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      檔案管理實施辦法

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      一、辦公室歸口全局性檔案管理工作,機關各種文件資料按有關規定歸檔。

      二、歸檔時間:

      1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

      2、基建檔案在工程竣工驗收后一個月內向檔案室移交。

      3、財務專業檔案由財務人員保管一年,期滿后,由財務人員編造清冊向檔案室移交。

      4、股室、單位編制的年度報表,經上級批復后,送交一份給檔案室存檔。

      5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后,及時送檔案室歸檔。

      6、各類榮譽證(如獎牌、獎狀、錦旗等)要及時送檔案室保存。

      三、歸檔要求:

      1、必須按照立卷歸檔的范圍,將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。

      2、歸檔的文件材料,要保持它們之間的歷史聯系,區分保存價值,科學分類、立卷和編目。

      3、案卷標題應簡明確切,并注明保管期限。

      4、歸檔的案卷必須編制移交目錄,交接雙方根據移交目錄清點核對并履行簽字手續。

      5、重要檔案實行多套制。

      四、檔案借閱、查閱:

      1、局機關檔案室收藏的檔案,原則上對局屬股室、單位和本系統上、下級機關服務;外系統確因工作需要需查閱的,須持單位介紹信經批準方可提供。

      2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續者,檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者,要將利用效果反饋檔案室。

      3、查閱涉及機密性質的檔案,必須經分管辦公室的局領導批準,其它檔案由辦公室主任批準。

      4、查閱者應愛護檔案、資料,不準將卷皮弄臟,嚴禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角,更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時,禁止吸煙,違者按情節輕重追究責任。

      5、借閱檔案者不能隨便進入庫房,只能調卷在閱文室查看,要摘抄的或要復印的需經辦公室主任批準。

      五、檔案保管

      1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進行認真檢查,做到一周一小查,一月一大查,特殊情況或意外事故及時查。發生意外,應及時采取有效補救措施。

      2、檔案庫房必須堅固,有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施,保持適當的溫度和濕度。

      3、檔案庫房嚴禁吸煙和存放易燃品及雜物,經常保持庫房整潔衛生,未經同意,非檔案工作人員不得擅自進入庫房。

      4、檔案工作人員要加強責任心,要檢查庫房、文件柜、門窗是否關門落鎖,保證檔案室絕對安全。

      六、局屬股室、單位自行管理的檔案資料,參照本制度中的有關條款執行。

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