，完善會計檔案管理制度

高校的會計檔案具有特殊性，資料數量多，檔案要求高，要使高校會計檔案規范化，必須制定會計檔案管理目標，并結合本校情況，進一步建立健全會計檔案管理的各項規章制度。完善會計檔案內控制度，做到安全保密嚴格；制定立卷歸檔制度，做到立卷科學、時間及時、內容完整；規范會計檔案的保管制度，做到職責明確、專人專管；健全查閱移交銷毀制度，做到程序合法、手續嚴格、監管到位；確保規范各環節程序，真正做到有法可依、有章可循。不僅要對紙質資料加以重視，更要對電算化的會計檔案出臺專門的制度體系，采用先進科學的方法保管，加強對數據庫系統的監控，確保高校會計檔案管理工作有序開展。

3.優化管理手段，注重電子會計檔案完整保存

隨著社會信息化步伐的加快，會計的檔案管理重心必然向信息化建設轉移，電算化的財務管理不僅要實現傳統會計的功能，更要利用好計算機的存儲功能。高校在加強紙質會計檔案監督管理的同時，要注重電子會計檔案的收集、保存和利用工作，對電子檔案歸檔、查詢建立明確的程序批準制度，設置專職人員管理電子會計檔案。為保證電子數據的安全，財務部門要特別重視服務器和移動硬盤的病毒防護，年終形成的會計電子檔案存儲的磁性介質或光盤等載體，必須采取以只讀文件的形式予以保存，實行雙重備份，存放不同地點，確保會計檔案安全完整。定期進行檢查復制，使電子會計檔案遠離磁場，防止因磁性介質損壞或失效而丟失數據，集會計檔案信息建設、查詢、傳遞和管理于一體，為學校的發展提供有效而可靠的依據。

4.強化服務功能，發揮會計檔案的潛在作用

高校會計檔案是學校發展不可或缺的歷史信息來源，大量的會計檔案資料可以為各類審計、稅務等監督檢查提供最真實的依據，因此規范化管理會計檔案，充分發揮會計檔案利用價值至關重要。目前會計檔案信息的使用主體已從校內擴展到校外，高校會計檔案管理人員要充分發掘會計檔案自身潛能，不斷創新服務內容，編制好會計檔案檢索工具，確保調檔迅速準確，建立會計檔案統計臺賬，方便人工查詢服務，提高會計檔案管理使用效率，使檔案整理與服務創新相互促進，為財務工作、各類審計工作及經濟決策提供有力保障，為學校的發展提供優質服務。

三、總結

高校必須進一步強化會計檔案管理，明確管理責任，優化管理辦法，發掘會計檔案的潛在作用，利用各種基礎財務數據分析過去的發展軌跡，規劃學校長遠的發展未來。會計檔案管理的規范性和科學性，反映一個學校財務管理水平的高低。新形勢下，高校會計檔案管理只有嚴守規范，才能保證其嚴肅性和可靠性，只有打破傳統思維模式束縛，才能提供高效優質的服務。

作者：梁茜單位：遼寧醫學院

第二篇：高校檔案信息化管理

1信息化對高校檔案管理工作的重要性

1.1信息化是提高高校檔案管理工作質量的重要手段

隨著信息化技術的全面應用，高校檔案管理工作質量得到了持續提升，檔案管理效率和檔案管理質量得到持續提高，對高校檔案管理工作的發展具有重要的促進作用。

1.2信息化是推動高校檔案管理工作發展的重要方法

考慮到檔案管理工作的重要性，以及檔案管理工作對高校教學管理工作的重要影響，信息化成為了推動檔案管理工作發展的重要方法，對高校教學發展具有重要作用。

1.3信息化是促進檔案管理工作取得實效的關鍵

基于高校檔案管理的重要性和現實特點，信息化技術的應用，對提升高校檔案管理質量，促進高校檔案管理取得實效，滿足高校檔案管理工作需要具有明顯的促進作用，為此，我們應認識到信息化是促進檔案管理工作取得實效的關鍵。

2當前西部高校檔案信息化建設的現狀

2.1管理模式相對落后，信息化水平較低

西部高校與發達地區高校相比其校園信息化，特別是檔案信息化水平較低。目前檔案管理機構大多仍沿用傳統管理模式，高校檔案資料的提供、利用、開發仍以紙質媒體為主，高校檔案管理的信息化、數字化水平較低。不可否認，紙質檔案有其自身存在優勢，在檔案史上也發揮了重要的記錄和憑證作用，但在信息化和數字化為主導的現代社會，紙質檔案因其重復利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴苛且成本較高，容易丟失或損毀，難以查詢等問題，被電子檔案取代應為不爭之勢。

2.2檔案管理人才隊伍建設滯后，缺乏高學歷專業人才

隨著高校檔案信息化管理的發展，檔案管理需要高管理水平和高素質的專業化檔案人才隊伍。目前，西部高校檔案管理隊伍整體專業水平偏低、結構復雜，主要存在以下問題:①專職和兼職共存，隊伍不夠穩定;②缺乏高學歷專業人才，特別是缺乏計算機信息人才，如專業知識面不全、知識結構不合理，創新意識不強等;③檔案管理隊伍年齡老化，人員得不到及時補充等。導致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上，影響著檔案管理信息化建設和高校檔案事業的發展。

2.3檔案信息化建設缺乏相應的資金及設備投人

高校檔案信息化建設過程中，始終存在著資金、設備投人不足的問題，嚴重影響了高校檔案信息化建設的推進。如，不能及時引進現代信息化設備的硬、軟件;紙質檔案也無法實現全部的電子化存儲，在高校網絡系統中不能夠查找到全部的、最新的或最原始的檔案資料等。

3做好西部高校檔案管理工作的重要措施

3.1創新檔案管理模式，提高信息化水平

信息化技術的飛越發展給高校檔案管理工作提出了挑戰，也帶來了機遇。對于高校而言，檔案管理模式的升級和創新迫在眉睫，只有積極引入現代化的信息手段，才能保證高校檔案管理工作在實效性和整體性上滿足實際需要，達到提升高校檔案管理質量的目的。從當前檔案管理信息化的發展來看，檔案管理的信息化主要應用信息技術，對檔案管理工作形成有力的支撐，保證檔案管理工作的強度得到持續降低，管理質量和效果得到持續提高，滿足檔案管理工作的實際需要。考慮到高校檔案管理工作的特殊性，檔案管理信息化既能提高管理效率，又能推動高校檔案管理發展。所以，對于高校檔案管理而言，信息化技術的應用，是促進高校檔案管理的重要手段。

3.2拓展檔案管理平臺，構建檔案信息數據庫

從目前高校檔案管理工作來看，在信息化手段的運用過程中，建立完善的檔案信息數據庫，構建有效的檔案管理平臺是十分必要的。基于信息化技術的快速發展，高校在構建檔案信息數據庫的過程中，要實現對數字化信息技術的全面有效利用，應依靠數字化信息技術，建立高效的檔案管理平臺，使高校檔案管理能夠從傳統的人工管理方式向網絡化管理方式轉變。第一，在高校檔案信息數據庫建立過程中，應實現文字信息向數字代碼的轉變，主要應采用計算機編碼技術，將高校的檔案信息全面轉換成計算機能夠識別并存儲的代碼。第二，將轉換完成的計算機編碼錄入到計算機存儲系統中，使高校的文字檔案信息能夠實現全面快速的存儲，保證高校檔案資料不發生丟失。在錄入過程中，既要注意信息技術的應用，還要注意計算機編碼的正確性，要保證所有編碼都被計算機存儲系統識別，滿足檔案信息存儲需要。第三，數據庫檔案業務環節的內部調整，包括①簡化整理工作，即采用一系列方法使檔案簡化有序，從而解決檔案的零亂與管理和利用的系統化要求之間的矛盾，便于檔案實體管理與查找利用;②深化檢索工作，為檔案查詢者提供高效便捷的信息服務;③數據的保管和保護工作，數據庫存儲載體須配置防塵、除塵，防磁場和電場的設施，并嚴格防范計算機病毒，確保數據安全;④構建高校檔案數據庫應逐漸完成，首先對新的檔案錄入數據庫，然后應分階段將原來的檔案加以整理、完善、錄入數據庫。為了使數據庫不過于龐大而難以檢索，也可在總數據庫之下，按分類建立幾個子數據庫。另外在檔案采集時，盡量要求各部門提交電子材料，這樣可以減輕檔案管理人員的勞動量，加快檔案數據庫的建設。

3.3完善制度建設，強化制度執行實效

對于高校檔案管理工作而言，要想保證檔案管理工作取得實效，除了要積極培養合格的檔案管理人才之外，還要建立完善的檔案管理制度，保證高校檔案管理工作有制度可依，使高校檔案管理工作能夠取得積極效果。第一，高校只有建立完善的檔案管理制度，才能規范檔案管理人員的行為，使檔案管理工作能夠有準確的、規范的行為準則。如電子文件檔案管理辦法等相關規定。第二，高校檔案管理工作應積極引入競爭機制，采取末尾淘汰機制，從人才入手，保證檔案管理工作人員素質滿足實際需要。第三，高校檔案管理工作應建立完善的保障機制，保證檔案管理工作能夠有齊全的配套設施及經費，使高校檔案管理工作能夠得到有效開展，保證高校檔案管理工作取得實效。

3.4加強隊伍建設，打造一只具有現代化信息技術的檔案管理專業隊伍

時代的發展和社會分工的細化給檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，高校檔案管理工作的質量直接取決于檔案工作人員的素質。作為新時期的高校檔案管理者，必須解放思想、與時俱進，努力學習，不斷提高自身的綜合素質，尤其是信息化管理方面的素質，以適應新時期檔案事業的發展和要求。打造一支高素質的高校檔案管理專業隊伍，引進既掌握檔案專業知識，又熟悉計算機知識的復合型人才。首先，補充新鮮血液，從具有檔案專業背景的應聘者中擇優招錄。其次，不斷提高現有檔案人員的業務能力。通過種種方式培訓信息化檔案管理的基礎知識，采取送出去進修、參觀學習和請上級主管業務部門的專業人員來校舉辦講座的辦法，不斷提高他們的科學信息化檔案管理水平。最后，掌握好檔案專業知識的同時，必須掌握現代化的計算機和網絡技術，抓好人才的培訓教育，造就一支知識面廣、技術熟練、能夠迎接電子文件挑戰的隊伍。

4結語

信息化已經成為新時期每個行業所依賴的重要手段，對每個行業的發展都產生了重要的促進作用。為此，只有認真分析高校檔案管理的重要性及發展現狀，并深入分析信息化對高校檔案管理的促進，才能保證高校檔案管理工作在信息化手段的支撐下獲得良好的發展，滿足高校檔案管理需要，達到提高高校檔案管理信息化水平的目的。

作者：田濤單位：青海大學

第三篇：高校二級檔案管理

1高校二級檔案管理工作中存在的問題

1.1二級學院的檔案資料存在嚴重流失的狀況

目前，教學檔案收集的難度比較大。二級學院的教師一部分來自社會招聘，另一部分則是由母校教師進行兼職授課。對于二級學院檔案工作，有的教師認為無足輕重，對其重要性缺乏認識。因此，材料的歸檔等工作需要在管理人員的督促下完成，有的教師為了完成任務，往往缺乏統一的標準，臨時突擊，有的應付差事，草率整理。在這種工作方式和態度下，有的歸檔材料沒有日期，沒有單位蓋章，既不齊全，也不完整，最終質量嚴重下滑。二級學院學校重要的文書檔案收集不全。作為高校辦學的一種新的嘗試，二級學院目前已經產生了大量的檔案。然而，人員編制也非常緊張，有的領導不是很重視，只關注上級的紅頭文件，對于本校的文件則比較忽視。因此，各職能部門的負責人或者具體操作人手中掌握大量的可以反映學校進程軌跡的文件，沒有按時歸檔，最終造成檔案的嚴重流失。雖然有的二級學校建立了資料室和檔案室，也有專門的管理人員，但是在檔案管理職責方面依然需要進一步明確。有的兼職檔案管理員總是強調客觀原因，認為自己還需要負責其他工作，難以騰出時間，因此總是將這份工作往后推，對檔案材料收集工作的重視度差。有的二級學院沒有配備專職的檔案員，管理人員需要處理日常的事務，因此檔案收集時間很容易錯過，最終導致檔案的收集不全。

1.2二級學院檔案管理人員的素質不高

目前，由于二級學院大多采用的是民辦機制，人員編制也比較緊張，因此用人具有一定的隨意性，最終降低了管理水平和效率。檔案管理人員也大多數是兼職檔案員，他們需要負責多方面的工作，因此很難全身心投入到這份工作之中。而有的兼職檔案員則不認真履行自己的職責，可以說是形同虛設。有的二級學院兼職檔案員不固定，總是變動，對于新手來說需要花一段時間對工作進行熟悉。大部分兼職檔案員的專業素質比較低，接受檔案專業培訓的機會也非常少，有的職業觀存在問題，認為這項工作無足輕重。總之復合型人才極其匱乏，這些都阻礙了檔案管理工作的發展。

2二級學院檔案管理的對策

為了加強對我院各類檔案的綜合管理，實現我院檔案建設各個環節的標準化和規范化，有效地保護和利用檔案，為學院的教學、科研和黨政管理等各項工作服務，為社會服務，筆者結合自己的實踐經驗，提出幾點建議和對策。

2.1合理設置機構，明確工作人員的職責

設立綜合檔案室，配備專職檔案干部。由主管行政工作的院領導分管，院辦公室主任主管，業務上受上級和當地檔案局的監督和指導。綜合檔案室既是職能管理部門，又是永久保存和提供利用檔案的科學文化事業機構。學院綜合檔案室要做好自己的工作，有所作為。（1）宣傳、貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定，規劃全院檔案工作。（2）制定和組織實施我院關于檔案工作的規章制度，加強檔案工作的規范化、標準化建設，提高檔案的綜合管理水平。（3）負責對本院各部門檔案工作進行監督、指導和檢查。（4）負責接收（征集）、整理、分類、統計和保管全院各類永久、長期保存的檔案及有關資料。（5）開展檔案的開放和利用工作，辦理檔案的閱覽和借用手續，編制檢索工具，編寫檔案參考資料，匯編檔案文獻，積極開發檔案信息資源。（6）嚴格執行國家《保密法》和我院保密規章制度，組織做好檔案的鑒定和密級調整工作，對已超過保管或保密期限的檔案，提出存毀和解密、降密處理意見。（7）維護檔案的安全與完整，做好檔案的安全防范和技術保護工作。此外，學院各單位、各部門必須確定一位領導分管檔案工作，設一名兼職檔案員，負責本單位、本部門檔案資料的收集和立卷工作，業務上受學院綜合檔案室的監督、指導。兼職檔案員要做好以下幾項工作：（1）配合學院綜合檔案室的工作，貫徹執行國家關于檔案工作的政策和法規及本校關于檔案工作的規章制度。（2）在本部門領導和綜合檔案室的指導下，實施學院檔案工作計劃、規劃。（3）負責本單位、本部門產生形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和向院綜合檔案室移交檔案等工作。

2.2加快檔案管理人員隊伍建設

建立一支高素質的人員隊伍。對于一名檔案管理的工作人員來說，首先要解決思想上的問題，轉變工作觀念，正確調整自己在工作中的角色。檔案工作人員應努力學習馬列主義、思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，堅持改革開放，堅持檔案工作的正確方向，認真執行黨和國家有關政策和學院的有關規章制度，嚴守紀律，保守黨和國家秘密，刻苦鉆研業務，熟悉我院歷史和檔案情況，熱愛檔案事業，忠于職守，具備檔案專業知識和相關的科學文化知識。學院各級領導應為檔案人員提高政治思想素質、業務工作水平和生活待遇創造條件，關心他們的學習、工作和生活。

2.3學校對檔案管理工作要加以重視，提供支持

檔案事業所需經費，列入學院預算，劃撥專款由學院辦公室統籌安排。與檔案工作有關的職能部門，檔案裝具由學院綜合檔案室提供：設備費用，應在其切塊經費中調撥一定數額作為設備費。學院應遵循方便利用、安全保管、有利發展原則，為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案工作用房。此外，要有計劃地為檔案室配置必要的設備，以逐步實現檔案管理的現代化。

2.4完整各項制度，提高工作水平

建立健全檔案材料的形成、積累、整理立卷和定期歸檔制度，并將其納入教學、科研和黨政管理人員的職責范圍，確保各類檔案材料歸檔完整、準確、系統。學院各部門應做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理，即布置，檢查、驗收、總結各項工作時，要同時布置、檢查、驗收、總結檔案工作。學院實行材料形成部門、課題組立卷制度。制定學院各類檔案管理細則。對主管業務部門或課題組在工作活動中形成的文件材料，由本部門或課題組指定專人負責，按其自然形成規律，進行系統整理，負責組卷并編排頁號或件號，經綜合檔案室檢查合格后再填寫卷內目錄，按規定時間向綜合檔案室移交。

歸檔時間和手續。原則上要求：除教學部門檔案材料按學年度立卷外，其余各類可按年度歸檔的檔案材料均按年度立卷。每學年形成的教學文件材料應于次學年第三個月（即11月份）前完成立卷歸檔工作。其余各類檔案材料應在次年6月份前完成立卷歸檔工作。院黨、政領導已閱批完畢的我院文件材料，由院綜合檔案室定期（每年寒、暑假前各一次）清理、歸檔。凡由學院、學院各單位、各部門與其他單位分工協作完成的項目由主辦單位保存一整套檔案，協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應將復制件送交主辦單位保存。對于個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按統一的移交時間移交給本部門的兼職檔案人員，然后轉交綜合檔案室集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

3結束語

檔案管理是一項復雜的、需要耐心和技巧的工作，同時也是高校管理工作的一項重要內容。由于檔案管理人員的素質較差以及檔案管理工作本身難度大，目前二級學院檔案管理存在一系列問題和漏洞，嚴重阻礙了高校的長遠發展。因此，如何優化高校二級學院檔案資料管理的措施，讓高校二級學院的檔案管理走上健康有序的發展軌道是本文主要探討的問題。

作者：劉珺單位：佛山職業技術學院

第四篇：高校檔案信息化管理

一、高校檔案信息化現狀

1．高校檔案信息管理人員的素質有待提高

高校檔案信息化建設，首先要求檔案管理人員具備較高的現代化操作水平。從目前看，許多高校檔案部門缺乏檔案信息處理的復合型人才，大多數檔案管理人員對手工管理檔案的模式很熟練，缺乏計算機網絡管理檔案的能力，這些都成為制約高校檔案信息化建設的內在因素。

2．高校檔案信息化工作的投入嚴重不足

從目前高校的管理來看，多數人認為檔案工作很簡單，只是單純地保管些資料，負責利用檔案者提供所需材料即可。而在檔案信息化方面的投入非常少，難以滿足檔案現代化的管理要求。

二、加強檔案管理信息化建設的應對措施

1．建立高校檔案網絡系統

許多高等院校建立了校園網，為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，也為高校檔案館信息化建設提供了前所未有的條件。廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。在高校系統內建設數字化統一應用平臺，健全高效內部服務網，開展檔案信息服務的窗口，發揮高校校園網站的作用，使高校檔案網站成為宣傳檔案工作。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

2．加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關鍵

隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件成為現代檔案管理的重要組成部分。根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如:紙質檔案、照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換。在校園網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。同時加強高校電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。

3．加大對檔案現代信息化建設技術人才的培養力度

高校檔案現代信息化建設，不僅需要從業人員的努力，更需要上級主管理部門和領導的重視，優化檔案信息化人才隊伍建設。在過去的單純的檔案知識培訓的基礎上，舉辦檔案人員現代信息化知識培訓班，并建立強化學習激勵機制，每個檔案管理人員都要樹立創新精神、與時俱進，培養檔案從業人員的現代信息素質和管理意識。造就一支具備現化信息素質，能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型高校檔案管理隊伍。

4．切實保障對檔案現代信息化建設的投入

經費不足是影響高校檔案管理走向信息化的最大障礙。高校檔案現代信息化建設需要投入必要的資金購買軟件，以及其它必需的服務設備。所以，高校要盡力滿足檔案信息化建設所需的經費，給檔案信息化建設提供充足的資金保障。通過Internet、Cernet網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，高校領導和有關部門已經初步認識到檔案信息化建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。檔案館自身也可以通過合理的多種創收渠道增加收入，增強造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。

三、總結

總之，高校檔案工作信息化建設和發展對高校的發展具有重要的作用。因此，檔案信息化建設必須與社會接軌，同時，也需要高校檔案工作管理者及各級檔案業務管理部門的共同努力，只有大家齊心協力，高校檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。

作者：王雅麗單位：包頭職業技術學院

第五篇：高職院校人事檔案管理

一、充實檔案內容，提高利用價值

現在的高職院校人事檔案主要包含了一些履歷性內容，是個人成長歷史的真實記載，為學校的黨組織工作和人事工作提供了可靠的信息參考。但是隨著社會的發展，現行的人事檔案已經越來越不適應現行的人事體制，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“績”的材料少，不能很好地為學校人事工作和人事決策提供高質量的服務。現行人事檔案中應該多加入反映干部本人知識結構、科研水平、專業特長、興趣愛好和成績等方面的材料，多注重個性特征、職業偏好等，使人事檔案始終處于動態的過程，避免人事檔案沒有任何個性、特點，出現“千人一面”的情況。人事管理部門很難從這樣的人事檔案中提取有意義、有價值的信息，為了避免這種情況的出現，我們必須定期對人事檔案材料進行鑒別、更新，使人事檔案“活”起來，使人事檔案內容處于不斷更新的狀態。同時，要添加完善個人信用檔案的內容。人事部門可以利用有關檔案信息，針對每個人的基本情況，如個人特長、喜好、現實需求等采取不同的激勵措施和管理辦法，在最大限度地滿足成員需求的同時，提高員工的工作效率，確保部門高效正常運轉。

二、高職院校人事檔案信息化建設的統一化、標準化、規范化

高職院校人事檔案的統一化、標準化、規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。然而，現有的人事檔案信息化系統在統一化、標準化、規范化方面存在滯后和應用軟件混亂的狀況。因此，在檔案信息化建設過程中制定與推行相關的標準規范尤為重要。要研發標準統一規范、可以推廣使用的管理應用軟件，首先要有規范的管理標準，包括：規定、規劃、標準、規范等。有了統一的標準就要執行，使電子數據的整理、保存、轉發、使用等工作都實現有序化，避免出現不能兼容、各自為政、重復建設等現象。其次要有統一的技術標準規范，包括文件、檔案的數據存儲壓縮規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。同時，高職院校應該根據學校自身的特點和工作需要，建立各項有效的規章制度，在規范使用人事檔案管理系統的同時，使人事檔案管理工作有章可循，科學規范。

三、建立人事檔案管理信息系統

要想建立人事檔案管理系統，就需要有一個存儲人事檔案基礎信息的數據庫，這些數據可以作為構建人事檔案管理信息系統的基礎。在建立信息數據庫的過程中，檔案管理人員首先要確保人事檔案信息的真實性，包括：出生年月、參加工作時間、加入黨、團的時間以及學歷學位等問題。特別是出生年月，出現的問題比較多，有的材料記載公歷生日，有的材料記載農歷生日，有的僅出生年月這一問題，一份檔案中就有四五個版本，這種情況要特別注意，凡原始材料中記載不一致的，一定要仔細審查，以組織核定為準。其次，在人事檔案材料從紙質檔案到電子檔案的轉變過程中，要確保人事檔案信息本身的準確性和完整性，如需要將紙質的檔案文件通過掃描儀、微縮影像等數字設備轉化為易于復制的電子格式時要及時轉換。同時要做到對各條檔案信息逐一核對，確保檔案材料本身真實、無誤。再次，人事檔案的內容要全面詳實、信息準確，不僅要包括人員基本情況，而且要包括人員的學習經歷、工作情況、職務、職稱、工資的演變情況，科研成果及家庭成員關系情況等。通過數據庫建立人事檔案部門便于查找、比較、分析、統計的檢索工具，這個系統要具有良好的操作界面，便于工作人員對相關人事數據的輸入和輸出，同時還應具備簡便的搜索、改正、統計分析等功能。為了提供信息檢索的效率，當相關人員人事信息變動時，系統要及時更新。一些基本的人事信息，如工資調整、職位變化、組織關系等，可作為人事部門的決策參考，同時，該系統還可以對現有的人事信息進行分析、總結，并可對將來的人事情況走勢做必要的前瞻分析，為領導的決策提供最大限度的數據支持。

四、做好人事檔案數據資料的保密和安全工作

人事檔案不是孤立的，它既具有個人性，又具有社會性，既是個人學習經歷、崗位變動、獎懲信息的記錄，又是每個人社會活動的一個縮影，因此，從某種意義上講，檔案屬于個人隱私，同時又屬于國家和黨組織的秘密。然而，在當前檔案系統的條件下，由于對檔案使用者、使用范圍、使用目的等的管理均不甚規范，因此具有很大的安全隱患，存在較大的安全風險。故而，檔案管理人員一定要重視檔案信息安全，將信息安全放在突出位置，強化安全保密意識，制定積極有效的檔案查閱制度。人事檔案的查閱可以包括公開的信息和非公開的信息兩個組成部分。公開的信息可以包括姓名、性別、籍貫、出生年月、參加工作時間、學習經歷、工作經歷以及崗位和職稱變化等。非公開的信息可以包括個人鑒定、薪級變化、評價、懲罰、處分等涉及個人隱私的材料。對于在互聯網上公開提供相關服務的檔案信息，對查閱人要進行嚴格的身份權限認證，同時，對于保密范圍的人事信息，一定要嚴格禁止網上共享，確保管理系統數據的安全可靠。平時對數據庫要及時進行備份，處理好信息數據庫公開使用、限制使用和內部使用的界限，嚴把人事檔案利用審查關，不該提供的內容絕不提供。要對高職院校人事檔案進行信息化，同時又要切實保證相關信息的安全，要正確處理好開發和保密、利用與安全的關系。建立安全技術保障體系，根據檔案信息使用者的不同目的，設定使用權限，根據不同密級，確定控制訪問的許可范圍。

五、加強學習，增強檔案管理人員素質

首先，要提高人事檔案管理人員的政治素質，一方面，在思想政治上要與黨中央保持高度一致，以科學發展觀和創新的理念武裝頭腦。另一方面，要嚴格遵守保密制度，提高責任心，同時還應具有良好的職業操守，絕不出現檔案資料的漏歸、錯歸現象，虛假材料要一律剔除，讓其無處藏身，以飽滿的工作熱情、嚴格謹慎的做事態度、良好的專業素養服務于人事檔案事業。其次，要建立良好的學習機制，定期對檔案工作人員進行各種形式的培訓，通過講座、知識小競賽等對人事檔案的新政策、新制度進行學習。同時，對其要增強業務知識的培訓，在拓寬其知識面的基礎上，提高其綜合分析能力，還要加強計算機基礎知識和人事檔案管理系統的掌握和運用，努力使高職院校人事檔案工作人員成為既具備檔案專業素養，又熟練掌握計算機相關信息技術的復合型專業人才。

六、總結

高職院校的人事檔案管理主要是以高校的改革發展為中心，為高校的人力資源開發、信息利用等提供服務。而高校是以教學和科研為主要業務的事業機構，有著得天獨厚的軟硬件環境條件，為建設和實現檔案信息化創造了條件。我們應該充分發揮高校自身的特點，以科學發展觀為指導，立足現在，規劃未來，更好地為高職院校服務，為教職工服務，從而推動高校人事檔案工作的健康、順利發展。

作者：王燕單位：山東電子職業技術學院

第六篇：高職院校學籍檔案管理

一、目前高職院校學籍檔案管理存在問題

近年來，隨著高等職業教育的快速發展，各高職院校在不斷擴張，新的隸屬關系、辦學模式、辦學理念、人才培養方式等都發生了較大變化，使得高職院校在學籍管理方面產生差距，難以適應新的發展變化需求，主要表現在以下方面:

一是學籍檔案管理不適應新形勢。由于高職院校普遍實行二級管理，學籍管理從原來的一級管理體制短時間內不適應現在的二級管理體制，而學籍檔案管理工作是從新生入學就開始了，一直到學生畢業，甚至在學生畢業后，有些因為職稱的評審，參軍，出國留學等情況，很多單位和學生本人需要到學校查找他們的學籍信息，在這種情況下，學生學籍信息管理的一貫性與完整性就非常重要了。但高職院校因為學籍管理制度不健全，院學籍管理部門與各系部職責不夠明確，這種情況已經無法適應現代社會對高職院校學籍管理的要求。

二是院系二級學籍檔案管理銜接不夠緊密。高職院校學籍檔案管理工作是根據各專業人才培養目標客觀真實地反映學生在校期間的學習發展過程，它是對于學生從入學電子注冊、成績的考核管理、轉專業和轉學的管理以及休學、復學、退學、獎勵與處分到最后的畢業資格審查與畢業、結業等各方面綜合地動態的記錄。從前由中專，職高升格為高職院校的學籍檔案管理有些是從手工管理到計算機信息化管理，有些學籍檔案管理人員的計算機信息化水平也不是很高，也未經過專業化的培訓，各方面的管理工作都是摸索著前進。再加上教務處，學生處，各系部管理工作銜接不夠緊密，學籍卡等檔案的填寫與管理不規范，導至學籍管理工作的混亂。

三是學制差別帶來的檔案管理難度增加。目前，高職院校主要有三年制的大專，3+2模式的專科以及自主招生等，加之所招收的既有文化基礎較好學生，也有文化基礎較差的學生。生源的復雜性以及學制方面的差異，都給學籍管理工作帶來了很大的難度。因此，學校再結合所招收學生的實際情況，進行人才培養目標的制定，班級的分配等工作，由此在學籍檔案管理方面的工作更加繁雜，工作量增加，難度加大。

二、對改進學籍檔案管理的思考

1．更新學籍管理理念

應積極探索適合國情和校情的教學管理模式，逐步理清學籍管理中的各種關系，在建立學籍管理制度的同時，樹立“以人為本“的管理理念，使學籍檔案管理制度能夠最大限度地為學生服務。

2．加強學籍管理宣傳工作

學籍檔案管理規定內容繁多，許多學生對學籍的重要性以及其中的內容都不甚了解，尤其是剛入學的新生。因此，教學部門應積極宣傳，廣泛地向學生宣講學籍管理條例，可以給學生做講座，將學籍管理制度上傳到校園網、組織學生進行知識問答，讓學生以這些方式了解內容，了解學籍管理的目的和意義，清楚各項規章制度、標準、要求、處理程序等。同時管理人員也要配合輔導員，對有問題的學生著重強調規定細則，盡量使受到學籍處理的學生人數降到最低。

3．加強學籍管理制度建設

為不斷適應高等職業教育發展變化的客觀需求，高職院校的學籍管理工作應加強制度方面的建設，用有效的制度來不斷提升學籍管理的規范化和科學化水平。應分別建立如下制度:一是專業選擇權。部分學生在進入職院學習一段時間后發現之前所選擇的專業對自己并不適合，學校應給予學生轉專業的權利，滿足學生的愛好，更好地發揮學生的特長，提高其學習的積極性和主動性，滿足學生自由選擇專業的權利。二是實施試讀制度。隨著近幾年職院不斷進行擴招，生源質量下降，學生間的差異性明顯。因此，從學生個人發展角度考慮，可以增加試讀條款。學生一個學期因課程不合格所導致的不及格學分超過一定分值，可以申請試讀，試讀期為1年，試讀期所獲得的學分連同以前修得的學分，按學期平均計算學分達到或超過規定學分者可以解除試讀，不及格學分仍然高于規定學分者，予以退學。三是推進學分制的學籍管理制度。學分制是一種以學分為計量單位來衡量學生學業完成狀況的教學管理制度，是高職教育自主適應市場經濟體制的需要。學分制的學籍管理制度可以為學生提供自由選擇學習課程、自主安排學習時間的空間，使學生有機會根據自己的情況選擇學習內容和進度，獲得較好的學習效果。但對于剛入學的新生來講，他們對學校的課程設置模式不清楚，對實現目標的學習方案也難以進行優化選擇，所以配合學分制要設立指導教師，對新生進行指導，幫助學生正確處理學習過程中產生的問題。另外，學生還可以提前或推遲畢業時間，如有必要也可以暫時中斷學業，分階段積累學分，直至畢業。四是建立嚴格的考核制度。對學生的考核不能采取一次性考試制度，要注重學生平時的學習過程，注重考勤和學習態度，采用過程考核方式，綜合學生的考勤狀況、平時成績及期末成績對學生進行綜合性評價，確保考核真實性和學生學習能力的培養。

4．試行學業成績預警機制

學業成績預警機制是指通過學校、家長、學生三方之間的溝通與配合，對學生因學習成績較差、不及格學科較多或學習態度很差而導致的臨近試讀或退學時進行的提前警告，警示學生所處的危險狀態，督促學生努力學習，合理安排學習進程，促使學生順利完成學業。成績預警可以分為一般預警(黃牌預警)和退學預警(紅牌預警)，不及格學分累計達10個學分以上者給予一般警告，不及格學分達2O學分以上者給予退學警告。成績預警工作應在每學期開學初進行，預警通知書應發給學生本人、學生家長、學生輔導員，家長和教師共同監督、督促學生端正學習態度，努力學習，避免達到退學標準，從而保護學生受教育的權利。

5．加強學籍檔案管理的現代化手段

學籍檔案管理是一項嚴謹細致而繁瑣的工作，各單位、各部門之間合作日益增多，傳統的手工操作管理辦法已不能適應目前的教學管理需要，新形勢下的學籍管理工作要加強信息意識，提高信息化程度，借助校園網來實現全校的學籍管理信息化，做到數據統計可靠、準確，情況反饋迅速、及時，減少重復勞動和手工作業，大大提高了學籍管理工作的效率，同時也可以實現信息資源共享，使各部門之間的溝通變得簡單、方便、快捷。譬如，關于排課，以前要人工進行操作，耗時耗力，易出錯誤，不易調整，運用計算機排課以來，課程安排、教室調度等都是輕而易舉的事情，教師、學生們查詢課表也只需登錄教務系統便可查詢。這種建立在計算機和網絡上的管理手段，不僅可以減輕勞動強度、提高管理的準確性，而且使學籍管理水平上一個新臺階。

6．提升學籍檔案管理人員素質

隨著高等教育改革的逐步深入，學籍檔案管理也被賦予了新的要求和內容。學籍檔案管理工作變得更為復雜，要求也更高。學籍檔案管理人員是學籍檔案管理工作的主體，其隊伍的素質和管理水平將直接影響教學質量和人才培養質量。學籍管理者需具有良好的思想素質、嚴謹的工作作風和較高的職業道德素養;具備相應的專業能力、溝通協調能力以及計算機操作能力。目前，尤其是要強化從業人員的職業精神，培養愛崗敬業的高尚情操。以此同時，要根據學籍檔案管理人員的實際情況，提供學習與進修的培訓機會，不斷提高其專業素質，為做好工作奠定堅實的基礎。

三、小結

學籍檔案管理是一項涉及學生個人、學校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案。同時，學籍檔案管理又是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作。因此，需要從事學籍管理人員應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識及責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

作者：楊玉蘭劉娜單位：包頭職業技術學院

第七篇：學校檔案管理的規范化

1學校檔案管理現狀分析

1.1檔案管理人員專業不強

縱觀學校檔案管理工作，多數學校的檔案管理崗位都是教師進行兼職或者是臨時配備人員來進行管理，一些學校根本沒對檔案管理設置專門的崗位和專業的管理人員。所以當前學校里普遍存在的問題就是缺乏專業的檔案管理人員和檔案管理人員能力低下。特別是在科技信息時代的今天，檔案管理也呈現出信息化的趨勢，這就對檔案管理人員有更高的要求，而目前檔案管理人員在檔案信息化管理、專業技能、服務意識等方面還存在很大缺陷。

1.2信息化管理未能及時普及

隨著信息化時代的到來，計算機技術被廣泛的應用于各個領域，然而在學校檔案管理中，信息化還沒有全方位的得到普及。部分學校檔案管理中還沿用傳統的管理模式和方法，依然用手工的方式進行檢索和收集，同時在整理、服務、檢閱等方面效率還很低下，很多資料檔案丟失卻沒有辦法恢復。同時在一些硬件設施上，還存在設備老化、檔案管理室簡陋等現象。有些院校雖然引進了先進技術的設備，但因為檔案管理人員專業技術的落后，在學校檔案管理中也很難實現信息化。

2實現學校檔案管理規范化的路徑

2.1提高對檔案管理工作的重視

首先學校領導層要以身作則，對檔案管理工作要給予足夠的重視，要認識到學校的檔案管理對學校發展的重要意義，把檔案管理工作納入到學校的重要工作中，積極響應國家的方針政策，制度出合理的檔案管理制度。同時要對檔案管理人員進行觀念更新，提高其對檔案管理工作重要性的認識，從而增強自己的責任心，積極投身到檔案管理工作中來，對檔案信息化安全管理要有足夠的重視并加強建設，同時要在學校中對《檔案法》進行普及，至上而下的把檔案信息化安全管理工作落實到學校發展的各個角落。

2.2建立健全檔案管理制度

健全的制度能夠保證工作的順利開展，學校檔案管理同樣需要健全的制度來引領和規范。隨著學校的不斷發展與壯大，學校里有很多活動和事宜需要進行記錄和整理，因此學校的檔案管理工作也日趨復雜。只有建立起合理嚴格的制度，對檔案管理工作的各個環節做出詳細的規定，針對制度可以采取切實可行的措施對檔案進行分類、整理和存檔。檔案管理工作才能有序進行。

2.3加強檔案管理人員的綜合素質

學校的檔案管理人員每天要面對眾多的檔案信息，其個人素質的高低對于檔案管理工作的規范和效率具有重要的影響作用。所以要加強對檔案管理人員的技能培訓，同時還要培養檔案管理人員的責任心和執行力。另外檔案管理人員盡量從對電子計算機技術精通和熱愛的年輕人中進行選拔和考核。

3結束語

學校檔案管理工作是學校發展過程中的一項基礎性工作，是學校管理工作的重要組成部分，同時又為學校正常的管理工作提供重要的保障。所以要重視學校檔案管理工作，積極調動學校的相關部門投入到檔案管理工作的創新與改革中來，制定與完善檔案管理工作的規章制度，提高管理人員的綜合素質，加大科技的投入，全方位的提高學校檔案管理工作，使其朝著規范化、制度化、標準化的方向發展，促進學校的建設與發展。

作者：趙振武單位：貴州廣播電視大學繼續教育學院