檔案安全管理范文精選

1檔案安全管理的主要影響因素

檔案安全管理是一項系統的、復雜的、綜合的管理工作。要想做好檔案管理工作，檔案工作人員就必須不斷提升其業務水平和職業道德水平，積極應對新時期檔案管理工作存在的各項挑戰。反觀當前檔案管理工作實際，一些檔案管理部門普遍存在著檔案管理安全問題，直接影響了其檔案管理工作正常進行，甚至還會給單位造成巨大損失。從總體來看，目前檔案安全管理的主要影響因素有：一是檔案管理人員因素。檔案人員的安全意識、職業素養、保密意識等。二是檔案安全管理體制不健全，在檔案立卷、歸檔、借閱、利用等環節沒有按規范嚴格操作。三是網絡安全、自然災害、軟硬件設施安全等因素。

2預防為主，切實做好檔案安全管理工作

2.1提高認識，強化檔案安全管理責任意識和安全意識為進一步提升檔案安全管理質量和效率，檔案管理部門應加強職業培訓，逐步強化檔案工作人員的安全意識與責任意識。在日常管理工作中，檔案管理部門應制定切實可行的檔案安全管理措施，同時加強領導、明確責任，切實履行監管職責。在思想認識上，檔案管理部門應該明確其工作性質、地位、特點，堅持“預防為主，防范結合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實做好檔案安全防范工作。此外，檔案權利部門還應積極開展檔案安全宣傳教育活動，增強全員檔案安全意識，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責”的觀念，培養和強化全員檔案安全管理責任意識。

2.2建立健全檔案安全管理機制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應該逐步強化內部管理，建立健全其檔案安全管理機制，明確檔案安全管理要求與規則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個環節當中，建立健全并嚴格執行檔案流動、保管和利用制度，構建檔案安全標準體系。同時，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應急預案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個檔案管理部門的安全應急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應該從本單位實際出發，嚴把檔案案卷質量關，各項檔案資料進出館均要做好登記，以防出現丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應加強檔案信息網絡建設，運用一系列現代化信息技術手段進行檔案管理，不斷提升檔案管理質量。

2.3要按規定配置檔案用房和檔案設施，防止檔案實體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護和利用服務提供最基本的物質條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對外服務的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個很大的問題。一旦發生自然災害，后果嚴重。檔案館應按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑建設規范》設計建造。保障檔案實體安全，要落實檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規定購置檔案裝具、檔案保管設備和檔案包裝材料。檔案管理部門應定期進行安全排查工作，并對館內設備擺放，特別是電器擺放進行合理的規劃布局，并規范布置設備路線。要定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統、電子防盜報警系統等，防止因線路老化或短路引發火災。需要配備專門人員對館內設備進行維護和檢修，確保設備能夠正常運轉。庫房內檔案裝具要合理布局、避光通風、整齊有序，且要遵循突出重點，兼顧一般的原則，以便發生突發情況時能及時有效地進行搶救，降低檔案損失程度。

一、個人信息檔案安全管理存在的問題

1．個人信息檔案管理制度不健全、措施不到位

在現實工作中，掌握和接觸個人信息的機構、部門，有關個人信息管理的制度不健全、措施不到位，不嚴格履行對個人信息檔案管理的職責與義務。尤其是檔案管理上還存在漏洞，在個人信息檔案的收集、審核、鑒定、使用、歸檔等方面不規范，致使個人信息泄露，從而導致非法濫用個人信息的侵權行為時有發生。

2．公民的個人信息安全保護意識淡薄

一是社會公民對個人信息的基本認識不足，主要表現在對個人信息不受侵犯或對個人信息檔案安全保護等不夠重視。如隨意將自己的身份證號、電話號碼、家庭住址等信息透露給他人。二是一些掌握個人信息的部門檔案安全保護意識淡薄，個別工作人員將個人信息檔案隨意亂放，不重視維護個人信息檔案主體人的權益，無意間造成公民個人信息的泄露。三是一些工作人員違反職業道德，不履行保密義務，將公民個人信息資料出售或泄露給他人以謀取非法利益。四是在網絡化、信息化背景下，大量的個人電子信息可以通過在線儲存、備份、傳輸，這就使個人電子信息安全面臨著更大的挑戰。

二、個人信息檔案安全管理的途徑

傳統意義上的檔案是將文字、圖形等信息記載在紙張、布匹、塑料等載體上而形成的，檔案中所包含的內容信息與檔案的載體是不可分離的，在對傳統檔案的保存本質上是對檔案的紙張、布匹、塑料等載體的保存。雖然利用現代的復印、拍照等技術手段可以對原始檔案的內容信息進行復制，但無法實現對原始檔案的內容信息及載體的同時復制，復制檔案和原始檔案差異明顯、區分簡單。而電子檔案是存儲在磁盤等化學磁性或光性材料上的，其內容信息和載體是可分離的，對電子檔案的保存本質上是對檔案內容信息的保存，而不是電子檔案的化學磁性或光性材料載體的保存，并且檔案的內容信息易于復制、傳遞，原始檔案和復制檔案之間幾乎沒有差異，難以區分。

電子檔案需要借助計算機等設備進行讀取。以紙張為主要載體形式的傳統檔案可以被人們直觀地看見和接觸到，對檔案中內容信息的獲取一般無需借助其他設備，只需肉眼直接查看。而電子檔案則不同，要獲取它所存儲的內容信息必須借助計算機等設備，對配套的軟硬件具有強烈的依賴性。隨著信息技術的發展，計算機硬件和軟件的不斷升級和更新換代，電子檔案往往需要不斷地進行轉存儲、再存儲。為了適應新的設備和軟件，往往還需要改變檔案文件的存儲格式。

電子檔案易于存儲和管理。與傳統檔案相比，電子檔案更易于存儲和管理。傳統檔案需要大量的房間、文件柜來進行存放，還需要大量的人力對檔案進行分類、編目和檢索，更需要定期地進行防霉、除蟲等工作。而電子檔案的保存本質上是對檔案內容信息的保存，這些信息是電子化、數據化的，存儲在磁盤等載體上，一張小小的磁盤就能存儲大量的檔案信息，存儲單位成本低、占地小，利用計算機系統進行檢索和維護更為簡便，大大減少了檔案分類、編目和檢索的人員需求。電子檔案的這一特點也是傳統紙質檔案電子化蓬勃開展的重要原因。

電子檔案缺乏穩定性，易消失、易篡改、易出錯。與電子檔案易于存儲、復制和傳輸特點相對應的，與傳統紙質等檔案相比，電子檔案缺乏穩定性，有大量的方式方法可對檔案信息進行更改和作假，易消失、易篡改、易出錯。尤其是電子檔案易被篡改的特點，使得人們對電子檔案的真實性、有效性一直存有疑問。比如，最高人民法院在《關于民事經濟審判方式改革問題的若干規定》、《關于民事訴訟證據的若干規定》中都肯定了傳統紙質檔案（歷史檔案）的優先證據效力，而直到2012年新“民事訴訟法”才確定“電子數據”這一新的證據種類，檔案證據也正式吸收了電子檔案的加入，并且在實踐中一般需經過公證方可被采信。

電子檔案的利用和傳播具有開放性。傳統檔案受到檔案物資載體的限制，其利用和傳播范圍有限、成本高昂，在某些需要檔案原件的情況下，只能被排他性地使用。而電子檔案的內容信息是數字化的，通過計算機、通信網絡等可以實現迅速的復制和傳輸，對電子檔案的利用也沒有排他性，可以同時供多人多處利用，使用效率高。

電子檔案具有迥異于傳統檔案的種種特點，傳統的檔案管理模式并不適合電子檔案，如果還是采用傳統檔案管理的體制、標準和人員配備去管理電子檔案，無異于削足適履。基于建立電子檔案管理體系必須遵循電子檔案特殊性的共識，1999年，加拿大露西安娜•杜蘭蒂教授領導研究了“在電子系統內永久保存可信電子檔案的國際研究”項目“，該項目的主要目的是為制定長期保管真實電子檔案的國際、國家及機構政策、戰略和標準提供原則和依據”。我國的馮惠玲教授等探討了國家戰略對電子檔案管理的影響以及我國國家戰略的特點，認為中國的電子檔案宏觀管理應該走一條“統攬全國，政策引導，融合發展，綜合治理”的道路，并指出“我國電子檔案國家戰略需要搭建宏觀、中觀、微觀三層戰略框架體系，研究電子檔案管理政策、制度、業務的集成策略，實施法規、管理、技術三位一體的保障體系”。范寧則從檔案學的視角探討政府在電子檔案安全管理中的功能。從電子檔案的形成就注入電子檔案管理的理念，而不是單純的后期管理，通過前端的控制理念，保證電子檔案的安全管理和有效利用，提出國家從整體宏觀規劃電子檔案安全管理的重要性。電子檔案的安全管理措施是電子檔案管理的重要組成部分，關系到整個檔案資源的完整、安全、有效的利用以及長期使用。考慮到現階段電子檔案管理存在的一些問題，其安全管理措施應注重以下幾個層面。

摘要：從檔案保護的新問題、新理念出發，分析檔案全過程管理流程及其存在的安全隱患，從檔案前端控制、檔案庫房保管、庫外后程監管等方面探索了全過程安全管理理念指導下的檔案保護新模式，以期為新時期檔案保護提供參考。

關鍵詞：檔案保護；全過程安全管理；檔案管理；新模式；新理念

檔案是社會發展的記錄儀，是一種不可再生的“集體記憶”。[1]在現代化社會發展中，信息已成為重要的戰略資源，檔案作為記錄信息的一種載體，實質上已成為社會信息的儲存庫。社會活動運行方式及社會需求的轉變促使檔案形成、傳遞、利用及存儲規律的改變。據此，本文針對檔案保護與管理過程中存在的問題，對檔案保護新理念、新模式、新方法進行探索。

1檔案保護的新問題及新理念

1.1檔案保護的新問題。隨著信息化時代的快速發展，信息保護問題已成為檔案管理領域的關注重點。第一，新時期下檔案保護問題大量涌現。目前，檔案管理面臨著日益復雜、嚴峻的安全威脅，例如檔案價值被過度開發與利用，檔案災害種類增多、災害發生風險增大，檔案利用途徑復雜、安全隱患增多，檔案信息呈現形式及物化載體形式增多，等等，這些因素均會增加檔案安全事件發生概率，使檔案保護存在較大的安全風險。第二，檔案實體與載體形式多樣化。一是檔案保管環境復雜多變，而檔案標準化、規范化管理水平普遍較低，檔案保管設施及保管條件也有待優化，增加了檔案保管的安全風險。二是檔案信息記錄方式與載體形式的多樣性及動態變化特征，加大了檔案保護與管理難度。三是檔案災害與安全事件的發生，導致檔案信息處理方式、工作業態及其應對手段發生了較大改變。四是檔案環境由庫內轉變為庫外，檔案管理流程由庫內保護與檔案修復轉變為入庫前端與出庫后端相組合的安全管理模式。[2]第三，檔案保護理念及學科體系發生了改變。隨著現代科技與檔案信息化建設的快速發展，檔案學科理論、檔案載體、檔案信息的豐富與拓展，使檔案保護學科研究的內涵及范疇發生了改變，檔案保護領域研究的實踐性、理論性逐漸加強。檔案保護學科既體現了設備維護、環境管控、技術改進等內容上的豐富，還體現了較強的綜合性學科屬性。[3]檔案保護在技術層面與實踐層面中的應用豐富并擴大了安全管理、災害處理、技術保護的有效途徑及手段。充分利用新技術、新成果，探索符合時展的檔案保護新模式，對于提升檔案保護效率及質量具有重要作用。

1.2檔案保護的新理念。1.2.1檔案整體性保護理念。檔案整體性保護理念的核心觀點在于：從管理層面出發，健全并落實各項檔案管理規章制度；從思想觀念層面出發，轉變傳統的檔案保護觀念，樹立檔案實體保護與信息安全的檔案安全觀；從實踐層面出發，制定完善的檔案管理標準及保護規范，全面貫徹落實，保障檔案管理及操作流程規范化運行。在規范化指導下，通過實施環境管控、檔案保護、技術與設施保障措施，轉變傳統檔案保護模式，確保檔案信息與實體的完整性與安全性。1.2.2檔案動態保護理念。檔案動態保護理念是指在檔案管理的全過程中實施檔案保護措施，包括檔案的形成、歸檔、保管、利用、轉移等各個環節，均需要采取有效的保護手段。檔案保護的動態性體現在庫房保管方面，需要根據實際情況調控庫房環境，在加強檔案庫房靜態保護的基礎上，優化并擴展檔案庫房保管工作。在把控好檔案前端管理環節的同時，加強檔案利用的后程監管，保證檔案信息與載體的有效性。1.2.3檔案全過程安全管理理念。檔案保護必須確保檔案在全過程管理中的安全性。檔案全過程管理實際上是對檔案進行“接收—保管—利用”的過程，主要包括征集、歸檔、保管、利用、修復等環節。[4]實施檔案保護不僅要確保檔案安全入庫，還應關注檔案利用環節的安全性，保證檔案實體與信息安全。通過整合檔案管理與檔案安全保護工作，為檔案的開發利用提供更好的服務，并在完善的管理標準與規范下實現全過程安全管理目標。

一、檔案開放

（一）檔案開放的必要性。

進入現代社會，互聯網科技十分發達，人們了解獲得信息的渠道，方式多種多樣。無論國家政府的檔案，還是企業公司的檔案，都可以通過合法或者非法的方式進入互聯網，為公眾所知。對于各種檔案，進行嚴密的保管是很難做到的，在當下我們這個信息開放的社會，將檔案開放，方便社會群眾進行了解，使用，對于維護社會穩定，提升檔案的利用價值，提高檔案的可靠真實度都有重要的意義。當然，筆者本文所言的具有開放必要性的檔案是具有公共利益性質的檔案，是能夠為人民提供一定服務的檔案。對于國家檔案，很多在一定時期屬于國家機密，是無法對外開放的，但是這并不代表這種檔案沒有開放的必要性，開放的必要性依舊存在，國家的人民有權利了解國家的相關事務，隨著時期的過渡，這些檔案會慢慢解密為社會公眾所了解；對于企業檔案，開放的必要性是針對企業工作的工作人員。企業的領導層以及員工階層能夠方便調取個人以及企業的相關檔案對于提高企業工作效率，團結企業有著重要的意義。

（二）檔案開放的風險性。

當然，檔案的開放具有很大的危險性，存在很大的安全風險。對于國家政府相關的檔案，即使在開放之前，考慮再三，十分謹慎，度過了某一敏感的時期，但是，一些檔案公之于眾之后還是會引起一些波瀾。甚至，政府類的檔案還容易被心懷叵測的社會主義敵對分子利用，借之進行歪解胡說，蠱惑一批無知又容易沖動的民眾，對我們的社會穩定產生很多不利的因素。此外，對于企業或者機關單位的很多檔案，為了方便業內人士提取，使用，進行開放后，往往容易造成個人隱私泄密，單位機密泄密，為不法分子提供可乘之機。總之，開放檔案，既有方便，積極的一面，同時也面臨著很大的風險，存在很大的安全隱患問題。即使開放檔案存在這樣或者那樣，可預知以及不可預知的風險，筆者還是認為，我們不能因噎廢食，還是應該將應該開放的檔案，大膽進行開放。

（三）檔案開放的程序。