財務檔案管理細則
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇財務檔案管理細則范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。
財務檔案管理細則范文第1篇
辦公室
辦公室是宿管會中組織協調其他各部的關鍵部門，以配合主席團、協調各部門工作為主要職責。其職能可分為日常工作、財務管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設成為一個有特色﹑高效率的部門，更好地修訂與落實各項規定，抓緊、抓實地開展各項工作。現將各塊工作安排如下：
一、日常工作版塊
保證日常工作的有序開展和各項職能的扎實落實，是辦公室工作的基點，也是辦公室工作的主要責任。
1、起草下學期即將成立的宿管會的計劃、總結和各項規范。
2、負責主席團例會和全體會議例會的點到及會議進程記錄工作；作好各種會議的通知工作。
3、負責學工辦二報刊的收發及增訂工作；整理布置學辦，購置辦公用品，發送比賽請柬，制作席簽等日常事務。
4、負責學工辦二的值班安排以及抽查工作，并監督各部做好學工辦二的財物保管及保潔工作，為大家營造一個良好的工作環境。
二、檔案管理版塊
由于檔案管理具有長期性，且各部活動較多較雜，有些活動檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時明確各部門專門負責檔案管理的人員，每次活動后，及時聯系相關人員，收齊相關檔案，做到一個活動有一個檔案，并及時進行歸檔、存檔。對各類檔案的管理，實行具體問題具體分析，對特殊檔案實行特殊歸檔法。
1、保留三年內具有使用價值的舊檔案，其余作廢。
2、將當前各部所有活動的方案、總結自成一檔，檔案統一用A4紙打印，一式四份，分別由學工辦﹑主席團﹑辦公室﹑本部各保留一份。
3、為了使各部的各項活動及各種評比結果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時做好對各部的學期工作計劃、工作總結以及學期末干事考核結果的歸檔工作。
4、特殊檔案管理，在繼續沿用原檔案管理細則的基礎上作了適當調整，尤其是對基礎部各項檢查評比結果的歸檔上作了如下規定，以確保檔案管理的嚴肅性：
①各項檢查評比結果在下月初10號前匯總后交辦公室歸檔。
②歸檔前如發現檢查結果有誤，基礎部可自行更正，并注明理由及負責人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。
③歸檔后如確需修改，到學工辦辦理申請手續后方可改動。
三、財務管理版塊
為了規范即將成立的宿管會的財務收支狀況，使各部在經費使用上擁有自主權和支配權，同時使財務管理更具規范性，將制定新的《人文學院宿管會財務細則》和《人文學院學生活動經費報銷手續》。此措施的出臺將使各部經費的使用更具目的性和規范性。根據各部的工作計劃，做好財務預算工作。平時，對宿管會財務進行宏觀調控，統一管理，由專人負責，規范活動經費的申請手續及經費的報銷手續，對拉贊助所得收入也及時進行保管和記錄工作，既保證各部使用經費的自主性，又確保經費使用有的放矢，避免浪費。在學期末，及時清算帳目，做好財務總結工作。具體程序如下：
1、 活動經費申請：
①申請部門領取活動經費申請表，并按要求填寫。
②院領導﹑主席團﹑辦公室財務負責人簽字后領取資金。
③活動結束后上交活動清單和發票，由辦公室記錄，申請報銷。
④每月30日歸還所申請的經費。
2、 贊助收入：
宿管會由外宣部負責拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動經費則向辦公室申請，發揮辦公室“財務管理中樞”的作用。
3、經費報銷：
申請者備好收據﹑財務章﹑必備簽字，統一轉帳。（詳見《人文學院學生活動經費報銷手續》）
總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強化辦公室的職能，有序開展各項工作，不斷完善自身建設，積極開拓創新，努力協助宿管會做好各項工作。
基礎組
基礎組是為同學們服務的部門,工作都屬常規工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個方面：即寢室內務、查夜以及小家電維修。上學期，我們迎來了基礎組有史以來的最大的改組和職能轉換擴充，我們已成立“學生宿舍管理委員會”。管理寢室方面的各項事務。
財務檔案管理細則范文第2篇
。
3.財務報告類:月度、半年、年度財務報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明,各類審計評估報告,財務情況說明書)、其他財務報告。
4.其他類:年終結轉資料,會計科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調節表,銀行對賬單,納稅申報及相關稅務批復資料,對賬資料及差異處理報告,預算資料,工作移交清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。
二、檔案管理職責
財務部負責紙質會計檔案歸檔前的統一管理。具體職責為:負責制定和完善會計檔案管理辦法,負責記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負責會計檔案的裝訂、保管與安全,負責向公司檔案部門統一歸檔,負責接口審計檔案及其它部門的調閱需求。
三、會計檔案整理及裝訂
1、會計憑證整理和裝訂
會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據、財輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據稽核人員處接收到的原始票據、發送清單與電子影像進行三者核對一致后,將與之對應的會計憑證打印,形成一套完整的紙質會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據、財輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。
(2)整理過程中需對憑證進行手工調整,憑證及其附件均應按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內容被裝訂導致憑證無法查閱的現象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內。
(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。
(4)檔案管理人員根據清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續,每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計憑證混裝。
2、會計賬簿整理和裝訂
(1)財務部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。
(2)將已按順序排列的賬簿根據頁碼按每本200頁進行裝訂,日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面,注明賬簿性質,分冊序號,賬簿所屬主體等信息。
3、會計報表整理和裝訂
(1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務負責人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產負債表、損益表、現金流量表、報表附注的順序整理好
(2)裝訂后在會計報表上附封面,并注明報表所屬期間、主體等信息。
4、其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調節表,銀行對賬單,審計評估報告,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理
會計檔案需整理至統一規格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計檔案需整理為和會計賬簿統一規格。
銀行存款余額調節表,對賬資料及差異處理報告,預算資料;會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。
(2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。
(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統中觸發歸檔事項,同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。
四、會計檔案保管
1、會計檔案保管時間規定
會計憑證由財務部統一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進行移交。
2、會計檔案保管要求
(1)建立專門的紙質會計檔案庫,作為紙質會計檔案的存放地點。
(2)會計檔案室應保持通風、透光,并有適當的查閱空間。
(3)會計檔案庫房內嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災隱患的物品 ,進入檔案庫房嚴禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內嚴禁使 用明火,嚴禁吸煙,除照明用電外,嚴禁使用與檔案保護無關的用電設備。 (4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙
。
(5)所有紙質會計檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應加蓋財務專用章。檔案需在固定劃分的區域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。
五、會計檔案借閱
1、會計檔案借閱適用于在財務部保管的會計檔案。
2、會計憑證借閱主要用于公司內部審計、外部審計及相關檢查。借閱人在系統中提交借閱申請,同時向檔案管理人員提交部門領導、財務部領導簽字同意的紙質申請表,檔案管理人員將紙質申請表與電子申請核對一致,調出對應的會計檔案供借閱人查閱。
3、如需特殊原因需外借檔案,外借時間原則上不能超過15天,如超過規定時間需要再次辦理借閱手續。
4、檔案管理人員對于取出調閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統中觸發檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。
5、 公司內部員工借閱會計報表需經部門領導、財務部領導審批同意。
6、嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會計檔案移交
當年形成的會計檔案,在年度終了后,由會計檔案管理人員保管一年,期滿向公司檔案部門移交,同時編制移交清冊一式兩份,交接雙方清點無誤后,雙方領導和經辦人在移交清冊上簽字蓋章,各存一份。
財務檔案管理細則范文第3篇
[關鍵詞]高校 財務 會計 檔案 管理
根據《會計法》和《檔案法》的有關規定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規范的一個重要環節和不可缺少的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平。
一、財務會計檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。
高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續性的載體、是各種經濟事務發生的證據。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義。
二、會計檔案管理的現狀
1、“三重、三輕”現象突出
(1)重紙質檔案、輕電子檔案。只注重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統，包括財務輔助系統(含學生收費系統、工資核算系統、校園卡系統等)的軟件環境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。
(2)重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統、不規范，甚至出現丟失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務會計資料的保密，甚至直接造成財務機密的泄露。
2、”四不”現象嚴重
(1)時間不及時。《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。
(2)內容不完整。高校會計檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應拓展，除了基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
(4)程序不合規。財務會計檔案管理程序不合規，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要表現在檔案交接前沒有充分的準備工作，移交點收不規范，沒有專人監督或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批，檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設備設施。這直接影響財務會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務管理的水平，影響了財務工作的可持續和教育事業的穩步發展。
三、成因分析
1、認識不到位
工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認識不到位，與當事人的責任心有著密切關系。認識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務工作的開展。
2、制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的財務檔案管理細則，這使得高校財務檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等財務檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。
3、執行不得力
在財務檔案管理過程中，由于認識不到位，制度不完善直接導致了執行不得力。而執行不得力又導致了現狀的發生和發展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強效
財政部門、高校教育主管部門、高校內部審計部門把監督的重點一般都放在經費的審批和使用上，對財務檔案疏于管理，對違背法規的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規行為缺少威懾力和強有效的約束力。
四、建議和對策
1、加強領導，提高認識
領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關健。高校會計業務主管部門、校內的分管領導、財務處長等各級領導應引起重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主管部門可對各高校財務檔案制度的建立健全進行指導，對財務檔案管理工作的及時、全面、完整進行檢查，督促各高校將財務檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。校內的分管領導、財務處長及其他有關部門領導應充分認識會計檔案是所提供的史料和證據，對學校制定事業發展方針和戰略、預測經費收支、查證經濟問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應獨立設置財務會計檔案科室，配備有一定專業素養人員，通過崗前業務培訓，使其認識財務檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業的精神。
各崗位財會人員應提高認識，紙質檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務工作者還應清醒地認識到財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，來不得半點馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內容不完整，以后需要時卻找不到，事后補救又來不及，很可能就造成不可彌補的重大損失。所以財務人員在檔案工作上一定要細致耐心，應該做到事無巨細，養成良好的檔案工作習慣，應該嚴格按照規章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應該增加些憂患意識，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財務檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校財務檔案規范化，必須制定高校財務檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《高校財務檔案保管制度》、《高校財務檔案保密制度》、《高校財務檔案移交、銷毀制度》、《高校財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務檔案管理工作有章可循。
3、嚴格執行管理程序
嚴格按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行，檔案交接前做好充分的準備工作。移交時認真點收，專人監督，監督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷，銷毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環境
按照“七防”的要求建設符合條件的檔案館(室、間)，保證財務檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內外安裝電子監控和攝像，以進一步提高安全度。同時保證房屋、設備、家具的日常修繕、維護保養、更新代。
在財務年度預算中應足額安排財務檔案管理經費，并按照專項經費管理辦法確保其專款專用，并將其納入經常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經費，必須保證檔案管理經費充足，保證檔案管理工作的協調可持續發展。
[參考文獻]
[1)國家財政部：會計檔案管理辦法LZ]，1999-Ol-01，
[2]謝德寬：高校財務檔案管理問題探析田，中華女子學院山東分院學報，20lO(2)
財務檔案管理細則范文第4篇
2005年是電力裝備制造業供貨任務最繁重的一年，特別是國家投資336.2億元對縣城電網建設與改造工程全面啟動，輸變電設備的需求缺口加大，輸變電設備生產雖然受到原材料上漲的沖擊，仍然有一定的利潤空間，但是以目前電網企業的贏利能力，還達不到能夠正常發展的水平。要解決這一問題，電力企業除了努力消化成本增支挖潛降耗外，還應加強企業內部管理，利用現有資源——文書檔案，尋求新的閃光點。本文提到的文書檔案側重于會計檔案。
一、會計檔案的定義
作為文書檔案的一種，會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案主要來自立檔單位的財會部門或財務會計人員。會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環節，會計檔案則是這個環節的集中反映和副產品。會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，是登記賬簿的重要依據。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計賬簿是以會計憑證為依據，全面地、連續地、科學地記錄和反映各項經濟業務的簿籍。會計報表是用統一的貨幣計量單位，總括地反映企業、事業、機關單位在一定時期內的經濟活動和財務收支情況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。會計檔案應由財會部門按照歸檔的要求，負責裝訂成冊或整理立卷，按要求移交歸檔。
二、會計檔案的特點和功能
(一)會計檔案的特點
1、專業性。會計檔案是經濟活動和財務收支過程中的產物，與會計工作活動密切相關。
2、廣泛性。從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。
3、嚴密性。會計檔案形成過程具有嚴密性，一環扣一環，聯系緊密，在反映經濟活動與財務收支方面缺一不可。
(二)會計檔案的功能
1、為國家經濟建設進行決策及對宏觀經濟進行監督管理，提供真實可靠的信息。
2、小范圍能為加強企業內部微觀經濟管理提供豐富的原始數據，大范圍能為保護國家財產和打擊經濟領域不法行為提供有力證據。
3、為研究財政經濟、歷史和發展提供可靠史料。
三、電力企業會計檔案利用的現狀
隨著市場經濟的逐步發展，電力企業逐步成為自主開發、自我發展的經濟實體，電力企業面臨著新時期電力市場競爭日趨激烈的形勢。首先，國家宏觀調控政策影響逐步顯現，經濟增長速度放緩，用電市場開拓難度加大。其次，受第二輪煤電聯動電價調整政策以及枯水期電價上浮影響，高能耗企業的用電需求將進一步萎縮，市場形勢更加嚴峻，并且極有可能導致政策性欠費及電費壞賬的大幅發生。此外，枯水期需購入計劃外電量填補缺口，將增加購電成本2億元。
會計檔案是企業經濟發展的重要資料，充分利用好會計檔案將為企業發展帶來巨大的利益。可惜的是，電力企業在企業經營管理中起重要作用的會計檔案并沒有運用在增效上。受傳統計劃經濟體制的影響，多數企業只重視對事業收入、經費支出、資金的管理利用，而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會計檔案來分析經濟管理過程中的各項活動，在一定程度造成了會計檔案資源的浪費。同時，由于電力企業會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強調保密的問題，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，導致一批現實的會計檔案用戶被拒之門外，潛在的會計檔案用戶得不到轉化，會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發揮。
四、電力企業會計檔案利用的意義
從各類權威電力投資信息分析材料得知，隨著國民經濟的快速發展，我國電力市場進人了新一輪景氣循環，城市化和重工業化的高速發展帶動了電力需求的強勁增長。2005～2007年，我國將新增電力1.80億千瓦，到2010年我國電力裝機容量將達6億千瓦，2020年將達到10億千瓦。從2004年到2020年，我國電力將翻一番。我國特高壓電網工程的建設給輸變電行業帶來新商機。據預計到2020年，全國特高壓及跨區電網的輸送容量約為2.1億千瓦，其中800千伏直流約為5600萬千瓦，另外約1.5億千瓦由交流構成。從投資角度看，2020年，特高壓交流加直流的市場約為4060億元，其中交流2560億元，直流1500億元。
在輸配電設備行業，雖然行業資質與產品研發量核心要素至關重要，但企業營銷策略也正在逐步成為制勝的重要手段。電力企業檔案記載企業的歷史，信息連著企業的未來。充分利用會計檔案，可以對市場范圍廣、投資戰線大的電力企業提供工程的投標、預算，自身可支配資金的動態，整體資金狀態的參考分析，以及其他資金狀況的分析和預測、戰略決策支持，以便更好地把握企業的發展方向。
我們知道，所謂預算管理，就是用貨幣來計量，將決策目標所涉及的經濟資源配置，以計劃的形式具體地、系統地反映出來。簡言之，就是決策目標的具體化。“預則立，不預則廢。”這句古語早已確切地道出了預算的重要性，因此做好電力企業全面預算管理是非常重要的，這又正是會計檔案所能提供的。會計檔案所記錄的是投入價值中的歷史成本，而歷史成本的可靠性是不言而喻的。
我們知道，資產的定義是預期能夠流入企業未來經濟利益的資源。我們可以看出會計檔案資源和物資資源都符合此定義，即兩者都有為企業帶來經濟效益的能力。會計信息的需求者最關心的是檔案數據為企業創造的價值大小，期望會計檔案信息能幫助他們預測企業未來的現金流量，對檔案價值的需求相對而言要小些。也就是說，利益關系人并不太在乎企業檔案本身的價值大小，他們更關注企業取得和利用會計檔案的成本和檔案信息給企業帶來的效益。總的來說，充分利用會計檔案，可以實現以下管理效果：
(一)掌握整個企業的整體資金狀況
企業管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數據進行查詢，實時、動態、完整地掌握整個企業范圍內的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。從而針對各地區用電結構差異和不同時期用電特點，研究制定出多種營銷策略組合。
(二)監控資金動態。防范風險、堵塞漏洞
利用會計檔案可方便地隨時監測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理，為企業減少風險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內控制度，提高管理水平，為企業的改革和發展奠定堅實的基礎。
(三)提高資金的使用效益
利用會計檔案，實時掌握企業可支配的資金總量，可以向商業銀行爭取較高的協議存款利率，可以在公司內部調劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財務費用，向資金要效益，提升企業價值。
(四)對資金狀況進行各種分析和預測，提供決策支持
根據資金需求和存量，作出資金預測；通過對資金支付信息的分析，安排對企業最有利的資金付款計劃；通過對企業范圍內的現金流量的完整分析，作出全面的資金規劃；通過對不同銀行間存款余額、協議存款利率、實際貸款利率的綜合比較分析，對融資結構和存款結構進行最優規劃。
(五)深化預算資金管理
利用會計檔案，繼續擴大企業賬戶規模，加強運作。貫徹國家電價調整政策，確保執行到位。繼續做好西電東送輸電價格兩部制及豐枯電價機制研究。建立統一高效的保險管理模式，加強稅務籌劃，爭取稅收優惠政策。
(六)為搞清單位債權債務、理順和明晰產權關系發揮作用
某些企業的會計人員崗位變動大，情況復雜，但一些歷史遺留問題，可以通過會計檔案，明確單位與單位之間、單位與內部成員之間的債權債務關系，劃分經濟責任，理順和明晰產權關系。
(七)為努力消化成本、挖潛降耗提供數據分析
利用會計檔案，建設節約型企業，堅持開源與節約并重的原則，把節約放在首位。通過各種數據分析對比節約成本，整改降耗，同時開展節鋼、節水、節電、節油為重點的節約工作，牢固樹立電力企業節約意識，使資源高效循環利用，促進企業的可持續發展。
五、電力企業利用會計檔案管理取得的成果
迄今為止，南方電網公司創造性地運用會計檔案的相關數據，取得了不俗的成績o，
(一)利用檔案資源，多方面為企業提供有力證據。有效地挽回了經濟損失
從2006年初開始，陸續開展預算執行檢查，逐個單位跟蹤，逐個指標落實，確保完成全年資產經營任務。有計劃地安排已完工項目貸款提前還貸，壓減利息支出3000萬元，緩解了融資成本上升的壓力。
2003年，廣西送變電建設公司經審理的案件在2004年已全部結案并進入執行階段，公司訴玉林市某工行分理處存單糾紛一案為公司挽回經濟損失85.6萬元；公司訴玉林某農村信用社存單糾紛一案為公司挽回經濟損失85萬元；公司訴中國農業銀行南寧某分理處存單糾紛一案為公司挽回經濟損失50萬元；公司鐵塔廠在與甘肅省天水市鍛壓機床廠改造合同糾紛一案中運用調解手段維權，與對方達成和解協議，妥善解決了糾紛。
(二)經營管理水平不斷提高，效益穩步增長
南方電網公司電價工作取得了新的突破，改善了經營環境。全面預算管理繼續深化，經濟活動分析質量得到不斷提高，加強了對基建成本、購電成本和可控供電成本的管理。因購電結構優化，公司平均購電單價下降了15.33元／千千瓦時，可控供電單位成本比預算下降了2.67元／千千瓦時。出臺了《“十一五”節能降損綱要》，繼續強化線損管理，全網綜合線損率為7.16％，比年度計劃指標低0.2個百分點。2006年上半年，公司實現售電量1788.7億千瓦時，同比增長13.2％，應收電費余額比上年同期減少9.9億元。公司在全球500強企業中排名上升了50位，列第266位。
(三)南方電網公司配合廣西壯族自治區經委、物價局出臺了豐水期低谷時段優惠電價政策。開拓低谷用電市場
有60萬～80萬千瓦的停機負荷重新開機生產，拉動低谷平均負荷增加30萬千瓦。重點跟蹤的273家企業開機負荷達到253萬千瓦，開機率達74.2％。恢復了業擴緊急金，從第一期資金的使用情況看，對開拓居民、商業、非普等優質用戶市場，解決局部配網卡脖子問題發揮了較好的作用。公司抓住國家實施第二輪煤電價格聯動政策的機遇，配合物價部門制訂了廣西煤電價格聯動方案，疏導電網輸配電價矛盾。從2006年7月1日起，銷售電價平均提高3.33分／千瓦時，較好地解決了電網建設還本付息、來賓BOT電廠新增電費和國家出臺優惠電價造成的電費缺口。重新修訂內部經營責任制，實施新的量價結合，更注重市場差異的內部經營責任制考核，調動供電局開拓市場、提高效益的積極性。開展市場調研，分析電價調整帶來的影響，為下半年營銷工作做好準備。
六、加強電力企業會計檔案管理工作的措施
(一)進一步完善企業會計檔案管理制度實施細則
電力企業財務部門要結合本單位會計電算化的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》制定適合本單位的會計檔案管理制度實施細則。對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用等形成一整套的實施細則規章制度。定期對會計電算化系統產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、收費報表、系統日志等數據用統一紙質打印裝訂成冊并進行存檔，這種管理方法與傳統的會計檔案管理方式相一致。計算機打印的會計賬簿應填制賬簿啟用表和科目目錄，賬簿封面要填寫賬簿名稱和單位名稱，對賬簿、報表還要打印頁碼，認真做好會計檔案立卷工作，并根據會計檔案管理辦法要求，填寫案卷目錄和卷內文件目錄。還應設置專職會計檔案管理崗位，由專人負責向公司檔案室移交會計檔案，在交接時要認真清點，保證歸檔數量準確，確保會計檔案安全完整。應對計算機環境中形成的會計檔案實行多備份：一是采用在專用計算機上進行電子檔案備份；二是在磁盤、光盤上進行電子檔案備份；三是對電子會計檔案進行異地備份，以防發生事故時使會計檔案盡失。同時還應將制定的管理制度，特別是要形成電子會計檔案的管理制度，推行電子檔案與多套保管制度，對所有備份的電子會計檔案數據以最優質的光盤刻錄備份，從而保證數據的實體和信息安全。
(二)加強會計檔案管理的硬件投入
電力企業存放電子會計檔案的場所，應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的會計電算化檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內，對電子信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權批準制度。為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，防止計算機病毒造成電算化信息的重大損失。由于目前會計核算系統多采用局域網形成，病毒容易從外來軟盤或光盤的渠道帶來。因此，企業要加強計算機系統管理，對一般操作人員的計算機一律去掉軟驅和光驅，所有需安裝的軟件都必須由系統管理員執行，從根本上解決病毒的威脅。
(三)加強組織領導。提高會計檔案管理水平
領導重視是搞好會計檔案管理工作的重要前提和關鍵，只有建立和落實各級會計檔案管理工作責任制，明確各人職責，才能使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。企業在會計檔案管理人員聘用上，要從整體利益出發，不拘一格，擇優選聘，把好會計檔案管理人員人口關。要將那些有責任心、有耐心、有經驗、有專長、業務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業道德和敬業精神，提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關業務知識的學習，堅持崗前培訓，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業務水平、綜合素質始終處于動態的發展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。同時，檔案部門和財務部門要聯合起來，組織會計人員學習《會計檔案管理辦法》和本企業的會計檔案管理制度，使每位會計人員認識到會計檔案和會計檔案管理的重要性，保證會計檔案歸檔前各項工作的完成質量。對會計檔案的使用要嚴格借閱手續制度和使用權限制度。電子會計檔案信息未經單位負責人同意，嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據盤片不得帶出檔案室。另外，對存儲會計檔案信息的盤片應定期檢查，防止出現人為或自然損壞等問題，以免造成電子會計檔案信息的丟失。
(四)加強會計檔案利用工作
財務檔案管理細則范文第5篇
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計賬簿是以會計憑證為依據，全面地、連續地、科學地記錄和反映各項經濟業務的簿籍。會計報表是用統一的貨幣計量單位，反映企事業、機關單位在一定時期內的經濟活動和財務收支情況的報告文件。
二、會計檔案的特點和功能
（一）會計檔案的特點
專業性：會計檔案是經濟活動和財務收支過程中的產物，與會計工作活動密切相關。
廣泛性：從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。
嚴密性：會計檔案形成過程具有嚴密性，一環扣一環，聯系緊密，在反映經濟活動與財務收支方面缺一不可。
（二）會計檔案的功能
為國家經濟建設、企業原油上產進行決策，對宏觀經濟進行監督管理，提供真實可靠的信息。為研究財政經濟、歷史和發展提供可靠史料。古人早已確切地道出了預算的重要性，因此做好企業全面預算管理是非常重要的。
三、科學管理檔案
（一）集中統一管理
集中統一管理本單位形成的全部檔案，是企業檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。
（二）收集齊全
“巧婦難為無米之炊”，做好檔案的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、采取各項有力措施，做好企業檔案的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。
四、檔案工作信息化
檔案工作信息化是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化。因此企業檔案部門要認真學習有關檔案工作標準，為檔案工作信息化創造條件。
五、強化檔案保管條件及措施
加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、丟失現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。
六、檔案信息開發利用
檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，提高信息共享水平，創造更多有利于方便查閱者利用的條件。
通過對有關數據的分析，了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，最大限度地發揮檔案的價值和作用，開展檔案利用跟蹤服務。
七、檔案的鑒定銷毀
隨著石油企業的發展，會計檔案數量的急劇增長，檔案庫容趨于飽和，面臨檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾，鑒定檔案時必須考慮的。
檔案保管和提供利用這個過程本身就是為了追求某種效益，所以檔案若不能滿足企業的需求，那么保管檔案就變成了無效勞動。特別是在市場經濟發展的今天，在檔案部門財力有限，庫房緊張的狀況下，更需轉變只重社會效益而忽視經濟效益的觀念和做法，在對到期會計檔案的鑒定銷毀工作中重視保管費用等因素，積極開展鑒定銷毀活動，這對優化館藏，提高效益具有重要意義。
八、完善檔案管理制度
逐步建立健全企業會計檔案管理制度的實施細則，運用各種不同類型的手段和方式利用好企業會計檔案信息資源，充分發揮網絡時代的電子會計檔案信息優勢，提高企業會計檔案利用效率，為企業領導決策服務，逐步使企業會計檔案走入正軌。
會計檔案管理的法規規范制度不完善，不準確，作為檔案工作的根本法律對企業檔案包括會計檔案工作做出了明確的法律規定，會計法二十三條規定：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報表和其他會計資料應當建立檔案、妥善保管，對財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第三條指出，各級人民政府和檔案行政部門共同負責會計檔案的指導、監督和檢查。
九、檔案管理存在的問題
會計檔案數量不斷增長，載體形式不斷增多，會計檔案由于是在企業生產經營中不斷產生，隨著企業生產規模的擴展，外部市場的增加，經營活動的持續發展和時間的推延，企業積累的會計檔案數量迅速膨脹，特別是會計憑證，給檔案管理帶來難題，即便想銷毀也不能“直接鑒定”，不夠保管期限，再就是由于企業機構頻繁改制、重組、撤銷、破產導致一部分會計檔案無法歸口管理。
十、提高檔案人員綜合素質
