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      加速實現預算管理信息化的意義

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      加速實現預算管理信息化的意義

      摘要:近期,在疫情肆虐,復工復產企業響應國家號召,開發各種各樣信息化辦公、云辦公的背景下,充分運用現代化技術,加速公司預算管理信息化的進程是有現實意義的,為此,立足某公司經營預算管理工作的現狀,淺析加速實現預算管理信息化意義,并同時提出合理化建議,助力企業預算目標高質高效完成及企業經營向好發展。

      關鍵詞:預算管理;信息化;意義及建議

      自爆發疫情以來,國家號召在復工復產的企業中,大力倡導居家辦公。保險公司的云投保、大中小學校開設的網課、各大醫院開設的網上門診等一系列的云辦公強勢上線。“信息化”對某些行業而言不是時尚的新說法,但于煤炭行業的預算管理來說仍存在許多可探究的未可知空間。某公司隸屬于某煤炭集團的三級單位,從財務角度而言是一個成本控制中心,圍繞實現集團預算目標,實現財務和非財務資源的合理配置,全員舉措,開拓創新、挖潛降本始終是重中之重。作為集團公司全面預算管理的終端,完善、優化預算管理流程,提高預算管理效率是該公司加速實現預算管理信息化的意義所在。該公司年度預算按列支渠道劃分四項:包括綜合成本預算,即經營預算;內部投資預算;安全費用預算及安全改造資金預算。其中:內部投資預算、安全費用預算及安全改造資金預算,按照各自管理辦法中相應的預算條款規定執行,故本文將僅立足于經營預算管理工作現狀中存在的問題進行分析,并在淺析加速預算管理信息化意義的同時提出合理化建議。

      一、某公司預算管理工作現狀概述

      每年四季度伊始,公司內部會組織進行次年預算調研,由各費用主管部門結合生產銜接及生產經營情況,按實際需求分渠道上報公司財務部,形成預算初稿留檔備查。次年年初,根據上級公司下達的經營預算指標對預算初稿進行調整,嚴格按照該公司預算流程審批后,形成終稿,并在規定的時間內上報上級公司,待上級公司按照預算審查平衡、審議批準流程,經股東大會最終審議批準后,正式下達公司年度財務預算方案。該公司針對上級公司下達的正式預算方案,系統性的按月度、季度進行層層分解,并將各費用指標反饋給各費用主管部門,堅持橫向到邊、縱向到底的原則,以此作為費用控制、經營管理以及公司層面績效考核的依據。每月月中、月末結賬前以及每季度開始的第一個月,分別以excel表格的形式針對不同報送單位將不同格式的本月、下月以及本季度成本利潤的預算完成情況上報上級公司財務部,上級公司財務部將下屬各子分公司預算完成情況匯總后報集團公司。集團公司根據年度預算目標、內外部環境、企業資源狀況、預算期內其他重大事項等因素,綜合平衡糾偏,剛柔結合,挖掘企業增效降本潛力,從全局著眼,加強預算過程控制,在不偏離預算標準的前提下,實現集團公司戰略規劃和經營目標的統一。

      二、某公司預算管理工作現狀中存在的問題

      尺有所短,寸有所長。任何事物都存在兩面性,有可取之處,亦會存在可改善之處。該公司按目前預算管理工作現狀來看,基礎工作扎實,資料涵蓋面廣泛,預算編制、審批、執行、考核、分析以及預算調整等流程規范,但對于信息化技術、平臺以及各種手段在預算管理工作中的應用仍存在短板。現就該公司預算管理工作現狀中存在的可改善之處總結如下:一是預算管理環節較片面,各部門之間的配合度不高。該公司各費用指標的主管部門僅針對自己負責控制的預算指標采取相應的降本措施,很大程度上忽略了部門間所控制的指標間此消彼長的情況。例如:在企業綜合成本中,占比較高的材料費與修理費,如若控制材料新品的投入,勢必要加大修舊復用,由此將會導致修理費用增加,二者如何平衡,實現成本費用分配的最優化是需要數據基礎作支撐的。公司是一個整體,企業各部門、各單位、各崗位、各崗位員工都必須參與到企業預算管理的各個環節,部門之間不脫節,從全局出發,實現預算管理高效閉合。二是預算管理結果反饋不夠及時、時效性不強。由于缺乏靈敏的信息反饋系統,不能及時發現偏離目標的逆差異,控制重點和控制措施的落地不能提前到事前或事中。當月及累計預算完成情況,要在當月結完賬,于次月的上旬形成經濟運行分析報告,報公司領導及上級公司,這對于次月的生產經營、預算指標按過程控制起到的指導和糾偏作用甚微。三是預算指標冗雜、重點不突出、分析不深入。預算指標不論是分要素的橫向對比還是分渠道的縱向對比,涵蓋范圍面面俱到,在對比與對標的過程中,重點的、關鍵的、差異性大的指標不突出,由此針對該指標的差異分析針對性不強,對企業生產經營的指導性大打折扣。四是預算指標的分解及管理過程缺乏公開透明度。該公司將材料費、電費中的電量電費、修理費等預算指標的完成情況納入各市場部月度績效考核,與各市場部的績效工資掛鉤。各市場部之間、市場部內部各基層單位之間,對于預算指標的層層分解、指標分配的合理性,存在一定的質疑,出現消極怠工現象,致使業務單位針對預算指標是否完成的差異原因分析不能及時有效的反饋,助力企業下一階段的生產經營目標的實現變為空談。五是預算外指標審核批準用時較長。受政府部門要求、安全生產需要等因素影響,確需發生的未列入年度預算范圍內的預算外項目,必須先履行預算外資金審批手續,再遵照相關程序啟動項目。而大多預算外項目不論是不可抗力因素導致的還是當地政府要求的,大抵是亟不可待的,審批用時較長,可能會對企業生產及社會形象造成負面影響。

      三、加速實現預算管理信息化的意義及建議

      一是引入信息化技術,從源頭上實現預算控制。可充分利用現代化技術手段,將企業預算管理加入到現有的ERP系統模塊,并與煤礦精益管理信息系統、職工考勤等系統對接,加快財業一體化進程,避免預算成為信息孤島。二是借助信息化平臺,實時監測預算完成情況。通過系統間的對接,對材料費、人工工資、電費、修理費等占比較大的重點指標進行實時監測,并根據總額控制和單項控制方式建立預算預警機制,并建立完善相應的考核獎懲機制,從全局著眼,總結指標間此消彼長的關系,通過效益評價及盈虧平衡測算,權衡利弊取舍,對重點且關鍵性指標及時糾偏,及時查找、反饋偏離預算的原因,切實實現對企業經營決策提供有效支撐。三是利用信息化手段,篩選重點指標,針對重點指標深入分析,做到有的放矢。隨著系統內歷史數據的完善,可快速、準確的將預算實際執行數據、與歷史數據、對標數據進行差異比對,在企業內外部生產經營情況沒有大波動的前提下,逆差異指標一目了然。將預算指標按占比情況進行分級,并針對分級后的指標確定重要性標準,差異在什么樣的范圍內需要進行重點分析,做到重點突出,有的放矢。四是依靠信息化模式,簡化預算相關工作,摒棄高重復性操作。可充分運用網絡、現有系統模塊等現代化管理工具,縮短靠行政命令進行預算管理的工作時間,高質高效完成預算管理工作,助力企業高效發展。五是整合可信息化的各種載體,公開分解預算指標,預算管理過程透明化。借助公司內部網絡平臺或內部即時通訊工具等有效載體,將根據各基層單位生產銜接的任務安排進行分解的預算指標以及對應的節超獎懲制度公開化,加大各部門乃至全員節支降耗的動力,促使基層預算執行單位自覺挖潛節支降耗新舉措,形成趕超比的良好競爭態勢,助力企業預算目標的完成及企業經營向好發展。六是對預算外指標充分遵循預算管理權變性原則。對指標實行剛性、柔性相結合,非重點且關鍵性指標審批權限下放,可考慮在對接的系統內進行即時垂直性的審批,縮短審批時限,制定相應審批制度,倒逼企業相關制度在合理合規合法的前提下進一步簡化和完善。

      四、結語

      企業的預算管理是一個圍繞在企業所處的基礎環境內,以實現企業發展戰略為終極目標的持續改進的過程。企業中各個業務環節相互關聯、相互作用、相互銜接,周而復始的循環,進而實現對企業全面經濟活動的控制。不同企業均應結合自身預算管理實際情況,深挖舉措,獻計獻策,揚長避短,切實發揮預算管理的功能,高質高效完成預算管理工作,助力企業趕超行業同類先進企業的水平,經營管理持續向好發展。

      作者:劉媛 單位:開灤股份呂家坨礦業分公司

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