事業單位檔案管理現狀及策略措施

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摘要:檔案管理工作在事業單位管理工作中具有重要的作用和地位,想要提升事業單位的工作質量和水平,必須要高度重視檔案管理工作。而想要做好檔案管理工作,必須要制定相應的規范、規章、政策等,國家還要不斷健全自身的法制,使檔案管理工作有章可循。此外,還要及時發現事業單位檔案管理工作存在的問題,針對問題提出相應的解決對策,并且不斷總結自身的經驗教訓。該文就對事業單位檔案管理現狀及對策進行分析。

關鍵詞:事業單位；檔案管理；信息化；問題；對策

當前形勢下,社會得到高速發展,信息化程度越來越高,我國不斷改革和完善事業單位的檔案管理工作。雖然在事業單位檔案管理工作中,信息化技術和管理手段得以運用,并且獲得一定成效。但是,隨著管理方式的不斷創新,導致事業單位檔案管理工作出現了一定問題。下面就分析事業單位檔案管理現狀和問題,提出相應的解決問題的對策。

1事業單位檔案管理工作現狀及存在問題

1.1檔案管理信息化水平低

伴隨著當前科學技術的高速發展,各個事業單位和政府部門均采用先進的科學技術和設備,運用信息化系統,這從本質上提升了事業單位和政府部門自身的工作效率?？v觀事業單位檔案管理工作,我們不難發現,很多事業單位的檔案管理工作正在向信息化轉化。但是,一些事業單位僅僅運用檔案管理軟件進行檢索、排序以及錄入,沒有真正實現資源共享。這從本質上降低了事業單位檔案資料利用率,很多檔案管理工作的效能無法發揮出來。

1.2檔案管理制度存在缺陷

規矩是一切企業良好運行管理的基礎,任何職工做任何工作都需要遵循規章制度和道德規范,事業單位檔案管理工作更是如此。然而,很多事業單位并沒有健全的檔案管理制度,這從本質上降低了檔案管理工作的質量和水平。如案卷標題信息模糊,檔案序號繁亂,檔案卷內目錄不全等,甚至有些事業單位沒有借閱檔案、檔案保密、檔案保護、檔案收集、檔案整理等制度。有些事業單位雖然存在檔案管理制度,但是管理人員并沒有根據規章制度開展工作,導致檔案管理規章制度成為一種擺設,喪失了檔案管理規章制度的效能。

1.3檔案管理缺少經費

事業單位自身的檔案管理工作屬于涉及多個部門、十分復雜的工作,想要做好檔案管理工作,必須要對多方面要求進行滿足。首先,事業單位檔案管理工作必須要具有十分健全和完善的基礎設施和設備,并且經費充足。但是,當前形勢下,很多事業單位根本無法滿足這些要求。近些年來,辦公系統越來越完善,紙質檔案材料和電子檔案共同存在。但是,有些事業單位領導不重視,資金欠缺,很多事業單位并沒有完善的檔案基礎設施,沒有建設規范的檔案材料庫房,檔案管理的條件很差,沒有控制濕度和溫度,導致一些紙質檔案發生霉變。

2解決事業單位檔案管理問題的對策

2.1運用信息化方法

伴隨著當前科學技術的高速發展,人們工作和生活的各個領域中均大量運用計算機信息技術,檔案管理工作也要走向信息化。相關實踐表明,現代化的檔案管理方式,能夠從根本上提升事業單位檔案管理工作的水平、質量以及效率,更可以準確、及時反饋檔案信息,人們通過信息技術可以準確、快速查找檔案,并且借閱檔案。正因如此,事業單位的領導層必須要充分重視檔案管理工作,實現檔案管理信息化,加強運用互聯網技術和計算機技術,組織職工開展信息化管理學習和培訓,學習十分先進的檔案管理技術,如聲像技術、縮微技術、光盤技術等。除此之外,還要學習、參考和借鑒國外先進的檔案管理技術。由于當前事業單位的檔案管理工作正在面臨著新的挑戰和新的機遇,因此,事業單位加強自身檔案管理的信息化和現代化進程,能夠促進檔案管理最大程度發揮自身的職能。此外,還可以對信息社會發展需求進行滿足和適應,更可以從本質上為社會提供服務,為事業單位開展各項工作提供服務。

2.2提升檔案管理工作者素質

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業性特征以及復雜性特征,檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質,檔案管理人員不僅要具備專業技能和知識,還要有很高的責任心和政治素養,可以說,檔案管理工作者自身素質直接影響到檔案管理工作的質量和水平。因此,事業單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質。事業單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動,使檔案管理隊伍具有很強的穩定性。此外,事業單位要加強檔案管理工作者的培訓和教育,促使工作者具備良好的綜合素質。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進,所以,事業單位對工作者進行培訓和考核,促使工作者對原有知識進行不斷總結和更新,注重提升工作者的職業道德,提升工作者的職業道德觀念以及榮譽感,這些均能夠從本質上提升事業單位檔案管理工作的水平和質量。

2.3健全和完善相關制度

管理制度是開展檔案管理工作的前提和基礎,所以,檔案管理部門必須要有完善和健全的規章制度,促使檔案管理人員有章可循和有法可依。因此,事業單位不僅要加強宣傳檔案管理工作的意義,促使事業單位職工和干部配合整理和搜集檔案材料,還要高度完善檔案設施,嚴格考核和督查檔案管理工作,將事業單位檔案管理設施納入到事業單位資金預算之中,實施年底考核。此外,檔案管理工作者還要對事業單位項目建設、生產經營、人事勞動、行政管理等過程中所產生和搜集的文件材料進行移交,建全獎懲制度和移交制度,保證各個門類的檔案能夠搜集全面,包括實物、圖片、文字、聲像等。

2.4加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質量,不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作,還要在物質上對檔案管理工作進行支持。因此,事業單位必須要加大資金投入,促使檔案管理工作的基礎設施得以逐步完善,更加有序、安全以及科學的存放檔案資料。首先,要求事業單位的領導層要高度重視檔案管理工作,對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進行高度重視,為檔案管理部門撥放充足的資金,逐漸完善檔案室基礎設施。促使檔案管理部門建設檔案庫房,做到防火防潮,還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進行妥善的保存,杜絕發生檔案材料損壞等情況。其次,要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎設施進行及時的檢查,包括檔案柜、空調、滅火設施等,一旦設施出現損壞,必須要及時上報,申請維修。

3結語

縱觀當今時代的發展趨勢,事業單位的檔案管理工作仍然存在著一定的問題。正因如此,要求事業單位領導必須要充分重視檔案管理工作,檔案管理人員還要主動、積極投身于工作中。并且及時發現問題、分析問題、解決問題和總結問題,杜絕問題再次出現,不斷豐富自身的工作經驗,通過采取各種具有很強針對性的措施和方案,逐個擊破和解決問題。此外,檔案管理人員還要不斷提升自身的綜合素養,堅持不懈地學習,真正實現事業單位檔案管理工作規范化和科學化。

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作者：李玉艷 單位：呼倫貝爾市經濟和信息化委員會