信息化下研究生檔案管理創(chuàng)新

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一、傳統(tǒng)的研究生檔案管理存在的問題

1．檔案管理理念陳舊。傳統(tǒng)的研究生檔案管理由于歷史的局限存在很多問題，比如需要大量專業(yè)人才、耗費大量時間、檔案保存所需空間大、查閱需到現(xiàn)場進行、安全性沒有可靠保障等等。研究生檔案管理中的“保存”、“查閱”、“安全”問題依舊存在，而且管理理念也沒有沖破傳統(tǒng)思維的束縛，早已與時代脫節(jié)，特別是研究生檔案現(xiàn)存的檔案管理制度與就業(yè)機制的差異并沒有得到良好的處理。

2．檔案管理設備現(xiàn)代化建設不足。檔案工作正在發(fā)生著巨大的變化，但是現(xiàn)如今很多高校的研究生檔案管理基本還是采用手工操作的實體管理模式，信息化和電子化發(fā)展能力滯后。即便運用數(shù)據(jù)庫建立學校檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究數(shù)字檔案館信息資源特點，構建合理高效特色的管理模式。系統(tǒng)不兼容帶來的數(shù)據(jù)無法分享，數(shù)據(jù)統(tǒng)計查詢麻煩都極大地限制了研究生檔案資源的開發(fā)利用。

二、研究生檔案管理創(chuàng)新的意義

1．研究生檔案管理創(chuàng)新是高校發(fā)展的要求。研究生檔案是高校建設的組成部分，能夠全面反映我國高層次教育的發(fā)展現(xiàn)狀，衡量高校研究生教育的水平和質(zhì)量，評價教學規(guī)模和質(zhì)量。但是目前的研究生檔案管理已經(jīng)不能適應當代高校的發(fā)展，實現(xiàn)研究生檔案管理的創(chuàng)新勢在必行。

2．研究生檔案管理創(chuàng)新是加強檔案資源建設的要求。隨著目前教育事業(yè)的飛速發(fā)展，研究生的連年擴招，目前單調(diào)、貧乏的檔案室已經(jīng)不能滿足日益增長的需求，因而當務之急是通過檔案管理的創(chuàng)新，構建多元化、多層次的資源結構，加強研究生檔案管理建設，為高層次教育事業(yè)更好的利用和服務。

3．研究生檔案管理創(chuàng)新是為滿足社會發(fā)展的需要。隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息技術不斷提高和普及，研究生檔案作為考察、了解和選拔人才，反饋教學管理工作的重要工具，只有與時俱進，不斷創(chuàng)新，才能更好地適應當前信息時代的發(fā)展。

三、研究生檔案管理的創(chuàng)新

1．思想觀念的創(chuàng)新。要進行研究生檔案管理的創(chuàng)新，首先要在思想觀念上沖破慣常定勢，不局限于舊有的條條。如果檔案管理人員沒有創(chuàng)新的意識，即使一流的硬件設施也無法提高信息資源服務的水準。檔案人員本著“以人為本，服務至上”的服務理念，徹底改變過去檔案管理重管理輕利用的思想觀念，把滿足用戶需求作為檔案管理工作的中心，變被動服務為主動服務，變封閉服務為開房服務，以創(chuàng)新的理念和行為來加強研究生檔案管理工作。

2．人才資源的創(chuàng)新。人才的培養(yǎng)是研究生檔案管理創(chuàng)新的重要基礎。隨著高新技術的發(fā)展，計算機和互聯(lián)網(wǎng)的應用對研究生檔案管理提供了物質(zhì)基礎，帶來了極大便利。在目前的研究生檔案管理工作中，為了不斷的實踐，推動該項工作向更高層次邁進，首先就要加強對人才的培養(yǎng)。第一，我們應該針對檔案管理人員的工作特點，營造一種鼓勵創(chuàng)新的良好氛圍，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維，使管理人員敢于開拓創(chuàng)新。第二，我們要不斷加強檔案管理人員的培訓力度和深度，豐富其專業(yè)知識、優(yōu)化知識結構，提高綜合文化素質(zhì)，正確運用科學現(xiàn)代的管理技能做好當前研究生檔案管理工作。第三，還要培養(yǎng)研究生檔案管理人員的服務意識，使其正確認識檔案管理的重要性和必要性，提高其服務的積極性、效率和質(zhì)量。

3．管理方式的創(chuàng)新。由于研究生檔案管理的方式落后，面對豐富的信息資源，我們?nèi)匀粫X得資源的不足。我們必須在充實檔案內(nèi)容和提高檔案質(zhì)量的前提下，有針對性的、有重點的采集需要的檔案資源，并對研究生檔案進行不斷地組織、分類、合成，使之系統(tǒng)化、規(guī)范化。有序化。信息時代，高科技的設備和技術被廣泛運用，這要求我們的研究生檔案管理方式必須與時俱進，實現(xiàn)檔案實體和信息的分離。現(xiàn)代的信息化檔案要順應計算機技術、網(wǎng)絡技術迅猛發(fā)展的趨勢，緊跟時代的步伐，才能實現(xiàn)研究生檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，利用率更高。

4．加大硬件設施建設。研究生檔案工作正在發(fā)生著巨大的變化。高校研究生檔案管理部門運用計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，可以迅速高效地將檔案數(shù)字化，科學化的處理及保存。此外，為了形成統(tǒng)一、方便和有效信息服務系統(tǒng)，建立開放性平臺，完成規(guī)范、統(tǒng)一的信息交互的內(nèi)部管理系統(tǒng)，強大的服務器和優(yōu)良的客戶端也是必需的。為此，高校應加大現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)數(shù)字的投入，加大硬件設施建設，為檔案部門要利用現(xiàn)代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發(fā)揮自己的專業(yè)水平來儲存大量的檔案資源。通過新技術的廣泛運用，為研究生檔案工作注入活力，為研究生檔案工作現(xiàn)代化、信息化的強有力發(fā)展保駕護航。總之，研究生檔案管理工作是高校基礎工作的主要組成部分，我們要在做好檔案收集、整理、歸檔工作的同時，主動提供服務，使研究生檔案的價值得以充分展現(xiàn)。高校研究生檔案管理工作要想體現(xiàn)出自身的價值，適應社會主義市場經(jīng)濟體制的需要，跟隨當今知識經(jīng)濟時代的發(fā)展步伐，就必須打破舊有的思維定勢，勇于開拓創(chuàng)新，結合知識管理的理念從思維模式、人才資源、理論知識等各個方面提升，提高研究生檔案管理的品味，發(fā)揮研究生檔案應有的價值。

作者：李洪梅單位：內(nèi)蒙古財經(jīng)大學研究生教育與學科規(guī)劃建設處