檔案結(jié)構(gòu)模型管理

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1檔案的結(jié)構(gòu)

馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為，事物都是以特定的結(jié)構(gòu)形式存在的。每一種事物都有其特有的結(jié)構(gòu)特征，事物若失去其自身的結(jié)構(gòu)形式，

該事物也就必然失去其自身的功能和屬性。事物的結(jié)構(gòu)是由組成它的各個(gè)要素（或因素）按照一定的規(guī)則（即要素之間的相互聯(lián)系、

相互作用、相互制約的內(nèi)在聯(lián)系）有秩序、分層次地結(jié)合成一定的組成形式而實(shí)現(xiàn)的。人們認(rèn)識(shí)事物，其實(shí)就是要弄清事物組成要素

、結(jié)構(gòu)、功能與價(jià)值及其本質(zhì)屬性，其中結(jié)構(gòu)具有非常積極的意義。對(duì)于檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)，檔案學(xué)教材已有所涉獵，主要從檔案的實(shí)

體構(gòu)成和檔案的構(gòu)成要素兩條途徑進(jìn)行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構(gòu)成檔

案的兩個(gè)基本要素”[2]屬于后者。前者主要的目的在于說(shuō)明檔案館、室的檔案與單份文件的區(qū)別，強(qiáng)調(diào)檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)，可以為文件

的整理和檔案館（室）藏提供理論依據(jù)。后者是對(duì)檔案或文件自身構(gòu)成要素的概括，雖然它并不說(shuō)明文件和檔案實(shí)體的館藏意義，但

這一認(rèn)識(shí)對(duì)檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據(jù)，特別是電子文件的出現(xiàn)，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得

電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元?jiǎng)澐郑瑸殡娮游募恼硖峁┝藦?qiáng)有力的理論武器

。

近年來(lái)，對(duì)檔案結(jié)構(gòu)已有人發(fā)表文章進(jìn)行專門的探討，一種觀點(diǎn)認(rèn)為“檔案的結(jié)構(gòu)是以知識(shí)單元的歷史聯(lián)系為依據(jù)的文件載體排

列方式”。[3]劉新安等在文章《檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成》中認(rèn)為，檔案是由“文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”共同構(gòu)成

。[4]本文是在過(guò)去檔案界對(duì)檔案結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)該問(wèn)題的進(jìn)一步的探討，給出數(shù)學(xué)模型的基本形式，并以此為基礎(chǔ)解釋檔案學(xué)

理論和檔案工作中的相關(guān)問(wèn)題。

2檔案結(jié)構(gòu)的數(shù)學(xué)模型

檔案的結(jié)構(gòu)是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題，而且隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展日趨復(fù)雜，尤其電子文件的出現(xiàn)，使得檔案信息與載體既可合二為

一，又可一分為二，因此檔案的構(gòu)成也必然要考慮到檔案的信息和載體兩個(gè)方面。我們可以將其歸納為：A=F(C+I)。

其中，A代表檔案，C代表文件的載體，I代表文件載體所承載的信息，“+”表示文件載體與文件信息之和。F是檔案工作者賦予文

件載體和文件信息的整理行為，即整理的原則和方法。以上公式告訴我們，檔案是我們按照特定的原則將文件的信息和載體進(jìn)行有效

組合生成的物質(zhì)。其基本含義可從以下幾方面理解和分析。

2.1任何一種文獻(xiàn)，都是由載體C和信息I而構(gòu)成的，檔案是文獻(xiàn)中的一種，是文獻(xiàn)的下位類概念，它也應(yīng)該由信息和載體構(gòu)成，

充分揭示了檔案與文獻(xiàn)的從屬關(guān)系。檔案與一般文獻(xiàn)（圖書、期刊、報(bào)紙等）的主要區(qū)別在于兩點(diǎn)：其一，公式中C和I嚴(yán)格界定為文

件的載體和信息，文件是人類社會(huì)活動(dòng)的伴生物，它具有原始的歷史記錄性，將文件進(jìn)行整理生成檔案以后，這種屬性不但沒(méi)有削弱

，反而得到了進(jìn)一步的加強(qiáng)，這是一般文獻(xiàn)不可比擬的。其二，就一般文獻(xiàn)而言，整理過(guò)程不是構(gòu)成文獻(xiàn)的必要條件，即經(jīng)過(guò)整理的

和沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理的文獻(xiàn)都是文獻(xiàn)，但就檔案而言，我們知道文件轉(zhuǎn)化為檔案必須具備三個(gè)必要條件，其中之一即是對(duì)文件的整理。正

如《檔案管理學(xué)》教材所論述：“檔案的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)之一，就在于它已經(jīng)不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件的堆積，

而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系，它反映了各種活動(dòng)和事件的原貌。所以未經(jīng)整理的、雜亂無(wú)序的零散歷史文件，雖然也屬于檔案，但

從檔案的一般特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，它并不是典型的、科學(xué)意義上的檔案。”[5]換言之，孤立和雜亂的文件經(jīng)過(guò)整理才成為具有結(jié)構(gòu)特征的檔案

。

2.2A=F(C+I)中的F是文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件，依上所述，主要指對(duì)文件實(shí)體和文件信息的整理原則。在數(shù)百年的檔案實(shí)

踐過(guò)程中，整理原則也隨之發(fā)生過(guò)幾次重大變化。從最早的二元主義的序列原則（即在收文和發(fā)文二元下以時(shí)間先后進(jìn)行文件排序）

到事由原則，再到后來(lái)的來(lái)源原則、自由來(lái)源原則，一直到上個(gè)世紀(jì)80年代中后期，我國(guó)檔案學(xué)者何嘉蓀、馮惠珍教授提出主、客體

全宗的理論，可以說(shuō)都是對(duì)檔案整理理論的探討。由此可見，F(xiàn)隨著檔案實(shí)踐的不斷發(fā)展和人們對(duì)檔案實(shí)踐認(rèn)識(shí)的深化而變化，使之具

有新的內(nèi)涵。文件和檔案的整理是檔案實(shí)踐的核心內(nèi)容，貫穿于文件運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程（單份文件→卷→類→全宗→館藏），它使散亂的

文件具備了有機(jī)的結(jié)構(gòu)特征。所以公式中的F不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，但它是搭建檔案結(jié)構(gòu)的基本原則和方法。

A=F(C+I)，F(xiàn)是一種法則，文件實(shí)體和文件信息的有機(jī)組合經(jīng)過(guò)F法則變換成為“典型的、科學(xué)意義上的”檔案。F變換以建立檔案文

件之間的內(nèi)在聯(lián)系、搭建檔案文件的有機(jī)結(jié)構(gòu)為目的。荷蘭手冊(cè)的作者認(rèn)為：“一個(gè)全宗是一個(gè)有機(jī)整體，……它按照一定的規(guī)則成

長(zhǎng)著、形成著、并且變化著……”。[6]英國(guó)檔案學(xué)家詹金遜也認(rèn)為：“它是一種生長(zhǎng)的結(jié)果，正像一棵樹一頭動(dòng)物一樣，也是一種有

機(jī)體。……因此，它的各部分之間，也有著對(duì)它本身的意義不可或缺的結(jié)構(gòu)、關(guān)節(jié)和自然聯(lián)系”。[7]

2.3A=F(C+I)中的C+I對(duì)于新的檔案實(shí)踐，尤其是電子文件、檔案實(shí)踐，具有非常重要的意義。在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的檔

案實(shí)踐活動(dòng)中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對(duì)于它的載體，其“貞節(jié)”程度可謂“從一而終”，所以文件、檔案

的整理也是載體和信息一并進(jìn)行的，不可能各自獨(dú)立進(jìn)行。這一時(shí)期，實(shí)際上C+I可以用一個(gè)字母表示。但自上個(gè)世紀(jì)80年代中期《中

國(guó)檔案分類法》問(wèn)世以后，對(duì)傳統(tǒng)的文件的結(jié)構(gòu)和整理理論提出挑戰(zhàn)。《中國(guó)檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用

于檔案室和檔案館實(shí)體的分類，《中國(guó)檔案分類法》實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案信息的組織方法，而不是對(duì)檔案室和檔案館實(shí)體檔案的分類方法

。由此人們第一次認(rèn)識(shí)到，檔案實(shí)體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。正是由于這一原因，在上個(gè)世紀(jì)80年代中后期的檔案管

理學(xué)教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構(gòu)成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實(shí)體分類和信息分類。何嘉蓀教授在

他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實(shí)體整理和信息整理稱之為“實(shí)體控制”和“智能控制”。

近年來(lái)，電子文件的大量涌現(xiàn)直接影響到檔案的整理理論和技術(shù)。電子文件的信息對(duì)載體的依賴不比當(dāng)年，電子文件的信息相對(duì)

獨(dú)立，以至于電子文件在線傳輸時(shí)，其載體往往是不被考慮的，非到文件信息脫機(jī)保存時(shí)文件的載體才被重視。實(shí)際上，電子文件的

整理過(guò)程已經(jīng)演化為以著錄為依托，以檢索為手段的情報(bào)信息處理過(guò)程，它與電子文件脫機(jī)以后的實(shí)體保存并沒(méi)有必然的內(nèi)在聯(lián)系，

它們可以分別獨(dú)立進(jìn)行。因此文件C+I的兩元表現(xiàn)形式，對(duì)于新的檔案實(shí)踐具有特殊的積極意義。對(duì)于脫機(jī)以前的電子文件的整理可表

示為A=F(I)，而脫機(jī)以后的實(shí)體的分類保管亦可表示為A=F(C)，它們?cè)试S遵循不同的整理原則F，而且可以各自具有不同的結(jié)構(gòu)。在目

前以紙質(zhì)文件為主導(dǎo)的檔案整理中，實(shí)體整理（即檔案室、館的整理）以載體的排列為目的，按照歷史原則（即檔案文件之間的歷史

聯(lián)系）進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)由文件→案卷→全宗→館藏的實(shí)體結(jié)構(gòu)；按照《中國(guó)檔案分類法》對(duì)檔案信息的分類，則遵循邏輯原則，形成與檔

案實(shí)體不同的檔案信息的特殊結(jié)構(gòu)。

3A=F(C+I)的異化及其意義

A=F(C+I)概括了一般檔案室和檔案館的紙質(zhì)檔案的結(jié)構(gòu)關(guān)系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現(xiàn)以下幾種異化形式，并且與

檔案工作實(shí)踐中的特殊情況相對(duì)應(yīng)。

3.1A=(C+I)：即在特殊條件下，沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成為檔案，而不能再將它們稱為文件。盡

管沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理的文件不是“典型的、科學(xué)意義上的”檔案，但畢竟還是檔案，而且在檔案實(shí)踐中也是可能出現(xiàn)的。例如，檔案征集

是檔案收集工作的組成部分，檔案室和檔案館征集到的零散文件，雖然它們沒(méi)有經(jīng)過(guò)必要的整理，我們依然將它們稱之為檔案。檔案

的征集雖然在檔案的收集工作中不占主流，但卻是檔案館的經(jīng)常性的業(yè)務(wù)活動(dòng)，以至于大多省級(jí)檔案館都設(shè)有專門機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行檔案征

集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)異化后的特殊形式，也對(duì)應(yīng)著一定的檔案實(shí)踐活動(dòng)。在何嘉蓀教授和傅榮校博士合著的《文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研

究》一書中，將這一現(xiàn)象概括為“文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中的跳躍”現(xiàn)象。

其實(shí)這一現(xiàn)象在以往的檔案學(xué)研究中一直沒(méi)有給予科學(xué)解釋。在檔案學(xué)教材中，我們一方面強(qiáng)調(diào)文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)必要條件

，必要條件之一就是沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理的文件不是檔案，另一方面又認(rèn)為文件一經(jīng)歸檔進(jìn)入檔案室和檔案館就成為檔案，那么征集到檔案

館、室的零散文件沒(méi)有經(jīng)過(guò)必要的整理，我們將它稱為檔案呢，還是文件呢？如果依照必要條件判斷，它未經(jīng)整理是文件，可是它又

是檔案館的日常業(yè)務(wù)之一，而且我們將這項(xiàng)活動(dòng)不叫做文件征集，而稱為檔案征集，在檔案學(xué)教材中也將這部分內(nèi)容設(shè)在檔案工作的

收集環(huán)節(jié)講授，因此形成悖論。我們給出的檔案結(jié)構(gòu)模型的異化形式可以給它適當(dāng)?shù)慕忉尅?/p>

3.2A=F(C+X)是檔案結(jié)構(gòu)模型的另一種異化形式，即在文件形成檔案的過(guò)程中側(cè)重于考慮文件載體，而淡化其中信息之間的有機(jī)

聯(lián)系及其表現(xiàn)形式（信息I異化為X)，這種現(xiàn)象在現(xiàn)實(shí)的檔案實(shí)踐中也時(shí)而顯現(xiàn)。例如：織布廠的樣品室中的產(chǎn)品樣本，其本身就具有

檔案的性質(zhì)，它以實(shí)物的形式記錄企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)活動(dòng)。據(jù)筆者調(diào)研，甚至有不少企業(yè)干脆將布的樣本裁減成照片大小裝入像

冊(cè)保存在檔案室中，將其視為樣品檔案。如果將這些布的樣品視為檔案，樣品中的信息就已經(jīng)發(fā)生了異化，它不再是一般意義上的文

件信息，其中信息的表現(xiàn)形式既不是文字的，也不是圖表的，甚至也不是聲相的，但是這些樣品仍然具有檔案屬性。其實(shí)這些樣本與

開發(fā)它們時(shí)所形成的產(chǎn)品檔案相互對(duì)應(yīng)，換言之，二者所含的信息盡管表現(xiàn)形式不同，但實(shí)質(zhì)上具有同一性，它們是以不同的信息形

式表現(xiàn)同一個(gè)產(chǎn)品的信息，共同記錄和反映企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)活動(dòng)，應(yīng)該說(shuō)二者所包含的信息具有內(nèi)在的必然聯(lián)系，但是對(duì)樣品

“檔案”和產(chǎn)品檔案卻采取了不同的整理方式，且分別保管。這種情況屬于重視載體的特殊性，淡化信息之間的有機(jī)聯(lián)系。此種情況

在檔案工作實(shí)踐中絕非個(gè)別現(xiàn)象，檔案室和檔案館中將不同載體的檔案淡化它們信息之間的相互聯(lián)系，各自整理分別保管習(xí)以為常。

特殊載體的檔案尤其是實(shí)物檔案往往需要特殊的整理方法，同時(shí)形成它們的特殊結(jié)構(gòu)。