學生管理的辦公自動化建設探索

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一、辦公自動化的定義

(一)積極影響。

1．極大提高了工作效率。輔導員工作極其繁瑣，包括縱向溝通、橫向服務、學生談心談話等，千頭萬緒的工作常常使輔導員力不從心。實現辦公自動化之后，為輔導員提高工作質量和效率提供了最優化的手段:第一，增大了文字信息的處理量。高校輔導員每天都要處理大量的文字信息量，要妥善處理這些信息，對輔導員來說壓力很大，如果借助辦公自動化手段，這些問題就能輕而易舉得到解決。第二，節省精力。如果僅靠傳統的辦公模式，將會耗費大量的精力，自動化辦公系統則能輕而易舉地通過數據采集、整理和存儲，從而節省精力。第三，辦公速度大大加快。自動化辦公系統是節約時間成本的有力武器。例如用傳統方法查找學生信息、檔案，需要翻閱紙質材料，如用辦公自動化系統，則可直接查看文件內容，這就極大地提高了工作效率。

2．有利于做好管理和服務工作。輔導員是工作在第一線的學生管理和服務者，從某種意義上說，輔導員的工作行為是學校管理和教育職能的最終落實者。因此作為一名合格的高校學生工作者，必須充分利用辦公自動化，做好各項日常工作。在辦公自動化條件下，一方面，有利于作出科學決策。通過自動化辦公系統及時掌握情況，閱讀、匯總大量材料，進行分析研判，并制定出合理的方案，為學校的科學決策打下堅實基礎。另一方面，使輔導員從“文山會?！敝薪饷摮鰜?，切實為工作帶來便利。

3．有利于節省辦公經費。辦公自動化條件下，傳統的辦公室模式和工作方式將發生重大變化，原來大量的文件和紙質材料逐步被現代化的辦公設備和電子文件所取代，極大節約了辦公經費。

(二)負面影響。

1．辦公自動化給高校學生工作的保密性帶來了隱患。辦公自動化使我們可以充分享受網上的海量信息資源，然而計算機聯網后，泄密的渠道和風險大大增加:文件可能被復制拷走、電腦可能會感染病毒、工作人員離機時沒有及時關機、未采取屏幕保護加密措施等，均可能導致泄密風險。因此，加強保密工作是辦公自動化過程中一個不可忽視的環節。

2．過度依賴辦公自動化系統而忽視與他人的交流。在學校內部各單位之間，如果大量的工作銜接是通過辦公自動化系統完成，會大大減少當面交流的機會，人與人之間的工作變成機器與機器之間的工作，使人與人之間產生生疏感，對和諧人際關系和良好工作氛圍的營造產生了負面影響。

3．辦公自動化給輔導員的身心健康和能力提高帶來不利影響。辦公自動化是借助計算機、掃描儀、打印機、傳真等設備來實現的，在帶來便利、提高效率的同時，對輔導員的身體健康的危害是不容忽視的。這些設備產生的電磁輻射影響著輔導員的身體健康，同時，長期坐在計算機前工作，也威脅著工作人員的視力和頸、肩及腰椎健康。另外，學生工作者如果過度依賴辦公自動化系統，容易滋生思維惰性，不利于自身的能力提高和潛力挖掘。

二、辦公自動化背景下高校輔導員的努力方向

(一)轉變觀念，加強學習

在新形勢下，一名現代高校學生工作者為適應形勢發展的需要，應從根本上轉變傳統的辦公觀念，改變傳統的辦公模式，真正認識到辦公自動化在工作中的作用，樹立終身學習的觀念，自覺主動地學習辦公自動化知識，定期參加一些相關的業務培訓學習，不斷提高業務能力，堅決杜絕因為技術不過關、操作不到位而影響工作開展的情況，從而掌握辦公自動化的各項技術技能，盡快使自己適應辦公自動化的要求。

(二)切實增強辦公的規范化和標準化

借助辦公自動化手段處理工作，一定要按照國家的相關規定和行業標準，并根據本單位的實際情況，對印章管理、檔案整理、文件收發、保密等制定出科學、規范的實施細則，以順利實現自動化背景下的工作運轉，避免出現差錯，有效地利用辦公自動化系統完成各項任務。

(三)提高意識，杜絕泄密

高校學生工作辦公室是大量學生信息匯集的部門，常常涉及到一些學生的隱私，因此做好保密工作顯得尤為重要。對存放和通過網絡來傳遞、處理的資料要引起重視、提高警惕、加強防范措施。辦公電腦要安裝正版安全軟件，并及時更新殺毒軟件和防火墻等網絡安全工具，設置有效穩妥的電腦和網絡安全密碼，真正做到涉密電腦專人專網、專人專用，堅決杜絕各類泄密事件的發生。辦公自動化是時展的要求，高校也要緊跟時代步伐，加快辦公自動化進程，為高校教師提供教學便利，提高教學效果，達到教學目標，促進學生學習。學校要從各方面對辦公自動化進行技術支持，定期進行相應維護和管理，確保各項系統正常運行。要根據自己學校的特點，開發適合自己學校教學要求的軟件。還要對教師進行相關知識的培訓，不僅是技術上的培訓，還要進行心理上的引導，尤其是對年紀較大的教師，要消除他們對新技術的畏懼心理，要主動改變原來的辦公習慣。當然這一切工作的重點就是領導的充分重視，因為高校的辦公自動化系統建設是一個大工程，涉及財務部門、技術部門等多部門，只有領導重視，這些部門才能通力合作共同完成?？傊?，新時期的高校學生工作是一項綜合性、實踐性很強的工作，需要每一位輔導員在實際工作中多聽、多看、多學，與時俱進，敢于創新，充分掌握自動化辦公系統的各項技能，為學校的和諧穩定和發展壯大作出應有的貢獻。

作者：潘玉銀吳家浩單位：杭州師范大學