畢業生檔案管理規定

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畢業生檔案管理規定范文第1篇

一、技工學校學生檔案管理的一般特點

檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、學習和工作能力、學習和工作表現、學習和工作成績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。因此，許多技工學校根據《中華人民共和國檔案法》制訂了相應的學生檔案管理的規定，并具有以下特點。

1.學生檔案歸檔范圍趨同。許多技工學校明確規定學生檔案的歸檔內容為，學生在初中、高中（職高）畢業的相關材料、學生在校期間獲得的獎勵與處分材料、有關政治面貌的資料、學籍表、學生教育實習鑒定表、體檢登記表等。同時有些學校為了適應學校學生管理的需要也規定了可以將“其他應當歸檔的材料”作為歸檔內容。但是由于這一規定過于模糊，操作性不強，學?；旧蠜]有此類檔案。

2.學生檔案表現介質單一。許多技工學校規定，學生檔案歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，由承辦部門蓋章，注明形成材料的時間。學生檔案材料的載體一般應使用16開規格的辦公用紙。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水盒復寫紙書寫。除電傳材料須復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。由此可見，目前，技工學校學生檔案的表現介質為紙質檔案。

3.學生檔案利用規定嚴格。例如，技工學校一般都嚴格規定了只有管理者才有權查閱學生檔案，而學生無權查閱和借用檔案。學生只有在兩種情況下才能接觸到檔案，第一種情況是，在擇業期內就業的學生可憑就業協議書復印件或用人單位調檔函調取檔案；第二種情況是，升學的學生可憑所升入學校開具的調檔函或錄取通知書調取檔案。當然，對于其他人員和組織要查檔案需履行相應的手續方能查閱。

二、技工學校檔案管理創新的思路

眾所周知，學生檔案是反映學生個人經歷、學歷、思想政治素質、業務素質和能力素質等情況的文字材料。因此，學生檔案管理工作應當體現依法辦事、規范管理、服務學生、服務社會和專人負責的原則，并在此基礎上力求創新。

1.學生檔案信息收集應當實用化。所謂實用，就是技工學校學生的檔案要能夠反映學生在校學習成長的過程和痕跡。過去，我們收集的學生信息基本上是靜態的信息，不能反映出學生的接受技工學校教育后素質水平的進步，因此缺乏實用性。如果我們從實用化的維度思考學生檔案信息的收集，就會突破已有檔案管理理念的禁錮。使學生檔案信息的收集變得豐富起來。

2.學生檔案信息表現應當多樣化。所謂多樣，就是應用多種介質反映學生成長信息。現在，已有成熟的電子化的管理系統可以記載有關學生的靜態信息。這為我們拓展記載學生成長信息介質，提供了有利條件。因此，我們有必要重視利用影像等記錄手段，將學生的成長信息以多樣化的方式給予記載，這對于學生樹立學習信心，提高自我效能感；對于構建學校教學資源，展示學校教育教學水平，促進學生就業有著積極的作用。

3.學生檔案信息服務應當靈活化。所謂靈活化，就是要用現代檔案管理理念，重新審視我們的檔案管理規定，實現檔案管理在服務上的創新。提倡檔案管理服務是目前檔案管理改革的熱點。我們當然要將涉及學生權益的檔案信息加以妥善保密。但是，隨著檔案管理內容的拓展，有些信息是有利于學生成長的。因此，需要我們將學生檔案中既有利于學生發展，又不侵害學生權益的信息提煉出來，靈活使用，以達到服務學生，服務社會的目的。

三、技工學校學生檔案管理創新的措施

技工學校的中心任務是為國家培養一線實用性技術人才。因此，技工學校學生檔案管理就應著力從各個方面反映學生在校期間的成長歷程，將其既作為學?？疾臁⑴囵B學生的原始材料，更要作為推薦學生就業的重要憑證和手段。這是應對競爭日趨激烈的就業用人市場挑戰，所必須予以重視的工作。

1.應將反映學生技能水平的實習實踐作品作為學生檔案的內容之一。反映學生技能水平的實習實踐作品，可以說是很多技工學校檔案管理的一個重要缺失。當然，這與我們長期以來，凡是檔案就應保密的理念有關。正是這種理念，讓我們覺得學生實習實踐作品沒有保密價值，也就沒有必要歸檔了。我們看到，許多發達國家在學校檔案管理中，特別注重將反映學生成長經歷的信息歸檔，予以長期保存，并將其作為反映學校文化底蘊的重要內容。因此，作為培養高技能人才的技工學校，應將學生實習實踐作品有選擇的加以歸檔。

2.應將有利于學生就業的檔案信息整理復制，并向新生、學生家長和用人單位展示。學生檔案的高效使用關系著學校、學生、用人單位各方面的切身利益。所以，在遵循有關檔案管理規定的基礎上，將那些無需保密但有利于滿足學生和學校發展需要的檔案信息，有計劃的加以整理和復制，是技工學校檔案管理創新的必要措施。

3.應將畢業生就業后能體現學生教育教學績效的信息，追加收錄到其檔案中。當前，終生教育已成為人民的共識，畢業生也是學校發展和在校生成長的重要資源。我們要破除“學生畢業，與學校無關的”看法。所以，我們建議，技工學院要重視畢業生發展信息的收集，這會提示畢業生對母校的歸屬感和責任感，也會激發他們在工作中的榮譽感和成就感。

4.應將學生作為自己檔案建立、完善的主體之一。以人為本，發揮學生自我教育、自我成長的潛能，是當代教育哲學的重要命題。作為學生管理重要內容的學生檔案管理業必須與時俱進。因此，我們認為，讓學生在自己檔案信息構建的活動中有話語權，本身就是對學生的有效激勵，能激發他們的榮譽感。所以，發揮學生作為教育主題的主觀能動性，是提升技工學校學生檔案管理水平的一個重要表征。

畢業生檔案管理規定范文第2篇

一、畢業生學籍檔案的利用價值

隨著畢業就業人數的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：

首先，憑證價值。畢業生學籍檔案從形成規律來看，它是畢業生在校期間綜合表現的歷史記載，是畢業生整體素質的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業生全貌，評判畢業生優劣，選拔優秀人才，實現用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業生學籍檔案服務于學生就業、企業招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。

二、畢業生學籍檔案管理主要存在的問題

1、檔案材料缺乏規范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內要求辦理的人員較多，工作量較大，現有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。

3、檔案管理系統有待升級。目前我校南大之星檔案網絡管理系統的檔案目錄數據主要靠逐條手工錄入，隨著人數的急劇增長，已經不能滿足現代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數據導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。

三、畢業生學籍檔案管理的相應對策

1、培養檔案意識，注重法規學習。首先，培養學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質量，促進檔案管理工作。其次，學習有關檔案法規與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現有章可循、有據可依。

2、加強隊伍建設，完善規范體系。學籍檔案管理是一項復雜的系統工程，積極推進學籍檔案專兼職管理隊伍建設。選拔政治過硬，認真負責，熟悉檔案業務和學生管理，具有一定的計算機應用水平的同志負責學籍檔案工作。規范工作用語，熟悉專門術語，按章辦事，遵守程序，求真務實，提高效率，促進工作的高效、快捷、準確、規范。學籍檔案規范本身是一個系統工程，僅靠學籍管理人員和學籍檔案人員難以有效組織實施，需要把所有的規范標準按其內在聯系組成一個科學的有機整體――學籍檔案規范體系[3]，就本校現狀來看，專兼職隊伍人員分布在檔案館、學工部（學生處）、教務處、招生就業處相關負責科室老師以及各學院教務員、輔導員老師中。學籍檔案管理人員實現專門術語的統一、規范和標準，便于相互交流，利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度，提高業務素質，規范部門立卷，加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學籍收集、整理、歸檔工作。

畢業生檔案管理規定范文第3篇

現代科技發展迅猛，給我們的生活和工作帶來了便捷和高效。特別是以互聯網為代表的信息現代化技術，改變著大家以往的生活和工作方式。而高校檔案管理工作同樣也要緊跟時代的步伐，充分利用好現代科學技術的成果，盡快要將科研成果轉化為生a力，從而提高我們的工作效率。本文作者僅就現代化科學技術在高校檔案管理工作中的逐步應用進行簡單的設想，為高校檔案管理工作今后的發展提供一些思路。

一、現代科技在高校檔案管理中應用的現狀

現今我國高校檔案管理已經基本脫離了原來手抄、謄寫、人工整理的狀態，電腦、打印機、掃描儀、復印機等一些新科技得到了較為普遍和廣泛的應用，有的高校檔案管理已經逐步開始實施數字化和網絡化建設。通過這些現代科技的應該用，極大的提高了高校檔案管理的工作效率，提升了服務水平。目前在數字化和網絡化高速發展的形勢下，傳統的檔案管理工作服務模式已不能滿足未來信息化發展的需求，檔案管理工作只有適應數字化和網絡化的發展趨勢才能更好的生存和發展，從而在信息化社會中生存和發展。

二、今后現代科技在高校檔案管理中的應用設想

1、高校檔案管理的網絡化建設。

高校檔案管理要適應互聯網的發展，網絡化就是不可逾越的重要步驟。高校目前有本科、專科和成人教育，研究生招生規模也不斷擴大，這些都形成了不同類型的教學檔案。社會對于高校提供檔案服務需求也在不斷增加，高校檔案部門一定要學會適應這些發展變化，充分發揮高校檔案管理的網絡化建設優勢，為借閱者提供專業化的信息服務，而數字化的高校檔案能夠為借閱者提供權威性、豐富性、有效性的信息資源，而且還在不斷及時更新，從而為借閱者提供專業的服務；根據不同借閱者的個性需求，提供不同分類、不同類別、不同項目的個性化信息服務；高校檔案管理者需要加強最新高校檔案管理軟件產品的開發和利用，結合高校自身特點和需求，制定詳細可行的管理制度，從技術上不斷突破進取，利用網絡技術不斷開發更新豐富檔案資源，為借閱者提供新的檢索方式、網絡導航和解惑答疑等方式，為檔案借閱者提供現代化的信息服務模式，創新服務方式，從而使借閱者能夠充分利用好檔案信息，為他們提供便捷全天候、24小時的多樣化的檔案查閱服務，從而形成管理系統完備、科學有效和運行有序的制度體系，為提高高校檔案的利用率提供有力保障。

2、高校檔案管理的數字化建設。

通過網絡傳輸的檔案資源都是以數字文件形式存在的，這些數字文件是數字檔案館建設的重要基礎，所以說做好高校檔案管理數字化建設是網絡化建設的前提和必要。在日常工作中每天都會產生大量的文字、影像、實物等檔案資料。對于高校的每一位畢業生的檔案來說，普通高等院校的學籍和檔案記錄了該名學生在校就讀期間，獲得的各種獎勵和證書影印、對失當行為的懲罰和記錄、每一個學年度參加各個課目的考試成績、在校期間社會實踐成果，以及學生的住址、教育經歷、老師評價等等原始和真實的信息。檔案可以反映出每位學生的綜合素質、專業素質和個性特長。而高校可以通過學生參加各種大型活動等系列照片檔案的展示，充分體現出學校形象、并拓展辦學思路，深化辦學思路提供切實的幫助，展示了教學的內在辦學質量和成就和豐富多彩的校園文化生活。這些檔案信息就需要檔案形成部門按照檔案管理部門的條目要求，分門別類的編輯和整理。然后將紙質的檔案通過計算機錄入、掃描儀掃描等形成數字文件；圖紙、照片等圖表可通過微縮技術、掃描技術、翻拍技術形成數字文件；視頻、錄音等檔案資料可通過數字圖像技術、多媒體技術等手段進行數字化處理；實物檔案等也可通過制作視頻、全息攝影等技術手段制成數字文件，然后將數字和實物檔案一同上交檔案管理部門；檔案管理部門通過成熟的檔案管理軟件，將收集整理的數字檔案錄入系統，通過微縮存儲技術和數字存儲技術存儲在磁盤、光盤、硬盤等存儲介質中，通過系統軟件利用計算機的邏輯功能、運算功能來管理各種資源，并利用數據庫和網絡的數據處理能力和傳輸能力，來實現數字檔案的網絡化。一個完整的數字化網絡化的高校檔案管理系統，應包括檔案整理、檔案處置、檔案保管、檔案查詢、檔案利用分析等結構。還用高校畢業生為例，不僅方便畢業生在畢業后查詢自己在大學生活中的點點滴滴，還方便用人單位通過高度數字化網絡化的高校檔案管理系統，了解畢業生在大學生中的真實表現，對該名畢業生有一個全面的基本判斷，從而作為選擇人才的重要依據和參考。

3、隨著時代和科技的進步，云計算、云存儲正在逐步推廣和應用。百度上對云計算和云存儲是這樣定義的：云計算是一種按使用量付費的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網絡訪問， 進入可配置的計算資源共享池（資源包括網絡，服務器，存儲，應用軟件，服務），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務供應商進行很少的交互。云存儲就是將儲存資源放到云上供人存取的一種新興方案。使用者可以在任何時間、任何地方，透過任何可連網的裝置連接到云上方便地存取數據。高校檔案管理工作要樹立服務思想，明確服務的方向，更好的利用云計算和云存儲的這些特性，采取各種方式改革服務手段和辦法，研究利用通過云計算系統運算和處理的檔案信息的大量數據的存儲和管理，為高校檔案管理者和借閱者在任何時間任何地方，通過任何可以連接上網的設備連接到云上，方便的讀取和存入數據，并且可以對檔案的借閱類別、數量、人員信息等等資源進行大數據的考量，以更好的為借閱者提供更專業、更高效、更現代化的服務，變被動服務為主動服務，從而使高校檔案管理工作上升到一個全新的更高階段。

總之，現代科技不斷變化發展，高校檔案管理工作更要開拓創新，與時俱進，將現代科技更多的應用于我們的檔案管理工作中去，利用先進科技輕裝上陣，結合高校實際情況制定出可行詳細的檔案管理規定，并開展多渠道、全方位、立體式的檔案服務方式，提高借閱者的檔案意識，為其提供源源不斷的信息流，更優質的服務，從而促進高校檔案管理工作的完善和發展。

參考文獻：

[1]向理琛，高校檔案管理嵌入數模整合系統研究 科技視界，2016 172（13）：71-72.

畢業生檔案管理規定范文第4篇

【關鍵詞】學籍，高校，檔案，管理

高校學籍管理工作直接對學校的教學質量、社會名譽等有所影響。因此，為了可以適應時代的發展，完善人才培養制度，高校一定要加強對學生的學籍檔案管理。但在目前，高校學籍檔案在管理、利用等都存在一些急需要改善的地方。

一、高校學籍檔案特點

1.信息量龐大。伴隨我們國家教育教學的不斷優化、改革，以經多種教育形成的推廣。各大高校在擴招的同時也在擴大自己學校的專業內容、種類、科目，而且越來越復雜。這些情況也決定了學籍檔案向著龐大、多元的形勢發展。一般來說，學生的學籍檔案包括了靜態及動態信息。靜態信息：學生基本信息（名字、出生日、住址、聯系電話、家屬聯系電話、學號、錄取成績及錄取號、專業等等）；動態信息：所學的科目信息、考試成績（包括正考以及補考的內容）、平時作業、論文、畢業資格審核等等。

2.準確、真實性。學籍檔案記錄了學生從入學開始一直到畢業的各種信息。這種記錄一定是可以真實反映學生在高校學習、生活階段的各項真實的內容。如在學校的基本情況、學業完成度、學生在校得獎或受罰的記錄等等。這些資料是在有關學籍管理規定中所形成的，根據有關要求整理而得，因此所有的檔案都必須是真實且準確的。

3.周期采編及動態擴充特點。在學校，每個學年的開始、結束等，都是學生綜合素質變化的真實記錄的一個重要階段，同時也是學籍管理方面文件材料形成最多的一個階段，這樣就決定了學籍檔案其文件材料的形成是具有周期性的。同時，一整套賽事的學籍檔案是基于對學生基本素質發展的記錄、收集、整理，通常是以階段為單位進行開展的，有的內容每學期一記，有的則是一學年一記，如遇特殊情況，還要隨時記錄。

二、高校學籍檔案管理現存問題

1.要求不統一，制度不明確。無論是何種工作都要有制度方面的制約，有的高校只是簡單給檔案館擬定了一些管理規定，而對管理人員未提出明確需求，而這樣不單讓工作人員無法意識到學籍檔案管理的重要性，同時對學籍檔案管理工作不盡職。有的高校本科生學籍檔案一般都存放在學生工作辦公室、團支等等，因為從事有關管理工作人員具有比較大的流動性，且缺少檔案管理的專業知識，未能統一管理，制度不完善，存在責任不明確、安全性弱、保密性不強等情況。再加上學籍檔案數量比較多、存放的空間有限，無法做到好的管理。很多都是學生干部來對檔案內容進行更新、管理等，檔案管理無法做到安全、保密、完整。

2.檔案管理過于復雜。檔案管理復雜是因為當前高校本身的教育方式所決定的。很多高校不單單有學歷教育，同時也存在著非學歷教育。例如全日制教育、成人教育、遠程教育、單科教育、大專教育等等。不同的教育系統都有自己的檔案管理，而且管理方式也不統一，這樣就在某種程度上決定了檔案管理的復雜性，也正因為這種復雜性，在管理方面不具有條理性，讓管理的難度加大，也是當前極需要改善的一個問題。

3.信息化落后，管理手段陳舊。高校學籍管理仍以分部門而治的多個系統管理的方式，未有統一信息管理的平臺，每一個部門均有自己的一整套信息的系統，增加了工作量不說，也讓信息無法達到共享的狀態，重要勞動多、準確性過低等等都是管理手段陳舊的表現。雖然當前教育部已向各大高校推動了無紙化的辦公、網絡教學等現代化手段，但是真正把電腦、網絡教學等現代化手段，但真正把電腦以及網絡運用在檔案管理中的仍是少數，多數的高校還是采用手工錄入、查詢的方式，再加上檢索工具落后，在查找學籍檔案時存在很多問題。

三、解決高校學籍檔案管理現存問題的解決方法

1.構建服務觀，規范管理。在不斷加劇競爭的今天，無論對對哪一個領域而言，都是人才間的意識，而在這一種人才競爭中，高校學籍檔案管理發揮著極為重要的價值、作用，直接關系著學生畢業后的就業。因此，高校的領導、各部門、教師、學生等都要重視學籍的檔案管理，要自覺更新、完善檔案。由于學籍檔案管理所涉及的內容極多，在收集整理時具有一定難度，因此構建起規范的管理制度是做好學籍管理工作的前提，同時對這些制度不斷加以修訂。擬定一整套完整的收集、保管、和、安全保護等系列的規章制度。同時，伴隨高校本身發展的需求和學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作需要在新管理方式下，以學校的中心工作開展，如招生、就業、專業設置等等，構建起以服務為主觀念，進一步加大服務功能。

2.開展靈活多元的管理方式。學籍管理方式一定是針對不同專業學生開展的，具有可靠且靈活的管理方式，開展分專業、分層次多元管理。當前，很多高校均是執行學分制，學生可根據自己本身情況來選擇學習的方式，在這一期間內，學生可在本系跨年級選課，或是在全校范圍內跨專業選題，這樣為學籍管理帶來挑戰，要讓這部分的學籍管理得到最大限度拓展，需要跟蹤并了解他們選課以及成績的考核情況，要因人而宜分別登記、注冊。

3.以信息技術為手段，構建網絡化學籍管理。伴隨計算機技術、網絡技術的不斷發展，學籍檔案管理也一步一步實現了信息化。之前以保密及單純為主管理方式也無法實現當前社會需求。高校學籍檔管理一定要與時代同步，改革不適應現代化管理要求方法，把計算機技術加入學籍檔案管理工作中。高?？蓸嫿ㄆ鹣冗M的教學管理系統、將選課、學籍等管理集中，通過計算機網絡系統構建管理平臺，實現資料共享。

四、結語?？傊?，學籍檔案是學校檔案信息資源一種非常重要的形式，同時更是學校的財富。高校只有加強的學籍檔案管理并重視其開發、利用，才可更好為教學及高校發展服務。雖然就目前而言，高校學籍檔案管理仍存在一些問題。但我們只要找到這些問題的核心所在，就一定可以提升高校學籍管理的效率。

參考文獻：

[1]李玲.淺談學籍管理信息化的現狀[J].南昌教育學院學報，2010

[2]云雪.高校學生檔案管理存在的問題及對策[J].青年文學家，2012（4）.

畢業生檔案管理規定范文第5篇

【關鍵詞】高校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-215-02

高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的教學質量考核和管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍檔案管理現代化水平成為了當今研究熱點話題。

一、學籍檔案管理的現狀

（一）對學籍檔案管理工作人員和重視不夠

許多學籍檔案管理人員只停留在常規的一般性管理上。使得在管理學籍檔案時措施不得力，對學生信息的收集更新不及時、不全面、對異動處理不嚴謹等。如在校學生經常會遇到休學、復學、轉學、退學等情況。如果在實際工作中，不能予以高度重視，不能及時提醒和引導這些學生，可能會對學生今后的學習和生活造成影響，影響學生正常的畢業。而且許多學校對于學籍移動檔案的保存和整理沒有統一的規定，一旦出現問題，部門之間相互推諉，權責不清，管理混亂，嚴重影響學籍管理工作的正常進行。

（二）學籍檔案管理中法治意識淡薄

近年來，高校與大學生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學生權利的現象時有發生，多是因為在實際的管理過程中管理者法治意識淡薄，沒有完整統一的程序機制，隨意性大，片面強調學校的權利，卻忽視學生群體的權利，容易侵害學生的知情權，申辯權等。

（三）學籍檔案管理政策宣傳不到位

大多數學生在入學時沒有或者很少接受學籍管理等方面的宣傳和教育，對學校的管理體制及相關學籍檔案管理規定意識模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個部門解決。而且藝術類高校學生的藝術實踐活動特別多，經常因演出等缺席正常學習、考試等，也由此帶來了學籍檔案管理問題，如果對相關政策沒有足夠的了解，將嚴重影響學生再到的學習。

二、高校學籍檔案管理存在的問題

近幾年來，在高校的學籍管理中，“松、軟、散”的現象普遍存在。部分教師和相當一部分學生對學籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學籍檔案管理為教學管理部門的事，與己無關；學生只把自己作為學籍檔案管理中的一個被動對象；有些教學管理人員對有關學籍檔案管理的規章制度不甚了解，或根本不當一回事，這在一定程度上影響了教學秩序和教學效果，助長了各種不良傾向。

三、產生問題的原因

（一）入學教育缺失

很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

（二）學籍管理手段落后

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現代化發展的需要。

（三）學籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠

高校各級領導和職能部門對學生檔案數據要求更加全面、詳細、快捷、準確，且需求日益頻繁。而開學初的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學院和學生都不重視學籍注冊工作。

四、高校學籍管理的對策

（一）提高學籍檔案管理現代化水平

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

（二）規范管理，樹立“以服務為主”的觀念

建立健全規范的管理制度是搞好學籍檔案管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍檔案管理的效率。

（三）利用信息技術，建立網絡化的學籍檔案管理

現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍檔案管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍檔案管理，依靠校園網建立學籍檔案管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍檔案管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍檔案管理庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍檔案管理文件的自動化檢索，提高學籍檔案管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

（四）強化服務意識，提高學籍檔案管理人員的自身素質

現代高等教育對學籍檔案管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍檔案管理人員自身素質建設，包括職業道德和業務水平的提高，還應定期對學籍檔案管理人員進行培訓，學習新的教育政策、法規和文件，了解掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍檔案管理隊伍的整體素質水平。

（五）指導學生參與學籍檔案管理

讓學生把學校當成自己的家，主動參與學籍管理制度的制定，充分體現學校的民主性、同時讓學生了解學籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調動人的積極性，讓人實現自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應用于學生學籍檔案管理上，就是要以學生為本，以感情為主，學籍檔案管理人員應該使管理和思想教育相結合，這樣才能使學生心悅誠服，才能把育人正真體現在管理中也才能使學籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學生學習、成長和學會自我管理的動力源。

（六）注重學籍檔案管理人員的培養

提高學籍檔案管理員對工作重要性的認識，同時給學籍檔案管理者培訓或者學習提供機會。學籍檔案管理工作者還應該對學籍管理的方法、學籍管理的規律等進行不斷的研究，制定更加合理的學籍檔案管理規定，為教學服務。

（七）加大對學籍檔案管理的投入

隨著現代信息化社會的到來，學校應該引進新的學籍管理軟件，借助校園網實現學籍管理信息化。學生可以通過網絡查詢相關的知識。我們的管理只有做到為學生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現。

（八）堅持學籍檔案管理工作與思想政治教育相結合