新公共服務(wù)理論下的高校人事檔案管理

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摘要：本文基于新公共服務(wù)理論視角下研究高校人事檔案的管理，主要從新公共服務(wù)理論產(chǎn)生的背景及內(nèi)容、新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理存在的問題及解決問題的建議三個方面加以闡述，希望探索出新時期高校人事檔案新的管理模式。

關(guān)鍵詞：新公共服務(wù)理論；高校；人事檔案管理

在信息技術(shù)革命的推動下，20世紀(jì)中后期，經(jīng)營環(huán)境變得更為復(fù)雜。為了適應(yīng)時代的發(fā)展變化，西方各國都希望變革政府，“新公共管理運(yùn)動”正是在此背景下誕生，這一運(yùn)動后來又被稱為“政府再造運(yùn)動”。隨著民主思想的普及，政府更多是采取各種措施來保障公民的合法權(quán)益，這一理論隨后就被拋棄了，人們更多開始反思效率與公平的真正含義，由此誕生了“新公共服務(wù)理論”。這一理論是對新公共管理理論的補(bǔ)充和進(jìn)一步完善，其內(nèi)容主要為：政府是屬于全體公民的。政府應(yīng)該重新定位自己的角色，職能應(yīng)該是服務(wù)，而不是掌舵；其責(zé)任是為了全體公民服務(wù)，而不是為客戶服務(wù)；政府應(yīng)該想辦法幫助公民表達(dá)其公共需求，想辦法滿足他們的公共利益，為全體公民普遍的利益負(fù)責(zé)；政府需要創(chuàng)造寬松和不受約束的環(huán)境，和民眾溝通，共同討論社會發(fā)展的方向。

1新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理存在問題

1.1學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工檔案意識薄弱。高校人事檔案工作的首要問題就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識比較薄弱。從當(dāng)前普遍情況看，高校人事檔案管理機(jī)構(gòu)絕大部分都設(shè)置在人事部和組織部，很少有高校將廣大教職工的檔案交給檔案館管理。在這種管理模式下，人事部門和組織部門很多時候因?yàn)橥瓿刹块T工作而耽誤檔案管理工作。除此之外，高校眾多教職工本人對檔案的認(rèn)識不足，對自己的人事檔案也不夠重視。教職工本人不清楚應(yīng)該向?qū)W校存入哪些檔案，所以無法及時將這些材料上交給學(xué)校檔案部門。還有的教師從來不關(guān)心個人人事檔案，只是在需要核查學(xué)籍、評職稱的時候才會想起來核查自己的檔案，發(fā)現(xiàn)檔案沒有轉(zhuǎn)入所在的單位才開始關(guān)注，這類現(xiàn)象比較多。除此之外，教職工在填寫相關(guān)材料的時候比較隨意，無法保證所填資料的準(zhǔn)確性。

1.2對高校人事檔案工作監(jiān)督不力。從當(dāng)前情況來看，高校人事檔案的整體管理、服務(wù)水平還有待提高，這與高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對人事檔案工作監(jiān)督不力有關(guān)。除此之外，按照檔案管理規(guī)定，在對檔案實(shí)行分級管理以后，同級的檔案行政管理部門也應(yīng)該加強(qiáng)對其監(jiān)督[2]，但現(xiàn)實(shí)中這一環(huán)節(jié)并沒有落實(shí)。正是因?yàn)樯舷碌谋O(jiān)督缺位，沒有執(zhí)行相應(yīng)的監(jiān)督措施，使得有些高校人事檔案管理比較混亂，甚至還出現(xiàn)了更換、偽造檔案的事件。如果任由這種情況發(fā)展，很難提升高校人事檔案工作的水平，其公共服務(wù)的性質(zhì)也就無從談起了。

1.3高校人事檔案靜態(tài)管理模式比較落后。從目前來看，高校人事檔案管理是呈現(xiàn)的靜態(tài)管理模式。也就是說，從教職工入職以來，檔案資料收集、整理工作已經(jīng)完成，對于普通教職工來說，基本不會補(bǔ)充其他材料，導(dǎo)致整個人事檔案的管理呈現(xiàn)靜態(tài)的模式。而動態(tài)性是檔案管理的主要特征，對高校人事檔案管理來說也是如此。人事檔案是以人為單位來立卷的，每一個人都是檔案的主體，通過檔案書寫著個人的歷史，但這段歷史是動態(tài)的，甚至可能每天都在發(fā)生變化。為了適應(yīng)高校人事檔案的工作需要，檔案管理部門需要經(jīng)常向相關(guān)部門收集考核、獎懲及任免等方面材料，還要收集能夠反映出教職工的品行、業(yè)績及能力等方面的材料，這樣才使人事檔案進(jìn)一步完善和充實(shí)。但是，因?yàn)椴糠指咝θ耸聶n案補(bǔ)充和更新不夠重視，導(dǎo)致很多資料都沒有及時收集和整理。長此以往，這些材料后期補(bǔ)充非常困難，這種靜態(tài)的管理模式導(dǎo)致整個檔案管理水平相對低下。

1.4高校人事檔案托管影響檔案開發(fā)利用。高校人事檔案涉及在編和不在編的問題。在編的人事檔案一般是由學(xué)校人事部門統(tǒng)一管理，而編制外的教職工檔案則實(shí)行的是人事制度，這些教職工檔案分散在人才市場、生源地等地方被托管。教職工人事檔案被分散管理會導(dǎo)致出現(xiàn)如下問題：一是每年產(chǎn)生的考核、任免、獎懲等相關(guān)材料無法及時歸檔，從而影響了檔案的完整性。二是檔案工作效率降低。因?yàn)樵S多教職工檔案托管在外地，很多時候都需要到檔案托管地開具相關(guān)的證明，不僅要遭受舟車勞頓之苦，還可能面臨檔案審核的問題，影響了檔案工作的效率。三是檔案的開發(fā)利用受到影響。因?yàn)闄n案托管在外地，學(xué)校人事部門無法及時了解教職工的檔案信息，更不用說對其開發(fā)利用。

1.5高校人事檔案信息化建設(shè)滯后。受多種原因的影響，當(dāng)前很多高校人事檔案信息化建設(shè)滯后，信息化水平較低。很多高校人事檔案工作在材料收集整理、歸檔這些環(huán)節(jié)，基本都是采用手工操作模式。檔案的載體主要是紙質(zhì)，平常的查詢、傳遞等都要調(diào)出紙質(zhì)檔案，工作量較大，效率低下。

1.6人才流動頻繁導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動高校人事制度深化改革，人才流動更加靈活，而戶籍對檔案的捆綁作用逐漸弱化，使得人事檔案的管理也出現(xiàn)了新的變化。尤其是高校的改革，使得人才競爭也更加激烈，“跳槽”事件已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。[3]人才頻繁流動，人事檔案的流動也不斷加快，導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象也不斷增多，這就對高校人事檔案管理提出了更高的要求。所謂“棄檔”現(xiàn)象，也就是人在單位離職后不辦理人事檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，或者到新單位后重新建立人事檔案的現(xiàn)象。一般情況下，高校教職工離職或者是被辭退，在辦理了相關(guān)離職手續(xù)之后，其人事檔案應(yīng)該在辦理離職手續(xù)后一個月內(nèi)轉(zhuǎn)接到新的單位或者是檔案托管機(jī)構(gòu)。但在現(xiàn)實(shí)中，很多教職工離職后對自己的人事檔案不聞不問，根本無視其重要性。即便是負(fù)責(zé)人事檔案工作人員反復(fù)催辦都不辦理，以前的人事檔案直接棄用，使得這些檔案常年被積壓在原學(xué)校的檔案庫房里。此外，一些高校為了吸引高水平人才加盟，有時甚至特批不需要將原來的人事檔案遷入本校，可以在新加入的學(xué)校重新建立人事檔案，采用這種方式來爭奪人才。[4]但是，到新單位重新建立人事檔案，因?yàn)榻n案的內(nèi)容缺乏必要的監(jiān)督，內(nèi)容的真實(shí)性往往大打折扣，這就增加了新單位檔案管理的難度，不利于規(guī)范管理。

2新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理的新路徑

2.1強(qiáng)化高校檔案工作人員和廣大教職工的檔案意識。強(qiáng)化檔案意識首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，徹底摒棄以往“檔案不重要”的觀念，認(rèn)識到人事檔案工作的好壞與高校人事工作質(zhì)量好壞有直接關(guān)系。尤其是分管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視人事檔案的管理工作。同時，教職工也要強(qiáng)化自身的檔案意識，認(rèn)識到檔案對其一生的重要影響。從新公共服務(wù)理論視角看，學(xué)校人事檔案工作是一個全員性工作，關(guān)系到全校教職工每一個人的利益。人事檔案管理部門則是為教職工傳遞和存儲信息，也是教職工利用信息的窗口。因此，人事檔案管理部門要同學(xué)校檔案館加強(qiáng)聯(lián)系，定期對相關(guān)部門的教職工開展檔案知識培訓(xùn)，讓大家對檔案有更多的了解，從而增強(qiáng)其主動提交檔案資料的意識。

2.2高校要確保檔案公共服務(wù)職能的履行。檔案機(jī)構(gòu)的公共服務(wù)性是其重要屬性，從新公共服務(wù)理論視角看，高校人事檔案管理應(yīng)該從社會和廣大教職工角度來看，將其作為服務(wù)的主要對象，確保服務(wù)的形式、內(nèi)容及具體措施都有本質(zhì)的提升。因此，高校人事檔案部門應(yīng)該充分了解教職工需求，為教職工提供更具有針對性的檔案信息，從而滿足教職工的檔案需求。學(xué)校通過完善人事檔案管理工作，使人事檔案成為學(xué)校的重要資源，使其成為學(xué)校挖掘、引進(jìn)人才的重要參考依據(jù)。

2.3高校要對人事檔案實(shí)行動態(tài)管理。從高校人事檔案管理內(nèi)容來看，基本是相同的，主要包含了教職工的個人信息、政治情況、社會關(guān)系等，一般不包括反映其能力、信用等信息的情況。[5]當(dāng)前，高校人事檔案管理一個很大的問題就是其靜態(tài)管理模式。在這種管理模式下，高校人事檔案無法系統(tǒng)、全面地反映教職工在校期間的變化和發(fā)展情況，也無法展現(xiàn)教職工的優(yōu)勢及特色。因此，應(yīng)該實(shí)行動態(tài)管理，除了基礎(chǔ)信息類的檔案之外，還要及時補(bǔ)充教職工參加教學(xué)科研情況、進(jìn)修培訓(xùn)情況、獎懲情況以及學(xué)校和學(xué)生的評價情況等方面的內(nèi)容，而且要及時更新相關(guān)信息，確保廣大教職工的人事檔案是處于一個不斷變化的狀態(tài)。

2.4推動高校人事檔案工作信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是整個檔案工作的重要內(nèi)容，高校人事檔案作為檔案的重要組成部分，開展信息化建設(shè)也是大勢所趨。高校人事檔案信息化建設(shè)除了使人事檔案規(guī)范化管理之外，還有一個非常重要的優(yōu)點(diǎn)就是可以徹底解決“棄檔”問題，從而保證檔案的相關(guān)信息能夠得到充分利用。[6]因此，高校應(yīng)建立全文數(shù)據(jù)庫，將人事檔案相關(guān)信息全部錄入到數(shù)據(jù)庫中，平時的管理只需要查閱數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容就能夠了解教職工的信息。同時，將教職工人事檔案信息化加工以后，可以通過計算機(jī)直接更新相關(guān)信息，校內(nèi)各部門也可以進(jìn)入數(shù)據(jù)平臺及時查閱教職工信息，確保教職工檔案信息共享，充分發(fā)揮其價值。

參考文獻(xiàn)：

[1][美]珍妮特•V•登哈特(JanetV•Denhardt)，羅伯特•B•登哈特(RobertB•Denhardt)．新公共服務(wù)——服務(wù),而不是掌舵[M].丁煌譯,北京:中國人民大學(xué)出版社,2010：11.

[2]中共中央組織部,國家檔案局.干部檔案工作條例(1990年修訂).第一章第四條.

[3]陳宇萍.基于新公共服務(wù)理論的福建省高校人事檔案管理研究[D].華僑大學(xué),2018:26.

[4]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革途徑[J].中國行政管理,2013(6):99-102.

[5]陳宇萍.基于新公共服務(wù)理論的福建省高校人事檔案管理研究[D].華僑大學(xué),2018:39.

[6]劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版),2011(5):141-143.

作者:霍奇道 單位:無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院