數(shù)字化檔案計(jì)算機(jī)管理研究

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【摘要】

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，人類的溝通和交流由傳統(tǒng)書(shū)信的傳遞到現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字化得信息傳遞，這一革命性的舉措為人類帶來(lái)巨大的改變，數(shù)字化時(shí)代也為檔案計(jì)算機(jī)的管理方面提供了一定的便利性，在提供便利的同時(shí)也帶來(lái)了一些問(wèn)題。筆者通過(guò)這幾年的工作實(shí)踐，對(duì)于數(shù)字化時(shí)代的檔案計(jì)算機(jī)的管理進(jìn)行了相關(guān)研究，希望這些研究能夠?yàn)槲磥?lái)人們對(duì)于在數(shù)字化得時(shí)代下計(jì)算機(jī)管理方面提供一定的參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】

數(shù)字化時(shí)代；計(jì)算機(jī)管理；檔案管理

在數(shù)字化的時(shí)代下，人們的信息的處理和傳輸?shù)姆绞桨l(fā)生了巨大的改變，人們的生活方式也發(fā)生了巨大的改變，與此同時(shí)檔案計(jì)算機(jī)的管理也發(fā)生了巨大的變化，數(shù)字化在檔案計(jì)算機(jī)的管理方面改變了以往的檔案計(jì)算機(jī)的管理的方式，為檔案計(jì)算機(jī)的管理提供了很多的便利。同時(shí)也改變了單位辦公的主要的方式，現(xiàn)在多是實(shí)行了無(wú)紙化的辦公模式，計(jì)算機(jī)辦公可以讓傳統(tǒng)的檔案的工作人員從傳統(tǒng)的繁瑣的工作中解脫出來(lái)，提供了很大的便利性，同時(shí)又節(jié)省了很多的人力、物力、財(cái)力等。筆者接下來(lái)為數(shù)字化時(shí)代下檔案計(jì)算機(jī)的管理進(jìn)行主要的分析。

1數(shù)字化檔案計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)的改變

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，使得計(jì)算機(jī)行業(yè)得到了快速地發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為各行各業(yè)中不可或缺的一部分。其中數(shù)字化檔案管理，是將檔案以電子文檔的方式進(jìn)行歸檔，這種歸檔的方式便于對(duì)檔案的查找保存時(shí)間長(zhǎng)，同時(shí)能夠使信息快速地傳遞，又能快速地實(shí)現(xiàn)資源的共享，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案管理具有很多的優(yōu)越性。數(shù)字化時(shí)代下的檔案計(jì)算機(jī)的管理與傳統(tǒng)的通過(guò)手寫(xiě)的歸檔的方式具有很大的不同之處，主要體現(xiàn)在檔案計(jì)算機(jī)管理可以做到對(duì)于文件級(jí)別的管理，其中具體的操作的流程有：檔案部門對(duì)檔案文件進(jìn)行歸納整理之后，會(huì)根據(jù)一定的文件的編號(hào)和相應(yīng)的文件的整理的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行唯一的命名，然后根據(jù)文件的特殊性和保密性進(jìn)行相關(guān)的文件的保密的處理，也可以進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)引。在平時(shí)如果需要對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行查閱時(shí)，可以電子檔案的系統(tǒng)的輸入關(guān)鍵詞的方式進(jìn)行相關(guān)檔案的調(diào)閱，這種調(diào)閱的方式相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的方式更加方便、快捷同時(shí)又節(jié)省了人力和時(shí)間。檔案計(jì)算機(jī)管理的對(duì)象發(fā)生了很大的改變，由傳統(tǒng)的半自動(dòng)化轉(zhuǎn)變成全自動(dòng)化。檔案計(jì)算機(jī)管理的對(duì)象主要是電子檔案全文，其中店址檔案全文可以從網(wǎng)上下載或者在計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行關(guān)鍵詞的查找。其中檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)包括全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，其中全文數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)比較大的文件其中包含很多的文檔，這些文檔沒(méi)有具體的大小的限制，可長(zhǎng)可短，其中也可以包括聲音、視頻文件。全文數(shù)據(jù)庫(kù)中包含聲音、視頻等文件時(shí)就是多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。其中檔案數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)面對(duì)很多的對(duì)象，其中只是用來(lái)存儲(chǔ)文件的數(shù)據(jù)庫(kù)是關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理要用另外的程序進(jìn)行。

2數(shù)字檔案計(jì)算機(jī)管理的未來(lái)的發(fā)展

數(shù)字化需要一定的網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，其中在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)將要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理。數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)的管理對(duì)于網(wǎng)絡(luò)具有很強(qiáng)的依賴性，同時(shí)也依賴于一定的辦公的軟件。在檔案的二次信息的管理時(shí)，一般都是采用專門的針對(duì)處理檔案計(jì)算機(jī)的軟件來(lái)進(jìn)行處理，這種軟件一般都是單機(jī)版的，同時(shí)功能簡(jiǎn)單、易于維護(hù)和操作。由于網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境下的辦公自動(dòng)化有了很大的發(fā)展，這種網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化改變了以前的單一的檔案處理的模式。可以將文件從形成到歸檔到系統(tǒng)的管理的整個(gè)過(guò)程都涵蓋在其中，但是這種辦公自動(dòng)化得文檔的管理比以前的計(jì)算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)要復(fù)雜。在未來(lái)檔案計(jì)算機(jī)管理會(huì)實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化，在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，文件中生成到歸檔都可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，文件在生成文檔之后的電子檔案，這種電子檔案具有一定的復(fù)雜性，對(duì)于這種特性需要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)和整理，以確保電子檔案在保存的過(guò)程中的安全性，電子檔案能在長(zhǎng)時(shí)間處在可讀性的狀態(tài)中。其中在對(duì)電子檔案的維護(hù)中的管理的工作可以在計(jì)算機(jī)的軟件的平臺(tái)上，查找電子檔案的位置和信息，但是查找的前提下要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性和網(wǎng)絡(luò)載體的安全性等問(wèn)題，進(jìn)行定期檢查，檢測(cè)，同時(shí)定期進(jìn)行轉(zhuǎn)存和對(duì)電子檔案的維護(hù)的工作。電子檔案的保存的過(guò)程需要依靠一定的計(jì)算機(jī)的硬件，而且不同的電子檔案的保存會(huì)出現(xiàn)不同的計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)，會(huì)產(chǎn)生對(duì)于電子檔案的可讀性的問(wèn)題，因此可以將不同的文件轉(zhuǎn)化成標(biāo)準(zhǔn)的格式進(jìn)行保存。

參考文獻(xiàn)

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作者:朱浩然 耿智星 梅開(kāi) 單位:南京郵電大學(xué)自動(dòng)化院自動(dòng)化系