高校行政機關提升工作效率的對策

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一、引言

行政管理工作在我國高校發展過程中所起的作用是非常重要的。行政管理工作是高校內部管理體制的一個重要組成部分，高校需要通過行政管理來協調校、院、系和各部門之間的關系，以促進整體的協調發展，對高校而言，沒有行政管理就很難成為有效率的組織。高校教育行政管理工作的重點是服務于教學和科研；因此，提高高校教育行政管理的工作效率，用盡可能少的人力、物力、財力和時間消耗，完成數量盡可能多或質量盡可能高的行政任務，對提高教師的教學水平和教學質量，增加高校教學科研成果，有著重大的意義。但目前，由于觀念陳舊、缺乏科學合理的規章制度、機構設置不合理、行政管理人員缺乏專業知識和素質參差不齊、工作手段落后等問題，導致我國高校行政管理工作存在著效率低下的問題。

二、影響高校行政管理工作效率的因素分析

目前，影響高校行政管理工作效率的因素主要有以下五個方面：

1．高校輕視行政管理工作，行政管理部門未樹立起正確的服務觀念。主要有兩種觀念影響著高校行政管理工作效率，一種是高校自身輕視行政管理工作，還有一種是行政管理部門自身未樹立起正確的服務觀念。在高校內，無論普通的教職工，還是高校的領導們，都把行政管理視為無關緊要，機構可多可少，人員可多可少，素質可高可低，甚至只是安置教職工家屬的部門。高校自身對行政管理的不重視，自然也會導致行政管理部門的人員對待自己工作的消極態度，也造成了效率極其低下。另一方面，行政管理部門自身長期形成的傳統管理觀念把教師和學生看作管理對象而不是服務對象，在工作中消極地執行高校的相關管理規章制度，不能積極主動地改進工作方式和方法。從領導到一般行政人員都不同程度的存在工作效率不高，時間觀念不強的問題，都不同程度地養成了不重視效率的習慣，這種傳統觀念嚴重影響行政管理工作效率的提高。

2．行政管理缺乏規范化的工作制度。行政管理效率低下的另一個原因在于行政管理工作的規章制度不健全，行政管理工作沒有納入規范化的軌道，行政管理缺乏規范化的工作制度。行政管理工作效率低下的高校，往往無規范化的工作制度，工作經常憑主觀經驗，隨意性較大，這樣的狀況必定造成行政效率低下。而有些高校行政規章制度雖然已經制定，但沒有好好執行。

3．高校行政管理機構設置不科學，隨意性大。高校行政管理機構設置與現代大學制度不相適應。首先，許多高校行政機構設置過多、職位過多，導致機構重疊、職能交叉、職責不清、人浮于事；這種情況不利于高校行政管理各部門、各層次之間的溝通協調，且工作中間環節過多，工作流程過長，出現相互扯皮、推諉，結果只能是行政效率下降。其次，由于傳統的習慣，高校行政管理部門成為領導安排家屬工作的部門，機構的設置和定編存在較大的隨意性和盲目性，因人設崗，因人擴編的現象相當普遍，編制缺乏硬約束。有些部門和崗位在某個時間段內設立，過一段時間又被撤銷，出現有些行政管理部門和崗位“今天有，明天無”的現象。

4．行政管理人員缺乏相關專業知識，素質參差不齊，工作積極性不高。造成行政管理人員缺乏相關專業知識，素質參差不齊，工作積極性不高的原因主要有三個方面：一是由于傳統的習慣，高校的行政管理者大多數是從畢業留校的學生或各種崗位的教師走上管理崗位的，這些人多數為非管理專業，一般都沒有系統地學過高等教育理論、管理學知識等，因此，對于管理方面的知識特別是現代管理知識，知之不多。另一方面，高校的行政管理崗位上教職工家屬及子弟占了很大比例，這類人員學歷層次不高，素質參差不齊，致使行政管理人員性別結構不平衡，這也是影響高校提高行政管理效率的重要因素之一。最后一方面，由于高校的特殊性，在高校領域里一直存在著輕視管理工作的偏見，從而就造成了從事行政管理工作的人員待遇偏低、專職的管理人員年齡偏大、學歷偏低、行政管理人員進修機會少等情況，進一步導致了行政管理人員的流動大、工作積極性不高、消極對待工作任務等問題的出現，這些也都嚴重影響著高校行政管理工作的效率。

5．教育行政管理工作手段落后。當前，在高校行政管理中，文件多是一大特征。以一個中等規模的高校為例，每年發文不下一百號，加上各職能處（室）的發文，數量更加可觀。有的業務打個電話或坐下來商量就可以解決，非要以請示或函件來解決，費時費力，效率很低。另外一方面，高校行政管理工作涉及面廣，工作量大，工作對象不僅僅涉及到物而且更主要是涉及到人。面對復雜多樣的人，管理過程中所采用的方法和手段如何，直接關系到行政管理效率的高低。而目前，許多高校的行政管理部門的辦公手段仍然只靠陳舊的一疊紙，一只筆及一部電話，工作方法和技術落后的現象依然存在。

三、提高高校行政管理工作效率的對策

通過以上對影響高校行政管理工作效率的因素分析，提出以下幾點措施，提高高校行政管理工作效率：

1．改變思想觀念，牢固樹立起正確的效率觀念。要提高行政管理效率，首先要解決的是思想觀念的問題，牢固樹立起正確的效率觀念。首先，通過宣傳和教育使大家認識到提高行政管理效率的重要性，打破舊的懶散的習慣，樹立新的效率觀念。通過加強宣傳和教育，強化行政管理部門的工作人員管理育人的服務意識；嚴格遵循高等教育的規律，緊緊圍繞以教學為中心，從有利于形成健康、高效、有序的行政運轉體系出發，提高廣大行政管理人員對行政管理效率重要性的認識。其次，轉變輕視行政管理工作的觀念。高等學校雖然是一個學術機構，但是它首先是一個組織，需要高效的內部協調運作，有效的行政管理是高校運作的基本前提，只有高效的行政管理，才能保證正常的教學秩序和開展科學研究，不斷提高教學、科研水平。

2．建章立制，保證管理機關的高效運轉。凡是行政管理工作效率高的高校，必定有完善的規章制度，一切行政管理都具有基本的規范和程序，各職能部門明確職權和責任，各司其職，各盡其責。因此，高校必須建章立制，時刻保證管理機關的高效運轉。合理的、配套的、切實可行的規章制度是提高工作效率的重要保障，高校行政管理工作首先必須從實踐中不斷總結方方面面的規律，建立起健全的管理規章制度，使高校行政管理工作不斷科學化、規范化。在建立制度方面，可建立和健全教授治學、學術委員會制度等，確保學者、專家參與學術事務決策的權力落到實處；或健全校務公開制度和教代會制度，使教職工參與學校民主管理和監督的權力落到實處，真正做到民主管理、依法治校，提高工作效率和管理水平。建章立制是工作的一方面，還需要保證制度的有效執行。現在許多高校的行政管理部門都建立了重要崗位的責任制，但多數卻出現了只有崗位責任制，卻沒有檢查、考核和獎懲制度，導致有章不依，使責任制度成為一紙空文，流于形式。究其原因，主要是制度執行不嚴。因此，在建章立制的基礎上，還需要嚴格認真地執行，應當做到有“法”必依，執“法”必嚴，以維護規章制度的嚴肅性和權威性，使之充分發揮作用。

3．科學、合理地設置高校行政管理機構。高校行政管理工作效率的高低與機構設置是否科學合理有關。應從以下兩個方面著手，提高高校行政管理機構設置的科學性和合理性：一方面是堅持精簡、效能的原則。一直以來，政府教育行政管理部門沒有針對高校行政管理機構的設置制定統一的標準，長期以來基本上靠各高校自我約束；這就出現了之前提到的高校行政機構的設置不科學，隨意性大的問題。因此，今后高校行政機構的改革應從實際出發，全盤考慮行政管理機構的總體布局，科學、合理界定各機關的職能，對機構設置作根本性的變革，一切從實際出發，一切從科學出發，該精簡的就精簡，該合并的就合并，該加強的就加強。另一方面確定編制的依據，維護編制的嚴肅性。高校作為國家的事業單位，要嚴格執行國家的編制計劃，編制就是法規。雖然高校內部機構的定編與政府機關的定編有所不同，但其硬約束性的道理是一樣的。因此，必須樹立編制的法規意識，尤其是校領導要自覺維護編制的嚴肅性，不能隨意增設機構或擴編。

4．重視人才培養，正確運用激勵手段，調動行政管理工作人員的積極性。要加強行政管理人員隊伍建設，不能為了安排教職工家屬及子弟而降低對行政管理工作人員的要求標準。在選人的過程中注重行政管理人員的學科、知識層次、年齡結構的科學搭配，努力建設一支富有生機活力，具有較高素質的行政管理隊伍。破除舊觀念，注重對行政管理人員的培養。必須認識到行政管理部門是高校的重要有機組成部分，要確保高效的行政管理，必須要有高素質的行政人員作保障。尤其是教務、人事、科研、辦公室、后勤和二級學院的辦公室等重要的行政部門工作人員，直接為教學科研第一線和校級領導決策服務，既要有較高的文化和不同學科的專業素養，還要具備較強的組織、協調等行政管理能力。所以，高校必須重視對行政管理人員的培養，尤其是根據管理人員自身的發展方向進行有針對性的培訓，鼓勵行政管理人員通過攻讀高一級學位及崗位培訓，學習現代管理的理論和方法，掌握科學管理的技能和手段，更新管理觀念，不斷加強知識積累和經驗積累，從而提高管理能力和效率。除了重視人才培養之外，應實行激勵機制，進一步建立和健全行政人員的管理、考核、激勵制度和機制，切實實施行政人員的崗位責任制，根據管理層次的不同和工作崗位的不同制定工作目標和具體的崗位職責要求，健全行政人員的考核激勵機制，提高行政人員的成就感和工作的積極性。此外，學校行政人員，在實際工作和生活中常常遇到具體困難和問題，學校領導應采用物質、精神激勵的方法來調動他們的積極性，同時要關心他們的職稱、職務、住房、工資等實際問題，解決他們的后顧之憂，使他們的積極性和潛力充分發揮出來，以提高行政管理效率。

5．教育行政管理設備與手段的現代化。要想提高教育行政管理效率，必須補充現代化的管理設備，采用現代化管理手段。首先，高校教育行政管理部門應該補充現代化的管理設備，適應時代的要求，從自己的任務和力量出發，用電腦、高速復印機、傳真機等現代化的辦公工具代替落后的手工操作。其次采用現代化管理手段。隨著信息技術的迅猛發展和高校校園網的不斷建設和完善，為高校推行電子校務提供了有利條件。通過電子校務系統，可以實現信息、服務、交流等多方面的功能，從而在更大程度上實現信息資源的管理和共享，節省人力、物力、財力，切實提高行政管理效率。因此，在綜合考慮學校信息化建設的現狀與需求的基礎上積極推進電子校務建設，科學規劃電子校務建設的發展規劃與實施計劃，全面考慮硬件環境建設、應用系統建設、管理規范建設和支持機制的建設，按照規劃協同有序推進。逐步實現高校校園的計算機網絡化管理，使各種人事、教學、科研信息資料便于迅速的查詢和掌握，逐步實現行政辦公的自動化，緊跟科學技術發展的步伐。

四、結語

高校行政管理工作是高校的重要組成部分，在高校的建設與發展中有著舉足輕重的作用，在知識經濟時代來臨之時，任何一類組織都需要科學的行政管理，都需要注重提高行政管理效率，高校也不例外。因此，推進高校行政管理改革，提高高校的行政管理效率，已勢在必行。高校必須在認識到行政管理工作重要性的基礎上，深入透徹地分析不利于提高行政管理工作效率的各種因素；在分析的基礎上，采取有針對性的、行之有效的措施，提高行政管理工作質量和效率的提高，更好地為廣大師生和教學科研工作服務。