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      事業單位檔案管理創新探究

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      事業單位檔案管理創新探究

      【摘要】近幾年來,我國經濟發展迅速,信息化進程不斷加快。一些發展較快的事業單位業務量和范圍逐漸增大,大量文字資料、照片、圖片等檔案開始逐漸增多,這些東西都是事業單位的發展歷史,還包括一些事業單位重要事情的記錄,對于事業單位來說這些檔案十分重要。因此,要給予足夠的重視,保證信息質量。在這一形勢下,事業單位檔案管理就有必要進行創新。本章主要探討了當前事業單位檔案管理存在的多方面問題,并提出有針對性的解決方案。

      【關鍵詞】事業單位;檔案管理;創新

      一、概述

      事業單位檔案管理工作是近年來逐漸被重視起來的,與以往所建的檔案室不同,檔案管理更涉及到收集、整理事跡材料方面的工作。目前,我國在檔案管理方面還沒有一個規范的管理,同時很多單位也沒有在單位內設立專門的檔案管理部門。所以,要使得事業單位檔案管理工作有所改善,就要提高檔案的利用價值,完善相關改革制度,更新工作觀念。可以說我國事業單位檔案管理工作還有諸多問題存在,急需要創新,只有這樣才能符合現代社會的實際需求。

      二、事業單位檔案管理的現狀及存在的問題

      1.檔案管理人員的專業知識匱乏以及落后的服務理念。

      在信息化不斷深入的情況下,對檔案管理人員的專業知識及服務理念也有了更高的要求。但是從當前情況看,檔案管理內容和檔案管理人員的知識水平都與專業化標準相距甚遠。事業單位的檔案普遍是資料收集不全,格式不統一。檔案管理人員整體素質不高,服務理念相對陳舊,這些都是檔案管理工作開展的致命問題。有個別檔案管理人員并非科班出身,所以影響了檔案管理工作的創新。

      2.落后的信息化檔案管理。

      新形勢下,社會發展呈迅猛趨勢,事業單位也在逐漸增加業務量,促使檔案資料的數量呈井噴式趨勢增長。所以,以往所采取的檔案管理模式滿足不了事業單位發展趨勢了。由此可見,檔案管理信息化程度不夠就成為了第二個主要問題。眾所周知,科學技術手段更新的速度快,檔案管理系統被應用其中,計算機水平相應也得到了顯著提高,但是計算機技術沒能廣泛的運用于檔案管理中。目前,有的單位將個人信息、檔案目錄輸入到計算機內,而在調閱檔案、資料檢索等方面卻還是習慣性的選用手工來操作,無紙化閱檔沒有完全實施。工作中如采用此種工作方式,既對保管檔案不利,也不利于工作效率的提高。

      3.事業單位的領導不重視檔案管理工作。

      目前,事業單位檔案管理工作所面臨的第一個問題就是對該項工作不重視,將其放在可有可無的位置,由此導致工作無法正常開展下去,相關管理人員懈怠,更談不上管理了。一直以來,一部分人員包括單位領導都對檔案管理工作存在認識上的誤區,簡單的認為檔案工作就是保管、抄寫性工作,只要不泄密、不丟失即可。所以,領導就忽視了檔案管理工作,對工作不重視,也就不會想辦法改革創新,長此以往使得工作開展停滯不前。

      4.檔案材料制作存在不規范問題。

      在檔案入庫前要進行統一的編制管理,方便日后的查閱。但是,我國當前的事業單位材料制作都不規范,還很混亂,所以不利于查閱,更談不上檔案管理創新

      三、事業單位檔案管理創新的方法

      1.完善檔案管理制度。

      為保障一項工作的正常開展,就要先建立起一定的規章制度,事業單位檔案管理工作也不例外。要讓檔案管理人員了解檔案法,一是能對他們的工作有所約束,更加重視檔案管理工作;二是能讓事業單位內部的相關工作更有調理性。此外,事業單位管理人員還要進一步監督檔案管理工作,完善獎懲制度,對表現好的員工進行激勵,使他們能更加努力的工作,更有積極性,同時也從側面警示了表現不好的員工。總之,良好的監督機制是完成一項工作的重要保障。

      2.創新檔案管理理念。

      隨著事業單位的發展,就有必要摒棄以往無法滿足現代人需求的傳統檔案管理理念。目前,事業單位的檔案管理工作量急劇增大,并且檔案的利用率也隨之增大,這無疑將給我國事業單位的檔案管理工作帶來諸多的考驗。所以,轉變檔案管理觀念就成了事業單位檔案管理工作的首要任務。換而言之,就是要充分利用起檔案資源,讓檔案資源動起來。要使該目標得以實現,就要從以下方面著手:一是提升對檔案管理的重視程度,之后再加大投資到檔案管理工作中去,使檔案管理工作與社會得到同步發展。二是,在管理理念得到提升的同時,還要提升工作人員的整素質,最終能夠使這些人才滿足創新思維下的檔案管理工作實際需求。

      3.提高檔案管理人員隊伍的整體素質,強化對工作人員的管理。

      要做好一項工作,首先要有一批好的員工,所以新時期檔案管理需要管理人員必須具備較高的專業素質,有一支專業化的管理隊伍。因此,要對檔案管理工作人員的管理進行創新。可通過對檔案管理人員進行相關工作獎勵,采用此種創新的人力資源管理模式,來提升檔案管理工作的成效。

      4.實現檔案管理信息化。

      傳統的檔案管理工作通常是以紙張為媒介,手寫錄入為主,存貯量小,工作效率偏低。在計算機技術廣泛應用于各個領域的情況下,可將其用于檔案管理,便于查找。檔案管理信息化的最終目標就是要實現大數據庫,使各個單位都能通過互聯網將自己的檔案上傳,從而實現信息共享,也便于上級單位的檢查和查找。

      結束語

      總之,創新是時展的要求,事業單位檔案管理要創新,就需要專業水平的提高和制度的完善。完善管理制度是工作開展的重要保障,也是檔案管理信息化得以實現的重要基礎。因此,作為檔案工作者,要時刻保持著與時俱進的觀念,不斷提高自己的工作效率,推動著檔案管理工作能夠引領著時展。

      參考文獻:

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      [2]陳東.《淺析當前我國檔案管理改革》[J].赤子(中上旬),2015年10期.

      [3]高曉鵬.《新時期事業單位檔案管理工作的開展及創新分析》[J].青春歲月,2013年20期.

      [4]唐佳.《探究事業單位檔案管理的途徑》[J].經營管理者,2014年03期.

      作者:姜波林 單位:吉林省洮南市環境衛生管理處

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