檔案管理保密性和利用率問題分析
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1.1一些單位對檔案管理工作重視程度不夠
有的部門對檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里，特別是一些日常管理性文書更加隨意處理。久而久之，遇到打掃衛生或調換辦公室等事件時即被當廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。
1.2檔案管理工作分工合作不協調
認為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員或秘書人員的工作，或者將其簡單視為科室內勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動，造成單位內部之間，以及部門單位和檔案專門管理部門之間溝通協調不夠，單位各部門兼職檔案員的職能作用不能充得到分發揮。
1.3檔案基礎工作不夠扎實
具體表現在日常不注意收集和整理，到臨近考核或檢查前突擊準備、臨時造假等，這樣做不僅集中了大量的工作任務，造成人力、財力、物力的浪費，而且好似用一天的時間寫下了一年的日記，已經失去了檔案中原始資料的“原汁原味”，失去了檔案真實記載的功能作用。
1.4人員教育培訓有待加強
目前接受上級組織檔案培訓的范圍較窄，對象較為單一（一般是專職檔案員一人參加），不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識儲備，而且目前基層使用的各類辦公系統不統一，與檔案管理要求有一定差距，相關的檔案管理軟件存在一些技術缺陷，也給檔案管理工作帶來了一定的困難。
2對加強基層檔案資料的保密性和利用率的幾點建議
2.1通過加強檔案管理法制觀念，進一步統一思想、提高認識
對于檔案管理而言，相關工作在長期的工作中并不能給予很好的重視，其主要原因是檔案管理法律意識相對比較薄弱，不能將其放在重中之重進行很好的掌控。故此導致檔案管理工作整體滯后，不能在檔案管理中發揮其應有的作用。這就需要加強檔案管理人員的專業知識培訓，提升他們的責任意識，樹立檔案管理意識，使他們了解檔案的重要性。
2.2明確分工、加強協調，實行信息一體化管理
實行一體化管理是單位動態管理的需要，辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來抓，協調處理好與各部門之間的分工合作關系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責。除了搞好綜合檔案室的工作外，還要協調指導會計、征管、稽查等部門的專業檔案室建檔管理工作，并逐個部門指導收集檔案工作；各部門除搞好本部門專業檔案室建設外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規范，建立符合自身實際情況的檔案管理模式———信息一體化管理。
2.3要加強涉密檔案的科學管理
一是建立完善的檔案法律法規，落實相關文件的實施情況。在檔案管理過程中，并不是所有文件都是一級保護文件，但是隨著經濟社會的不斷變化與發展，檔案在其中所發揮的作用越來越重要，所以要將檔案工作放在重中之重，落實《保護法》在實際中發揮的效用，做到有法必依、執法必嚴、違法必究。二是協同其他管理部門對檔案工作進行嚴格的審查與監督，協調彼此之間的關系。檔案管理者要與其他部門做好溝通，相互之間做好監督審查工作，針對檔案要件要進行嚴格的界定，加以保護。不能任意對其進行使用，或者是利用職務之便調取檔案信息，供他人使用。設定嚴格的監督責任制度，這樣才能更好的促進檔案的規范化。三是要采取分段治理的辦法。對原有檔案裝訂中混有的機密文件要進行分類處置，能保留其不變就按照原有的方式進行儲存，但是針對日后中新的檔案存檔要依據內容進行審查，所涉及機密文件要進行原件存檔。采用特殊材質的保密文檔盒進行儲存，決不能將重要的機密文件與普通文件放置在一起進行存檔，這樣很容易泄露檔案信息，造成不必要的財產損失。與此同時，要建立完善的檔案存檔機制，依據文件類別作用的不同進行合理編輯與整理，按照一定的標簽設置進行分類檢索，這樣科學有效的進行統一管理，不僅僅不會泄露機密文件檔案的信息，更能提高檔案的利用效率，促進其長遠發展。
2.4加強檔案利用監督和利用制度建設
檔案利用作為檔案一項重要的職能對檔案的發展有著極其重要的影響，但在實際檔案利用中卻存在著很多的不足，一些檔案人員利用職務便利等條件任意泄漏檔案存檔資料的內容，情節嚴重者將對國家及經濟社會發展建設構成一定的威脅，所以在檔案利用中必須確保檔案的完整性及保密性。下面進行詳細的分析：一是制度建設。檔案管理的完善性離不開制度建設的規范與統一，通常情況下檔案的利用率相對比較高，均以閱覽、外借、復制等形式供其使用。但是在實際使用過程中，由于使用者的個人素質及重視程度不同，對檔案的破損也有不同程度的體現，針對破損嚴重的檔案文獻其使用人要追究一定的責任，要明文規定在檔案使用過程中出于對檔案的保護要建立完善的管理制度，并貫徹落實到實際檔案中，不斷加以完善。二是完善監督措施。在檔案利用過程中，要依據檔案對象的不同及利用率對其加強重點保護，突出重點來完善檔案利用監督體制。定期查看審閱曾被多次使用的檔案文獻及資料，當發現問題時要進行細致的分析，并找出合理的解決措施，與此同時在利用登記簿上加以解釋說明，對于那些被損害的檔案要依據事態的嚴重性給予一定的處理，情節嚴重者要上報有關領導，及時處理，避免不必要的損失出現。三是正確處理好檔案保密與管理利用的關系。檔案工作一定程度上存在著很大的保密性。所以在進行檔案管理時必須正確處理好保密工作與管理二者之間的關系。作為檔案管理人員嚴守檔案工作的秘密是必須遵守的職業道德及檔案管理者應盡的義務，在檔案管理工作中，相關管理者要將保密工作放在重中之重，在協調好各方面工作的同時，充分發揮檔案管理者的作用。針對特殊文檔進行檔案管理時一定將其保密工作放在第一位，并不是說將其保密就失去了檔案應有的價值及效用，而是選擇恰當的時間、地點、范圍加以使用。對于檔案管理者而言，做好檔案管理與保密工作，處理好二者之間的關系是極其重要的。
2.5強化培訓、提供保障
對于如何有效的增強檔案管理的保密性以及利用率，不僅僅需要從檔案自身加強建立完善的監督管理體制，與此同時還要提高檔案管理者個人的綜合素質以及解決問題的實際能力，拓寬檔案人員的培訓范圍，定期有針對性的進行崗位培訓，提升他們對檔案知識的認識與了解。其次，建立完善的物資儲備管理機制。依據檔案實際發展需要，可以從人力、物力、財力上加以裝備完善，做好各種應急處理方案措施，有效的處理突發事件，對檔案存儲信息進行定期核查，及時作出調整，并加以解決存在的問題，為其發展提供保障。
作者：史秀艷 單位：哈爾濱市中醫醫院
