員工手冊在企業管理中應用

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企業在人力資源管理中可以運用很多管理方法和管理工具，本文僅從企業員工手冊的編制與完善方面，研究其在企業人力資源管理中的應用。編制實用性高的員工手冊，是讓員工直觀了解企業、統一其價值觀、規范其行為的有效途徑之一。企業根據自身的管理理念，設計出符合企業發展的員工手冊，對企業人力資源管理有著重要的意義。

一、員工手冊的作用

1.員工手冊里匯編了企業的重要制度。新員工入職后通過閱讀員工手冊，能夠快速了解企業的文化發展、運作模式、企業政策、員工日常行為規范等，迅速成長為合格員工。

2.員工手冊是很好的企業文化宣傳教育平臺。企業自身特色的意識形態或行為規范的總和形成企業文化，企業通過提煉將其編寫進員工手冊，可以讓員工感受企業魅力，增強企業的凝聚力。

3.不同的企業對員工有不同的要求。在符合國家法律法規的前提下，員工手冊可以有行業的個性化特點或企業的特殊要求，這樣能夠提升企業整體的運作效率。

4.依法編制合理、科學的員工手冊。這樣有助于勞動關系雙方互相溝通與理解，為日后可能出現的勞動糾紛提供協商解決的依據，幫助企業規避用工風險。

二、員工手冊的編制原則

合法性

1.編制、發布程序的合法性。《勞動合同法》第四條明確規定：為保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務，用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度。同時也對企業制定和修改重要制度或事項需要通過民主流程做了相應的規定。在實際操作中，很多企業只編制規章制度，而忽略讓制度產生合法效力的過程，從而留下可能產生勞動爭議的隱患。因此，企業應該執行民主流程和公示流程，將與員工切身利益相關的規章制度和重大事項決定告知勞動者。

2.內容的合法性。員工手冊的內容必須遵守國家法律法規，它作為企業的內部法則，不能與國家政策相抵觸，不得侵犯員工的合法權利，不得違反公序良俗。

實用性

員工手冊是企業對員工管理規則的具體化，是企業管理制度的延展。員工手冊作為員工快速入門的途徑，要體現它的實用性，方便員工執行和遵守，其應體現與員工日常工作密切相關、出現頻次高或員工最關心的事，如請假、出差、報銷申請流程等；其他職能、業務部門的工作流程、操作規范，則可以在部門工作指南中再詳細要求。員工手冊適合印成小冊子方便隨時閱讀，在員工入職時人手一冊，有效約束員工行為規范。

動態性

員工手冊不僅要同步國家或地方政策的更新，同時要匹配企業的發展，與自身現狀和管理要求相適應，緊跟政策，與時俱進。

三、編制員工手冊的步驟

1.項目組組建。員工手冊的編制是一項比較系統的工作，一般由人力資源部門牽頭，各職能部門主要負責人或安排專人成立項目組，推動員工手冊編制工作有序進行。

2.小組協商。首先，人力資源部門負責人根據企業實際情況、管理思路，以及各部門工作對接流程、數據指標等，按照可行可操作的方式編輯提綱；其次，項目組的成員討論，通過反復驗證對手冊進行優化；最后，員工手冊在小組協商達成共識后形成初稿。

3.民主審議。員工手冊需由職工代表大會進行審議，獲得全體職工代表半數以上贊成票，視為通過，方可發布；還沒有成立職工代表大會的企業，可以以集體會議、集體討論或各部門分小組討論的形式，最終收集員工意見，進行平等協商再定稿。

4.更新。員工手冊定稿后，人力資源部門落實手冊簽發、培訓等工作環節，在執行過程中要根據企業實際管理狀況以及國家地方性政策的變動，適時做出相應修改。

四、員工手冊的內容

以筆者所在企業編寫的員工手冊為例，其包含以下內容：

1.總則。明確員工手冊編制目的、試用范圍、生效時間及其他注意事項。

2.企業簡介。向員工介紹企業的發展歷史、經營范圍、企業價值觀、企業愿景、組織架構等。很多企業將這部分制作成專門的課件單列出來授課，將其作為員工入職培訓、企業文化宣導的必修課程，不體現在員工手冊中。

3.人力資源管理各項程序指南。這一部分主要包括員工招聘與錄用、工作時間、休假、加班、培訓、薪酬福利、績效考核、員工關系、離職手續辦理等各項說明，主要呈現原則性的規定，而不是把人力資源管理制度全部搬進來，具體細則指南員工可以查看對應規定。

4.獎懲制度。包括獎勵制度和懲罰制度，獎勵制度明確表彰項目、表彰形式；懲罰制度明確違章條款、違章登記、處理方式等。企業用明確、詳細的條款來規定員工能做什么、不能做什么、怎么做、做錯需要承擔什么責任。

5.附則。說明該員工手冊制定、修訂、解釋權歸屬本企業，也可標注手冊未盡事宜，按國家、當地及企業的有關規定和制度執行。

6.回執。設計員工手冊時，最末端看可以附上員工簽收回執，包括員工簽署、時間日期。

五、員工手冊應用風險防范及注意事項

1.企業經常利用《勞動合同法》第三十九條“嚴重違反用人單位的規章制度的”這一款來解雇員工，同時不向員工支付經濟補償金。在實踐工作中，如何界定員工是否嚴重違反規章制度？如何充分利用員工手冊來執行相應程序？國家法律法規中查不到對“嚴重違反用人單位的規章制度”的詳細規定，如果企業單方面解除勞動關系要適用這一條款，需要有充足的證據證明該情形的存在，就需要企業在員工手冊及管理制度里，結合本企業的性質，羅列出“嚴重違反規章制度”的情形。如文中提及的員工手冊的內容包含了懲罰制度，這里需要企業明確列出違章分類，可以采用A、B、C、D四種級別，并說明D級為次要違紀，依次遞推A級為重大違紀或對企業和其他員工造成重大影響或損失的違規行為，詳細羅列構成A、B、C、D級違章條款的細則，使員工若有違紀行為均可以在細則中找到對應條款。重點需寫明，累計違反3次低級別的違紀條款公布為違反高一級的違紀，類推則累計3次B級違紀，視同為違反A級違章條款（第三次違反B級可公布為A級）。同時，制定不同等級的違紀處理分類，包含但不限于口頭警告、書面警告、賠償損失、不等額罰款、停職、解雇等。不管員工違反某個級別的違規細則，處理結果是口頭警告、書面警告或賠償損失，都需以書面形式呈現，填寫《處罰單》，描述事件經過、處理結果、被處罰人（員工）簽字確認，再由人事行政部門統一歸檔。如上，從違章制度的制定，到處罰程序的執行，企業方面在操作上做到有理有據，層次分明遞進，并有《處罰單》及對應的處理結果作為依據。因此，在實踐工作中企業參照《勞動合同法》第三十九條第二款解除勞動合同的情形，可以參考這個流程來處理。

2.企業在履行告知義務方面，為避免在勞動爭議中出現舉證困難的情況，公示規章制度時，應采用書面形式，保留好簽收或培訓資料。《勞動合同法》第四條明確了關于重要事項公示、公告的民主流程要求，所以員工手冊要想發揮作用、用到實處，必須有證據證明員工手冊在企業內已進行了公示，并對員工進行了告知。員工手冊可以以紙質打印本或者電子版的方式送達員工，無論哪種方式，檔案中需保留好員工簽收的回執原件；紙質版可張貼企業公告欄，電子版的員工手冊也可在企業內網進行公布，也可以通過企業、部門微信群群發傳達，最后落實簽收回執。企業可以采用以下做法：員工入職時，必須閱讀員工手冊，并且在員工手冊末端回執處簽字，并簽注日期。入職培訓時，員工手冊是其重要的培訓組成部分；新員工崗前培訓考核體系也包含員工手冊的內容，因此員工不僅在培訓記錄上簽字，也要在培訓后參加員工手冊內容的筆試考試。企業與員工簽訂勞動合同時，附送員工手冊并確保員工簽收，企業保留簽收記錄存檔。在職期間，企業還可以定期組織員工培訓學習員工手冊內容，這能夠幫助企業更有效地管理和規范員工的日常行為和工作。這樣，企業就履行了告知義務。

3.員工手冊實時更新很有必要，否則其權威性將大打折扣，同時也會給執行造成困擾。例如，員工手冊違規條款中可能會規定“不允許員工在企業內給電動車充電”，但隨著企業進行人性化管理，增設了充電樁，應允許員工電動車有序擺放并應急充電。這樣就需要修改相應的違規條款，例如從“不允許”改為“允許”，并在充電樁用電安全方面增加約束。另一個層面的更新是指國家法律法規的更新與頒布，員工手冊需同步更新。例如：2016年《福建省人口與計劃生育條例》做出修改，第四十一條“依法辦理結婚登記的夫妻享受婚假十五日；符合本條例生育子女的夫妻，女方產假延長為一百五十八日至一百八十日，男方照顧假為十五日”。其中關于員工產假、陪產假的規定，時間分別做了延長，這個對于員工屬于利好消息，員工關注度非常高，如果企業及時在員工手冊中對其做出相應調整，效果事半功倍。企業對國家政策的反應，側面反映了企業的人文關懷，一方面體現企業響應國家政策的決心與效率，一方面表現了企業對員工重視的程度，企業的快速反應這無形中提升了員工對企業的滿意度，增強了企業凝聚力。《員工手冊》是企業用來約束和引導員工日常行為規范的重要工具，也是員工熟悉企業管理制度、了解自身的權利和義務的窗口。因此，編寫一份適用企業、合法的《員工手冊》是人力資源管理的一項重要并艱巨的任務，它不僅體現了企業人力資源管理部門對法律的重視與理解程度，也體現了企業的管理理念和水平。

作者:鄭慕蘭 單位:偉成油脂有限責任公司