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摘要:在我國的人事管理過程中,人事檔案管理是其中非常重要的一項工作,因為人事檔案是個人身份、學歷、政治面貌等方面的依據,并且與個人工資、待遇、組織關系以及社會勞動保障緊密相連,具有相應的法律效力,是記載人生軌跡的重要憑證。
關鍵詞:人事檔案管理;發展方向;研究分析
引言
人事檔案是記錄一個人主要社會經歷、品德作風、政治面貌等個人情況的文件,并起著依據、參考和憑證的作用,在個人職稱申報、轉正定級以及辦理養老保險等各種事情的時候,都需要使用人事檔案。綜上所述,人事檔案管理就顯得尤為重要。但是隨著時代的不斷發展,在人事檔案的管理過程中出現了一些問題,因此為了解決這些問題,我們需要對其進行透徹的分析研究,從而找到我國人事檔案管理發展的新方向。
一、當前我國人事檔案管理存在的問題
1、管理制度落后據相關統計數據顯示,我國當代大學生的人事檔案通常都是存放在用人單位、政府人事部門或者是人才交流中心之中,從而使檔案管理呈現出一種極為分散的狀態。并且,還有部分不了解人事檔案管理制度的大學生將檔案放在自己手中,這樣不僅會不利于檔案的集中管理,還會發生檔案受損,或者是檔案丟失的情況,對學生今后的發展具有一定的不利影響。究其原因就是我國的人事檔案管理制度并沒有緊跟時展的步伐,從而導致管理制度相對落后。
2、管理理念滯后
就目前的社會現狀而言,許多學校以及個人并沒有意識到人事檔案的重要性,認為人事檔案說明不了什么實際問題,因此這就使得人事檔案沒有被充分重視,從而導致部分高校無法進行有效的人事檔案管理。其主要原因就是學校檔案管理部門的管理理念滯后,使得管理人對于人事檔案的理解不夠透徹,從而無法對人事檔案進行全面管理。
3、管理方式繁瑣
目前,我國的人事檔案管理方式與以往并沒有很大的差別,比如,人事調動或者是人事考察需要調檔,就必須要有調檔函或者介紹信才可以。這樣的方式不僅繁瑣復雜,而且還沒有什么實際意義,在提倡快捷、簡便發展的今天,這種辦事方式就顯得與周圍環境格格不入。此外,在人事檔案的管理過程中,只有校方的管理人員才可以將某一人的人事檔案進行查看以及轉移調度,并且在轉移的過程中,該人事檔案不得經由他手,這就使得檔案管理工作的工作效率難以提高,不利于管理工作的進一步發展。
二、我國人事檔案管理的發展方向
1、促進人事檔案管理的信息化管理
隨著時代的不斷發展與進步,我國的人事檔案管理工作也開始隨之發生變化,首先就是由傳統的紙質檔案管理階段轉變為現在的信息檔案管理階段,并且經過了多年的實踐,我國人事檔案管理工作者在管理過程中積累了豐富的管理經驗,并根據這些經驗積極創新人事檔案的管理方式,使其符合時展的要求,從而不斷促進我國人事檔案的信息化管理。在人事檔案信息化管理的發展過程中,不僅要確保人事檔案信息的完整性、有效性,還應該保證檔案使用的具體性,從而使檔案發揮其實際效用,為人們帶來幫助。我國高校進行人事檔案管理的主要目的并不是對學生資源的管理,而是為了實現人才資源的社會化,簡單來說就是實現人才信息資源的全面共享,從而為學生尋找工作機會帶來一定的幫助。此外,在高校的人事檔案管理的過程中,為了加快其信息化管理進程,就需要依靠相應的信息管理系統,從而為檔案的查詢帶來便利。因此,在信息管理的過程中,首先需要保證的一點就是網絡環境的通暢,這樣能順利安裝信息管理軟件和一些必備的硬件設備,從而建立一個系統、全面的人事信息檔案,為檔案信息的存儲、應用帶來便利。因此在檔案信息化管理的過程中,就應該將加強檔案信息管理功能作為首要目標,從而快速實現信息化管理的建設,為學生日后的良好就業奠定堅實基礎。
2、加強人事檔案管理的電子化、網絡化建設
在以往的人事檔案中,絕大多數的檔案信息都是以紙質的方式記載,因此在管理過程中,這些紙質檔案信息非常容易受損,對于長期的管理來說極為不利。近年來,隨著科學技術的不斷發展與普及,互聯網已經走入了我們的生活,并且逐漸被應用于各個領域,其中就包括人事檔案的管理。利用先進的計算機網絡技術,可以促進人事檔案管理工作的電子化以及網絡化發展,不僅可以建立方便調閱的電子檔案,在一定程度上還能夠進一步完善我國的人事檔案管理制度,從而有效促進高校人事管理改革與檔案管理工作的協調發展。就目前的管理情況而言,我國的各大高校的人事檔案管理部門應該根據時代的發展特點,對管理模式進行不斷的調整與創新,并將現代計算機技術應用到人事檔案的管理過程中,以此來加快我國人事檔案管理的網絡化、電子化建設。此外,融合計算機技術的人事檔案管理,不僅可以進行準確的信息錄入,還能夠方便人們的調閱,從而最大限度的節省校方人力資源以及財力資源的投入。同時,對于人事檔案的管理工作人員來說,檔案管理的電子化、信息化還是我國現代化管理的基礎與前提,因為只有這樣,人事檔案的完整性才能夠得以保證。近年來,根據我國人事檔案管理的發展過程可知,電子化、網絡化的檔案信息管理系統為各大高校人事檔案信息的查閱與管理帶來極大的便利,從而進一步提高了相關高校檔案管理的工作效率。綜上所述,加強人事檔案管理的電子化、網絡化建設,不僅可以加快我國人事檔案管理發展的信息化進程,還能夠不斷完善我國人事檔案的管理制度,從而促進我國各大高校開展有效的人事檔案管理工作。
3、創新人事檔案管理理念
人事檔案是記錄一個人主要社會經歷、品德作風、政治面貌等個人情況的文件,由此可見,人事檔案的管理工作與“人”密不可分,對于人的工作發展以及人生發展具有十分重要的意義。因此,在檔案管理的過程中,就應該重視對人主觀能動性的調動,為此各大高校的檔案管理人員就需要根據時代的發展,積極創新人事檔案管理的管理理念,并以增強服務意識為基礎,堅持“以人為本”的管理原則,從而為人事檔案的主人帶來幫助。由此可見,在我國各大高校人事檔案管理現代化的發展過程中,“以人為本”的理念尤為重要,因此我國各大高校的人事檔案管理工作就應該時刻遵循“以人為本”的管理原則,不斷提升檔案管理人員的服務水平,從而進一步落實檔案管理工作,滿足人們的需求。與此同時,為了提高人事檔案管理的工作效率,檔案管理人員還應該使用具有針對性的管理方式,為那些急切需要幫助的人提供有效途徑。所以說,在我國人事管理制度的改革過程中,首先就需要不斷調整和優化人事檔案管理的管理方式,并遵循“以人為本”的管理原則,從而為管理制度改革奠定一定的群眾基礎,以此來進一步推動管理制度改革的進程。就我國各大高校目前的人事檔案管理來看,管理過程中存在兩個挑戰,第一個是人事檔案具有很大的作用,因此我們就必須將其妥善保存,從而維護個人的真實面貌;第二個是人事檔案的“壽命”有限,為此我們就需要利用先進的信息技術來克服這個難題,從而落實好人事檔案的管理工作,為我國的人事管理帶來新鮮血液,以此來不斷促進我國人事檔案管理工作的發展。
4、提高人事檔案管理的規范化水平
為了進一步提升高校人事檔案的管理效率,就需要提高檔案管理的規范化水平。為此,首先就應該加大對于高校人事檔案管理工作的監察力度。上級主管單位根據實際工作需要,制定一個具有針對性的工作計劃,同時定期或者不定期抽查各高校的工作情況,以此來開展實地考察,并根據實地考察結果,對該學校的人事檔案管理工作提出相應的工作建議,從而促進高校人事檔案管理水平的不斷提高。其次,要進一步規范高校的檔案管理部門。為此學校領導就需要明確檔案管理的負責人,從而使檔案管理朝著規范化的方向發展,并且做到及時發現問題、快速處理問題。與此同時,各大高校檔案管理部門還應該與財政部門積極協調、溝通,加大人事檔案管理的資金投入,以此來保證管理工作的順利開展。最后是加強人事檔案調取的靈活性。盡可能的做到“檔隨人走”,從而不斷提高高校人事檔案管理的工作效率,減少不必要的人力投入以及資金投入。
三、結論
綜上所述,人事檔案對人的一生具有非常重要的作用,因此對于人事檔案我們就需要對其進行完善、系統、有效的管理,為人們帶來幫助。因此學校的檔案管理工作者應該對人事檔案管理過程中出現的問題進行透徹的分析研究,從而找出我國人事檔案管理發展的新方向,使檔案管理緊跟時代步伐,滿足新時期的客觀需求,更好的服務于人事工作。
參考文獻:
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[2]第一部分年度報告篇第4章中國人力資源服務業現狀及其發展趨勢[A].中國人力資源服務業白皮書2013[C].2013:56
作者:李巍 單位:沈陽音樂學院