檔案信息化建設(shè)與檔案管理解析

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摘要：高校在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生諸多的檔案信息，這些檔案信息對(duì)于高校而言是寶貴的財(cái)富。檔案信息中不僅記錄著高校的發(fā)展歷程、教職工的信息，而且記錄著高校發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，是高校文化的重要組成部分。基于此，高校需要對(duì)檔案信息加強(qiáng)管理，大力推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，為高校的發(fā)展的助力。本文對(duì)檔案信息化建設(shè)以及檔案管理進(jìn)行了分析，希望可以為高校的發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考；電子檔案

做好高校檔案信息化建設(shè)工作，不僅能夠助力高校發(fā)展，而且有助于服務(wù)師生、服務(wù)社會(huì)。因此，有必要對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案工作規(guī)范管理進(jìn)行分析，從而為檔案管理工作提供依據(jù)。本文以《高等學(xué)校檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子文件管理規(guī)范》（GB／T18894-2016）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA／T－31-2017）為依據(jù)，對(duì)如何有效推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行了思考。

1檔案信息化建設(shè)的重要意義

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，可以使紙質(zhì)檔案的保存更加安全。高校在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生諸多的文獻(xiàn)資料。這些文獻(xiàn)資料不僅反映了高校的管理、科研、教學(xué)等活動(dòng)，而且記錄了高校的資信、資產(chǎn)以及資權(quán)等方面的內(nèi)容。做好高校檔案管理，有助于提高高校的競(jìng)爭(zhēng)力。隨著科技的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)建設(shè)速度的逐漸加快，檔案管理工作如果止步不前，將難以滿足現(xiàn)階段檔案管理的需求。在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，高校要在國(guó)內(nèi)外快速發(fā)展的環(huán)境下得以發(fā)展壯大，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要工作。信息化具有安全性高、效率高、可操作性強(qiáng)等特點(diǎn)，將信息化應(yīng)用在檔案管理工作中，可以為教師、學(xué)生提供高質(zhì)量的信息化服務(wù)。利用信息化進(jìn)行檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的共享，有利于發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。

2檔案信息化建設(shè)與檔案管理的對(duì)策

2.1提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

為了將檔案信息化管理工作逐步推進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)該項(xiàng)工作予以重視。領(lǐng)導(dǎo)需要了解檔案信息化管理對(duì)于高校發(fā)展的作用，明確檔案管理的重要性，在檔案管理推進(jìn)的過(guò)程中給予足夠的支持與重視；需要提高檔案科學(xué)管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理理念。高校的領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案信息化建設(shè)工作給予相應(yīng)的支持以及監(jiān)督，提高對(duì)檔案管理人員的重視程度，使其在檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮自身能力，積極做好檔案信息化的建設(shè)工作。

2.2做好電子文件方面的管理工作

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，高校將很多公文傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，在一定程度上增加了電子文件的數(shù)量。通過(guò)相關(guān)實(shí)踐分析可知，對(duì)電子文件進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，可以使高校的重要信息得到有效保管，使檔案信息的價(jià)值充分展現(xiàn)。因此，管理人員要重視檔案文件的管理，做好以下工作：第一，構(gòu)建與電子文件管理維護(hù)有關(guān)的技術(shù)部門，確保電子文件管理流程的科學(xué)化，使電子文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有效銜接，確保整個(gè)流程的科學(xué)性、安全性，從而使電子文件的管理能力逐步增強(qiáng)。第二，提高管理人員的電子文件處理能力。對(duì)電子文件進(jìn)行管理時(shí)，管理人員需要做好與電子檔案有關(guān)的處理工作，比如設(shè)置電子檔案的文件格式、接收電子檔案、保存電子檔案等。第三，處理好電子文件的保存問(wèn)題。電子文件形成時(shí)是否可以長(zhǎng)期保存并未得到有關(guān)人員的驗(yàn)證。因此，管理人員需要注意電子文件的保存問(wèn)題，如果電子文件需要長(zhǎng)期保存，可以定期復(fù)制，避免檔案信息丟失。

2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員需要不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)，明確自身的責(zé)任，在檔案管理工作開展的過(guò)程中，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)以及先進(jìn)的技術(shù)，擴(kuò)展自身的知識(shí)面，利用自身的知識(shí)開展檔案信息的養(yǎng)護(hù)、整理以及管理工作等，不斷提高業(yè)務(wù)水平。此外，高校的領(lǐng)導(dǎo)人員需要根據(jù)檔案管理人員的自身情況，對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握更多的知識(shí)，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

2.4構(gòu)建多功能閱覽室

多功能閱覽室，顧名思義，可以在其中閱覽相應(yīng)的檔案信息。這為教師的教學(xué)、學(xué)生的學(xué)習(xí)提供了便利條件，并且可以使檔案信息資源的作用充分彰顯。在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員需要重視多功能閱覽室的構(gòu)建工作，需要為教職工、學(xué)生提供網(wǎng)絡(luò)咨詢、檔案檢索以及網(wǎng)絡(luò)查找等一系列服務(wù)，滿足高校相關(guān)人員的需求，推進(jìn)檔案信息管理水平的進(jìn)一步提高。

2.5構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案

網(wǎng)絡(luò)檔案的建立對(duì)于檔案管理效率的提高有著重要作用。第一，創(chuàng)建檔案網(wǎng)站，將部分檔案資源放置到網(wǎng)站當(dāng)中，教職工或者學(xué)生在需要檔案信息時(shí)，可以進(jìn)入檔案網(wǎng)站進(jìn)行查詢，這樣可以大大提高檔案服務(wù)的效率。同時(shí)，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)宣傳，促使檔案信息的利用率逐步提高。第二，購(gòu)買相應(yīng)的硬件設(shè)備。檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，離不開硬件設(shè)備的支持。購(gòu)買硬件設(shè)備，可以使網(wǎng)絡(luò)檔案信息的交換安全得到保障，并且可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的共享。通過(guò)以上分析可知，網(wǎng)絡(luò)檔案的構(gòu)建也是信息化建設(shè)中的一部分，該項(xiàng)工作的有效開展，可使檔案管理脫離傳統(tǒng)的管理模式，逐漸適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理需求。此外，教師在備課之前，可以直接在網(wǎng)絡(luò)檔案中搜索相關(guān)的教學(xué)內(nèi)容，從而使教學(xué)內(nèi)容變得更加豐富；學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中，如果存在疑問(wèn)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案搜索相應(yīng)的文獻(xiàn)資料來(lái)解決疑惑。因此，網(wǎng)絡(luò)檔案的構(gòu)建，不僅可以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步開展，而且能便利教師的教學(xué)以及學(xué)生的學(xué)習(xí)。

2.6加強(qiáng)信息安全化管理

檔案數(shù)字化建設(shè)需要重視安全問(wèn)題，只有確保檔案信息的安全，才能使檔案信息的作用充分發(fā)揮。在使用檔案信息的過(guò)程中，管理人員需要對(duì)檔案信息的使用進(jìn)行控制，做好檔案信息的安全保密工作是不容忽視的。對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，可以利用制度管理以及技術(shù)管理兩方面的措施，逐步推進(jìn)檔案信息的保密處理工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，管理人員需要管理機(jī)制，可以引用自動(dòng)控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)部分高深技術(shù)信息的自動(dòng)化控制。

2.7推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

現(xiàn)階段，各行各業(yè)不斷開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，已經(jīng)成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化，是信息資源共享以及交換的前提。如果高校不重視信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化，就會(huì)引發(fā)諸多問(wèn)題。現(xiàn)階段，各行各業(yè)都在推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，但這項(xiàng)工作仍然處于試驗(yàn)階段或探索階段，而且各高校使用的建設(shè)方法存在明顯差異。各高校在推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程當(dāng)中，會(huì)受到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度的影響，導(dǎo)致檔案信息資源的共享難以實(shí)現(xiàn)。標(biāo)準(zhǔn)化程度對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)有直接的影響。實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，不僅可以使各高校之間相互交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及文化知識(shí)，而且可以推進(jìn)教學(xué)體系的進(jìn)一步完善。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案管理人員需要推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，使檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享奠定良好基礎(chǔ)。

3結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)呈現(xiàn)迅速發(fā)展的趨勢(shì)，信息技術(shù)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，在一定程度上促進(jìn)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，使各個(gè)行業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到了顯著提升。對(duì)于檔案管理工作而言，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，可以促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展。此外，做好檔案管理工作對(duì)員工工作積極性的提高有著積極的作用。因此，高校需要重視檔案管理工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有效開展，創(chuàng)新檔案管理的理念，使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)階段時(shí)展的新需求，在高校的發(fā)展征途中完成好“服務(wù)大局、服務(wù)中心”的使命。

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作者:董傳芳 單位:山東中醫(yī)藥大學(xué)檔案館館員