檔案計算機管理論文
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筆者認為建設檔案計算機管理系統的步驟有兩種。一是由上至下，二是自下而上。由上至下是指由中央到地方建設檔案計算機管理系統的過程。這樣做的優勢是中央可以集合建設檔案計算機管理系統方面的專家，集中力量攻克各種各樣的難關，同時，規范化和標準化的程度較高。自下而上則是反過來的，這樣做的優勢是檔案計算機管理系統更加人性化一些，因為其建設的出發點是為本單位服務的，更貼近日常的工作需要。事實上，由上至下和自下而上之間并不單獨進行，涇渭分明，而是交叉進行的。以上是從總的方面來說明建設檔案計算機管理系統的步驟，接下來是具體的說明檔案計算機管理系統內容建設的步驟，筆者在此主要指的是管理系統的數據庫的建設步驟。就一個單位而言，首先要建立的是目錄管理數據庫，其次是全文信息數據庫。目錄管理數據庫相較于全文信息數據庫是比較簡單的，因此，一般的單位都會考慮先建前者。另外，必要的話還可以優先錄入部分重要的全文信息。
2建設檔案計算機管理系統的效益
檔案工作的效益具有特殊性，其效益表現為社會性、模糊性、分散性、滯后性等等。檔案計算機管理系統是實現檔案工作的一個手段或者說是工具，那么可以說，檔案計算機管理系統的效益與檔案工作的效益是基本相同的，其效益具有同樣的性質。檔案計算機管理系統提高辦公效率，提高檔案管理和服務水平，它帶來的效益具有明顯的社會性。檔案計算機管理系統產生的效益無法簡單的用數字來衡量，因此說它的效益具有模糊性。同時，其產生的效益并不體現在檔案部門本身，而是分散在其他部門，并且獲得效益的時間有可能延后，所以說，其效益具有分散性和滯后性。
3建設檔案計算機管理系統的動力
建設檔案計算機管理系統的動力有二，一是外在的，二是內在的。外在動力是國家的推進，即國家管理的需要。“從事物發展的規律（內部特征）上看，檔案管理活動的過程是一個帶有明顯傾向性的過程。在檔案管理活動的發展過程中，我們不難發現這樣一條基本線索，那就是檔案管理活動是伴隨著國家管理的發展而發生變化的；在相當長的時間內，這種變化反映為‘政治—行政’因素對檔案管理活動的直接作用”?？梢哉f檔案管理活動的動力是直接來自國家管理的需要。在社會信息化進程中，檔案計算機管理系統作為檔案管理活動的重要組成部分，能夠把全國的檔案資源都集中在一起，并提供高速便捷的服務。因此，國家鼓勵各級各類單位建設檔案計算機管理系統，這便是建立檔案計算機管理系統的動力所在。內在動力是各單位利益的驅動。對檔案機構而言，好的檔案計算機管理系統不僅能提高辦公效率，而且還能提高用戶的滿意度，樹立良好的公眾形象。對其他單位而言，除了提高辦公效率之外，還可以為本單位創造意想不到的經濟效益和為社會帶來巨大的社會效益。
4建設檔案計算機管理系統的瓶頸人員
在此主要指缺乏建設檔案計算機管理系統的專業人才。就目前來看，高校檔案專業的招生對象多是文科學生，計算機課程不是他們的主要課程，這就使得檔案部門的工作人員計算機水平較低。資金。主要是指對檔案計算機管理系統建設的資金投入不足或是不能合理運用資金。相關領導沒有充分認識到檔案計算機管理系統的作用，而不予撥款?；蚴钦J識到檔案計算機管理系統的重要性，卻沒有合理地運用這筆資金。軟件。主要是針對沒有能力單獨建設檔案計算機管理系統的單位，這些單位在購買軟件時，不購買相應的實施和維護軟件。這類單位只知道建立一個檔案計算機管理系統，卻忽略了在運行檔案計算機管理系統的過程中對其進行日常維護。規范與標準。這是指建設檔案計算機管理系統還缺少一些相應的規范與標準。目前，我國對計算機進行自動化處理和管理要達到什么要求，開發出來的軟件應該具備哪些功能，缺乏整體的規劃。同時對于檔案計算機管理系統需要的統一標準也沒有進行明確的規定。交流與溝通。這主要是指檔案人員與系統設計專業人員缺乏交流與溝通。檔案人員沒有把他們的需求準確地向系統設計專業人員表達出來，再加上系統設計專業人員一般對檔案工作的業務流程并不十分了解，因此，設計出的檔案計算機管理系統往往不盡如人意。
5建設檔案計算機管理系統的突破口
在本文，筆者把建設檔案計算機管理系統的突破口定義為解決建設檔案計算機管理系統瓶頸的方法。對于人員問題，各單位可以加大對檔案人員的培訓力度，尤其是計算機方面的知識。還有，便是高薪聘請專業人員為本單位建設檔案計算機管理系統，視需要來決定長期或短期聘任。對于資金問題，檔案部門主動向上級申請撥款，并以詳細的可行性報告來說服上級，獲得資金。對資金充足的單位來說，最重要的是做好統籌規劃工作，力爭每一筆資金都用在最合理、最合適的地方。對于軟件問題，各單位在與軟件設計單位進行交易時，簽署的合同中必須包括負責維護更新這一條款。由同一家單位設計，并由同一家維護，這有助于提高該設計單位對系統的把握度，有過合作的經驗更方便工作的進行。制定相應的規范與標準并不是短期內就可以完成的事情，這需要實踐的積累和時間的沉淀。加強交流與溝通，要求檔案人員和計算機人員共同參與到檔案計算機管理系統的建設中來，從系統分析到系統設計再到系統實現，二者都互通有無。事實上，在建設檔案計算機管理系統過程中，檔案部門已經在運用軟件工程的原理進行設計了，成果也十分明顯。通過以上的論述，筆者希望能夠對目前檔案計算機管理系統的研究有所補充，為檔案計算機管理系統建設的理論研究盡一份力。
作者：顧穎瑤單位：江蘇信息職業技術學院
