檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新

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摘要：檔案管理工作既是眾多單位的基礎(chǔ)工作，也是國家檔案工作的重要組成部分。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化普及的今天，檔案管理工作走信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新之路勢在必行，如何轉(zhuǎn)變檔案工作管理模式、創(chuàng)新檔案工作的管理體系，是本文所要探討的主要問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息網(wǎng)絡(luò)型；體系創(chuàng)新

1建立檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新的必要性

1.1信息化、網(wǎng)絡(luò)化對傳統(tǒng)檔案管理的沖擊。首先是文件生成和處理手段從手工手段、紙質(zhì)儲存轉(zhuǎn)向計算機處理和電磁方式儲存，這一革命性的轉(zhuǎn)變顯示了電子比手工、電磁比紙質(zhì)強大無比的生命力。以工程設(shè)計圖紙為例，手工制作需要耗費大量人工，一遍一遍地修改、審定、正式繪制出圖；使用時要翻閱紙質(zhì)圖紙，儲存和查詢都需要專門的地點、設(shè)備和輔助人員的配合。通過計算機輔助設(shè)計，工程設(shè)計圖紙從設(shè)計、修改、存儲到查詢、使用，全部可以在計算機上實現(xiàn)，理論上一臺計算機就可以，實際中已形成網(wǎng)絡(luò)化，多終端共享。不但解決了成幾十倍提高效率的問題，節(jié)省了大量人力物力，更解決了網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享。其次是檔案載體的轉(zhuǎn)變。在實現(xiàn)計算機全程管理后，實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程傳遞、交換和處理。在各項管理活動中，電子文件以其迅捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件或檔案是以實體為單位呈現(xiàn)在人們的手中才算是完成了文件生成和傳遞的使命。經(jīng)過信息化、網(wǎng)絡(luò)化處理的文件或檔案，不再需要花費大量人力物力傳遞實體，只需手指輕輕一點即可完成。最后是儲存介質(zhì)和方式的改變。傳統(tǒng)紙質(zhì)方式是將無限的內(nèi)容儲存在有限的空間之中，堆積如山的文件和檔案永遠(yuǎn)都沒有地方存放。電磁方式恰好相反，將有限的內(nèi)容儲存在無限的空間之中，芯片體積越做越小，儲存空間越來越大。這一轉(zhuǎn)變雖然并不意味著徹底放棄傳統(tǒng)，但至少提醒了我們必須更加重視電磁虛擬儲存方式而不再過分依賴紙質(zhì)實體方式。以上僅僅是技術(shù)層面的沖擊。技術(shù)變革往往是社會變革的先導(dǎo)，最終都要引領(lǐng)人類生活方式和管理模式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變。

1.2檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系概念。時代的發(fā)展對檔案管理工作提出的要求就是要實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。信息化是處理“檔案源”的手段，網(wǎng)絡(luò)化是信息化發(fā)生交集的媒介或平臺。檔案管理工作要形成信息網(wǎng)絡(luò)型的體系，就是要徹底變革檔案源的處理手段，極大提高檔案源處理效率，沖破傳統(tǒng)狹隘觀念的束縛，開放行業(yè)部門的私有領(lǐng)地，最終達(dá)到全社會共享的理想境界。

1.3只有走新體系創(chuàng)新之路才能沖破重圍。我國現(xiàn)有的檔案管理的法規(guī)、原則、方法大多源于20世紀(jì)七八十年代管理模式。管理機制相對滯后、管理形式單一，手段落后，內(nèi)容單調(diào)。檔案部門長期處于封閉、半封閉狀態(tài)，僵硬的操作慣性至今猶存，直接導(dǎo)致檔案館藏龐大，良莠不分，利用率低。現(xiàn)有檔案管理模式難以面對知識經(jīng)濟、信息文明、網(wǎng)絡(luò)社會的高度發(fā)展，更難以發(fā)揮檔案信息的開放性、信息資源的共享性。檔案管理工作面臨舉步維艱的局面。檔案管理體系只有進行創(chuàng)新和改革，才能適應(yīng)目前所面臨的文化多元化、經(jīng)濟全球化、知識信息化和信息網(wǎng)絡(luò)化的多方挑戰(zhàn)。新技術(shù)革命，決定了檔案管理必然是知識型、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的高科技手段的綜合應(yīng)用，必將運用大量的高科技手段，檔案載體的多元性管理手段和創(chuàng)新性特征將更加明顯，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式必將被電子管理方式所替代。電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的建立，又必須建立在擁有知識、運用知識的基礎(chǔ)上才能實現(xiàn)，這就決定只有創(chuàng)新檔案管理體系，才能適應(yīng)未來社會的發(fā)展。

2建立檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系的基本要素

2.1工作機制開放化。檔案管理工作機制，是決定管理功效的核心問題。在結(jié)構(gòu)及其運行機理方面，封閉的形式和系統(tǒng)不能很好地適應(yīng)發(fā)展的需要，結(jié)構(gòu)僵化，運行遲鈍，反饋模糊；而開放化機制卻能按一定的規(guī)律、秩序，自發(fā)地、能動地引導(dǎo)和決定檔案管理的方向和行為。檔案管理工作機制是由檔案事業(yè)組織的基本結(jié)構(gòu)決定的，開放化首先要求組織的基本結(jié)構(gòu)要有統(tǒng)領(lǐng)、多層次、相交融，給全社會提供和展示一個充滿生機的大舞臺。

2.2人才結(jié)構(gòu)層次化。目前各級、各類檔案管理部門在人才方面的現(xiàn)狀是：普遍存在一般管理人員多，高層次管理人才少；女性多、男性少；年齡不均、結(jié)構(gòu)老化等問題。近年來，檔案管理人員學(xué)歷雖有所提高，但缺乏專業(yè)和專門人才，特別缺乏擁有高科技知識和精通外語的人才。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展、技術(shù)滲透的不可阻擋和與國際社會交流的日益增多，電子檔案、外文檔案和各類專業(yè)檔案種類和數(shù)量都將大大增加，檔案管理部門既需要擁有各類專業(yè)管理人才，也需要擁有一定比例的高端型、綜合型人才。只有這樣，才能實現(xiàn)檔案管理人才的知識型目標(biāo)結(jié)構(gòu)。

2.3先進技術(shù)系統(tǒng)化。檔案是由文件轉(zhuǎn)化過來的，檔案是各項事業(yè)、各個行業(yè)、各個部門、單位終端產(chǎn)品的真實記錄和結(jié)晶。行政機關(guān)的終端產(chǎn)品是文件、法律文書，事業(yè)單位的終端產(chǎn)品是業(yè)務(wù)服務(wù)項目，設(shè)計單位的終端產(chǎn)品是設(shè)計文本或圖紙。這些文件、法律文書或圖紙實際上都是他們的終端產(chǎn)品以檔案形態(tài)的凝聚和固化。檔案管理工作實際上是這些終端產(chǎn)品的管理工作，只不過體現(xiàn)的形式不同。所以檔案管理工作必須與從事的事業(yè)相符合，與匹配的工作同步發(fā)展，同步追趕先進技術(shù)。

2.4載體處理信息化。現(xiàn)代社會，信息化的概念越來越被廣泛應(yīng)用和接納。對于任何一個行業(yè)，信息化實際上是信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的一個過程。我們不只是把熟悉的工作內(nèi)容、處理的事項、研究的項目簡單地完成就萬事大吉，更重要的工作還在后頭，那就是信息化。比如將一份文件、一宗法律文書、一套圖紙，以信息化的視角、用信息化的手段挖掘透徹，使之以最小的單元——信息單元形式存在，儲備起來以供他用。相當(dāng)長的一個歷史時期，檔案載體主要是紙質(zhì)、電磁（計算機硬盤、磁帶、光盤、云存儲、聲像介質(zhì)）形式。與之對應(yīng)信息化的過程包括兩個方面：一是將已有的檔案載體進行信息化處理，轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，進行儲存、傳遞、處理、再生和利用；二是將已經(jīng)信息化了的載體按照檔案的屬性進行歸檔處理，使之符合檔案管理要求。艱巨的任務(wù)是將已有的檔案載體進行信息化處理，更艱巨的任務(wù)是將信息化的載體進行檔案化處理或者說在進行信息化處理時就運用檔案化手段固化信息化載體。當(dāng)前人們可以花費大量人力物力去進行信息化處理，但很少有人能夠認(rèn)識到未來的信息化的檔案固化，而寧愿按照紙質(zhì)檔案的歷史繼續(xù)前進，繼續(xù)進行數(shù)字化信息化處理。

2.5資源共享網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化可以把不同的計算機及各類電子終端設(shè)備互聯(lián)起來，以達(dá)到所有用戶都可以共享軟件、硬件和數(shù)據(jù)資源的目的。網(wǎng)絡(luò)甚至可以把整個互聯(lián)網(wǎng)整合成一臺巨大的超級計算機，也可以構(gòu)造地區(qū)性的網(wǎng)絡(luò)、企事業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)。廣義上講，檔案就是一種社會資源；歸屬行業(yè)、部門或單位的檔案，雖然不是公開的社會資源，但其終究是為社會服務(wù)的，終究要被社會利用。所以檔案管理事業(yè)更應(yīng)盡早建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化體系。

3建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系的關(guān)鍵是創(chuàng)新

3.1觀念創(chuàng)新。從觀念上創(chuàng)新，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)識到檔案管理工作與社會各方面的內(nèi)在聯(lián)系，檔案是各行各業(yè)終端產(chǎn)品的真實記錄和結(jié)晶，檔案管理體現(xiàn)了各行各業(yè)的高端技術(shù)和發(fā)展水平。要不斷樹立起檔案管理是一項綜合型管理、知識型技術(shù)、信息化網(wǎng)絡(luò)的總體觀念，最終發(fā)揮檔案的潛在性生產(chǎn)力效能。

3.2制度創(chuàng)新。從制度上創(chuàng)新，就我國的現(xiàn)狀而言，法治建設(shè)還有待進一步建立和完善，檔案管理制度還需不斷優(yōu)化，管理環(huán)境還需不斷改善。檔案管理工作隨著我國法制工作的完善而不斷創(chuàng)新，尤其要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和信息化電子文件在形成、歸檔、利用、對外開放方面進行制度創(chuàng)新，用制度創(chuàng)新來解決檔案管理工作發(fā)展中遇到的一系列新變化、新問題，使檔案管理工作健康、有序地向前發(fā)展。

3.3管理創(chuàng)新。從管理上創(chuàng)新，檔案管理工作應(yīng)按照“立足檔案、面向世界、面向未來”的原則，開展創(chuàng)新實踐。檔案管理的手段要“推陳出新”，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化，不斷滿足社會各方面的要求，以推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.4技術(shù)創(chuàng)新。從技術(shù)上創(chuàng)新，了解我國檔案管理工作在世界所處的地位水平，注重參與國際檔案信息交流，取人之長，補己之短，并注重引進先進技術(shù)，應(yīng)用在檔案管理中。如對檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，實現(xiàn)簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位，以便于保管、保護和統(tǒng)計；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο竺撾x實體，開展深層次加工、貯存，實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)絡(luò)傳輸。

3.5人才創(chuàng)新。從人才上創(chuàng)新，樹立管理型、服務(wù)型觀念，全方位發(fā)掘、培養(yǎng)、選拔檔案管理人才，建立檔案管理人才庫，并不斷嘗試采用新的模式，高效率激勵、使用檔案管理人才，實施知識型人才的戰(zhàn)略，以增強駕馭未來檔案管理事業(yè)的知識能力。沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作亦是如此。檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，學(xué)結(jié)一切創(chuàng)造性的先進做法和成果，用求實創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。

作者:王萍 單位:河南省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院