大數(shù)據(jù)下技校學(xué)生檔案管理研究

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摘要：在新時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為學(xué)生檔案工作提供了便利，同時(shí)也帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。本文主要從大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理以及面臨的挑戰(zhàn)等幾個(gè)方面，分析高校應(yīng)如何做好學(xué)生檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；技工院校；檔案管理

數(shù)據(jù)作為一種重要的社會(huì)資源，通過(guò)對(duì)其不斷的分析和挖掘，從而得到新的知識(shí)，為人們創(chuàng)造更大的價(jià)值。如何利用好這些數(shù)據(jù)，是當(dāng)前各個(gè)行業(yè)最關(guān)注的話題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理

檔案作為一種寶貴的社會(huì)資源，隨著時(shí)代的發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，技工院校學(xué)生檔案管理也要跟隨時(shí)展的潮流，運(yùn)用數(shù)據(jù)管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)創(chuàng)新。數(shù)據(jù)管理在傳統(tǒng)的檔案管理中占據(jù)著主要地位，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)管理的重要性進(jìn)一步提高。數(shù)據(jù)作為一種提升檔案價(jià)值的資源，在高校大管理活動(dòng)過(guò)程中，要合理利用這些資源來(lái)反映學(xué)生的在校情況，并提升學(xué)生檔案管理的水平。學(xué)校要通過(guò)對(duì)資源的合理利用，讓信息發(fā)揮最大化價(jià)值，更好地為學(xué)生服務(wù)，為學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

二、加強(qiáng)技工院校學(xué)生大管理的必要性

（一）提高學(xué)生的自我管理意識(shí)

學(xué)生檔案是記錄學(xué)生在校期間的個(gè)人經(jīng)歷、成績(jī)及工作學(xué)習(xí)的表現(xiàn)，當(dāng)學(xué)生認(rèn)識(shí)到他在校情況及行為表現(xiàn)被完整的記錄下來(lái)時(shí)，就會(huì)刻意地去約束自己的行為。因?yàn)楫?dāng)做出一些違反校規(guī)校紀(jì)的事情時(shí)，會(huì)給自己的檔案留下污點(diǎn)，對(duì)以后的發(fā)展造成影響。因此，學(xué)生檔案在無(wú)形中為規(guī)范學(xué)生的行為，起到一定的作用，從而讓學(xué)生能夠自主按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，養(yǎng)成一種自我管理、自我約束的習(xí)慣。

（二）有助于學(xué)校做好學(xué)生管理工作

學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生管理的重要部分。首先，檔案的數(shù)據(jù)清晰地反映出學(xué)生在校的情況，學(xué)校能夠根據(jù)這些信息和數(shù)據(jù)開(kāi)展學(xué)生管理工作。其次，檔案管理工作也反映學(xué)校的管理水平。通過(guò)對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案資料建檔、裝訂、封檔的一系列流程，可以看出一個(gè)學(xué)校能否高效率并保質(zhì)保量地完成學(xué)生檔案整理工作，從而判斷學(xué)校的管理水平。

（三）為用人單位提供招聘依據(jù)

用人單位對(duì)學(xué)生進(jìn)行了解和判斷的方式不僅限于面試，企業(yè)為了判斷學(xué)生能否適應(yīng)該企業(yè)和崗位，會(huì)通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的考察作出全面了解。學(xué)生檔案會(huì)記錄學(xué)生在學(xué)校期間的綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)成績(jī)，獎(jiǎng)懲情況等信息，用人單位通過(guò)檔案可以清楚地了解到學(xué)生的思想品德、實(shí)踐能力等情況，所以說(shuō)學(xué)生檔案是用人單位招聘的依據(jù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)前我國(guó)大部分技工院校招生競(jìng)爭(zhēng)激烈，專業(yè)調(diào)整較為頻繁，辦學(xué)形式也逐漸多樣化，因此，這就造成學(xué)生學(xué)籍信息內(nèi)容和形式多樣，在收集整理方面存在一定的難度。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)和信息量的增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（一）紙質(zhì)檔案收集不足

傳統(tǒng)的檔案只是記錄學(xué)生在校的考試成績(jī)，獎(jiǎng)懲情況等。這些材料在一定程度上可以反映學(xué)生在學(xué)校一段時(shí)間的表現(xiàn)，但是只有這些材料也無(wú)法充分說(shuō)明學(xué)生的綜合素質(zhì)及能力，這就要求學(xué)校必須拓寬歸檔范圍。部分學(xué)校會(huì)在學(xué)生檔案原有信息的基礎(chǔ)上，增加學(xué)生的心理檔案、誠(chéng)信檔案以及實(shí)踐記錄檔案等，幫助學(xué)校和社會(huì)對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面的了解。因此，檔案的數(shù)據(jù)量會(huì)迅速增長(zhǎng)，并且部分學(xué)校檔案管理部門(mén)進(jìn)行學(xué)生資料統(tǒng)計(jì)的時(shí)間周期過(guò)長(zhǎng)，不能及時(shí)準(zhǔn)確地掌握學(xué)生的基本情況，這將影響各項(xiàng)檔案工作的開(kāi)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足檔案管理的需求，但是因?yàn)椴糠謱W(xué)校因?yàn)橘Y金和辦學(xué)條件的限制，檔案信息化管理水平較低，在一定程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案管理預(yù)測(cè)性較差

在大數(shù)據(jù)時(shí)代預(yù)測(cè)性是數(shù)據(jù)分析的一大特點(diǎn)，同時(shí)也是大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)點(diǎn)。然而，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，這難以為學(xué)生檔案管理工作提供科學(xué)性的數(shù)據(jù)資源。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)依然是將學(xué)生的誠(chéng)信檔案、教務(wù)信息材料等綜合起來(lái)，并沒(méi)有利用新時(shí)代的數(shù)據(jù)工具進(jìn)行整合分析，因此，學(xué)校難以對(duì)學(xué)生的整體水平進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)。

（三）檔案管理技術(shù)存在欠缺

檔案生命力的根基在于檔案自身所具有的價(jià)值和作用，檔案價(jià)值是指檔案對(duì)國(guó)家社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的價(jià)值提高，檔案發(fā)展的趨勢(shì)是以存儲(chǔ)具有價(jià)值的文件、視頻等將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。電子文件作為20世紀(jì)中期以后出現(xiàn)的新名詞，是伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展產(chǎn)生的一種新型文件，早稱機(jī)讀文件，數(shù)字文件，如今正逐漸被電子文件取代。雖然大部分學(xué)校已經(jīng)具備電子檔案管理方面的技術(shù)，但是信息資源相對(duì)落后，對(duì)數(shù)據(jù)的收集處理及評(píng)價(jià)的周期較長(zhǎng)，這顯然與大數(shù)據(jù)時(shí)代信息實(shí)時(shí)更新的特征相違背。技工院校學(xué)生檔案復(fù)雜，高校難以對(duì)大量的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、持續(xù)化的管理。

（四）專門(mén)檔案管理人員缺乏專業(yè)意識(shí)

專門(mén)檔案管理人員缺乏專業(yè)意識(shí)是技工院校學(xué)生檔案管理工作中存在的一大問(wèn)題。由于缺少檔案管理的專門(mén)知識(shí)，學(xué)生檔案管理工作僅限于收、發(fā)、管、藏，不能對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范整理，這是當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作存在的一大問(wèn)題。新時(shí)代背景下檔案的收集、管理、使用都具有新的特點(diǎn)，對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力要求較高，要求工作人員不僅要了解檔案知識(shí)及工作的本身，并且要掌握計(jì)算機(jī)的操作和運(yùn)用能力。檔案工作人員需要與時(shí)俱進(jìn)，提升能力，做好檔案工作。

（五）數(shù)據(jù)安全難以保障

當(dāng)前大多院校學(xué)生檔案主要是手寫(xiě)的紙質(zhì)檔案，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)校在檔案資金和設(shè)備更新方面缺乏投入，學(xué)生檔案管理工作不能跟隨學(xué)校發(fā)展的形勢(shì)進(jìn)行科學(xué)管理。數(shù)字化的信息管理方式?jīng)]有得到推廣，比如學(xué)生的流動(dòng)性及學(xué)籍變動(dòng)情況仍舊停留在紙質(zhì)檔案，增加了檔案管理的難度。在信息化系統(tǒng)建設(shè)上，部門(mén)可以根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)，但是他們都需要與中心數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接，如果管理不當(dāng)會(huì)給不法分子可乘之機(jī)，對(duì)檔案信息安全系統(tǒng)造成極大的威脅。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理策略

（一）加強(qiáng)學(xué)生檔案的信息化管理建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)辦公自動(dòng)化普及，技工院校的數(shù)據(jù)量迅速增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作不能適應(yīng)技工院校發(fā)展的需求。技工院校檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，利用新技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備建立檔案管理系統(tǒng)，并將這些材料錄入系統(tǒng)，及時(shí)更新信息保證信息的真實(shí)性。學(xué)校可以通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的設(shè)置，讓學(xué)生能夠通過(guò)個(gè)人賬號(hào)進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行查詢，并及時(shí)補(bǔ)充缺少的材料，在這一過(guò)程中學(xué)生不僅是檔案的監(jiān)督者也是檔案的維護(hù)者，在一定程度上提高學(xué)生的責(zé)任意識(shí)。因此，技工院校在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，并不斷完善管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。

（二）積極進(jìn)行數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建

構(gòu)建數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，重視檔案數(shù)據(jù)整理和應(yīng)用，有助于學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行可視化管理。在實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中，要查詢或了解學(xué)生的成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等信息，只需要通過(guò)數(shù)據(jù)就能清晰看到，而不再需要人工查找。并且數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建可以利用這一平臺(tái)直接了解學(xué)生信息，掌握學(xué)生的在校情況，從而為提升院校學(xué)生檔案管理水平提供保障。

（三）打造高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

當(dāng)前我國(guó)技工院校在檔案管理工作方面還缺乏專業(yè)的人才，學(xué)校需要加強(qiáng)這方面人才的投入，培養(yǎng)出高技能和高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。在新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的利用人工查找紙質(zhì)檔案的管理模式和管理方法很難滿足大管理工作的需求。因此，高校需要發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，通過(guò)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，豐富學(xué)生檔案管理知識(shí)，通過(guò)社會(huì)實(shí)踐提升他們的管理技能，從而打造出一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，以促使學(xué)生檔案管理工作水平提高，更好地應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

（四）建立數(shù)據(jù)分析預(yù)測(cè)模型，提升數(shù)據(jù)檢索能力

利用大數(shù)據(jù)強(qiáng)大的分析和預(yù)測(cè)能力這一優(yōu)勢(shì)，建立數(shù)據(jù)分析模型提高數(shù)據(jù)檢索和預(yù)測(cè)的能力，摒棄傳統(tǒng)人工檔案管理工作。傳統(tǒng)檔案整理起來(lái)十分不便，效率低下且查找內(nèi)容不夠全面。利用大數(shù)據(jù)整理方式進(jìn)行分類管理，便于用戶在短時(shí)間內(nèi)找到需要的信息。數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)分析模型將數(shù)據(jù)用可視化的方式展示在客戶面前，不但清晰明了，而且用戶可以對(duì)信息進(jìn)行處理。我國(guó)可以借鑒國(guó)外成功的但檢索案例開(kāi)發(fā)適合的檢索軟件和檢索工具。總之，為了技工院校更好地可持續(xù)穩(wěn)發(fā)展，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，針對(duì)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題找到合適的解決辦法。大數(shù)據(jù)時(shí)代為技工學(xué)校檔案管理工作提供了發(fā)展空間，同時(shí)也面臨著極大的挑戰(zhàn)。技工院校需要針對(duì)實(shí)際情況，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)做出改變，并不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理方式，整合各項(xiàng)資源構(gòu)建信息化的管理平臺(tái)，提升檔案工作的效率和服務(wù)水平，進(jìn)而保證院校日常教學(xué)工作的有序開(kāi)展。

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作者:尹呈榮 單位:臨沂市技師學(xué)院