人事檔案管理存在的問題及解決措施

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 【摘要】人事檔案是單位選人用人的重要依據(jù)，是單位防止“帶病提拔”“帶病任用”的重要武器，人事檔案管理看似簡單平常，缺乏技術含量，但它的細微和瑣碎的管理特征，讓人事檔案管理工作想要變得有條不紊，科學有效，還需要檔案管理人員花費較大的精力才能勝任。本文就現(xiàn)代人事檔案管理工作中存在的問題進行了分析，進而提出了相應的解決措施，以期為相關單位的人事檔案管理工作提供一定的指導性建議。

【關鍵詞】人事檔案；管理；問題；措施

一、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作得不到重視。在市場經濟條件下，無論是企業(yè)還是機關事業(yè)單位，在經營管理過程中，均出現(xiàn)于重生產研究，輕檔案管理的現(xiàn)象。而在人才選拔方面，企業(yè)或機關事業(yè)單位也更多地注重人才的實際能力，而非檔案記載。因此，很多人才在應聘工作，或考評職稱或辦理社會保險等事項時，由于對應單位并不需要對其檔案進行審核，進而使得檔案主人并不重視自身的檔案管理與建設。同時，用人單位在對人才進行層層考評后，在對其能力及個人素養(yǎng)等方面較為認可的情況下，也比較忽視其檔案的記載，加之很多企業(yè)并不承擔管理員工檔案的工作，因此，也較為忽視對員工檔案的審核。而在機關事業(yè)單位，關于員工或干部的調任時，檔案會跟隨相應人員進行遷徙，這種情況也極易讓檔案失真或遺失，久而久之，檔案管理人員也會檔案管理工作較為忽視。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范化。當前仍存在部分企事業(yè)單位的檔案管理主要以紙質化檔案為主，而紙質化檔案的弊端則在于信息容易失真和遺失，部分人在填寫個人檔案時，存在字跡潦草難以辨認，信息填寫不全，內容描述不準確的現(xiàn)象，加之很多人的紙質化檔案在存檔時存在證書遺失，證書失效等情況，進而使得人事檔案有效性較低。而檔案管理人員對信息填寫不全，證書補遺不到位的人事檔案缺乏監(jiān)管，沒有及時督促檔案本人將資料補齊，而對于部分人深造后所獲得的新學歷、新證書，檔案管理人員也不能及時收齊并存檔，進而使得人事檔案管理缺乏規(guī)范化。

（三）人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性。人事檔案包括普通員工人事檔案和干部及骨干員工人事檔案。人事檔案是單位選人、用人的重要憑據(jù)，人事檔案的失真和遺失會讓單位在選人、用人方面存在一定的風險。人事檔案管理工作看似輕松缺乏技術含量，但要對人事檔案進行標準化管理，讓檔案替人說真話，則需要檔案管理人員具備專業(yè)化知識，對重要檔案進行去偽存真，去檔案信息所在地進行實地調查，辨別信息真?zhèn)危寵n案起到有效的參照作用。而當前大部分單位的人事檔案管理人員主要具備檔案的整理與保存的能力，缺乏去偽存真的鑒別能力，缺乏一定的專業(yè)性。

二、完善現(xiàn)代人事檔案管理的措施

（一）加快人事檔案數(shù)字化建設。紙質化檔案存在諸多弊端，尤其是在單位人才存在調動的情況下，紙質化檔案極易出現(xiàn)失真或遺失的現(xiàn)象。加快人事檔案數(shù)字化建設，對人事檔案的重要信息進行標準化處理，采用信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，將人事檔案信息輸入進計算機設備中，并用U盤或光盤等存儲將檔案信息備份與紙質化檔案一同保管，在單位人員進行調動或對檔案進行調閱時，根據(jù)單位制度，采用數(shù)字化檔案傳遞，則能較好地解決檔案遺失或失真的現(xiàn)象。對于部分人員檔案信息不全，新增加檔案信息不及時上報等情況，檔案管理人員可以完善檔案管理制度，并將檔案管理與員工個人的升遷、加薪等關鍵性事件掛鉤，督促檔案主人自覺地完善自身檔案信息。

（二）組織一支專業(yè)化檔案管理隊伍。對所有的人事檔案進行去偽存真較不現(xiàn)實，因此，單位可以組織一支受過專業(yè)化培訓的檔案管理隊伍，對重要性系數(shù)較高的干部人事檔案進行實地調查，去偽存真，保障檔案的可靠性和有效性。專業(yè)化隊伍的選擇可以從外部選聘受過專業(yè)化訓練的高素質人才，也可以通過對內部能力較強的員工進行專業(yè)化集訓，進而提高他們檔案管理水平。

（三）將檔案信息與個人發(fā)展相聯(lián)系。企業(yè)單位的檔案信息得不到重視主要與市場經濟相關，且部分企業(yè)單位在不保管員工檔案的情況下，并不需要審核員工檔案。但事業(yè)單位、國家公職機關及國企等單位，檔案信息則是干部選聘的重要依據(jù)，檔案信息要得到個人、單位及檔案管理人員三方的重視，最主要的措施則是將檔案信息與個人發(fā)展直接掛鉤，對所有干部的聘用、調任等，都必須先審后用，凡用必審，在這種情況下，檔案管理三方都會因涉及自身利益而必須重視檔案管理工作。

三、結束語

檔案管理工作看似輕松簡單，但要將其管理好，發(fā)揮檔案鑒別人才的重要作用，則必須要檔案管理人員具備專業(yè)化知識，對每一份檔案都認真管理，因為每一份檔案后期都有可能成為單位干部任用的憑據(jù)，成為單位健康管理的重要參考信息，是單位杜絕“帶病提拔”“帶病任用”的重要法寶。

【參考文獻】

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[3]郭婷婷.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].東方企業(yè)文化.2014(03):111.

作者:劉濤 單位:運城幼兒師范高等專科學校