信息化下不動產(chǎn)檔案管理路徑探究

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[摘要]目前不動產(chǎn)檔案在實際工作中的地位和作用越來越突出，亟待提高不動產(chǎn)檔案的信息化水平。文章論述了不動產(chǎn)檔案信息化的必要性，對其存在的問題進行了分析，并就其實施的措施進行了探討。

[關(guān)鍵詞]信息化；不動產(chǎn)檔案管理；策略

一、引言

近幾年,隨著不動產(chǎn)調(diào)控政策在我國各地的陸續(xù)出臺,使不動產(chǎn)市場以平穩(wěn)的發(fā)展趨勢有序提升,并得到了有效的遏制。為進一步有效推動不動產(chǎn)檔案工作管理的開展,要加強對不動產(chǎn)市場監(jiān)管的同時增強不動產(chǎn)登記管理服務(wù)水平,從而進一步有效提升檔案各項任務(wù)的順利開展。不動產(chǎn)檔案的管理與產(chǎn)權(quán)所有者的財產(chǎn)安全有著密切的聯(lián)系,由于傳統(tǒng)的檔案管理方式多為人工進行,因此難免會產(chǎn)生問題,影響檔案工作的質(zhì)量和效率。隨著數(shù)字化技術(shù)的普及,產(chǎn)業(yè)發(fā)生了巨大的變化。運用數(shù)字技術(shù),在改變不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理模式的同時可以使其得到更好的發(fā)展,其作用得到充分發(fā)揮。

二、不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性

（一）構(gòu)建不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)平臺，資源優(yōu)化合理配置

當下,隨著社會的不斷進步以及政策的調(diào)整,使不動產(chǎn)所涉及的領(lǐng)域比較廣,要對其進行分類和整理,必須進行相應(yīng)的統(tǒng)計。從當前形勢來看,不動產(chǎn)登記資料管理在很多方面都存在著問題,因而不動產(chǎn)登記資料的信息建設(shè)可以充分利用信息技術(shù),進而實現(xiàn)資源的有效整合,實現(xiàn)資源的共享。傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式僅依靠紙質(zhì)文件的存在形式已不能滿足社會發(fā)展的需要,必須與時俱進,不斷創(chuàng)新,豐富檔案管理模式。

（二）加強建設(shè)不動產(chǎn)檔案的標準化，提升檔案查閱的效率

不動產(chǎn)檔案涉及的領(lǐng)域很廣,涉及的行業(yè)也很多,不管是紙質(zhì)的,還是電子的,都有很大的差別,所以要把所有的資料都收集起來,以便進行統(tǒng)一管理。通過對不動產(chǎn)檔案的信息化探索,可以使不動產(chǎn)的特定業(yè)務(wù)得到一個統(tǒng)一的規(guī)范,有效的整理和整合,并把數(shù)字管理與云計算等信息技術(shù)結(jié)合起來,使之能夠更好地實現(xiàn)不動產(chǎn)的規(guī)范化,從而使不動產(chǎn)檔案的查詢效率得到進一步的提升。

三、在不動產(chǎn)檔案管理當中應(yīng)用信息化技術(shù)的目標和切入點

（一）不動產(chǎn)檔案管理工作當中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的主要目標

首先,不動產(chǎn)數(shù)據(jù)整合工作者應(yīng)該充分利用數(shù)字技術(shù),對不動產(chǎn)數(shù)據(jù)進行整合,以達到對不動產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一控制。其次,以數(shù)字技術(shù)為依托建立的不動產(chǎn)檔案管理體系必須具備一定的靈活性和可操作性,并能與不動產(chǎn)檔案管理的要求相適應(yīng)。最后,建立一個以數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)的不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng),可以為檔案管理人員提供一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,可以迅速地適應(yīng)不同種類不動產(chǎn)信息的需求。

（二）在不動產(chǎn)檔案管理當中應(yīng)用信息化技術(shù)的切入點

段隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展,這也就使得房地產(chǎn)要想在競爭激烈的市場中平穩(wěn)發(fā)展,不動產(chǎn)檔案管理起著至關(guān)重要的作用。不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理,從根本上解決了不動產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的一系列問題,為不動產(chǎn)登記信息的整合和維護提供了依據(jù)。在數(shù)字技術(shù)飛速發(fā)展的今天,通過優(yōu)化利用數(shù)字技術(shù),可以從各個方面改善檔案管理,轉(zhuǎn)變以往的工作方式,這樣能夠很好地規(guī)避檔案管理當中的不足之處,使其在更深層的應(yīng)用價值得以充分發(fā)揮。

四、問題和不足

（一）檔案資料歸檔整理不及時

實行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記之后,檔案管理只有做到統(tǒng)一整理,及時歸檔,才能有效地管理檔案。但是,在實際操作中,由于不動產(chǎn)管理人員的認識和能力不足,使得在檔案管理中,檔案資料的真實性、時效性都很難保證,而且涉及資料歸檔、分類等方面也會有很大的問題。這就造成了大量的檔案資料積壓,給以后的管理與使用造成了很大的麻煩。此外,在不動產(chǎn)檔案管理工作中,檔案資料的歸集整理是不動產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)與先決條件,只有檔案資料得到有效的整理,才能達到高品質(zhì)的不動產(chǎn)檔案管理。由于不動產(chǎn)登記和管理工作是由多個部門共同承擔的。在管理工作中,各部門之間缺乏協(xié)調(diào)和銜接,造成了各部門結(jié)構(gòu)混亂,權(quán)責界限模糊,造成了檔案資料的收集和管理困難。

（二）不動產(chǎn)檔案對信息化管理重視不夠，意識不強

有些相關(guān)機構(gòu)在辦理不動產(chǎn)檔案登記工作當中,通常依賴原有的資料收集形式,雖對其進行了相應(yīng)的分類,但由于業(yè)務(wù)數(shù)量過多,對日常的查詢與查閱造成極大的不便。一些檔案管理機構(gòu),由于觀念落后,從心里對現(xiàn)代信息技術(shù)產(chǎn)生抵觸心理,無法適應(yīng)時代的發(fā)展,也制約著檔案信息化的發(fā)展,進而影響到檔案信息化的發(fā)展。

（三）不動產(chǎn)檔案管理人員整體素質(zhì)良莠不齊，業(yè)務(wù)水平偏低

不動產(chǎn)檔案管理工作人員入職門檻偏低,對入職人員的要求也不高,致使一些人在工作中不能真正地掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。有的人因為基礎(chǔ)工作的要求較低,將檔案管理工作當作踏腳石,沒有好好地投入到工作中去,對檔案的管理工作也是不利的。一些人員由于文化程度較低,缺乏對信息技術(shù)的專業(yè)知識,整體素質(zhì)偏低,對檔案信息化的持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展產(chǎn)生掣肘。

（四）建設(shè)標準化不動產(chǎn)檔案管理缺失，共享信息水準不夠

不動產(chǎn)檔案涉及面比較廣,應(yīng)要建立統(tǒng)一、嚴格、規(guī)范體系制度,使其完善操作規(guī)范以及技術(shù)。然而,一些檔案館還在沿用傳統(tǒng)的管理方式,無法實現(xiàn)標準化的信息化,沒有建立起與之相適應(yīng)的數(shù)據(jù)庫,即使建立了,也無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效銜接,信息的更新進程緩慢。因為信息平臺的信息共享能力比較弱,不能充分發(fā)揮自助查詢的作用,制約著檔案信息化的發(fā)展。（五）不動產(chǎn)檔案管理融入信息化技術(shù)能力不足，缺乏創(chuàng)新服務(wù)方式在新時代下,信息化技術(shù)已滲透到各方面,具有無可取代的功能,只有把網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,才能使檔案管理工作更加科學、快捷、方便。然而,由于一些不動產(chǎn)管理機構(gòu)的服務(wù)手段不夠新穎,未能充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù),不能提供及時的查詢,使查檔人員和辦事群眾“多跑腿”,耗時耗力。

五、信息化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用及其流程

（一）掃描不動產(chǎn)檔案資料

1.數(shù)據(jù)的掃描。不動產(chǎn)數(shù)字化管理首先要對紙質(zhì)資料進行電子掃描,這樣可以有效地進行管理。通過掃描不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù),可以有效地修正文檔當中可能出現(xiàn)的錯誤,確保數(shù)據(jù)適合查檔人員調(diào)閱；在不動產(chǎn)檔案資料整理時,若發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失,應(yīng)采取相應(yīng)措施確保全面掃描。另外,在對所有的不動產(chǎn)文件進行電子掃描后,還要對所有的數(shù)據(jù)進行檢查,以保證所有的數(shù)據(jù)都是真實的。2.對不正確的畫面進行修正。在完成了紙質(zhì)文件的掃描件后,要及時查找出文件中的錯誤圖片,并對其進行校正,以保證其真實性。在掃描時,要保證圖像的清晰性和文件的內(nèi)容,并且要識別出每一張圖片的詳細情況,如果所掃描的數(shù)據(jù)不是原始數(shù)據(jù)那么就需要對圖像的清晰度進行進一步的處理。

（二）分類管理檔案資料

以往的不動產(chǎn)檔案管理工作主要是以人工的方法將各種資料歸類,然后再進行歸檔,這種管理模式在實效性、效率等各方面都存在著缺陷。在不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理中,必須根據(jù)實際情況對其進行相應(yīng)的調(diào)整,以滿足實際需要。同時,在分類管理中,根據(jù)不同類型的不動產(chǎn)檔案管理,對其進行分類,以保證其科學的整理和存檔,使其在管理和使用中得到有效的利用,從而提高檔案的管理以及使用效率。

（三）完成數(shù)據(jù)對接工作

完成資料對接工作,可為檔案管理和歸檔編號的整理打下基礎(chǔ)。以數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ),以各種文件的業(yè)務(wù)編號為基礎(chǔ),將影像文件與目錄資料進行對接,以保證各種資料之間的信息不會出錯。在不動產(chǎn)資料的整理和存檔中,需要對數(shù)據(jù)對接后的資料進行核對和確認,確認后才能將整理好的資料和資料存檔。在整理文件時,要挑選專業(yè)的工作人員,根據(jù)相關(guān)文件的屬性實行合理分類。在結(jié)束工作后,還應(yīng)要對最終的檔案實行檢查,以便為今后的管理堅定牢固的基石[1]。

（四）檔案管理與信息化應(yīng)用

在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)中,要樹立正確的檔案管理觀念,必須具有良好的檔案管理素質(zhì),并能利用數(shù)字技術(shù)進行有效的管理。因而,必須不斷提高其能力,要加強檔案管理工作,加強檔案管理工作,加大檔案管理工作的針對性。同時,要想行之有效實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理,就應(yīng)加強對不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的人力、物力資源和專項資金的投入,以適應(yīng)不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化管理工作發(fā)展的實際需求。

（五）搭建信息共享平臺

在對不動產(chǎn)檔案的信息使用中,要根據(jù)其自身的特點和對其的管理要求,借助數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù),建立一個高效的信息共享平臺。具體而言,要在建立信息共享平臺時,要通過多個部門的協(xié)同,打破各部門在數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)資源上的隔閡,實現(xiàn)部門間的信息交流。在數(shù)字時代,因特網(wǎng)的隱蔽性和其他特性使其受到了安全的威脅,所以,在對不動產(chǎn)數(shù)據(jù)進行安全管理的同時,必須建立相應(yīng)的安全機制,以保證其安全性,防止因數(shù)據(jù)遺漏而帶來的不必要的麻煩,從而影響到不動產(chǎn)檔案的有效使用[2]。

六、不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的詳細策略

（一）加大不動產(chǎn)檔案管理隊伍建設(shè)

不動產(chǎn)檔案的信息化建設(shè),管理人才是最重要的因素,要從高學歷、高素質(zhì)、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才中選拔,確保人才的專業(yè)化。要不斷地進行業(yè)務(wù)能力的訓練,從觀念灌輸、業(yè)務(wù)能力素質(zhì)的培養(yǎng)等方面,不斷地培養(yǎng)全面的人才,為不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作提供充分的人力保障及智慧支持。只有充分運用現(xiàn)代科技知識,才能夠更好地為社會服務(wù),更好地滿足人民群眾的需要,從而促進檔案工作的進一步發(fā)展。不動產(chǎn)檔案管理人員必須具有創(chuàng)新意識、熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、獨立的理論知識和應(yīng)變能力。為保障不動產(chǎn)檔案管理信息化工作更上一層貢獻一份強有力的力量[3]。

（二）建立不動產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)

因為不動產(chǎn)檔案的管理范圍很大,涉及的資料也很多,其管理的內(nèi)容、方式也各不相同,這就給不動產(chǎn)檔案的登記迎來了諸多問題。堅持規(guī)范化的不動產(chǎn)檔案管理,一方面可以使不動產(chǎn)檔案的復雜程度降低,另一方面也可以形成一套涵蓋查詢、查詢、打印等多個方面的數(shù)據(jù)體系,使之更好地共享。要對相關(guān)資料進行及時更新,確保其真實情況與實際情況相符,并確保檔案資料的完整性,以提高其權(quán)威。建立不動產(chǎn)檔案信息化管理體系,有效地解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件易損壞的問題,應(yīng)要建立行之有效的一套操作程序以及技術(shù)標準,以此來保障不動產(chǎn)檔案的具體、可靠和完整,促進不動產(chǎn)檔案管理與信息化技術(shù)有效銜接[4]。

（三）提升檔案管理服務(wù)水平

不動產(chǎn)登記資料的收集是不動產(chǎn)登記管理工作的先決條件,其好壞直接影響到不動產(chǎn)檔案的存續(xù)與質(zhì)量。不動產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)將其作為第一要務(wù),不僅要保證資料的真實、完整性,更要改進其質(zhì)量。要注重不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的收集,應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實、可靠性,并其放在首位,時刻觀察數(shù)據(jù)的變化,及時做出調(diào)整,以此保證數(shù)據(jù)的真實、可靠性。要在檔案數(shù)據(jù)的查詢上多用功,推進自動化服務(wù),這樣才能夠更好地健全便民服務(wù),檔案工作的效能才能得以提升。該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上查詢,增強了檔案管理的針對性,使用戶的需要得到切實的落實。在新媒體技術(shù)的普及下,只有將信息化技術(shù)與不動產(chǎn)檔案管理完美的相結(jié)合,實施信息化管理,將信息化技術(shù)應(yīng)用于不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),并持續(xù)完善服務(wù)管理,這樣才可以推動不動產(chǎn)檔案管理工作平穩(wěn)的發(fā)展[5]。

（四）健全不動產(chǎn)檔案管理的法律法規(guī)

當前人們的法治觀念在經(jīng)濟快速發(fā)展背景下日益增強,在遇到諸如糾紛、民事案件時,都要走法律程序,進而使相關(guān)的法律法規(guī)得以彰顯。故此,不動產(chǎn)檔案管理工作必須持續(xù)推進,使之有法可依,各項相關(guān)的法律法規(guī)的健全,使其良好地滿足人民相關(guān)需求,從而使不動產(chǎn)檔案的權(quán)威得以維護。兩者相輔相成,相得益彰。要想提高不動產(chǎn)檔案的管理能力,必須不斷地完善有關(guān)的法律、法規(guī),加強對不動產(chǎn)檔案的管理和規(guī)范體系的建設(shè)。不動產(chǎn)檔案管理信息化是當前我國不動產(chǎn)市場發(fā)展的必然趨勢,也是貫徹國家各項惠民政策的一項重大措施。

七、結(jié)語

綜上所述,隨著互聯(lián)網(wǎng)與資訊科技的飛速發(fā)展,使數(shù)字技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。利用數(shù)字技術(shù)建設(shè)不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng),從而為不動產(chǎn)檔案的管理提供強有力的支撐。在應(yīng)用信息化技術(shù)的同時,將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于不動產(chǎn)的各個方面,是做好不動產(chǎn)檔案管理工作的前提。不斷提升不動產(chǎn)檔案的管理和業(yè)務(wù)能力以滿足不動產(chǎn)檔案管理工作的切實相關(guān)要求,這樣才能夠有效確保不動產(chǎn)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展,體現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理工作的價值。

參考文獻：

[1]連杰.不動產(chǎn)檔案信息化管理芻議[J].檔案管理，2021(2):88-90.

[2]郭斯嘉，李巖.探究不動產(chǎn)登記檔案信息化管理現(xiàn)存問題及應(yīng)對[J].居業(yè)，2021(3):12-13.

[3]吳垠.信息化視域下不動產(chǎn)登記檔案管理分析[J].城建檔案，2021(1):91-92.

[4]肖勸治.信息化背景下不動產(chǎn)檔案管理路徑研究[J].城建檔案，2021(8):54-56.

[5]梁紅菊.探究信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理[J].科學與信息化，2021(19):158-159.

作者:李杰 單位:西安市不動產(chǎn)信息檔案管理中心