高校檔案管理科學規(guī)劃與創(chuàng)新路徑

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【摘要】電子化、信息化、網絡化是我國高校檔案管理方式的發(fā)展趨勢，可以大幅提高檔案處理效率，實現(xiàn)檔案管理共享化、服務化。本文分析了高校檔案管理基礎建設的主要內容，并對其科學規(guī)劃和創(chuàng)新路徑進行了簡要探討。

【關鍵詞】高校檔案管理；科學規(guī)劃；創(chuàng)新路徑

高校檔案是在校師生信息、校園行政管理、校外溝通合作、校園活動與校園文化的集合體。目前，我國高校檔案正在經歷數(shù)字化、網絡化的創(chuàng)新，電子文檔逐步代替紙質文檔，網絡數(shù)據(jù)信息庫逐步代替檔案室，網頁索引、數(shù)字操作逐步代替人工查找、歸檔，極大地提高了工作效率，減輕了檔案工作人員的工作負擔。在實現(xiàn)高校檔案信息化、網絡化的過程中，離不開對檔案管理的基礎建設進行科學規(guī)劃與路徑創(chuàng)新。

一、高校檔案管理基礎建設的內容

基礎建設是管理工作的物質前提與執(zhí)行保障，需要從頂層設計上進行科學規(guī)劃。高校檔案管理的基礎建設包括：對舊有的館藏檔案進行數(shù)字化處理，建立電子文檔的收集、存儲體系，以及建立數(shù)字化檔案資源數(shù)據(jù)庫。高校檔案的信息化過程覆蓋面很廣，不僅針對新收集的信息，還需要整合舊有的館藏檔案。由于多數(shù)館藏檔案是紙質文件，對其進行掃描不僅效率高，而且能較好地保存舊有檔案的原始面貌。掃描后的舊檔案將被及時儲存到檔案資源數(shù)據(jù)庫中。辦公自動化、信息化，使傳統(tǒng)紙質、手寫檔案的使用比重慢慢降低，電子文檔和網絡傳輸成為主流，電子文檔收集、存儲體系能將高校的日常文檔直接傳輸?shù)綑n案資源數(shù)據(jù)庫，是對文檔進行直接處理的數(shù)字化管理路徑。檔案資源數(shù)據(jù)庫是高校檔案的數(shù)據(jù)化存儲集成，是高校檔案信息的總和。通過目錄、搜索引擎等工具不僅有助于學校師生實現(xiàn)信息的網絡化共享，還可以更好的實現(xiàn)檔案管理工作的服務職能。這需要高校具備獨立的信息儲存設備、信息處理技術和信息服務能力。

二、高校檔案管理基礎建設的科學規(guī)劃

高校檔案管理體系的建成需要逐步、全面的基礎建設，而基礎建設需要科學的規(guī)劃來制定建設工作的主次、步驟。

（一）形成信息化檔案管理觀念。信息化的檔案管理不是碎片、割裂的，而是整體、協(xié)調的。很多高校的檔案信息化建設只局限在某些簡單領域，缺乏應有的整體觀念。這需要各高校從規(guī)劃層面對檔案信息化樹立正確認識，認識檔案信息化的必然趨勢，組織檔案管理工作者進行技能培訓，并向各部門普及檔案信息化概念，推動各部門進行檔案資源共享與合作，從而為跨部門、跨領域的管理合作打下堅實基礎。

（二）對檔案管理提供人、物力支持。檔案信息化管理需要專業(yè)的信息技術團隊和單獨部門進行操作、維護，這需要各高校成立、組織專業(yè)的檔案信息管理部門，積極招納、培養(yǎng)信息技術人才，形成相關人才管理、獎懲辦法。此外，校方還要提供相應的物資支持，因為信息化建設需要大量電子設備以及獨立的運行空間，而信息設備的日常維護、耗材更替都需要持續(xù)不斷的物資保障和后勤補給，如網絡、電力的合理分配。

（三）建立規(guī)范的檔案管理體系。高校檔案管理系統(tǒng)必須能夠兼容全校的檔案信息格式，才能夠保證全校資源的有效共享、交接，這就需要在全校范圍內制定規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，從檔案格式、平臺參數(shù)、網絡鏈接等方面確保學校檔案體系的格式自洽。同時，高校還要與政府教育部門以及其他學校進行充分溝通，盡快建成社會通用的教育檔案信息平臺，實現(xiàn)教育信息的全社會共享。

三、高校檔案管理基礎建設的創(chuàng)新路徑

高校檔案管理的信息化建設是我國信息化進程的重要體現(xiàn)，由于高校檔案的重要性、復雜性、公正性特點，其檔案管理制度的建設不應簡單照搬其他社會單位，而應結合各高校的自身特點進行針對、有效的建設路徑上的創(chuàng)新，探索出符合我國高校特點的檔案管理體系。

（一）“大數(shù)據(jù)”思維助推高校檔案應用。“大數(shù)據(jù)”思維是目前非常流行的信息收集、分析、處理觀念，在當今社會生活的方方面面都扮演著重要作用。“大數(shù)據(jù)”通過對大量數(shù)據(jù)的積累收集，結合相應模型理論，通過精準的分析計算，推導出某一現(xiàn)象的根本原因、某一領域的發(fā)展趨勢，以及某一群體的行為特征。這種方法可以用來進行高校的檔案管理，從而使學校可以根據(jù)校內真實狀況，主動地引導、參與學校的管理工作。如對學生考勤檔案進行分析，得出缺勤、缺課原因，從而有針對性的進行輔導、溝通和限制。

（二）“人工智能”實現(xiàn)檔案管理服務轉向。除了“大數(shù)據(jù)”，“人工智能”也是目前信息技術的創(chuàng)新亮點。利用“人工智能”的自主性、穩(wěn)定性、準確性，學校可以自主開發(fā)各種軟件或網頁，利用信息技術實現(xiàn)行政工作的簡化、學籍成績的管理，還可以開發(fā)學生日常生活的服務客戶端等，一方面可以提高高校的工作效率，一方面還可以更好地為在校師生服務。

四、總結

高校檔案管理的基礎建設，需要進行科學的規(guī)劃與管理路徑的創(chuàng)新。因此，各高校需要做好觀念認識、人力物資、管理體系三方面的科學布局，并結合自身特點，充分利用“大數(shù)據(jù)”、“人工智能”等創(chuàng)新手段，豐富高校檔案的管理路徑，從而為高校的檔案信息建設打好基礎。

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作者:李瑩