知識經(jīng)濟(jì)時代下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

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如今，由于知識經(jīng)濟(jì)得到了快速迅猛的發(fā)展，企業(yè)也成為知識管理的前沿。企業(yè)檔案管理工作就是一項知識管理工作。同時，企業(yè)的檔案管理部門也是最能深刻地感受到知識經(jīng)濟(jì)時展的部門。可是，知識經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展也給企業(yè)檔案館帶來了一定的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案部門也開始不滿足于現(xiàn)狀，進(jìn)行一定的改革創(chuàng)新來實現(xiàn)知識管理。實際上，企業(yè)檔案部門所要做的就是通過對人才、管理、信息戰(zhàn)略的調(diào)整，來實現(xiàn)知識與信息在企業(yè)檔案中的最佳結(jié)合，并能夠創(chuàng)造出最大的價值，從而達(dá)到發(fā)展檔案事業(yè)的目的。企業(yè)檔案館同時面臨著知識經(jīng)濟(jì)和信息化所帶來的沖擊，迫于形勢的要求，我們必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，對企業(yè)檔案管理進(jìn)行一定的改革和創(chuàng)新。多方位、多角度地審視知識經(jīng)濟(jì)對企業(yè)檔案管理提出的要求，重新定位企業(yè)檔案館的服務(wù)功能，進(jìn)而找到更為有效的檔案管理創(chuàng)新方法和手段。

一、知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案館面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來，信息和知識已經(jīng)逐步成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會發(fā)展過程中非常重要的影響因素。信息化的快速發(fā)展，使得信息的產(chǎn)生、傳遞以及共享在一定程度上得到了很大的提升。在企業(yè)中，信息的生成速度和信息量越來越大，而且這些生成的信息中，有很大一部分都是一些沒有經(jīng)過篩選、整理的，或者有些只是經(jīng)過簡單的粗加工的信息源。無形中增加了企業(yè)檔案管理過程中查詢資料的難度。只有當(dāng)這些生成的信息和知識經(jīng)過篩選整理加工轉(zhuǎn)化成為系統(tǒng)化的知識和一些編研產(chǎn)品，同時與人的內(nèi)在動力相結(jié)合，才能夠真正改變檔案館的結(jié)構(gòu)，為檔案館的持續(xù)發(fā)展注入力量。因而，在這個傳遞接收的過程中，怎樣將大量且無序的信息和經(jīng)驗知識經(jīng)過整理和加工，使其以最優(yōu)異的形式呈現(xiàn)給利用者，從而能切實為人們所用，提高人們處理問題、解決問題的速度和能力將成為知識經(jīng)濟(jì)時代越來越重要的問題。在解決這一問題的過程中，給企業(yè)檔案館提供了良好的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因為企業(yè)檔案館不僅接收文件資料、組織文件資料、管理文件資料為主要功能，同時也以為利用者提供知識為主要功能。但長期以來，企業(yè)檔案館還是以人工服務(wù)為主要的服務(wù)方式，不僅信息化速度慢，檔案管理人員的綜合能力也不高。因此，企業(yè)檔案館如何抓住知識經(jīng)濟(jì)時代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在發(fā)展過程中進(jìn)行全新定位，并進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，是企業(yè)檔案館發(fā)展中最需要解決的問題。

二、知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案館的重新定位

1.從企業(yè)檔案館自身角度分析。企業(yè)檔案館經(jīng)過長期的發(fā)展，產(chǎn)生和積累了大量的文件資料，然而在發(fā)展過程中更重要的是，它為社會提供了關(guān)于如何組織知識、管理知識的很多經(jīng)驗和辦法。單從企業(yè)檔案館能夠提供的信息內(nèi)容上來看，更加側(cè)重于知識性、史料性。除此之外，它還提供了企業(yè)檔案利用過程中的一些查找解決方案，或者在發(fā)展過程中衍生了一些知識的系統(tǒng)工具。企業(yè)檔案館現(xiàn)在不僅可以提供一份文件資料，一份照片檔案等，更多的是可以提供一些主題知識的編研產(chǎn)品。尤其是編研產(chǎn)品，不僅能夠滿足利用者的需求，而且能夠發(fā)揮企業(yè)檔案館自身獨具的優(yōu)勢。2.從企業(yè)檔案館的信息技術(shù)角度分析。在過去，甚至現(xiàn)在有的企業(yè)檔案館也是如此，檔案館只通過辦公軟件來對文件資料做簡單的處理，方便提供利用，但是根本沒有達(dá)到自動化。隨著信息技術(shù)和一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及企業(yè)知識密集化程度的持續(xù)提高，高新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，隨之出現(xiàn)了線上檢索和網(wǎng)上傳閱等信息化工具，為企業(yè)檔案館改善用戶的利用服務(wù)方式，以及建立電子化的新型服務(wù)模式提供了必要條件。另外，由于信息資源開發(fā)的全面數(shù)字化，對信息服務(wù)機(jī)構(gòu)提出了更高的要求，要求服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠自能化地獲取各種想要的信息和知識資源。因此，企業(yè)檔案館可以利用這絕佳的機(jī)會，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，強(qiáng)化自身優(yōu)勢，進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)擴(kuò)展。3.從利用者的角度進(jìn)行分析。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得信息和知識可以直接面向利用者。在全新的知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息原文變得越來越方便，這樣就使得用戶對信息知識的需求發(fā)生了轉(zhuǎn)移，即：怎樣提高知識的獲取能力，怎樣來辨識文件的相關(guān)性，怎樣辨別文件是否有用等。因此，企業(yè)檔案館應(yīng)該從利用者的角度出發(fā)，把企業(yè)內(nèi)部生成的信息和知識經(jīng)過整理轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)化的知識，這樣才能為利用者提供更有價值的服務(wù)，進(jìn)而也可以提高企業(yè)檔案館的地位。

三、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必要性

知識經(jīng)濟(jì)以及“衍生”的知識管理對企業(yè)的檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。如何面對挑戰(zhàn)，關(guān)鍵在于能夠科學(xué)管理，在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，將知識管理的觀念和方法貫穿于企業(yè)檔案管理工作中，這就要求檔案管理必須創(chuàng)新。因而，企業(yè)檔案館要迎接知識經(jīng)濟(jì)所帶來的挑戰(zhàn)必須要在管理上進(jìn)行改革創(chuàng)新。首先，企業(yè)檔案管理創(chuàng)新能夠提高企業(yè)檔案館的整體管理水平。檔案工作本身不僅是一個企業(yè)能夠加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制的非常重要的基礎(chǔ)，同時也是一個企業(yè)以及該企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)接受各項審計、檢查的重要基礎(chǔ)。對于一個企業(yè)來說，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項工作和員工的各種活動過程中的直接記錄，通過企業(yè)檔案能夠?qū)υ撈髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工以及企業(yè)的各個工作流程進(jìn)行監(jiān)督和檢查。企業(yè)檔案工作也是一個企業(yè)的窗口，企業(yè)檔案工作的水平可以體現(xiàn)出企業(yè)的整體管理水平。現(xiàn)在，一個企業(yè)的檔案工作已經(jīng)不僅限于加強(qiáng)對企業(yè)檔案自身的管理，而是要立足于通過加強(qiáng)對企業(yè)檔案的管理來提升該企業(yè)的整體管理水平。其次，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新也是一個企業(yè)檔案管理工作自身發(fā)展的需要。企業(yè)的檔案管理工作一定要緊跟企業(yè)發(fā)展步伐，不能夠滯后。如果一個企業(yè)檔案不被利用，而常年沉睡在檔案庫房里，那樣的話，就會成為該企業(yè)的負(fù)擔(dān)和包袱。長此以往，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也不會重視該企業(yè)的檔案工作。企業(yè)檔案管理工作要持續(xù)發(fā)展，就要進(jìn)行內(nèi)部的挖掘和創(chuàng)新。夯實企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作的同時，樹立“服務(wù)創(chuàng)造價值”的檔案工作理念。企業(yè)檔案部門一定要充分開發(fā)檔案信息資源，積極主動地為企業(yè)各項工作提供利用服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造一定的價值和利益。只有這樣，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)才能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案工作重視起來，進(jìn)而為企業(yè)檔案工作的發(fā)展提供支撐。最后，企業(yè)檔案管理創(chuàng)新能夠全面提升檔案管理工作的效率。過去的企業(yè)檔案內(nèi)容又多又繁瑣，且重點信息不夠突出，這給檔案的貯存、整理、查找、攜帶、使用都帶來了很大的麻煩，跟不上經(jīng)濟(jì)時代的步伐。企業(yè)檔案的內(nèi)容應(yīng)該簡明扼要，一目了然。在信息化的今天，檔案信息處理采用自動化，給企業(yè)檔案管理工作帶來極大的方便。

四、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的方法與手段

1.企業(yè)檔案創(chuàng)新意識的培養(yǎng)。檔案工作的創(chuàng)新，需要檔案工作者培養(yǎng)對檔案管理的創(chuàng)新想法和創(chuàng)新意識，沒有創(chuàng)新意識，檔案創(chuàng)新就無從談起。檔案工作者的惰性，使得檔案工作者習(xí)慣于以往的工作方式方法，不愿意接受新鮮事物、新的工作方法，更不用說運用新技術(shù)等問題。然而，知識經(jīng)濟(jì)時代是一個全新的時代，檔案工作要學(xué)會適應(yīng)新時代的要求，應(yīng)該有創(chuàng)新的意識和想法。企業(yè)檔案工作者應(yīng)該充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟(jì)的靈魂，并且在企業(yè)檔案信息資源開發(fā)方面，不斷滲透創(chuàng)新思想，勇于開展創(chuàng)新實踐。2.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理手段。在知識經(jīng)濟(jì)時代，很多先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備已運用于社會生產(chǎn)，以及生活的各個領(lǐng)域中，檔案工作亦如此。要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足新時代的要求，企業(yè)檔案部門一定要配備計算機(jī)專業(yè)人才。因為檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。通過計算機(jī)檔案工作者能夠擁有科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。為了保證知識經(jīng)濟(jì)時代所產(chǎn)生的電子文件的真實性，企業(yè)檔案管理者一定要學(xué)會全新的檔案管理手段———計算機(jī)運用及電子文件管理的相關(guān)知識和技能，這就要求檔案工作者要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的同時，熟練運用先進(jìn)設(shè)備來進(jìn)行電子文件的管理和提供利用。3.培養(yǎng)檔案工作者知識的創(chuàng)新能力。誰擁有更多的創(chuàng)造性知識的技術(shù)，誰就更有力量。在知識經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，企業(yè)檔案工作者應(yīng)不斷地豐富自己的知識結(jié)構(gòu)，擁有勇于創(chuàng)新的精神，不斷奮進(jìn)的干勁，端正工作態(tài)度，持有綜合選擇的能力，不斷使自己成為能夠滿足時代要求的復(fù)合型人才。

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[3]蔣耀偉.基于知識經(jīng)濟(jì)時代的企業(yè)檔案管理[J].科學(xué)與信息化，2017（11）.

作者:張啟明 劉春鳳 李爽 單位:航空工業(yè)沈飛工程技術(shù)中心檔案館