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      電子檔案科學管理論文

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      電子檔案科學管理論文

      一、深度開展電子檔案管理的重要意義

      1.電子檔案可以完成信息成果多份拷貝,有利于提高檔案服務水平。

      使用電子檔案,能夠將大部分原始檔案直接儲存于計算機當中,利用互聯網或數字通信技術,實現眾多用戶對檔案的查詢和篩選,便于拷貝和傳輸,為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務,擴大社會影響,拓寬服務范圍,提高服務水平和質量。

      2.電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術接軌,有利于順應信息傳播的時代要求。

      現如今,人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代,對群眾高度關注的重大突發事件信息及時進行公開透明的,不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方,也是維護政府公信力、提升政府執政能力的重要體現。當前,我國正在大力推進“信息高速公路”建設,檔案管理工作必須適應這一客觀形勢的變化和新時代的要求,實現檔案信息電子化。

      二、現實管理工作中存在的主要問題

      1.電子檔案管理存在認識上的局限性。

      以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事,電子檔案也只是在相關設備里一存便完事大吉,忽視了檔案信息公布于社會、服務于大眾的功能,更認識不到電子檔案服務大眾的方便、快捷優勢,不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。更有少數極端者,認為檔案是單位的私有財產,使電子檔案信息的開發處于封閉狀態,更談不上向公眾公開了。

      2.電子檔案管理標準化的進展緩慢。

      電子檔案管理的標準化是實施計算機管理的前提和基礎。現實中,許多單位和部門的電子檔案管理業務基礎較差,案卷質量不高,各類檔案著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差,各自為政,各行其事,妨礙了電子檔案管理的標準化、規范化進程,制約了電子文件的整理、歸檔、利用。

      3.電子檔案管理存在安全性隱患。

      電子文件檔案信息通過網絡傳送的過程中,容易被竊聽、泄密、篡改和偽造,現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防。同時,電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵,致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞,電子文件檔案信息的安全就會受到嚴重威脅。

      三、對策探討

      1.組織教育培訓,全面提高對電子檔案管理的認識。

      電子檔案是指具有保存價值的已經歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關資料。做好電子檔案管理工作,必須對管理人員開展系統的宣傳、教育和培訓,使其深刻領會開展電子檔案管理工作的重要意義,充分認識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法的差異和不同,發揮好電子檔案管理的社會效益和經濟效益。

      2.加強制度建設,建立規范的電子檔案管理機制。

      一是健全和完善電子檔案管理業務流程和技術規范,細化工作環節和步驟,明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間;二是建立必要的安全保障制度,確保電子檔案的安全性、完整性與真實性;三是建立一級抓一級的層級檢查制度,強化對電子檔案管理的監督檢查;四是建立服務形式、服務內容、服務水平、服務方法和服務費用相統一的高效服務制度——集成服務,讓用戶滿意。

      3.強化管理措施,保證電子檔案信息安全。

      要構建一個相對完善的電子檔案管理和利用制度,規范電子檔案管理相關步驟,從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施,采用簽署、加密等技術方法,定期檢查電子檔案管理網絡,及時針對網絡安全漏洞進行修復,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,防止網絡“黑客”的進入,最終要形成一套網絡基礎建設、系統升級、人文策略、系統權限等方面實用、有效的安全科學管理機制。要對電子檔案進行實時更新,保證電子檔案信息的實效性。

      作者:葛昕 劉天驕 單位:蛟河市社會保險檔案管理中心

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