檔案管理創(chuàng)新研究

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摘要：

檔案作為一種重要的信息記錄與傳播工具具有相當(dāng)?shù)膬r(jià)值，但是一直以來(lái)傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于檔案的利用效率都不是很高，沒(méi)有充分考慮到檔案的知識(shí)服務(wù)。因此，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中也沒(méi)有制定對(duì)應(yīng)的措施。基于此種情況，本文對(duì)現(xiàn)階段檔案管理中所存在的對(duì)檔案的知識(shí)服務(wù)不利的影響因素進(jìn)行了探究，并提出了相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：

知識(shí)服務(wù)；檔案管理；創(chuàng)新

我國(guó)已經(jīng)步入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，信息作為一種重要的資源在社會(huì)的方方面面都具有非常重要的意義，而檔案作為一種社會(huì)記錄的最原始信息不僅具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)其中也存在著大量的知識(shí)，對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展依然具有一定的參考價(jià)值。因此，做好檔案管理的知識(shí)服務(wù)對(duì)于社會(huì)的整體發(fā)展具有重要的意義。但是從總體上來(lái)看，我國(guó)目前的檔案管理還較為落后，并沒(méi)有將知識(shí)服務(wù)納入到檔案管理中去，從而導(dǎo)致檔案的利用率相對(duì)不高。

一、現(xiàn)階段檔案管理的基本現(xiàn)狀研究

（一）檔案管理的知識(shí)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

檔案在任何歷史社會(huì)當(dāng)中都具有非常重要的意義，檔案管理也并非是現(xiàn)代社會(huì)的產(chǎn)物，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理也是從傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展而來(lái)的。目前的檔案管理受到了傳統(tǒng)檔案管理的嚴(yán)重影響，在知識(shí)服務(wù)意識(shí)方面存在著較多的不足，從而限制了檔案的知識(shí)服務(wù)效率的提升。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理的主要職能是對(duì)各種檔案進(jìn)行保管與存儲(chǔ)。因此，大部分的檔案最終都是存在放庫(kù)房中的。現(xiàn)階段許多檔案管理人員依然認(rèn)為檔案管理就是需要完成相關(guān)檔案的收集、整理與存儲(chǔ)，并沒(méi)有充分意識(shí)到檔案中所存在的知識(shí)與信息對(duì)社會(huì)的作用。

（二）檔案服務(wù)的范圍較為狹窄

當(dāng)前在許多檔案管理部門(mén)中，尤其是在一些企事業(yè)單位中，進(jìn)行檔案管理的主要目的在于為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行戰(zhàn)略決策時(shí)提供必要的參考依據(jù)，而并非是為了服務(wù)大眾，檔案服務(wù)的范圍相對(duì)較為狹窄，這就必然導(dǎo)致大部分人無(wú)法進(jìn)入到檔案室中進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱，從而嚴(yán)重束縛了檔案的知識(shí)服務(wù)的力度。此外，在部分單位中，雖然普通工作人員具有查閱檔案的資格，但在流程與手續(xù)方面較為繁瑣，效率也較為低下。因此，嚴(yán)重限制了檔案知識(shí)服務(wù)的力度。

（三）信息技術(shù)的利用不足

近幾年我國(guó)的信息技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)最大的特點(diǎn)在于它改變了信息傳播的基本方式，突破了傳統(tǒng)媒介的限制，信息的傳播速度與便捷性得到了極大的提升。因此，將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理，通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的檔案資源共享平臺(tái)，用戶就可以在任何地方通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接到檔案資源平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的查閱。但是目前階段在大部分的檔案管理部門(mén)中并沒(méi)有充分利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，許多單位的檔案管理依然停留在傳統(tǒng)的手工管理狀態(tài)，從而嚴(yán)重限制了檔案的知識(shí)服務(wù)效率。

二、提升檔案知識(shí)服務(wù)水平的創(chuàng)新策略

（一）提高檔案知識(shí)服務(wù)的基本意識(shí)

當(dāng)前階段的檔案管理人員必須要充分認(rèn)識(shí)檔案對(duì)于社會(huì)發(fā)展的重要意義，檔案不僅是社會(huì)發(fā)展的憑證，同時(shí)其中所包含的信息對(duì)于個(gè)人與社會(huì)來(lái)說(shuō)都具有非常重要的意義，只有提高檔案的利用率才能促進(jìn)社會(huì)與個(gè)人的發(fā)展，也才能使得檔案的價(jià)值能夠得到真正的發(fā)揮。尤其是對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，必須要突破傳統(tǒng)的檔案管理即檔案保管的狹隘意識(shí)，從整體出發(fā)對(duì)檔案知識(shí)服務(wù)的重要性進(jìn)行深入探究，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)服務(wù)的真正價(jià)值，從而確保在行動(dòng)上可以采取對(duì)應(yīng)的措施提升檔案管理的知識(shí)服務(wù)效率。

（二）擴(kuò)大檔案知識(shí)服務(wù)范圍，簡(jiǎn)化檔案查閱流程

如今檔案的開(kāi)放程度依然較低，甚至在某些單位中只有領(lǐng)導(dǎo)才能進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱，這種現(xiàn)狀與檔案知識(shí)服務(wù)的基本需求存在著很大的不協(xié)調(diào)性。因此，當(dāng)前階段必須要不斷擴(kuò)大檔案知識(shí)服務(wù)的范圍，要確保有需求的人可以進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱。但是在此過(guò)程中檔案管理人員的責(zé)任需要不斷強(qiáng)化，首先檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行必要的調(diào)查與分析，對(duì)于需要保密的檔案要做好相關(guān)工作，確保檔案資源不會(huì)被泄密，而對(duì)于可以向公眾開(kāi)放的檔案則應(yīng)該向具有權(quán)限的人員提供查詢服務(wù)。此外，還需要對(duì)檔案知識(shí)服務(wù)的流程進(jìn)行必要的簡(jiǎn)化，只要查閱者具有權(quán)限就可以隨時(shí)進(jìn)行查閱。

（三）加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用

信息技術(shù)的運(yùn)用可以使得檔案信息的傳播速度得到有效的提升，從而使得檔案的查閱與咨詢更加方便，有效提升檔案知識(shí)服務(wù)的效率。當(dāng)前階段信息技術(shù)在檔案知識(shí)服務(wù)方面的運(yùn)用主要體現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)的檔案查詢平臺(tái)建設(shè)方面。實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化的檔案咨詢平臺(tái)建設(shè)首先需要完成檔案的信息化處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并將相關(guān)的數(shù)字化檔案資源存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)中。其次，需要采用數(shù)字證書(shū)等技術(shù)對(duì)用戶的身份進(jìn)行確認(rèn)，允許用戶根據(jù)自己的身份進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱。最后，還需要實(shí)現(xiàn)不同平臺(tái)之間的資源共享，從而確保用戶可以獲得更多的檔案資源。在信息時(shí)代，檔案作為一種珍貴的信息資源對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有非常重要的意義，但是從總體上來(lái)說(shuō)我國(guó)目前階段的檔案管理對(duì)于知識(shí)服務(wù)的意識(shí)不強(qiáng)，效率不高，從而嚴(yán)重影響了檔案知識(shí)服務(wù)的效率。基于此，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，探究了加強(qiáng)檔案知識(shí)服務(wù)的基本措施，希望能對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理有所啟發(fā)。

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作者:安安 單位:海南省海口市環(huán)境信息和宣教管理中心