檔案法下中學檔案工作探思

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摘要：本文分析了中學檔案工作的特點，分別從組織保障、制度健全、信息化建設三個方面介紹了新《檔案法》實施給中學檔案工作帶來的有利影響，進而從利用服務、信息化建設、復合型人才培養、監督考核激勵機制四個方面探討未來中學檔案工作的改進策略，以期推動中學檔案工作發展，更好地發揮檔案在中學教育教學管理中的作用。

關鍵詞：新《檔案法》；中學檔案；賦能；革新；策略

中學檔案工作作為檔案事業的組成部分，同樣須以檔案相關法律法規為準繩。《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的修訂，不僅是對舊法律條文的調整，還創新性增加了不少適用于當下檔案工作的法律內容，具有里程碑意義。中學檔案工作的有效開展，需以新《檔案法》為指導，重新調整檔案工作的理念、方法，明確中學檔案工作革新的方向，以推動新時代中學檔案工作向前發展。

1新時代中學檔案工作的主要特點

1.1歸檔類型多樣、載體豐富

從檔案歸檔范圍來看，區別于普通機關單位以文書檔案作為主要收集對象的特點，中學檔案收集類型具有多樣性，一般可分為文書檔案、教學檔案、學籍檔案、科研檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案以及干部人事檔案等多個類別。檔案歸檔范圍的多樣性，進一步促進了檔案載體的豐富性，尤其實物檔案收集有獎牌、獎杯、錦旗、印章以及重要活動紀念品等物品。因此，中學的檔案載體除了傳統的紙質，現在流行的電子類載體外，還包含有金屬、布藝、塑料、陶瓷等，比較豐富。

1.2管理方式集中統一

對各類檔案實行集中統一管理，是檔案工作的一項基本原則，該原則有助于維護檔案的完整、安全，提高檔案的利用效率，其必要性前人已多次論證。但干部人事檔案因其特殊性，在管理方式上游離于該項原則之外，在實踐過程中，許多單位的干部人事檔案保管部門、保存地點，都有別于其他檔案。干部人事檔案是干部職工參加工作，學籍檔案轉入單位所屬干部人事檔案管理部門后，在工作過程中逐步形成的歷史記錄，是個人思想道德、學習經歷、專業能力、工作經歷等情況的直接體現，是各級黨組織以及人事部門選拔人才的重要憑證。《干部人事檔案工作條例》規定，組織人事部門負責本部門本單位的干部人事檔案工作，因此，一般文書檔案等綜合性檔案管理由辦公室負責，干部人事檔案由組織人事部門負責。對于中學來說，檔案管理機構或檔案工作者一般隸屬于辦公室，因學校內部機構設置問題，辦公室在職責上也包含了人事、黨務工作，有的學校干部人事檔案集中統一管理。

1.3檔案的查詢利用對內為主

中學檔案的查詢利用以內部利用為主，利用主體包括學校內部職能部門、教職工以及學生。首先，綜合性檔案館接收中學檔案的數量較少，社會公眾通過綜合性檔案館查詢利用中學檔案的機會大大降低。以筆者所在城市為例，目前中學尚未列入檔案主管部門明確的檔案接收單位范圍內，學校歷年產生的檔案不需向同級檔案館移交，均由學校檔案機構或檔案工作者自行保管，校外人員查檔較難。其次，中學的檔案是學校各大職能部門在教育教學、后勤管理等業務過程中形成的有價值的歷史記錄，對其價值認可度高、利用需求最緊密的人群仍以校內群體為主。比如教職工在申報職稱、名優骨干教師評審時需查閱相關檔案，教師群體流動性小，人事關系相對穩定，因工作變動以校外人員身份回原校查檔的情況較少。而學生多是在校時為了升學之需，查詢利用學校檔案，在其畢業后，因個人的學籍檔案會隨著升學而轉入更高層次學校，因而也較少再回校查檔。

1.4檔案管理具有專業性

中學教育特點鮮明，不論是校園管理、教學研究、課程設置、德育工作、教師隊伍建設，還是現階段新高考背景下的課程改革、信息技術與課程的深度融合等，這些教育教學活動都蘊含著中學教育知識與能力的專業內涵，具有區別于其他行業的特質。而作為中學教育實踐活動中生成的各類檔案，是對這些專業性實踐活動的原始記錄，因而中學檔案具有專業性。其體現：一方面中學檔案的構成種類包含有特殊的專門性檔案，如教學檔案、學籍檔案；另一方面中學檔案的內容是對教育教學的專業記錄，如文書檔案中保管的學校教育發展五年規劃。中學檔案的專業性，意味著中學檔案管理工作的專業性。中學檔案管理工作者需具備專業的檔案管理知識與技能，才能科學妥善整理保管各類檔案，挖掘檔案的二次價值，發揮中學檔案的作用，更好地服務于中學教育教學發展。

2新修訂《檔案法》賦能中學檔案工作

2.1強化了組織保障

近年來，檔案管理工作雖然已被越來越多的中學所重視，但總體上仍處于學校非中心地位，“重教學、輕檔案”現象相當程度存在，通常表現在，中學有限的編制數，一般優先滿足一線教育教學需求，學校的行政后勤服務工作僅靠少數固定的工作人員保障，檔案工作作為行政后勤服務的重要一環，其機構設置、人員配備、設備增添等基礎性建設較少列入學校發展議程。部分中學檔案工作人員身兼數職，投入學校檔案管理工作上的時間、精力有限，阻礙了中學檔案工作的長效穩定開展。新《檔案法》第九條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。”［1］與原法律條文相比，此條文特別之處是優先保證了單位內部檔案組織建設，即在明確檔案機構或檔案工作人員職責前，先對組織本身的職責作了明確要求。它用“應當確定”四個字強調組織有義務成立檔案工作機構或配備檔案工作人員。檔案工作的組織建設以法律形式確定。中學成立檔案工作機構、配備檔案工作人員有法可依，學校對檔案工作的重視程度得到強化。新《檔案法》的實施為中學檔案工作提供了有力的保障。

2.2促進了制度健全

健全的檔案管理制度是中學檔案工作發展的前提。科學健全的檔案管理制度有賴于上級規范性法規文件的指導。學校檔案工作因其所處行業的特殊性，其規章制度的制定，除了遵照一般檔案法律法規外，還需要有適合所在行業的專門的規范性文件來指導。比如《高等學校檔案管理辦法》，該文件是教育部和國家檔案局為指導高校檔案工作而專門出臺的規章，而與之對比，有關指導中學檔案工作的專門性、相類似的部門規章，目前還是空白。從各省地方規范性文件來看，筆者調查了廣東、江蘇、山東、浙江、河南、四川、湖北、福建、湖南、上海這幾個2021年第四季度GDP排名前十的省份，其中有6個省份未出臺針對中學檔案管理的規范性文件，其余的4個省份中，2000年、2000-2005年、2005-2010年、2010年以后分別制定有1個［2］。從時間上看，部分省份出臺的規范性文件存在著明顯的滯后性，已不適用于新時期中學檔案工作。新《檔案法》第九條規定：“中央國家機關根據檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統的檔案業務工作［3］。”即“對于檔案業務工作，在原有的橫向‘屬地管理’原則上增加了縱向‘系統管理’原則”。［4］這就為教育主管部門制定適合中學檔案工作的業務規范性文件提供了可能。同時新《檔案法》第十二條規定：各單位“要依法健全檔案管理制度”，賦予了單位制定檔案管理制度的義務。“依法”即要求中學檔案管理制度必須遵照法律規章的規定來制定；“健全”即強調中學檔案管理各項工作及流程要有章可循。新《檔案法》賦予主管部門的職責和立檔單位的義務，為各中學檔案管理制度健全提供了法治依據。

2.3推動了中學檔案信息化建設

相較于高校、機關單位，中學因管理理念滯后、管理模式傳統、經費人員配備不足等因素，檔案工作大多還停滯在對紙質檔案的管理上。而隨著基礎教育信息化逐步深入，信息技術手段在中學教育教學管理中的應用加大，行政辦公、課程管理、課堂教學、學分認定、綜合評價等各種業務平臺的使用，導致一些具有保存價值的電子數據呈快速增加趨勢。如何科學妥善地保存這些電子數據，是中學檔案工作機構和人員亟需面對的挑戰。因此，推動中學檔案信息化建設已刻不容緩。新《檔案法》創造性地增加了“檔案信息化建設”章節，既從法律層面要求將檔案信息化納入當地信息化發展規劃，為中學檔案信息化建設創造了良好的外部環境，又為中學信息化建設提供了有力的內部支持，要求各單位推進電子檔案信息系統建設。推動檔案信息化建設是順應當下檔案事業發展趨勢的必然選擇，中學檔案工作也應置身其中。

3新《檔案法》實施背景下中學檔案工作的革新策略

3.1以提升檔案利用服務質量為驅動過去中學檔案工作更多著眼于檔案的“收、整、存”，對于檔案信息的“用”，外界感知卻比較薄弱。新《檔案法》代表最廣大人民利益，體現了“以人為本”的立法理念［5］，不僅強調了公民利用檔案的權利，而且更注重檔案服務形式上的進步性。中學檔案工作的良性發展，除了外部環境的支持外，更需要以提高服務質量為內在驅動力，主動提供服務，讓檔案信息的潛在價值顯現化，以激發外界對檔案價值的重視，從而反哺于檔案工作。針對中學檔案查詢利用以對內為主這一特點，其服務質量的提升首先應深耕于校園內部，進而由內至外逐步提升外界對檔案工作的價值認知，具體應表現為深化檔案服務理念，堅持“以用戶需求為導向”，最大限度發揮中學檔案在學校文化建設、學生教育培養、教師隊伍發展等方面的作用，讓檔案融入學校管理與發展規劃，實現檔案工作與教學管理、檔案工作與校園文化傳承、檔案工作與師生成長等多方共贏的新模式。

3.2以推動檔案信息化建設為轉型

新《檔案法》提出機關“應當加強檔案信息化建設”。教育信息化“十三五”規劃實施以來，智慧校園建設在中學推行。從物理層面看，智慧校園建設包含了學校信息基礎設施、業務支撐體系搭建、校園信息應用系統開發等多方面綜合建設，而推動檔案信息化建設是中學檔案機構順應檔案工作發展趨勢的必然選擇，智慧校園建設為其提供了良好機遇。中學應搭乘智慧校園建設這波順風車，將檔案信息化建設納入智慧校園建設的整體規劃中，頂層設計、統籌規劃、分步實施，既解決檔案信息化建設的經費問題，又可以在建設過程中統一基礎數據庫、應用軟件，以實現各類應用系統的有效集成，實現以檔案信息系統為橋梁，串聯起各類業務應用系統，達到平臺與平臺之間的信息交互，各類數據資源有機整合，進而實現檔案信息高效服務于現代化校園運轉的目的，讓檔案工作不再獨立于師生的視線外。

3.3以培養復合型人才隊伍建設為支撐

檔案管理工作應當發揮人的主觀能動性，工作人員管理水平的高低直接影響其管理質量的好壞。新《檔案法》明確指出檔案工作人員應“具備相應的專業知識和技能”。而這里的“專業”不應該囿于檔案學本身。信息技術飛速發展和檔案業務管理模式轉變，要求檔案工作人員擁有更加多元的知識技能。同時基礎教育變革帶來的教育教學方式的轉變，迫使中學檔案工作人員須對新時代中學教與學的發展規律有一定了解，進而能主動收集、挖掘檔案信息，更好地服務于教育教學。因此，培養集檔案、信息技術、管理、基礎教育等多知識交叉的復合型檔案工作人員，是做大做好中學檔案工作的重要支撐。而復合型的檔案人才培養，除依靠檔案工作人員自身努力外，完善的檔案培訓制度，有針對性的培訓課程設置，是激發中學檔案工作人員成為復合型人才的必要條件。

3.4以強化監督考核激勵機制為推手

有效的監督考核激勵機制，往往是業務工作良性開展的有力推手，中學檔案管理也不例外。構建合理有效的檔案管理監督標準和考核評價體系，形成與中學發展相適應的工作激勵約束機制，對提升全員檔案意識，調動檔案工作人員工作激情，推動中學檔案工作朝正確方向發展，實為一重大舉措。新《檔案法》增添“監督檢查”章節，細化了監督檢查事項，為檔案主管部門行政監督執法提供了依據。檔案工作既是基礎管理也是技術管理，單純依靠檔案主管部門的監督，力度不足。中學檔案工作的良性發展需要檔案主管部門和教育業務主管部門齊抓共管。一是通過外部監督，即檔案主管部門對中學檔案工作的橫向檢查，實現對學校檔案具體業務的專業性指導；二是通過內部監督，由教育主管部門對中學檔案工作開展縱向考核，實現考核結果與學校年度績效考核相關聯。通過內外監督雙管齊下，更好地落實檔案法律法規和相關業務規范，實現中學檔案管理工作的不斷改進和穩定發展。新《檔案法》作為新時代規范檔案工作的基本法律，為中學檔案工作長效穩定發展提供了良好的法律保障。中學及其檔案機構、檔案工作人員應認真對標新《檔案法》，調整舊有的檔案管理觀念，通過對檔案政策和法律法規的有效落實，實現中學檔案工作管理的革新，促進中學檔案工作健康發展。當然，受傳統認知以及客觀因素的限制，中學檔案工作落實新《檔案法》，還任重而道遠，這需要中學檔案工作同行以及主管部門的共同努力。

參考文獻：

［1］［3］全國人大常委會.中華人民共和國檔案法［EB/OL］.
［2］國家統計局.分省2020年度數據［EB/OL］.

［4］徐擁軍.新修訂《中華人民共和國檔案法》的特點［J］.中國檔案，2020（7）：26.

［5］邱志鵬.論新修訂《中華人民共和國檔案法》的進步性［J］.檔案，2020（7）：13.

作者:陳燕婷 單位:福建省福州市金山中學