基層單位檔案管理辦法

前言：本站為你精心整理了基層單位檔案管理辦法范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：基層單位處于管理和經(jīng)營活動(dòng)的第一線，在歷史的發(fā)展過程中保存了許多有價(jià)值的材料和信息，創(chuàng)新基層單位檔案管理辦法，有利于基層單位健康、持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層單位；文化傳承；檔案管理

1基層單位檔案管理的特點(diǎn)

檔案管理規(guī)范化是檔案工作的重要內(nèi)容，同時(shí)也是基礎(chǔ)性工作。1979年召開的全國文獻(xiàn)檢索標(biāo)準(zhǔn)化工作會(huì)議上就提出檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求。其后，則提出制定檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，國家也先后頒布《檔案著錄規(guī)則》等制度，從而為檔案整理、管理提供了有效的依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，新時(shí)期的檔案管理已經(jīng)呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，這就要求基層檔案工作者對(duì)新時(shí)期檔案管理的特點(diǎn)有清醒的認(rèn)識(shí)。具體說，主要包含以下三方面：一是規(guī)范性。規(guī)范性指的是事物發(fā)展過程需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度和工作流程，繼而形成相對(duì)穩(wěn)定和統(tǒng)一的管理體系，并對(duì)該體系不斷完善，最后達(dá)到高效、協(xié)調(diào)的目的。檔案管理只有確保規(guī)范，才能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求和為本單位提供翔實(shí)、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是信息性。信息性指的是依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)，在不改動(dòng)檔案原始內(nèi)容的基礎(chǔ)之上，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案的存儲(chǔ)、表現(xiàn)形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。檔案的信息化不僅能夠延長檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，還有利于擴(kuò)大檔案存儲(chǔ)的空間，節(jié)約檔案管理的成本，確保檔案資源可以被最大限度地利用。三是共享性。檔案管理的規(guī)范、秩序化，使檔案管理有了業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)指導(dǎo)，這樣可以避免一些耗時(shí)耗量的工作，從而幫助單位更加便利地開展工作，也有利于最大限度實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)互利共贏。

2基層單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

新時(shí)期是互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的天下，對(duì)基層檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，其挑戰(zhàn)主要來自三個(gè)方面：一是檔案資源的隱私問題。這里不僅關(guān)系到檔案管理的理念和技術(shù)，還涉及法律問題，現(xiàn)在很多地方單位已經(jīng)建立了新型的檔案管理系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)來優(yōu)化檔案管理過程。但是，信息化也是一把雙刃劍，給檔案管理帶來便利的同時(shí)也帶來了信息泄露的問題，如果管理不當(dāng)，很可能導(dǎo)致基層單位檔案的信息泄露，這是一個(gè)涉及隱私權(quán)的法律問題。而基層單位在信息化管理方面還存在很多漏洞，因而要高度重視。二是檔案儲(chǔ)存、管理技術(shù)的問題。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理確實(shí)非常便利，但大數(shù)據(jù)技術(shù)能否合理利用對(duì)基層單位卻是個(gè)挑戰(zhàn)。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量非常之大，而且數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理的技術(shù)非常多樣，所以很難保證每一個(gè)基層單位所使用的檔案管理硬件和軟件萬無一失。因而在使用新技術(shù)的同時(shí)，應(yīng)該考慮到引進(jìn)系統(tǒng)的錯(cuò)誤率問題，要確保在使用時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤在可以接受的范圍之內(nèi)。同時(shí)，通過云計(jì)算來實(shí)現(xiàn)平行運(yùn)算，這是需要利用通用的軟件和硬件來實(shí)現(xiàn)的。三是基層單位檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的問題。當(dāng)前檔案的管理更多是朝精細(xì)化管理方向靠近，所以基層單位檔案管理工作量會(huì)不斷增加，而有些基層單位檔案管理崗位人員數(shù)量有限，甚至有些單位由兼職人員來管理檔案，這些基層單位都存在人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性和專業(yè)性等問題。尤其是在當(dāng)前時(shí)代，無論是檔案管理的新設(shè)備還是新技術(shù)的運(yùn)用都對(duì)基層單位檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。基層單位檔案工作人員無法回避這個(gè)問題，所以需要熟練掌握檔案管理信息化管理的方式和具體操作技術(shù)，還需要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的技術(shù)特點(diǎn)，掌握現(xiàn)代的檔案處理技術(shù)。

3基層單位檔案管理新思路

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化檔案意識(shí)。基層單位檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新，首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化檔案意識(shí)。對(duì)于一個(gè)單位來說，如果領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，則這項(xiàng)工作開展就更加順利。因此，基層單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，要將檔案管理納入日常的議事日程中，這樣才能夠營造良好的氛圍。其次是基層單位要給辦理檔案的群眾提供便利的查閱服務(wù)、溫馨的服務(wù)環(huán)境。同時(shí)，基層單位的檔案管理還要采取多種途徑讓檔案管理工作走向社會(huì)，讓更多的人民群眾知道檔案，對(duì)基層單位檔案工作有更多的了解，從而縮小民眾和基層單位檔案之間的差距，方便人民群眾查閱檔案、辦理與檔案相關(guān)的事情，讓更多的人體會(huì)到個(gè)人檔案和生活息息相關(guān)，從而強(qiáng)化他們的檔案意識(shí)。除此之外，檔案觀念的轉(zhuǎn)變要從一般意義上升到法律的高度，要對(duì)檔案工作有全面、系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)；要從局部觀念向整體觀念轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的高度整合；要從內(nèi)部檔案工作到關(guān)注下屬機(jī)構(gòu)檔案工作轉(zhuǎn)變，從而推動(dòng)檔案管理工作向縱深發(fā)展。

3.2培養(yǎng)人才，樹立積極作為的意識(shí)。檔案管理的效果最終落實(shí)到人的身上，而當(dāng)前基層單位卻面臨缺少復(fù)合型人才的問題。因此要加快推進(jìn)檔案管理工作的步伐，基層單位要優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)復(fù)合型人才，提升檔案管理的效果。因?yàn)闄n案工作的專業(yè)性比較強(qiáng)，要承擔(dān)起檔案管理的職責(zé)，必須經(jīng)過系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。正因?yàn)槿绱耍鶎訂挝粰n案工作人員需要有使命意識(shí)，要主動(dòng)去學(xué)習(xí)和鉆研工作中的問題，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)能力，切實(shí)履行好自己的職責(zé)。基層單位領(lǐng)導(dǎo)要重視單位的檔案人才建設(shè)，對(duì)外要重視引進(jìn)懂得大數(shù)據(jù)知識(shí)和檔案管理的復(fù)合型人才，對(duì)內(nèi)要加強(qiáng)投入，為在崗檔案工作人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使檔案工作人員能夠進(jìn)一步開闊視野，從其他單位吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。與此同時(shí)，各級(jí)的檔案行政部門也要加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，推動(dòng)基層單位檔案管理水平提升。基層單位檔案工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)一個(gè)單位的重要性，只有基于這種認(rèn)識(shí)，才能夠真正發(fā)揮檔案在基層單位科學(xué)管理、服務(wù)過程中的重要作用。對(duì)基層單位來說，專門從事檔案管理工作的人較少，而檔案管理本身又是一個(gè)系統(tǒng)、繁瑣的工作，所以很容易出現(xiàn)疲于應(yīng)付的狀況，這固然是客觀原因。但是，檔案管理質(zhì)量上不去關(guān)鍵原因還是在于工作人員缺乏主觀能動(dòng)性，沒有積極作為的意識(shí)。基于這樣一種現(xiàn)狀，基層單位檔案管理人員要注意揚(yáng)長避短，要認(rèn)識(shí)到檔案資源的巨大能量，充分發(fā)揮基層單位檔案資源信息的優(yōu)勢(shì)，這樣既能凸顯檔案的價(jià)值，也能凸顯自身工作的價(jià)值。比如說有些基層單位因?yàn)閱挝恍再|(zhì)特殊，檔案資源是獨(dú)一無二的，這些檔案無疑具有非常重要的價(jià)值，而作為管理這些檔案的工作人員，應(yīng)該有榮譽(yù)感和使命感，更應(yīng)該有責(zé)任感，努力將自己的工作做到最好。

3.3嚴(yán)把關(guān)檔案形成環(huán)節(jié)，確保檔案管理做細(xì)、做規(guī)范。檔案最終形成要?dú)v經(jīng)幾個(gè)主要的環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)是否高質(zhì)量完成關(guān)系到檔案的質(zhì)量和價(jià)值，所以需要嚴(yán)把關(guān)每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理做細(xì)、做規(guī)范。一是嚴(yán)把檔案收集關(guān)。資料收集是檔案管理的源頭，如果收集工作做不好，收集的材料不齊、質(zhì)量不高，后續(xù)的檔案管理工作就無從談起了。在檔案收集環(huán)節(jié)，基層單位應(yīng)該嚴(yán)格依照國家法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，收集應(yīng)該收集的檔案，對(duì)于達(dá)不到收集要求的檔案，應(yīng)該按照相關(guān)要求進(jìn)行處理。具體來說，基層單位的檔案一般包括業(yè)務(wù)、實(shí)物、人事、音頻、視頻等多個(gè)類型的檔案，應(yīng)該針對(duì)每一類檔案確定檔案工作人員的具體責(zé)任。二是嚴(yán)把檔案整理關(guān)。檔案整理指的是將比較零亂的檔案加以整理的過程，這個(gè)過程需要將收集的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)等，最后建立卷宗。這一過程是檔案最終成形的核心環(huán)節(jié)，要科學(xué)把握檔案的特點(diǎn)以及形成的規(guī)律分類整理；要弄清楚各個(gè)檔案之間的聯(lián)系和區(qū)別，區(qū)別不同檔案的價(jià)值和存儲(chǔ)期限，這樣便于后期的保管和利用；要統(tǒng)一制定檔案整理的具體標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作人員要仔細(xì)鑒別整理過的檔案，在這個(gè)過程中還要注意檔案的“去偽”和完整性，要確保整理的檔案完整、手續(xù)完備和具有保存價(jià)值。三是嚴(yán)把檔案存放關(guān)。這個(gè)環(huán)節(jié)是建立在前期檔案收集、整理環(huán)節(jié)無誤的基礎(chǔ)之上，一般基層單位檔案都存放在檔案庫房。為了確保檔案存放得更加規(guī)范，存放的時(shí)候應(yīng)該按照國家規(guī)定使用指定的檔案盒，并貼好標(biāo)簽、制定好目錄。除此之外，對(duì)于有些比較特殊的檔案應(yīng)該在檔案盒的側(cè)面做好標(biāo)記，這樣可以將檔案內(nèi)容在檔案盒上清晰反映出來，以示區(qū)分，容易查找。

3.4重視檔案的數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，人類已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理檔案，使檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)前許多單位不斷嘗試、探索的目標(biāo)，部分大型檔案館、圖書館、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)中心等這些特殊的部門已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理。對(duì)于基層單位來說，完全實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可能還有一些難度，畢竟我國基層單位數(shù)量非常多，而且很多經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)基層單位設(shè)施條件非常落后，所以這個(gè)目標(biāo)需要一步步完成，但必須引起基層單位的重視。基層單位檔案除了涉及保密的檔案外，很多檔案都是需要永久保管的，所以將這些檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，就能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙向管理。紙張保存的時(shí)間畢竟有限，到一定時(shí)間就會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、易碎等現(xiàn)象，如果平時(shí)保管不好，還會(huì)因?yàn)榘l(fā)霉、蟲蛀等問題導(dǎo)致檔案損毀，而數(shù)字化檔案就可以避免這些問題。因此，基層單位要逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平[J].山東社會(huì)科學(xué),2011(1)．

[2]楊惠芬.關(guān)注基層檔案管理工作現(xiàn)狀探索新階段檔案管理新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(13)．

[3]任漢中.檔案文化:一個(gè)十分糾結(jié)的論題——淺述檔案文化研究的幾個(gè)問題[J].檔案管理,2016(2).

[4]施玉燕.關(guān)于推進(jìn)基層檔案建設(shè)的思考[J]檔案與建設(shè),2017(6)．

[5]馬素萍.關(guān)于檔案文化建設(shè)若干問題的思考[J].北京檔案,2014(8)．

[6]盛楊.新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路[J].黑龍江檔案,2016(3)．

[7]孫希英.基層單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].卷宗,2016(2).

作者:韓卓泉