淺談檢察檔案的現代化管理

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檢察檔案是檢察機關全部活動的原始記錄，是記載檢察機關全面發展的重要文獻。隨著科技強檢步伐的進一步加快，檢察檔案工作也面臨著新的挑戰，傳統的、人工的檔案管理方式已經越來越不適應檢察事業創新發展的需要，運用科技手段對檢察檔案實現現代化管理已成為檢察檔案工作的當務之急。筆者就此談一點看法，僅供參考。

一、對檢察檔案實行現代化管理的必要性和重要性

檔案是證據。檢察機關是國家的法律監督機關，其監督活動貫穿于刑事訴訟的全過程，并且對國家工作人員貪污賄賂犯罪、國家機關工作人員瀆職犯罪具有偵查權、偵查，是收集證據，審查批捕，是審查證據，出庭支持公訴，要依靠證據，可以說，證據是刑事訴訟活動的生命。從檔案形成的特點看，是當時、當地、當事人直接使用的文件材料有條件地轉化而來的，是未經任何改動的原始材料，是令人信服的歷史證據。從檔案本身的特點看，它是歷史的真實記錄，如手跡、信件、照片、錄音和錄像等，都是原始文件和歷史信證，可以成為查考、研究和處理問題的依據。檔案是“句號”。每個案件，都經法定程序，都有一疊檔案，從立案、偵查、起訴、審判到執行，都有詳細的記載。事情終結、案件辦結的標志是什么？兩個字：歸檔。沒有歸檔的事情、案件，都還沒有真正劃上“句號”。北方農民種地，講究春種、夏鋤、秋收、冬藏，如果立案、偵查、批捕、起訴，是“春種”、“夏鋤”、“秋收”，那么檔案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面諸般努力的實際效果就會大打折扣。檢察檔案是廣大檢察干警辛勤勞動的果實，心血的結晶，因而，必須科學、規范、完好地保存。檔案是歷史，它真實記載著經驗和教訓，有著不可替代的現實參考價值。檢察檔案是檢察機關工作的查考憑證，辦案干事業的重要依據，調查研究的必要條件和基礎，是開展培訓的生動教材。隨著科學技術的不斷發展，計算機應用的日益普遍和電子文件的大量涌現，對檢察檔案實行現代化管理已迫在眉睫。

二、目前林區檢察檔案管理的現狀以及存在的問題

經筆者初步調查，在省林區分院下屬的23個基層院中，有14個基層院檔案工作沒有晉級；檔案檢索體系不夠健全，普遍存在檢索工具設置過于簡單，案卷目錄一本賬、重復交叉現象嚴重、整體功能發揮難的問題；有的已晉級的基層院，當時只是為了應付晉級檢查，雖購買了軟件，但沒有著錄，這既不便于今后工作，也不符合建檔規范；有的基層院雖建立了聲像檔案，但沒有購買防磁柜，非常不利于聲像檔案的保存；有的基層院還在使用傳統的老式的“五節柜”，沒有購買密集架；有的基層院沒有專門用于檔案工作的微機，既不便于檔案軟件的利用，也不符合安全保密規定；還有的基層院領導重視不夠，從不過問檔案工作，甚至沒有設置專門的檔案室。上述問題的存在，原因是多方面的，有領導的、有管理的、有資金的、有人員素質的，如果不下大氣力加以規范和解決，勢必是對過去檢察工作的不負責任，對未來檢察工作也會造成嚴重的影響和制約。

三、檢察檔案實現現代化管理的途徑和辦法

1、以提高認識為前提，轉變各級領導的思想。制約檔案現代化管理的因素很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化意識水平。首先，主要領導要總攬。認真從自身作起，檢討對檔案工作認識和重視上的偏差，切實轉變思想。在實際工作中應投入一定的精力關心支持這項事業，要經常過問、檢查、督促檔案工作。應想方設法創造檔案現代化管理的物質保障條件。其次，主管領導要真管。應當把檔案工作列入工作職責，經常了解檔案員在干什么、想什么，領導能夠為他們做些什么。每年至少要研究一兩次檔案工作，對重大事項、重要問題，要定期聽取匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依據標準和有關規定開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難和問題。

2、以提高素質為核心，建設專業化隊伍。檢察檔案管理是一項專業性很強的工作，不僅要求檔案管理人員具備較高的政治素質，良好的職業道德，而且要具有較高的檔案理論水平和較強的業務能力。實踐證明，只有有了高素質的檔案管理人員，才會有高質量的檔案管理工作。因此，培養和造就高素質的檢察檔案管理人員，是實現檢察檔案管理現代化的核心和關鍵所在。首先，要提升檢察檔案管理人員政治素質。增強他們的政治意識、宗旨意識，使之具有高度的職業責任感和堅定明確的事業心；要增強檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，使之充分認識檢察檔案的重要性以及它潛在的價值，認真履行崗位職責，做到干一行，愛一行，專一行，精一行，確保能保質保量地完成任務。其次，要提升檢察檔案管理人員業務素質。檢察檔案管理人員不僅要具備檔案專業知識，而且還要具備相關的檢察業務知識。因此，必須通過全方位、多角度、多層次的培訓，努力實現檢察檔案管理人員由事務型、封閉型向知識型、復合型、開放型的轉變。第三，要提升檢察檔案管理人員科技素質。計算機和計算機局域網已在檢察工作中廣泛應用，檢察檔案管理者必須熟練地掌握計算機操作技能、網絡應用技能，不斷適應檢察檔案工作發展的需要。

3、以完善設備為重點，加大投入力度。一個完整的、現代化檔案室，應配齊密集架、防磁柜、微機、復印機、錄像機、掃描儀、溫濕度計等。檔案管理的現代化不僅是設備配置的現代化，還包括管理技術、管理思想的現代化和管理標準的統一化，而這一切，都與科學技術的現代化息息相關。現代化的管理離不開現代化的設備，而工作標準化、規范化則是實現現代化管理的前提。在檢察檔案設備配置上，既要考慮先進性，又要著眼適用性，一般來講，購置軟件時，要著重考慮兼容性、擴展性、容錯性及是否便于升級的問題，如科怡檔案管理軟件，就比較適用，便于升級，易于查找。應把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列為本單位重要達標的內容進行考核。在宏觀上要有總體思路，推動檔案工作與時俱進，在微觀上要不斷規范技術要求。

4、以嚴格標準為抓手，提升檔案質量。檔案的標準化、規范化的內容應包括案卷組織方式、格式、分類規則，著錄、索引規則，文獻編纂規則等，按照黑龍江省檔案局歸檔辦法的要求，自2000年以后，文書卷不再采用老式的裝卷法，而是采用新的盒式組卷方式，這樣既便于日常工作中文件的查找，也有利于檔案的保密工作；訴訟卷按照《黑龍江省人民檢察院訴訟文書立卷歸檔補充辦法》，《黑龍江省人民檢察院訴訟檔案保管期限表》的規定進行組卷和分類。因此，在檢察檔案實現現代化管理的具體操作上：首先要嚴格按標準進行分類組卷，對在檢查中發現的不合格檔案，要堅決推倒重來；其次要嚴格按照著錄、索引規則，建立和完善計算機建庫系統、查詢系統、統計系統和庫存房管理系統；第三要在政策和條件允許的前提下，在單機基礎上實現聯機的網絡化，最終實現現代化的檔案管理，實現檔案信息資源最大程度的共享。