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第一條為進一步加強廣交會交易團的證件管理,規范辦證程序,確保團各項工作的順利進行,根據中國出口商品交易會《參展手冊》和《網上辦證指南》,制定本規定。
第二條本規定適用于交易團所有參展單位內賓證件的管理。包括工作證、參展商證、臨時進館證、籌展證、撤展證和車證六大類。
第三條交易團證件管理工作由交易團指定一名副團長專門分工負責,并指定若干名專職人員負責受理申辦、審核和轉辦。
省團工作人員應嚴格管理,按章辦事,提高效率,服務企業。
第四條各市外經貿局和參展企業要按照“誰主管、誰負責”的原則,健全和落實證件管理責任制。領隊為本單位證件管理第一責任人,辦證員為本單位證件管理的具體責任人。每屆廣交會申辦證件前,應及時將領隊、辦證員名單及聯系電話報團部備案。辦證員于每屆廣交會首次申辦證件時,出具單位的介紹信。
(一)領隊由各單位指定一名領導擔任,對本單位的證件管理工作負全面責任,其主要職責:
1、貫徹執行本規定和廣交會制訂的各項制度,加強對所屬參展人員的宣傳教育。
2、負責所屬參展人員各類證件的審核和管理,確保證件的申辦和使用符合規定。
3、全面掌握本單位的證件辦理和使用的情況,及時糾正存在的問題,協助有關部門查處所屬參展人員的違規行為。
(二)辦證員為本單位證件管理的具體責任人,由各單位指定專人擔任,不得隨意改換。其主要職責:
1、協助領隊做好對所屬參展人員,尤其是首次參展人員的宣傳教育,做到人人皆知,自覺遵守。
2、負責所屬參展人員辦證材料的收集、初審、申報和領證、發證、換證等工作。
3、負責對所屬參展人員證件使用情況的檢查,發現問題及時報告并予以妥善處理。協助有關部門查處所屬參展人員的違規行為。
第五條各市外經貿局和參展企業不得為不符合辦證資格的人員申辦證件;不得將參展商名額轉給非本單位人員。所提供的辦證材料必須真實、清晰,符合規格尺寸。明確須有辦證員、領導簽字和加蓋單位公章等內容的項目,各單位必須按要求予以簽字、加蓋公章。
第六條有下列情況之一的,省團不予受理辦證:
(一)申辦資料不齊全、不真實、審核手續不完備的;
(二)申辦資料不符合規格尺寸或不清晰,難以辨認的;
(三)超名額指標的;
(四)未按時繳交交易會參展費的;
(五)有違規違紀行為,受過大會或省團處理并被取消參展資格的。
第七條所有參展人員要妥善保管證件,進出場館要自覺佩戴證件和接受檢查。證件丟失后應立即報告廣交會保衛部門、單位領隊和省團。嚴禁偽造、轉借、變賣、涂改證件。
第八條對參展單位及人員違反本規定及廣交會其他規定而發生有損省團聲譽的事件,甚至造成安全責任事故的,將追究參展單位和相關人員的責任。
第九條各類證件名額安排標準:
(一)工作證:由省團根據交易會分配額統籌安排。工作證編碼統一使用團部編碼2700000。
(二)參展商證:按展位數分配,1個標準展位3名。聯營企業供貨方參展人員每1展位限辦理1個參展商證。
(三)臨時進館證:按參展單位參展商證名額的45%計算,每個標準展位可辦8天。
(四)籌展證:按參展單位參展商證名額的三分之二計算,即每個標準攤位可辦2名。
(五)撤展證:按參展商總人數的10%分配。
(六)籌(撤)展車證:由省團根據交易會分配額統籌安排。
第十條辦理各類證件所需資料:
(一)工作證、參展商證
1、彩色近照1張(藍底大1寸,40mm×50mm);
2、身份證復印件;
3、單位介紹信;
4、交易團攤位分配表正本和復印件;
5、廣交會參展商名冊一式兩份;
6、聯營(供貨)企業外省人員,需提供聯營協議復印件,聯營雙方的名稱必須與攤位楣板標明的企業名稱相一致;
7、臨時聘用的翻譯人員,需由參展單位出具單位證明。
(二)臨時進館證
1、廣交會介紹信;
2、彩色近照1張(大1寸,40mm×50mm);
3、身份證復印件。
(三)籌展證、撤展證
1、廣交會介紹信;
2、藍底近照1張(大1寸,40mm×50mm);
3、身份證復印件。
(四)籌(撤)展車證
行駛證復印件。
第十一條各類證件辦證程序
(一)工作證、參展商證
1、省團將以各地市外經貿局和省直參展企業為組團單位設若干交易分團。參展商證由各交易分團從網上申報,經省團審核后送廣交會辦證中心出證。
省團未賦予通過網上申辦證件權限的參展單位,由辦證員備齊紙質辦證材料和光盤直接報省團申辦。
2、各交易分團(參展單位)按要求將彩色相片、身份證等資料掃描成JPG文件(掃描軟件可在《廣交會網絡管理系統》下載),并將申辦證件人員的個人信息填入參展商名冊報省團。
3、各交易分團按照省團所賦予的權限,登陸《廣交會網絡管理系統》,網上輸入辦證人員的相片、身份證等JPG文件資料,上傳省團審核。
4、省團經辦人審核辦證材料,團領導簽批。對符合辦證條件的人員,省團通過網絡上傳辦證資料到交易會辦證中心審核出證。
(二)籌展證
1、參展單位辦證員持單位介紹信、交易會攤位分配表到省團領取籌展證介紹信。
2、參展單位填寫籌展證介紹信、剪貼照片和身份證復印件、加蓋單位公章,備齊辦證材料報省團審核。
3、經省團經辦人審核,團領導簽批,蓋辦證專用章。
4、參展單位持辦證資料自行到廣交會辦理出證手續。
(三)臨時進館證
1、參展單位備齊辦證材料,填寫臨時證介紹信、剪貼照片和身份證復印件,并由省團專職辦證員初審簽字。
2、經省團經辦人審核,團領導簽批,蓋辦證專用章。
3、由參展單位隨省團專職辦證員持辦證資料到廣交會辦理出證手續。
(四)撤展證
1、參展單位辦證員持單位介紹信、交易會攤位分配表到省團領取撤展證介紹信。
2、參展單位填寫撤展證介紹信、剪貼照片和身份證復印件,加蓋單位公章,備齊辦證材料報省團審核。
3、經省團經辦人審核,團領導簽批,蓋辦證專用章。
4、參展單位持辦證資料自行到廣交會辦理出證手續。
(五)籌(撤)展車證
1、參展單位持單位介紹信到省團領取籌(撤)展車證介紹信、車證指標,備齊辦證資料報省團。
2、經省團審核后,參展單位自行到交易會辦證點辦理。
(六)更換參展商證
換證通過網上辦理,方法與辦理新證相同。各交易分團須填報參展商名冊,提供更換人員和被更換人員的掃描資料以便備查。
申領更換證件時必須交回原證件。
第十二條本規定未盡事宜,按廣交會有關規定辦理。
第十三條本規定由省交易團負責解釋。
第十四條本規定自之日起施行。