高校圖書館檔案管理論文
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1思想意識淡薄
用戶檔案管理是高校圖書館管理工作重要內容的一個方面，是判斷圖書館服務質量好壞的一個重要準則。但由于意識上的偏差，高校圖書館的用戶檔案工作得不到上級部門的重視，圖書館的館員，甚至包括部分圖書館領導在內，都對圖書館檔案管理的重要性沒有充分認識，缺乏檔案管理的積極性和主動性，造成沒有專人管理、也沒有專門的檔案室。同時，高校圖書館現有檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，跟不上信息技術知識的更新速度，只能進行一般性的登記、整理、保管等簡單工作，而無法勝任需要相當技術水平的檔案信息化管理工作。另外，很多高校圖書館沒有專門的檔案室，無法集中統一管理用戶檔案，以致檔案材料不完整，使得圖書館無法準確把握用戶信息，給高校圖書館為用戶提供個性化服務帶來很大困難。
2分類體系混亂
檔案分類是高校圖書館檔案管理工作的一個重要步驟，主要是將用戶檔案根據來源、時間先后、形式和內容上的異同，按照不同層次，分門別類地形成一個有機體系。目前高校圖書館用戶檔案分類體系的問題主要表現在缺乏統一規劃，管理制度滯后，沒有合理科學的分類體系，很多文件和材料不能進行科學的整理與歸檔。由于缺乏系統、完整和統一的分類體系，各高校圖書館用戶檔案歸類比較雜亂，很多用戶檔案資料無法準確分類、標引。而且由于檔案管理工作沒有統一的分類體系，同一用戶的不同檔案經常被歸到不同類別，沒有統一整理與歸檔，給用戶檔案的查找和利用帶來極大不便。
3資源閑置浪費
高校圖書館用戶檔案管理工作的最終目的是高效、合理地開發和利用，因為工作中產生的很多有保存和利用價值的用戶檔案信息，是圖書館研究用戶和提高服務工作質量的重要參考資料。但大部分圖書館對用戶的檔案資料只是簡單記錄在案，并沒有對檔案資料進行深層次的分析和挖掘，也很少認真研究和利用用戶檔案資源來分析用戶信息行為，造成用戶檔案價值的極大浪費，更談不上有效利用用戶檔案資源為用戶提供專業化、個性化、深層次的集成信息服務。
4數字化建設緩慢
信息環境下，用戶希望通過多渠道獲得個人檔案信息資料，而許多圖書館仍然用傳統的文獻管理方式管理用戶信息檔案，尤其是一些館藏文獻資源數字化程度較高的圖書館，館藏信息資源的現代化發展步伐很快，但沒有同步進行用戶檔案管理數字化建設，從而使得館內業務發展出現不平衡，造成圖書館用戶檔案不能得到全面的開發和利用。
二高校圖書館用戶檔案管理策略
1建立合理的用戶檔案分類
體系為了更方便快捷地檢索和利用高校圖書館用戶檔案資源，首先要建立一個合理、簡要、可用的用戶檔案分類體系，這樣才能有序地組織用戶各種檔案材料。筆者參考相關資料，依據讀者基本情況清楚、讀者意見詳細、檔案分類準確、檔案存取便利的分類建檔原則，并根據高校圖書館的特殊情況，編制了用戶檔案分類體系表。讀者從信息服務的角度將高校圖書館用戶檔案分成了用戶信息檔案、讀者服務檔案、用戶統計檔案和用戶其他檔案四大類，其中，用戶信息檔案是用戶檔案的基礎，讀者服務檔案是用戶檔案的重點內容，用戶統計檔案是對讀者服務檔案的延伸，用戶其他檔案則從一個側面反映了圖書館的服務質量和水平。
2信息化管理
用戶檔案高校圖書館用戶檔案信息化建設是一個復雜的系統管理工程，不但包括檔案材料的收集整理、檔案數據庫開發等信息內容建設，還包括網絡系統、技術設備、信息隊伍建設等外部支持，同時還要考慮用戶檔案資源的開發利用和深度挖掘等。具體來說，一是利用計算機、數據庫、掃描、光學字符識別、數字攝影、多媒體、數字存儲等高科技技術把實物檔案、紙質檔案、聲像檔案、縮微膠片等傳統媒體檔案進行數字化處理；二是通過網絡，使用集成文件管理軟件來完成數字檔案資源的歸檔，對文檔進行準確的歸檔定位，采用數字文檔歸檔管理辦法，實現用戶檔案的網絡化、一體化數字文件管理；三是通過公眾信息平臺，利用公開的檔案信息，或者是在專用服務器中調用、查找保密檔案信息，全面實現用戶檔案管理的信息化。
3健全檔案管理
制度為保證高校圖書館用戶檔案管理的順利開展與完善，必須建立一套完整的、行之有效的管理制度。一是規范歸檔、有序管理，從檔案的采集、整理、歸檔、保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節，建立健全完備的制度及措施，推動檔案工作向規范化管理、有序化開發的方向發展；二是編制實用、系統的檢索工具，建立完善的檢索體系；三是落實專人管理，引進優秀的檔案管理人才，或者通過理論知識學習和業務操作培訓，提高檔案管理人員的工作能力和業務水平；四是實行動態管理，記錄和分析用戶的借閱歷史和文獻利用的變化情況，及時對用戶檔案進行添加、修改和補充；五是保護與管理用戶隱私，通過道德規范和行業自律，制定規章制度，加強技術手段，采用第三方認證系統，提高隱私權保護意識，甚至借助法律手段來保障用戶隱私信息的合法保護與合理利用。
4制定評價與反饋機制
為了調整完善用戶檔案信息庫，提高高校圖書館服務質量，可以制定相應的用戶評價與信息反饋機制。通過調查、走訪、座談等方式，收集不同用戶的評價信息，掌握用戶信息活動的變化態勢；綜合運用電話、傳真、電子郵件、QQ、MSN、博客、微信、網上論壇等先進手段，完善用戶服務反饋和評價體系。對用戶信息的調查收集要盡可能全面、完整，對于收集到的初始信息，要按期進行排列、整理、登記，經過認真篩選，進行規范分類。將用戶反饋信息進行分析，找出服務中存在的弊端與不足，及時更正、完善，以便準確、快捷地為讀者提供所需文獻信息，使圖書館為高校教學、科研提供更為優質的服務。
5建立重點用戶檔案
為滿足高校圖書館用戶，特別是重點學科科研骨干的特殊需要，應該采取保證特殊、兼顧一般的原則，做好重點用戶的建檔工作。首先，建立重點用戶登記卡，而登記卡的內容除了包括用戶一些基本信息外，還要有用戶的知識結構、學科方向、信息需求特點，以及專業特長和從事的研究課題等。其次，根據需要隨時隨地向重點用戶進行調查、溝通，根據讀者的服務內容與目的要求，結合本館實際情況，提供快捷有效的服務。最后，將提供服務的內容、方法、效果及遺留問題全部登記成冊，形成完整的重點讀者服務檔案。此外，還要根據用戶檔案信息，為重點用戶提供信息定制、信息推送、定題跟蹤、智能、數據挖掘等個性化信息服務，達到檔案工作“積極收集整理、有效提供利用”的目的。
作者：黃付艷單位：梧州學院圖書館
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