檔案管理工作挑戰與機遇
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摘要大數據是在云計算和物聯網技術之后新出現的一種技術，對企業業務模式以及業務流程產生了深遠影響，并且已經成為時展的必然趨勢。從當前我國大數據檔案管理工作開展的實際情況入手，本文結合近年來的先進工作理念，提出大數據在檔案管理工作中使用存在的難點和發展機遇。
1引言
信息化進程的加劇以及互聯網技術的發展使大部分行業的檔案管理工作都開始趨于電子化，以數字的形式對檔案資料進行存儲可以從根本上提升資料使用效率。電子檔案存儲數據量的不斷提升使檔案數據資料管理也加入了大數據的行列，需要通過各種新生技術實現檔案管理數據化。大數據一般情況下均代表指數增長的數據，且這部分數據要有廣泛可用性，因為這些數據特性明顯，所以不可以通過傳統的軟件和傳統工作技術對其進行研究。
2大數據技術的產生對檔案管理的挑戰
2.1隱私與安全方面的挑戰
隱私安全一直以來都是大數據發展過程中的阻礙因素，而且已經悄然成為大數據在檔案管理中應用的主要挑戰之一。隱私和安全問題不僅局限在技術方面，同時也會涉及一些相關的法律問題，在使用大數據技術時需要明確其定義，讓該系統在提升檔案資料工作效率的基礎上還能保證資料的安全性。從國家的角度來看，如果機密檔案被泄露，會給國家帶來巨大損失，影響國家安全系統的正常運行。從個人的角度來看，如果使用大數據技術的過程中泄露了個人的私密信息，可能也會對相關人員的家庭帶來影響。
2.2在存儲和數據處理方面的挑戰
近年來我國在各行各業中的數據都在呈指數增長，部分地區檔案管理工作部門正在使用的存儲設備已經不能滿足時展的需求。雖然云盤技術的發展在一定程度上緩解了該問題，可以短暫地解決存儲空間不足的問題，但是依然難以滿足后期發展的需要。大數據系統會對所有的數據進行分析，并根據分析的結果來處理相關消息，所以要保證大數據系統的正常運轉就必須要更換傳統的存儲設備。總結近年來的工作情況發現，如果將TB模式的數據傳輸到云盤中，要消耗大量時間，而且這部分數據是會隨著時展而不斷變化的，所以數據的時效性比較差，要隨時更換數據，提升了工作量。云計算分布式性質也會影響大數據運作效率，因為大數據系統在運轉時需要將數據從存儲點傳輸到處理點上，在這一過程中如果數據流量過大，會對數據傳輸速度產生明顯影響。在面對該問題時，可以將一些不需要的數據從其中剔除，或者將數據直接在存儲點位置進行處理，簡化傳輸結果量。大數據處理精確性雖然比較高，但是整個處理過程需要消耗較多的時間，如果對所有數據進行掃描，工作量過大，所以不可能實現。目前工作人員正在研究如何在獲取數據或者存儲數據的時候就構建索引結構，全面控制數據處理時間，提升大數據系統的運行效率。
2.3在大數據處理技術方面的挑戰
首先是容錯率方面的挑戰，大數據容錯計算難度比較大，涉及許多算法，并且想要將安全性提升到100%基本是不可能的，目前也沒有可以達到該要求的容錯設備和容錯軟件，所以系統通常情況下都是盡量減少出現失敗的幾率，使其整體達到可以接受的水平。但是想要將錯誤幾率控制在最低的范圍內，需要大力提升系統研發成本，部分經濟條件不允許的地區大數據處理結果精確性比較差。目前比較常見的檔案系統容錯率提升方式是將計算任務分配到不同節點來完成對應計算，將所有節點中的一個節點視為觀察節點使用，通過該節點來觀察其余的節點是否處在正常工作狀態。如果在工作過程中出現錯誤，只有部分節點會從零重新開始工作，可以最大程度地減少工作量。其次是可擴展性方面的挑戰，傳統檔案管理系統平行運算都是依靠硬件來完成的，會通過并行的方式對系統進行處理。但是目前所使用的大數據系統在分析數據時，檔案管理系統則需要通過硬件和分析軟件相互搭配才能實現平行運算。大數據檔案系統一般使用云計算的方式完成工作，因為云計算可以對不同工作負荷進行匯聚，所以必須要有更為完善的資源共享設備才能保證系統的低成本運行，否則會提升運行成本，還會增加數據錯誤率。
2.4人才方面的挑戰
近年來互聯網技術、云技術以及大數據技術發展速度比較快，但是相對應的專業人才數量卻比較少。許多地區都存在引入系統之后沒有專業工作人員對系統進行利用的情況，數據處理效率也比較低下，影響工作的正常開展。大數據的發展為傳統檔案管理工作人員帶來了機遇的同時也帶來了挑戰，而且已經成為不可逆轉的時展趨勢，所以檔案管理人員只有不斷地完善自身技能，才能保證在時展的前提下不被淘汰。在對相關技術進行學習時，要從理論知識和實踐技能這兩方面入手，全面綜合近年來社會范圍內先進工作經驗，并將這部分工作經驗應用到實踐中，分析經驗的科學性。大數據背景要求工作人員不僅要有專業化工作技能，還要有與時俱進的工作理念，掌握檔案管理人才發展方向與多門技術。比如現在比較欠缺的大數據深度分析工程師，這部分工程師必須要徹底地掌握申請、使用大數據分析的所有技術，并且要明白如何通過大數據來實現軟件和硬件操作，提升工作效率。目前我國檔案管理分布廣泛，涉及各行各業，所以單靠傳統的硬件工程師以及數據庫工程師是不能滿足時展需求的，需要從社會各方面入手，才能保證人才數量與需求之間的關系。
3大數據背景下檔案管理發展趨勢
3.1提升檔案信息資源管理工作效率
前些年的檔案管理工作大多是將紙作為媒介，通過卷期進行記錄。而隨著大數據技術的不斷發展，檔案管理也應該從傳統的工作模式中轉化出來，通過字段以及數據庫來管理相關資料。在進行檔案統計時，要從傳統的“頁”為單位，轉變成GB為單位。相關工作人員要打破工作局限，從電子檔案收錄管理利用中走出來，將主要工作精力集中在監控電子檔案生成以及保證電子檔案的可讀性方面，提升檔案的安全性。高速增長的檔案數據需要憑借云計算平臺為支撐，并對云計算技術進行不斷的完善和深入挖掘，進而實現資源和信息存儲的動態發展，常見的大數據檔案管理工作流程。
3.2完善檔案數據挖掘
前些年比較常見的檔案管理工作都是將文檔管理作為主導工作來看待，而檔案通常都是被動利用狀態的，沉積下來的檔案不僅沒有人去利用，也沒有人對其進行分析。零技術工具挖掘導致檔案的利用效率低下，影響檔案自身價值的正常發揮。在大數據時代背景下，檔案系統當中不僅會存在較多的文檔，還會存在一部分結構優化數據問題，數據的價值體現也要比文檔利用效果更好。相關的檔案部門在收集到數據以后，可以通過對數據使用人員使用需求進行調查的方式來構建數據模型，進而實現數據分類、數據相關性分析，明確不同數據之間的關系，提升數據的使用效率與數據的價值，打破傳統工作理念，保證檔案管理數據挖掘工作的正常開展。
3.3通過大數據技術提升檔案管理擴展性
社會的不斷發展增加了檔案數據量，傳統的檔案管理工作模式不能實現動態化擴展。許多地區目前都出現了數據多、系統弱的問題，工作難度明顯提升。大數據與云計算技術相輔相成，云計算技術可以實現資源存儲以及動態擴展，保證資源可以按需分配，提升資源的實際使用效率，這一情況為檔案管理系統可拓展性帶來了新的機遇。各地區檔案管理工作可以按照云計算框架對檔案管理框架進行設計，通過動態的方式來提升資源與存儲資源的增長速度，減少IT系統資金投入量，從側面提升經濟效益。
3.4構建檔案資源管理中心
大數據技術的不斷發展需要數據與存儲功能的支撐，進而實現檔案資源統一化管理。為了全面提升檔案安全性以及檔案資源綜合使用效率，各單位需要對檔案進行備份。當前比較常見的備份方式是電子檔案備份，并且需要構建檔案備份中心，實現資源共享。首先要對工作流程進行規劃，之后驗證流程是可行的。檔案管理需要全技術支持，因為檔案數據量的增長速度比較快，所以在對檔案系統進行設計的時候要通過云計算等方式，提升檔案管理系統的可拓展性，結合服務器擴張需求來減少IT系統投資成本。
4結語
近20年來世界范圍內產生的數據總和已經超越了之前3000年世界范圍內數據量的總和，所以當今世界已經走入了數據的時代，人們的生活處處也都離不開數據。從信息獲取的角度來看，大數據技術的不斷完善使人們可以更加簡便地獲取信息，通過網絡等媒介對資料和信息進行收集。大數據技術理念比較新穎，對人們的思維方式以及工作方式產生著巨大的影響，所以人們也需要不斷地挖掘大數據的潛力，使其更好地為我國經濟發展服務。檔案信息資源是社會發展中必不可少的組成部分，傳統的檔案信息管理多以紙為媒介，不論是保存還是查閱難度都比較大，所以要緊跟時展的腳步，將大數據理念和檔案管理相結合，提升其工作效率。上文以目前大數據檔案管理工作過程中遇到的制約因素為出發點，從構建檔案資源管理中心、通過大數據技術提升檔案管理擴展性、完善檔案數據挖掘、提升檔案信息資源管理工作效率等方面提出了相應的完善措施及大數據使用中應當注意的問題，旨在全面提升大數據與檔案管理的契合度，使其在促進檔案管理工作開展的前提下，保證我國經濟更好更快地發展。
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作者：崔潔 單位：鄭州旅游職業學院
