事業單位文書檔案管理問題及對策探析

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摘要：當代社會，人們的各種觀念都發生特別大的變化，在機關事業單位中的工作人員大多非常努力，在這種背景下，很多的工作人員創造出很多特別優秀的工作成果；同時，這些杰出的成果應受到較科學、合理的管理，這樣才會使工作人員成果得到保障，為以后剛入職場的人提供非常珍貴的參考。這篇文章對機關事業單位文書檔案的管理進行一些概述，并詳細地分析機關事業單位在檔案管理中存在的問題以及應如何有效地進行構建和管理模式的創新，僅此希望給大家一些建議，進而培養出一批又一批有很強工作能力的人員。

關鍵詞：機關事業單位；文書檔案管理；問題及對策

1機關事業單位在文書檔案管理工作中存在的問題

1.1機關單位的領導對于文書檔案的管理工作不夠重視

根據調查，我國大多數機關事業單位的領導層認為文書檔案的管理工作對事業單位不特別的重要，因此，他們沒有給予文書檔案管理工作足夠的重視，尤其是對一些剛剛起步的單位，人員比較少、規模也比較小，這些單位的情況更為嚴重，而領導階層不予重視的原因主要有以下幾點：一是由于文書檔案管理工作，不能為單位產生直接的利益，即不能為單位帶來直接的收入，所以沒有引起過多的重視；二是在上級部門考核單位或單位負責人時，他們的考核內容中通常沒有文書檔案管理工作，這就導致領導層忽視這方面的管理；第三，文書檔案管理工作如要凸顯意義需非常漫長的過程，但大部分機關事業單位的領導在位只是某一時期，所以他們不愿意花費很多的精力來管理文書檔案工作。以上這幾點原因就導致大多數機關事業單位對文書檔案管理工作的不夠重視。

1.2管理文書檔案的工作人員綜合素養不高，工作能力差，服務意識薄弱

造成機關事業單位文書檔案管理工作不達標的另一個原因是從事文書檔案管理工作的工作人員綜合素質不高、工作能力較差，同時服務意識比較薄弱。根據數據顯示，我國有許多機關事業單位的文書檔案管理工作人員大多都是兼職，他們沒有從事過相關的工作，同時也沒有進行過相關的培訓，這些都導致了他們對這份工作沒有足夠的認識，從而造成工作不到位、考慮不周到，最終導致文書檔案的管理工作不能順利的開展。

1.3文書檔案管理工作不規范、不科學

由于機關事業單位領導層的不夠重視以及從事文書檔案管理的工作人員的工作能力差等原因，導致一些機關事業單位對文書檔案管理工作不夠規范、科學。根據調查數據顯示，我國大部分機關事業單位沒有對文書檔案管理工作進行相關的規定，也沒有形成一套比較完備的制度，即使有的單位設置了相關制度，但也只是表面上的，沒有落實到每個工作人員的行動中，甚至還有些單位的文書檔案管理人員頻繁地更換，導致從事文書檔案管理工作的人員緊缺的現象。

1.4檔案管理硬件不足，不利于檔案工作的順利開展和保管

調查數據顯示，我國一些規模較小的單位沒有設立單獨的檔案室，只是在其它的辦公室放置檔案柜作為檔案室，這樣安全系數過低，不利于檔案的保管，而且在使用檔案的過程中也存在著很大的風險，不利于對檔案進行信息化的管理，而導致檔案工作的開展無法順利進行。

1.5檔案管理團隊能力不強

現在很多人還是受到傳統觀念的約束，他們認識不到文書檔案管理的重要性。很多單位都出現了一個人負責多個職位的現象，他們不能很好地管理自己所承擔的每個職位，這就導致檔案管理任務效率低下。還有一些公司機關的檔案管理人員經常出現更換現象，而且敢說真話的員工整體素質都不是太高，對該工作無法勝任。其實社會的發展，各種公司機關的檔案也越來越多，所以檔案管理的工作難度越來越大，這就造成文書檔案管理無辦法正常進行。

1.6不能很好地利用檔案的價值

一方面說，檔案的內容不是很全面，不能完整的展示一個人的全貌，所以檔案的利用價值非常低；另一方面說，很多的事業單位不太重視員工的檔案記錄，不重視公司機關內部的考核成績，這一系列的原因都造成事業公司檔案利用率非常低下。

2對加強事業單位的檔案管理工作應采取的措施

對檔案管理應有個基本的認識，并加強檔案管理人員自己的責任感。每個事業單位的相關員工都應充分學習檔案管理的相關知識、都應認識到檔案管理的重要性，了解檔案管理的有關理論知識后，要落實到實際行動中，爭取把檔案管理工作做得最好，對檔案管理這項工作進行定期的研究；另外，應加強自己對于工作的責任感。負責檔案管理工作的有關工作人員在工作時、遇到問題時要及時向上級領導反映，在公司機關內形成一種良好的工作氛圍，將理論知識落實到實際中，在日常工作中提升自己的責任感。對事業公司或機關的檔案管理人員，應定期地對他們進行培訓，明確他們的工作任務，進一步提升檔案管理的效率。重視對單位檔案管理員工的培訓，提升他們的綜合素質。事業公司或機關在聘用檔案管理人員時，一定要設立嚴格的標準，選擇一些整體素質較高的工作人員。將愛崗、敬業、細心又勤奮的工作人員選配到該崗位上，上級一定要對這些人員進行關心、鼓勵，讓他們發自內心地熱愛該工作，激發他們的工作熱情。定期對事業單位管理崗位進行調整，在調整時一定要保持該崗位工作人員的穩定性，培養一支專業的檔案管理團隊；另一方面要重視事業單位檔案管理工作人員的培訓工作，事業公司或機關要在員工的培訓上花費一些時間和經費，讓他們學好檔案管理知識，提高自己的業務能力和各方面綜合素質；最后，要對員工組織一些觀摩學習的活動。對檔案管理員工由專家進行專業的指導；另一方面，公司機關要組織檔案管理員工去一些優秀的單位進行觀摩學習，取長補短，提升自己的工作技能，使檔案管理部門穩步發展。基層的檔案管理部門與高層的領導工作，相互協調和諧發展，高層的領導要定時地進行突擊檢查檔案工作，如發現有任何做得不恰當的地方，要及時提醒并改正，促進該公司機關的發展。統一規范事業單位的硬件設施。對事業單位，要獲得穩步的發展，必須有較強的硬件設施作為基礎。要定期地對單位的檔案管理情況進行監督。制訂一些相關的制度規范事業單位檔案管理工作，用嚴格的制度使檔案管理工作進一步得到發展。應積極搭建科學的信息管理平臺，檔案管理的最終目的是實現各種檔案信息間能進行共享和有效利用。在信息化檔案管理的當下，對原始的信息資料進行收集，然后運用信息化管理平臺的方式采取線上使用。將各類信息進行數字化處理后整合在一起，運用多媒體將其呈現和收集起來，在“收、存、管、用”等各個方面進行采取信息化管理；同時。通過建立信息庫、收集數據、采集信息，實現管理。能為大家的及時閱讀提供便利。事業單位要充分認識到時代發展趨勢，著重提高文書檔案管理員信息素養。作為新時代文書檔案管理員，要將工作的重心放在數字化和網絡化管理中。首先要不斷提高個人計算機應用能力，造就既了解檔案業務也能熟練操作計算機的復合型人才，不斷開創檔案管理新局面；其次要創新信息化管理理念，逐步將文書檔案管理推進到數字化與信息化的軌道上。應積極將互聯網信息技術應用到檔案管理中，有效提升檔案管理效率。將紙質檔案轉換成電子檔案進行儲存，加快事業單位文書電子檔案的信息化管理，提升電子化措施，增加電子文件的安全性，使檔案信息實現從采集、錄入、到后續的應用電子化；搭建事業單位內部計算機信息交流平臺，確保文書檔案管理工作的順利進行；同時，網絡將成為限制檔案信息化的最大阻力，事業單位還要注意信息化檔案管理的安全問題。

3結語

在每個事業單位中，檔案管理工作都非常重要。只有運用科學的方法進行正確的檔案管理，才能使這個公司機關進一步得到發展。所以在這個社會飛速發展的時代，每個事業公司或機會要想站穩腳跟，就必須不斷地通過實踐來完善公司機關的檔案管理制度，不斷進行創新，順應時代的潮流，充分利用互聯網的優勢，嚴格要求檔案管理的相關工作人員，提升他們的整體綜合素質，只有這樣，檔案管理事業才能順利地開展，文書檔案才能得到真正的利用，整個公司機關的業績才能穩步提升。

參考文獻

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作者:劉靜 單位:山東省棗莊市市中區北郊礦區社區服務中心