民辦高校檔案管理工作創新研究

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【摘要】數字化時代促進了社會各個領域的發展，高校檔案管理便是其中之一。為了更好地提高檔案管理的效率和質量，各高校應加強對數字化信息技術的重視，創新管理模式。本文通過對部分民辦高校檔案管理工作的問卷調查，分析工作中存在的問題，闡述民辦高校檔案管理創新的必要性和信息化檔案管理的原則，并提出具體策略。

【關鍵詞】信息化背景；創新；民辦高校；檔案管理工作

民辦高校的檔案管理工作是基礎、繁瑣且具有服務性質的工作類型，所以檔案管理是高校工作中必不可少的一個環節。隨著時代信息化的發展，高校檔案管理逐漸從傳統的紙質化管理向電子化轉變，那么民辦高校檔案管理過程中的問題也就逐漸凸顯，嚴重影響了工作效率。筆者對此以問卷的形式對我省十幾所民辦高校檔案管理工作做了調查，發現以下幾個問題：

一、民辦高校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理觀念落后。在78%的民辦高校中，人們一直將工作重點放到教學管理方面，忽視檔案管理的創新工作，以至于各民辦高校在檔案管理方面的投入不足、管理觀念落后，從而直接影響檔案管理人員創新工作的積極性，影響管理效率。

（二）管理方法陳舊。在傳統檔案管理工作中，有65%的高校管理方法相對陳舊，單純靠人工進行檔案的搜集、整理、歸檔、查找等，管理工作既繁瑣、又枯燥，而且管理效率低下。盡管目前已經有35%的高校采用了信息化管理手段，但是也僅限于檔案的查詢和搜索，無法真正提高管理效率。

（三）管理人員素質偏低。在檔案管理工作中，有將近一半的管理人員是從學校各個部門抽調過來的，并不具備專業的檔案管理知識和經驗；還有少數一部分是年紀偏大的管理人員，無法靈活運用各種信息化軟件，從一定程度上遏制了檔案管理向信息化管理的推進和發展。

二、信息化民辦高校檔案管理工作創新的必要性

首先，信息化技術在高校檔案管理工作中的應用，實現了高校檔案管理的信息化、技術化管理，從根本上實現了學生檔案從紙質化檔案向電子化檔案的轉變，從而使檔案管理和信息化時代接軌，提高檔案管理效率。其次，信息化檔案管理以電子化設備替代了傳統的人工管理模式，既減輕管理人員的工作負擔，同時還能使信息查找、搜索等變得更加有效。最后，信息化檔案管理使各高校檔案之間建立一個統一共享平臺，實現了學生檔案信息的收集和共享，從而大大提升高校檔案管理效率。

三、信息化民辦高校檔案管理工作的原則

在高校信息化檔案管理過程中，為了滿足民辦高校在檔案管理中的不同需求，我們提出以下兩個原則：第一，雙軌制原則，即民辦高校檔案管理實行“紙質化”和“電子化”相結合的雙管理模式。一方面，紙質化檔案為正本保存，提高檔案的安全性和法律性；另一方面，電子化檔案作為副本保存，主要是便于人們查閱和使用，提高檔案管理工作的便捷性和高效性。第二，全周期管理原則，在民辦高校的檔案管理工作中我們需要明確，不僅僅是對檔案存儲和使用這么簡單，其中還包括檔案產生、存儲、銷毀等整個檔案周期的管理。所以，在信息化民辦高校檔案管理工作中，管理人員還要根據檔案不同時期的特點進行電子化檔案監督和使用，從而提高檔案管理效率。

四、信息化民辦高校檔案管理工作創新策略

（一）更新學校管理部門的檔案管理理念，加大資金投入。我們常說21世紀是信息發展的世紀，信息技術已經全面滲透到我們生活的各方各面，并逐漸影響我們的衣食住行。首先，作為高校管理者必須正視信息化時代給傳統檔案管理帶來的挑戰和機遇，及時轉變檔案管理理念，重視學校檔案管理部門的工作，并從傳統檔案管理模式中脫離出來，以一種發展的眼光看待信息化檔案管理，為檔案管理向信息化管理轉變奠定基礎。其次，學校管理部門人員要樹立現代化的檔案管理意識，并加大檔案管理部門的資金投入，引進先進的信息化電子設備，在人力、物力、財力等方面給予絕對的支持和重視。例如，管理部門可以設立檔案管理專項經費，購置必備的信息化辦公用品、加強人員配備、改善檔案工作的辦公條件等等。最后，學校管理部門要鼓勵檔案室工作人員進行工作創新，并根據員工的工作貢獻制定相應的獎懲措施，以此提高工作人員的工作積極性和工作效率，為民辦高校檔案管理工作向信息化管理發展奠定基礎。

（二）建立科學的檔案管理體系，完善高校檔案信息數據庫。建立科學的檔案管理體系是民辦高校信息化檔案中的重中之重，我們可以將這個過程分成以下幾個階段：第一，紙質化檔案的保存。傳統的紙質化檔案保存不僅容易出現丟失、不容易長期保存的問題，查找起來也非常麻煩。所以，信息化檔案管理可以將傳統的紙質檔案通過信息化技術掃描、拍照等數字化形式將紙質版轉化成數字版形式儲存到磁盤中，不但可以長期保存、節省資源，而且有利于查找和利用，使檔案管理更加便捷，提高工作效率。第二，整合檔案信息。隨著我國教育事業的發展，各民辦高校的畢業生也呈飛快的速度發展，每年高校都會隨著學生的入學、畢業等產生大量的學生檔案和電子文件。所以作為檔案管理人員還要利用信息化設備將電子檔案進行整合，做好校園網絡、辦公系統的整合和連接，實現全程電子化信息的傳輸和整理，從而保證檔案管理的連續性、完整性。第三，檔案信息分類。學生的檔案不僅是學生的學習、經歷、成就等等，還包括歸檔單位以前和以后產生的各種電子文件，所以作為高校檔案管理人員，還要及時將電子檔案信息分類，例如，圖片、文字、表格等等，還要包括學生檔案中的視頻錄像、錄音等等，做好學生資料的分類和整合。

（三）建立完善的檔案服務體系，實現高校各部門協同作業。可以說高校的檔案管理工作是一項服務型工作，所以在信息化檔案管理中，要求管理人員在整理、保存、歸檔的基礎上進行檔案的開發和利用。實現檔案的價值，同時也促進高校檔案服務模式創新發展。除此之外，還要建立完善的校園網絡和學校檔案管理系統，加強校園各部門之間的聯系和協同作業，設置每個教師專用的賬號和權限，根據每個教師的需求設置相應的查詢、修改和增加權限，對學生的檔案實時更新和跟進，同時還能減少檔案管理部門工作人員各種查詢的工作負擔，使其他教師可以在最快的時間內查詢到學生資料，實現檔案管理的及時性和實時性。例如，旗幟數字化檔案管理系統是一個集檔案管理系統、檔案采集系統以及網上查閱系統為一體的數字化管理平臺。我們可以在此平臺上實現檔案的收集、處理、整理保管等工作，還能實現多人協作、實時查詢等功能，是一套高效、快捷的信息化檔案管理體系。我們可以借鑒其經驗以自身高校檔案管理的特點進行個性化定制和修改，實現信息化檔案管理的目的。

（四）引進專業檔案管理人才，打造專業信息化檔案管理隊伍。在高校信息化檔案管理過程中，專業信息化檔案管理人才是保證信息化檔案管理的基礎和保障。首先，作為高校管理部門，要引進專業的信息化檔案管理人才，也可以從學校中選擇具有專業的檔案管理人才進行留校留任，保證高校檔案管理的專業性和時代性。例如，學校可以從人才市場引進高端信息技術人才，可以從本校定向培養有意向的學生等等。其次，學校要加強對檔案管理部門人員的培訓和再教育，讓相關的工作人員可以熟悉現代化信息技術，熟練使用信息化辦公軟件，從而實現民辦高校檔案管理從傳統紙質化管理向電子信息化的轉變。例如，學校可以定期組織學校檔案管理人員進行培訓，或者是由學校中專業的信息化檔案管理人員向大家傳授相關的工作經驗和信息化技術手段。最后，檔案管理人員在正確使用信息化檔案管理的同時確保網絡安全。我們知道網絡安全是全世界的一大難題。所以在信息化檔案管理過程中，還要加大對校園內網絡安全的管理，例如，安裝新型的網絡防盜、防木馬系統裝置，定期對電腦和網絡進行病毒查殺、掃描等等。

五、總結

信息化檔案管理是信息技術和高校檔案管理整合的必然趨勢，因此高校要更新學校管理部門的檔案管理理念，加大資金投入；建立科學的檔案管理體系，完善高校檔案信息數據庫；建立完善的檔案服務體系，實現高校各部門協同作業；注重打造專業信息化檔案管理隊伍，發揮信息化檔案管理最大的優勢，全面提高檔案管理的效率。

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作者:馮江博 單位:惠州經濟職業技術學院