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行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能,其中管理是主干,協調是核心,服務是根本。行政管理的實質就是服務。
從“管理”方面來說,行政部門不能僅滿足于在日常事務的層次上做好領導的“參謀和助手”,還必須在公司的經營理念、管理策略、企業精神、用人政策等重大問題上有自己的明確見解,成為領導不可缺少的“高參和臂膀”。這就要求行政部門的領導者不能只滿足于處理好身邊的各種事務,而是要做一個有思想、敢創新、有沖力的領導者,換句話說,不能僅僅滿足于做好一個戰術家,還要努力成為一個戰略家。很顯然,也只有有思想、懂戰略、敢創新、有沖力的人,才能使行政工作成為企業發展的推動力。
從“協調”方面來說,行政管理者不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導交辦的任務為滿足,也不能憑借自己在企業的獨特地位對各部門頤指氣使。行政部門應主動做好上與下(上級與下級),左與右(部門之間),內與外(企業與相關單位)的溝通,在充分溝通的基礎上做好協調工作,減少企業發展中的內耗成本。
從“服務”上說,行政工作干得再出色,畢竟是服務于企業的,特別是后勤工作,永遠不要奢望成為企業關注的“中心”(不但不可能,而且不應該)。因為如果一個企業的關注點不幸落到行政部門,那只能說明行政工作做得實在太糟糕,防礙了企業各方面的工作。行政管理的理想境界應該是“潤物細無聲”。行政部門最忌諱處處顯示自己的存在,與其它部門搶鏡頭,爭榮譽。行政部門應該像一部自動化程度根高的機器,這頭原料(任務)進去,那頭成品(結果)出來,其中的曲曲折折都應隱含在行政體系之內。要反對利用行政部門對會司資源的支配權只顧為小團體謀取私利或便利的行為,要反對把行政部門變成“門難進、臉難看、事難辦”的官府衙門。特別是在高素質人才集中的地方,更要注意對人的尊重,行政工作要做得有人情味。
所以,企業的行政管理要在“管理”上做好“協調”,在服務”上當好“幕后英雄”。
企業行政管理的特點及要求
一般意義上的行政管理主要包括管理、協調和服務三方面的功能,但是企業的行政管理與政府機關仍有很大區別。
1.企業的行政管理不是獨立的,它隸屬于企業的整體管理。企業的行政管理即使搞得再好,如果不利于充分調配企業的人力、物力、財務、技術等資源,不利于調動廣大員工的積極性、主動性和創造性,不利于提高企業的經濟效益,加決企業的發展,那也是沒有價值的。簡言之,企業行政管理服務于企業的根本目的,就是通過為社會提供商品和服務而謀取盡可能大的經濟效益。
2.企業行政管理比政府機關的行政管理更注重內容和實質。企業的行政管理拄往根據實際需要,甘諸多制度、程序、環節、文件等進行剪裁和調整,使之變得精練、實用、便利。
3.企業行政管理與企業的經濟效益相聯系,即更講究實效。雖然我們不能說要直接用企業經濟效益來衡量具體的行政管理行為,也就是說,不能直接確定某個具體的行政行為能為企業賺多少錢,但是,企業的行政管理行為可以直接與企業的經濟效益相聯系是毫無疑問的。企業行政管理的著眼點在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各種資源,提高員工工作的積極性,開源節流,提高企業經濟效益,加快企業發展。
4.企業行政管理比政府機關的行政管理靈活。政府機關在行政管理中所采用的一系列制度、程序、圖表等,與管理對象的實際情況有一定距離甚至嚴重脫節。為了照顧方方面面的關系,政府機關的行政管理一般都有較長時間的延續性,因此,政府機關的行政管理往往不可避免地帶有保守、僵化、死板、不合時宜等特點。而企業的行政管理則根據企業實際發展需要及時變革、增刪、變通,因而帶有很強的靈活性,比較符合企業實際。
5.企業行政管理為企業一線服務的色彩明顯。企業行政管理部門及其人員在企業中大多比較“低調”,不像有些政府機關的工作人員那樣趾高氣揚。其實,政府機關的行政管理也應該是為企業、為社會、為民眾服務的。但在實際運作中,政府機關距離每個具體的服務對象比較遠,受到服務對象的影響和制約具有間接性,客觀上就使這種服務與被服務的關系往往被“異化”,“公仆”變成“主人”。而在企業中,一般不會允許這種情況出現,行政部門為技術、業務等一線部門服務的關系十分明確。企業行政管理的上述特點給企業的行政管理人員提出了這樣的要求:企業的行政管理必須時刻著眼于為企業的經濟效益服務,反對“為管理而管理”;必須堅決擯棄形式主義,切實講究實效;必須大力講究勤儉節約,反對大手大腳的浪費;必須根據企業實際采取靈活變通的方式方法,一切以企業利益為最高原則,反對因循守舊。