高校檔案信息管理思考

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在高校科研工作中，高校檔案信息發揮著重要的支撐作用，可為科研課題深化研究提供有價值的文獻信息資料。然而，當前高校檔案信息管理不能完全適應科研工作需要，還存在諸多問題。如，檔案管理方式上，不同類型的檔案沒有實行集中統一管理，資源整合和利用水平不高；檔案管理手段上，以傳統的手工管理為主，計算機管理和網絡化管理未得到推廣應用；檔案服務方式上，封閉式服務難以滿足高校科研工作者對科技信息“快、廣、深”的利用需求；檔案管理人員上，具備計算機管理能力、網絡應用能力、信息管理和信息服務能力以及資源規劃能力、知識產權保護意識的專業人員十分缺乏。針對以上現狀，筆者提出如下思考。

1加強檔案收集工作

做好高校檔案收集工作，是確保高校科研工作順利開展的重要基礎。一直以來，收集工作都是高校檔案工作的難點所在。筆者建議，高校可建立高校信息中心，由中心集中開展檔案管理工作和圖書管理工作，實現高校檔案、圖書情報與數據的統一管理、集約化管理，積極構建全方位的檔案收集體系：一是強化依法收集。即根據學校檔案、科技信息、情報、電子數據收集規范，嚴格做好日常收集工作；二是加強網上收集。日常工作中，高校各部門會將相關文件上傳至部門網站或高校網站，這為網上收集檔案提供了條件，中心可配備有關人員密切關注網站信息，及時擇取屬于歸檔范圍、有保存價值的材料并轉錄到中心數據庫中歸檔；三是開展現場收集。工作人員要親赴科研工作現場，收集文字材料、形成影像材料等，并及時整理歸檔。四是結合電子公文和OA系統的實施，建立完善電子文件歸檔制度。

2確保檔案管理與科研工作同步

高校檔案管理與科研工作應實現“四同步”，即科研計劃提出與制定科研文件材料建檔、歸檔規范要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成情況同步；鑒定、登記科研成果與驗收、審查檔案材料同步；上級和有關部門評審科研成果與檔案部門出具歸檔證明材料同步。還要明確由課題項目負責人主持立卷歸檔，即列入高校科研計劃的課題應由課題負責人按要求收集科研文件材料并及時歸檔，因故中途失敗的課題也應及時將所形成的文件收集歸檔并附上說明情況。需要注意的是，若課題項目由多個單位協作參加，檔案工作的有關要求和職責應在簽訂合同時予以明確。一般來說，由課題主持單位負責保管檔案，協作單位如有需要可復制保存與本單位有關的部分材料；凡申請成果鑒定的課題必須在申報材料的同時通知信息中心對項目材料進行檢查驗收，凡不符合歸檔要求的不得組織鑒定。

3加強檔案信息化工作

高校必須加強檔案信息化工作，積極引入現代科技與管理理念，變革傳統的手工工作模式和因循守舊的工作思維，提高檔案管理效率，特別要提高檔案工作為高校科研工作服務的效率。應用計算機管理檔案，縮短檔案查詢時間，提高服務效率；以“十二五”規劃總結為契機，歸納分析高校檔案工作的經驗與不足，明確“十三五”期間檔案工作發展發向、主要任務和完成措施，爭取盡快完成存量檔案的數字化，為高校科研工作提供優質服務。

4提升檔案人員業務水平

隨著科學技術的快速發展以及高校科研工作者對檔案查閱利用需求的日益增長，高校應切實增強高校檔案工作人員的業務水平。為此，可采取以下幾方面措施：一是大力督促高校檔案工作人員深入鉆研檔案業務知識、提升業務技能，通過開展檔案業務培訓與再教育、鼓勵他們報考檔案業務職稱等方式，不斷提升他們的業務水平；二是幫助高校檔案工作人員更新知識結構，通過提供相關技能操作培訓，鼓勵他們學習新知識、新技能，增強實際操作本領，以更好地適應工作需要；三是加強高校檔案部門與高校科研機構的密切合作，使檔案工作人員盡快掌握與科研人員合作的方法與手段、熟悉合作時需遵循的規則和注意事項等，更好地為高校科研工作提供切實有效的服務。

作者：方衛紅 單位：杭州科技職業技術學院