檔案管理的目的和意義

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檔案管理的目的和意義范文第1篇

事業(yè)單位體制改革的目的在于激活事業(yè)單位內(nèi)在的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，而機(jī)制能否被激活則取決于是否調(diào)動(dòng)起了單位內(nèi)部的組織資源。通過(guò)對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能和完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面來(lái)構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：

組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)

隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當(dāng)前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無(wú)疑問(wèn)，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)調(diào)動(dòng)和合理配置成為重中之重。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動(dòng)態(tài)管理上。與之相對(duì)應(yīng)的便是，組織人事部門(mén)的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。

一、新常態(tài)下檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系事業(yè)單位作為向社會(huì)提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來(lái)。實(shí)則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵(lì)職能，但往往被忽視。

2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素傳統(tǒng)人事檔案管理嚴(yán)格規(guī)范流程，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門(mén)協(xié)同激勵(lì)職工實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求體制改革就是要人力資源進(jìn)行充分整合和有效配置，也是對(duì)當(dāng)前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評(píng)價(jià)的新常態(tài)來(lái)。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機(jī)制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。

二、人事檔案管理的新常態(tài)

1.人事檔案管理目的的新常態(tài)人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理”并舉的軌道上來(lái)。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價(jià)值取向，面對(duì)體制改革這一現(xiàn)實(shí)背景，管理者應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，調(diào)整單位的內(nèi)控機(jī)制，以及在實(shí)施一系列管理職能之前首先明確管理目標(biāo)。

2.人事檔案管理功能的新常態(tài)通過(guò)管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)形成良性互動(dòng)，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢(shì)中來(lái)。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開(kāi)，又能使得人事管理與“自由度”日益增強(qiáng)的市場(chǎng)環(huán)境相適應(yīng)。

3.人事檔案管理評(píng)價(jià)的新常態(tài)人事檔案管理的新舊差異還在于對(duì)人事檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)上。根據(jù)管理學(xué)原理可知，一項(xiàng)管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制也應(yīng)發(fā)生改變，進(jìn)而使新的評(píng)價(jià)機(jī)制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績(jī)效評(píng)價(jià)中的“新”，應(yīng)與是否與動(dòng)靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)

1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實(shí)現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標(biāo)。管理層的重視和被管理層的認(rèn)識(shí)取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問(wèn)題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。

2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)組織人事部門(mén)作為檔案管理的職能部門(mén)，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長(zhǎng)期以來(lái)，組織人事部門(mén)在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動(dòng)意識(shí)。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和黨建工作中，通過(guò)多個(gè)途徑來(lái)轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識(shí)。實(shí)踐表明，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們能深刻感受到體制改革對(duì)事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。

3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能在動(dòng)態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。這就要求，需要在管理手段上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認(rèn)真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。

4.完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)對(duì)人事檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來(lái)展開(kāi)。在新常態(tài)下，組織人事部門(mén)應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評(píng)價(jià)指標(biāo)，完備的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)人事檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門(mén)、其他業(yè)務(wù)部門(mén)、黨委等三方參與下的評(píng)價(jià)模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門(mén)在評(píng)價(jià)中的權(quán)重。

四、問(wèn)題的拓展

在檔案審核過(guò)程中，主要做到以下幾點(diǎn)。一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開(kāi)始之初，及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。二是重點(diǎn)明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)定干部的“三齡一歷”時(shí)間清楚，事實(shí)準(zhǔn)確，說(shuō)服力強(qiáng)。三是目的明確。把檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項(xiàng)審核確定，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

五、結(jié)論

本文通過(guò)對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能、完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面組成。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考[J].人力資源管理,2015(8).

[2]陳靜.我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].神州,2013(9).

檔案管理的目的和意義范文第2篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理

醫(yī)院檔案記載著這個(gè)醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。所以，加強(qiáng)對(duì)這一信息的管理有著極其重要的意義。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

現(xiàn)我院檔案管理正向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作的關(guān)鍵；加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)；對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，是檔案管理工作的保證；建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本；檔案開(kāi)發(fā)利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實(shí)和培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。

1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)

加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無(wú)的認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級(jí)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作順利開(kāi)展。

2 重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

3 健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。 檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實(shí)檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

4 開(kāi)發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)深層次、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

檔案管理的目的和意義范文第3篇

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)工程；檔案管理；真實(shí)性

最近幾年，我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出迅猛的發(fā)展趨勢(shì)，在房地產(chǎn)工程建設(shè)當(dāng)中產(chǎn)生了大量的建設(shè)資料，這些資料涉及到房地產(chǎn)工程建設(shè)的方方面面，能夠全面反映工程建設(shè)過(guò)程，對(duì)項(xiàng)目管理、住宅建筑的維護(hù)等具有重要的意義。一直以來(lái)，管理人員對(duì)房地產(chǎn)工程檔案管理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，雖然檔案管理制度呈現(xiàn)出不斷完善的趨勢(shì)，但是仍然存在一些問(wèn)題，如當(dāng)前管理材料不齊全、缺乏有效的管理模式等等，這些問(wèn)題制約了檔案管理水平的提高。研究這一課題有助于我們正視這些問(wèn)題，找到解決這些問(wèn)題的方法，推動(dòng)房地產(chǎn)工程檔案管理水平不斷提高。

一、房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點(diǎn)以及存在的問(wèn)題

1. 房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點(diǎn)

房地產(chǎn)工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量的施工建設(shè)資料，這些涉及到工程建設(shè)方方面面的資料，只要對(duì)工程管理具有一定的意義，都可以稱之為檔案，如設(shè)計(jì)、施工、竣工使用、維修及改建擴(kuò)建等文件。具體來(lái)說(shuō)房地產(chǎn)工程檔案的內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：（1）綜合性文件材料，主要是有關(guān)房地產(chǎn)工程建設(shè)方面的一些綜合性的材料，如計(jì)劃任務(wù)書(shū)、工程地質(zhì)水文勘察資料、工程地區(qū)抗震資料等等。工程設(shè)計(jì)方面資料，如初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)。（2）工程施工、工程監(jiān)理資料，工程設(shè)計(jì)變更資料等等，這些資料是工程建設(shè)檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)系工程建設(shè)的竣工和工程竣工以后的維護(hù)。（3）工程建設(shè)中的各種圖紙資料，如設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖等等。

房地產(chǎn)工程的檔案管理工作與建筑工程項(xiàng)目的其他管理工作相比有著明顯的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：（1）單一獨(dú)立性，在房地產(chǎn)工程檔案管理當(dāng)中，一般采用的單項(xiàng)目管理的方式，并且在項(xiàng)目管理當(dāng)中具有相對(duì)獨(dú)立性的特征。（2）真實(shí)性特征，對(duì)于檔案管理的內(nèi)容來(lái)說(shuō)，應(yīng)該是工程建設(shè)的真實(shí)性的反應(yīng)，是工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程中的最真實(shí)的原始記錄，與工程建設(shè)的總體過(guò)程保持一致。（3）實(shí)用性的特點(diǎn)，在檔案管理中的所有資料應(yīng)該對(duì)工程建設(shè)具有一定意義的內(nèi)容，無(wú)論是工程管理，還是對(duì)工程建設(shè)都具有實(shí)用意義。

2.房地產(chǎn)工程檔案管理中存在的問(wèn)題

雖然房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)工程檔案管理的認(rèn)識(shí)逐漸加深，在實(shí)踐中也采取了一些措施提高檔案管理水平，但是 在檔案管理當(dāng)中仍然存在很多問(wèn)題。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）檔案材料收集不完整

檔案材料收集不完整的問(wèn)題在房地產(chǎn)檔案管理當(dāng)中最為突出，現(xiàn)在房地產(chǎn)企業(yè)沒(méi)有在檔案歸檔上建立起一套完整的體系，在檔案材料收集上只注重綜合性資料和建設(shè)中產(chǎn)生的一些資料，歸檔面非常窄，不能完全反應(yīng)房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。一些與工程建設(shè)密切相關(guān)的資料常常被忽視，如配套工程檔案、、地下管線、園林綠化等檔案資料，這些也是房地產(chǎn)工程檔案管理的重要內(nèi)容，這些內(nèi)容的缺失嚴(yán)重影響了房地產(chǎn)工程檔案管理的完整性。

（2）檔案管理人員的素質(zhì)和能力偏低

檔案管理工作水平很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，但是現(xiàn)在極少有房地產(chǎn)公司有專業(yè)的檔案管理人員，從事檔案管理工作的多數(shù)情況下是行政管理工作兼職的，主要是由辦公室負(fù)責(zé)。由于不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，他們?cè)跈n案管理知識(shí)、能力、素質(zhì)等方面的水平較低，由于管理能力和素質(zhì)的限制，導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理無(wú)法做到詳細(xì)細(xì)致，與當(dāng)前快速發(fā)展的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)產(chǎn)業(yè)嚴(yán)重不符。另外，由于非專業(yè)人員管理檔案，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案編制比較混亂，根本沒(méi)有按照檔案的編制的要求編制檔案材料，也沒(méi)有按照規(guī)定建立詳細(xì)的檔案索引，檔案的保存也是凌亂無(wú)序，查找起來(lái)非常困難。

（3）竣工階段的檔案管理常被人們忽視

房地產(chǎn)工程的檔案管理應(yīng)該貫徹于房地產(chǎn)工程建設(shè)的始終，但是在竣工階段，檔案管理人員往往認(rèn)為檔案管理已經(jīng)結(jié)束，因此被房地產(chǎn)項(xiàng)目的管理者忽視。實(shí)際上在竣工階段產(chǎn)生工程資料也不在少數(shù)，這些資料與工程建設(shè)的可以說(shuō)是密切相關(guān)，由于部分建設(shè)單位，施工單位和技術(shù)檢測(cè)單位及建筑材料供貨單位之間相互拖欠工程款，有的相互以各自檔案材料作為交換條件等情況發(fā)生，因而造成檔案的歸檔出現(xiàn)停滯的狀態(tài)，使檔案資料殘缺不全。即使是本單位的工作人員，對(duì)于竣工階段的一些交付的檔案資料，很容易被忽視，導(dǎo)致這材料無(wú)法及時(shí)歸檔。

二、房地產(chǎn)工程檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

要想提高房地產(chǎn)工程檔案管理的水平，必須分析這些問(wèn)題形成的原因，在此基礎(chǔ)上根據(jù)現(xiàn)有的資料采取針對(duì)性的措施，來(lái)解決這些問(wèn)題，促進(jìn)房地產(chǎn)工程檔案管理的完善。

1.要重視檔案管理工作

房地產(chǎn)工程建設(shè)的管理者負(fù)責(zé)人應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要意義，重視房地產(chǎn)檔案管理工作，在工程立項(xiàng)階段就開(kāi)始收集整理與本項(xiàng)目有關(guān)的工程建設(shè)資料，這樣一方面能保證資料收集的完整性，使檔案資料能夠及時(shí)的歸檔，避免匆匆忙忙的開(kāi)展檔案管理工作引起的各種混亂的情況發(fā)生。另一方面，從項(xiàng)目的開(kāi)始就進(jìn)行歸檔工作能夠保證檔案歸檔的順序性，減少后期歸檔整理的工作量。在這一方面，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)要派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，還要通過(guò)制度建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作檢查監(jiān)督力度，并在企業(yè)的績(jī)效管理中體現(xiàn)出來(lái)，用嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度激勵(lì)檔案管理工作者的積極性、責(zé)任心。

2.建立健全房地產(chǎn)檔案管理制度

當(dāng)前房地產(chǎn)工程檔案管理中的問(wèn)題與房地產(chǎn)工程檔案管理制度的缺失密切相關(guān)，在房地產(chǎn)工程檔案制度建設(shè)當(dāng)中，應(yīng)該對(duì)歸檔的程序做出詳細(xì)的規(guī)定，使房地產(chǎn)工程建設(shè)的各個(gè)階段的檔案資料都能實(shí)現(xiàn)有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范和完整。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、監(jiān)理單位、施工單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。完整的前期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。在檔案制度建設(shè)當(dāng)中，責(zé)任制度的建設(shè)的最為關(guān)鍵，在責(zé)任制度建設(shè)中責(zé)任追究制度處于核心的位置，在明確各自的管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該明確規(guī)定檔案管理人員應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。

3.重視竣工階段的檔案歸檔工作

檔案管理人員在房地產(chǎn)工程竣工階段，檔案管理人員可以與工程項(xiàng)目管理人員一起，按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，按照分類和順序，對(duì)工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的資料進(jìn)行全面的檢查、審核，確保資料文件材料的真實(shí)性、客觀性和完整性。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該做到隨時(shí)發(fā)現(xiàn)隨時(shí)解決，盡可能的做到查漏補(bǔ)缺，保證檔案材料的完整性。在竣工階段的歸檔中要認(rèn)真貫徹《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《工程竣工驗(yàn)收備案制度》等文件中的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)把竣工質(zhì)量關(guān)，把檔案的驗(yàn)收、移交作為工程竣工工作的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容來(lái)抓，做到工程竣工與檔案歸檔工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在檔案移交的過(guò)程中，建設(shè)單位應(yīng)該按照檔案移交的實(shí)際情況決定是否出具《建設(shè)工程檔案合格證》，以保證檔案移交和工程竣工工作的圓滿完成。

4.全面提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)

檔案管理的目的和意義范文第4篇

關(guān)鍵詞：檔案管理 調(diào)整 意義 現(xiàn)代化 措施

中圖分類號(hào)：F 326 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的環(huán)境也發(fā)生了改變。企業(yè)和事業(yè)單位都需要轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案管理的工作模式，促使內(nèi)部檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。如今，檔案管理應(yīng)該發(fā)揮其現(xiàn)代化的意義，促進(jìn)企事業(yè)單位的工作順利發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理還具有一定的優(yōu)勢(shì)，企事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)管理中比較劣勢(shì)的部分摒棄，并汲取現(xiàn)代化管理中比較先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中。檔案管理一定能夠在企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮重要的作用。

一、檔案管理基礎(chǔ)條件

要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當(dāng)中，有些還是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內(nèi)容如下：

（一）經(jīng)濟(jì)條件

管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)首先就需要進(jìn)行相關(guān)設(shè)施的建設(shè)，這便會(huì)涉及資金的投入問(wèn)題。不管是所投入的設(shè)備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數(shù)字化檔案館，所需要投入的資金更多。

（二）技術(shù)條件

實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化最重要的是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，所以也可以說(shuō)科學(xué)技術(shù)水平直接影響了檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的建設(shè)。

（三）社會(huì)檔案意識(shí)

所謂檔案意識(shí)主要是指人們對(duì)于檔案的認(rèn)知，也是人們的主觀反映，從另一個(gè)層面來(lái)說(shuō)也就是人們是否能夠認(rèn)識(shí)到檔案自身的價(jià)值和對(duì)社會(huì)發(fā)展所產(chǎn)生的影響。此外，檔案意識(shí)還包括社會(huì)對(duì)其的認(rèn)識(shí)，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識(shí)在檔案發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，以使整個(gè)社會(huì)都具有檔案意識(shí)[1]。綜上所述，只有為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件，才能夠使其順利的完成，充分發(fā)揮其所具有的作用與意義。

二、現(xiàn)代化檔案管理意義

（一）適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求

知識(shí)經(jīng)濟(jì)與傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)相比較存在很大的不同，主要表現(xiàn)為知識(shí)經(jīng)濟(jì)是否獲得良好的發(fā)展并不是由資本、資源、技術(shù)等因素決定的，而是在于知識(shí)的不斷積累與利用。同時(shí)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是以信息產(chǎn)業(yè)為基礎(chǔ)，其主要強(qiáng)調(diào)了信息服務(wù)的智能化、信息化[2]。所以，知識(shí)經(jīng)濟(jì)能夠按照人們的需要提供相應(yīng)的服務(wù)。

鑒于知識(shí)經(jīng)濟(jì)本身的特點(diǎn)，社會(huì)在信息方面的需求，信息技術(shù)快速發(fā)展，其帶來(lái)了以下兩方面的影響：首先，社會(huì)能夠要求相關(guān)的信息部門(mén)利用其自身所具有的能力對(duì)信息進(jìn)行處理與控制，并為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；其次，相關(guān)技術(shù)的發(fā)展在一定程度上使信息發(fā)生了重大變革，這給信息部門(mén)帶來(lái)了重大挑戰(zhàn)。檔案部門(mén)作為信息部門(mén)的一部分，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施以面對(duì)所要到來(lái)的挑戰(zhàn)。其應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化的管理方式，使檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，使其能夠更好地為知識(shí)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。如果檔案管理工作不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，便不能夠充分發(fā)揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒(méi)有任何意義。

（二）增強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展動(dòng)力

我國(guó)黨和政府在進(jìn)入21世紀(jì)以后，很快就提出了可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，在一定程度上體現(xiàn)了人們生態(tài)和環(huán)境保護(hù)意識(shí)。該戰(zhàn)略的提出是在不影響后代的發(fā)展的前提下，獲得所需要的物質(zhì)，其還強(qiáng)調(diào)了經(jīng)濟(jì)同環(huán)境的協(xié)調(diào)發(fā)展，使人類生存能夠與自然達(dá)到和諧發(fā)展的目的，并讓現(xiàn)實(shí)同未來(lái)之間相統(tǒng)一。

檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展也是可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的延伸。在檔案管理方面落實(shí)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略是很有的必要的，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，其是人類在發(fā)展過(guò)程中新的構(gòu)成部門(mén)，人們總體發(fā)展情況決定了檔案管理的發(fā)展，并利用檔案中的相關(guān)信息為人類提供相應(yīng)的信息服務(wù)，為促進(jìn)人類發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。其次，進(jìn)行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現(xiàn)階段在檔案管理主體方面存在很多問(wèn)題，例如檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)過(guò)于單一、檔案信息的不充足與社會(huì)需求之間所存在的問(wèn)題、先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)與低工作水平之間所存在的問(wèn)題等，這些都是制約我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的主要問(wèn)題與原因[3]。所以，如果在其現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中只是借鑒國(guó)外的發(fā)展模式和經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)作為支撐，將會(huì)使我國(guó)檔案事業(yè)完全落后于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展。

（三）帶動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展

我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)兩者之間的發(fā)展是一個(gè)整體，在這個(gè)整體當(dāng)中，雖然每一個(gè)環(huán)節(jié)之間都會(huì)互相產(chǎn)生影響，互相制約，但也是不可分開(kāi)的，形成了一個(gè)統(tǒng)一的整體。檔案管理工作在我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)兩者發(fā)展過(guò)程中具有重要的意義與作用，是其發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發(fā)展也會(huì)在一定程度上受到其中各個(gè)環(huán)節(jié)的制約，其也會(huì)對(duì)我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國(guó)檔案管理不斷發(fā)展的重要保障，也是其同我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和諧發(fā)展的重要依據(jù)[4]。

自從實(shí)施了改革開(kāi)放政策，我國(guó)在現(xiàn)代化建設(shè)方面得到快速的發(fā)展，使我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到了崛起，社會(huì)不斷進(jìn)步。檔案管理工作是同其他事業(yè)共同發(fā)展的，如果不在現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中注重自身的建設(shè)，那么便會(huì)失去發(fā)展的動(dòng)力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)的整體發(fā)展。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，為社會(huì)提供所需要的相關(guān)檔案信息，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。此外，檔案管理與我國(guó)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的促進(jìn)作用，以便使社會(huì)經(jīng)濟(jì)達(dá)到理想水平。

三、優(yōu)化檔案管理工作的措施

（一）創(chuàng)新檔案管理觀念

為了最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用，檔案管理部門(mén)需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時(shí)，要學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，重新認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位的意義所在[5]?，F(xiàn)代化的企業(yè)管理注重科學(xué)發(fā)展觀，其應(yīng)該符合國(guó)家的戰(zhàn)略要求。檔案管理工作當(dāng)中也應(yīng)該將為人民服務(wù)作為工作的核心內(nèi)容，并從人民的角度來(lái)進(jìn)行檔案的信息管理工作。檔案管理的創(chuàng)新也需要走為人民服務(wù)的路線。人們能夠從檔案管理部門(mén)查詢企事業(yè)單位的公開(kāi)信息，了解政府的最新動(dòng)向和政策變化。新的時(shí)代造就了新的科學(xué)技術(shù)，信息化技術(shù)的出現(xiàn)正符合了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理應(yīng)該與信息化技術(shù)相結(jié)合，以現(xiàn)代化的管理手段來(lái)保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門(mén)需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統(tǒng)，并將檔案管理所收錄的信息進(jìn)行有效的利用，充分發(fā)揮其價(jià)值。檔案管理人員在工作當(dāng)中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。

（二）規(guī)范檔案管理工作

目前狀態(tài)下，檔案管理工作并不樂(lè)觀。檔案管理部門(mén)的工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作中的失誤，造成檔案的重復(fù)收錄或者對(duì)檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)其現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理部門(mén)需要規(guī)范自身的管理工作，促使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案管理部門(mén)需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過(guò)程中，管理人員要檢查好卷宗的數(shù)量以及質(zhì)量，并按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)收錄檔案信息。管理人員還應(yīng)該為卷宗進(jìn)行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，將紙質(zhì)版的檔案盡量轉(zhuǎn)化為電子檔案。在電子檔案的管理過(guò)程中，將電子信息按照一定的檢索系統(tǒng)歸納起來(lái)，以便于在查詢檔案信息的過(guò)程中，只需要輸入簡(jiǎn)單的關(guān)鍵字，就能夠找到相關(guān)的檔案。最后，檔案管理部門(mén)所確立的檔案一定要符合國(guó)家的規(guī)定和要求。我國(guó)已經(jīng)對(duì)檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要?dú)w檔的文件處理辦法。規(guī)定中指出，對(duì)于該類文件需要立即銷毀，并不準(zhǔn)檔案管理人員透漏關(guān)于文件的任何信息。

（三）增強(qiáng)檔案管理功能

檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過(guò)程中提高標(biāo)準(zhǔn)。提高了檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠更好地優(yōu)化管理人員的結(jié)構(gòu)。檔案管理工作應(yīng)該設(shè)置專門(mén)的管理人員，每個(gè)人需要負(fù)責(zé)的檔案功能不同，其所執(zhí)行的義務(wù)也不同。檔案管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的服務(wù)意識(shí)，并將為人民服務(wù)這一理念貫穿整個(gè)工作流程當(dāng)中，就能夠提升檔案管理的工作質(zhì)量。除此之外，檔案管理部門(mén)需要為管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。良好的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)能夠使檔案管理人員接觸到更加先進(jìn)的管理理念和管理模式。管理人員學(xué)習(xí)了更加專業(yè)的技能以后，就能夠提升自身的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)也是為了轉(zhuǎn)變其服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立起工作的責(zé)任心。

如今，檔案管理已經(jīng)被賦予了非常重要的責(zé)任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關(guān)注。檔案管理部門(mén)需要做好管理工作，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理體系的建設(shè)。檔案管理部門(mén)的管理水平提升直接關(guān)乎到檔案是否能夠發(fā)揮其巨大的效用。總而言之，我國(guó)的檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質(zhì)，促使檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量都能夠穩(wěn)步提升，使檔案實(shí)現(xiàn)其真正的社會(huì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 王劍.試論檔案現(xiàn)代化管理的意義及措施[J].黑龍江史志，2014，01（03）：116.

檔案管理的目的和意義范文第5篇

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；企業(yè)；人力資源管理；意義與作用

中圖分類號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A doi：10.3969/j.issn.1672-3309（x）.2013.06.16 文章編號(hào)：1672-3309（2013）06-34-02

當(dāng)前，人力資源的開(kāi)發(fā)與利用已經(jīng)成為提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的迫切需要。如何做到人盡其才，才盡其用，是現(xiàn)代企業(yè)必須面臨的重要課題。而人事檔案管理對(duì)企業(yè)人才資源的深度開(kāi)發(fā)和充分利用，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力有著重要的積極作用。當(dāng)前，人力資源已成為企業(yè)的核心資源，是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素，而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)。完善人事檔案管理以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的最優(yōu)開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)新時(shí)期的企業(yè)管理具有重要的研究?jī)r(jià)值。盡管我國(guó)各企業(yè)在人事檔案管理方面取得了巨大進(jìn)步，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，充分體現(xiàn)了人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的意義，然而仍然還有很多問(wèn)題需要提出與解決。本文主要研究我國(guó)人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的重要意義，探討人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要作用，以達(dá)到為企業(yè)人力資源管理的進(jìn)一步發(fā)展提供借鑒的目的。

一、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的意義

人力資源管理是企業(yè)對(duì)于員工管理的重要方法，人力資源管理本質(zhì)上的要求是要發(fā)掘企業(yè)內(nèi)部員工的內(nèi)在潛力和優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)管理起著關(guān)鍵的作用。人力資源管理是以人為核心的管理，企業(yè)中應(yīng)該建立一個(gè)和諧團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)，使每個(gè)人的目標(biāo)與企業(yè)的目標(biāo)保持一致，這樣才能有利于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

人事檔案簡(jiǎn)而言之就是一種記錄，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體在人事活動(dòng)中所形成的一種有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技能與成績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況的綜合反映。而人事檔案又是國(guó)家檔案的重要組成部分，是每個(gè)企業(yè)歷史地、全面地考察了解和正確選人、用人的重要依據(jù)。

由此可見(jiàn)，人事檔案和人力資源管理有著天然而又緊密的聯(lián)系，人事檔案是人力資源管理中信息承載的載體，人事檔案所體現(xiàn)出的內(nèi)容是人事檔案中的信息作為人力資源管理過(guò)程中識(shí)人、選人、用人的重要依據(jù)。人力資源管理的各項(xiàng)職能都與人事檔案有著緊密的關(guān)系。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作理念認(rèn)識(shí)上存在偏差?，F(xiàn)階段企業(yè)的人事檔案管理中，人們往往對(duì)人事檔案管理工作的工作屬性定義錯(cuò)誤，認(rèn)為人事檔案管理工作是靜止的，是一次性的，只要在員工入職時(shí)同時(shí)進(jìn)行就可以一次性的完成人事檔案管理工作，以后就不會(huì)再付出任何經(jīng)歷和時(shí)間對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，事實(shí)上，這種觀念是錯(cuò)誤的。另一方面，現(xiàn)階段人事檔案管理專職人員較少，而且往往更替頻繁，這對(duì)于人力資源管理工作極為不利，也不利于人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

（二）改革開(kāi)放的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和現(xiàn)階段的人事檔案管理工作體制不適應(yīng)。隨著改革開(kāi)放的深入，現(xiàn)階段，人員的任用往往是通過(guò)招聘的形式進(jìn)行的，已經(jīng)不是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的定向培養(yǎng)加分配制度了，這就對(duì)我國(guó)的人事管理體制提出了更高的要求，人事制度改革勢(shì)在必行。在本人經(jīng)歷的人事檔案管理過(guò)程中，經(jīng)歷了很多人事檔案問(wèn)題，較為典型的比如自中鐵系統(tǒng)引進(jìn)的人員中，很多都是原單位為了維護(hù)本單位的利益在人事檔案轉(zhuǎn)檔方面百般阻撓，有的單位甚至表明放人不放檔案，給人才的流動(dòng)制造阻力，也造成了社會(huì)上人事檔案造假現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不利于社會(huì)人才的合理流動(dòng)。

（三）人事檔案信息記錄不夠全面，沒(méi)有體現(xiàn)出人事檔案本質(zhì)的特點(diǎn)。目前，人事檔案的等級(jí)和管理往往只是停留在個(gè)人最基本信息的登記上，如：年齡、學(xué)歷、工作簡(jiǎn)歷、性別、獎(jiǎng)懲等信息進(jìn)行了詳細(xì)的登記，只是簡(jiǎn)單的信息記錄，而對(duì)于人員的工作經(jīng)歷、個(gè)人興趣、愛(ài)好、特長(zhǎng)以及在工作中的專業(yè)和特長(zhǎng)沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的描述。還有的人事檔案使用的不規(guī)范導(dǎo)致的棄檔和重新建檔現(xiàn)象致使人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一性被破壞，員工的真實(shí)面貌不能得到全方位地反映，增加了人力資源的管理成本，降低了人力資源管理的工作效率。這樣一來(lái)，如果有新的職位需要管理者選拔和任用人員的時(shí)候，人事檔案參考意義不大，管理者只能通過(guò)其它渠道進(jìn)行甄別。由于人事檔案的不完備，造成人事檔案的人、檔分離，人事檔案對(duì)于管理者的參考價(jià)值微乎其微。

三、人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的作用

（一）人事檔案管理和人力資源管理若能進(jìn)行有效的配合和互動(dòng)，能夠更有效地促進(jìn)企業(yè)的人員管理，提高管理效率。在企業(yè)管理中，人事檔案應(yīng)該是企業(yè)用人、選人的最基礎(chǔ)、最重要的資料和記錄，在企業(yè)對(duì)員工的管理過(guò)程中，人事檔案應(yīng)該對(duì)每一位員工有一個(gè)公平合理的評(píng)價(jià)體系，并定期對(duì)每一個(gè)員工進(jìn)行量化考核，最后記入人事檔案，這樣可以讓企業(yè)的管理者對(duì)每一個(gè)員工有更加深刻的體會(huì)和認(rèn)識(shí)。通過(guò)科學(xué)的管理可以讓企業(yè)人盡其才物盡其用，把每一位員工的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)都最大限度的發(fā)揮出來(lái)，最大限度的發(fā)揮公司內(nèi)部員工的潛力和能力，這無(wú)疑對(duì)企業(yè)的人力資源管理起著巨大的推動(dòng)作用。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理工作能有效促進(jìn)人力資源管理工作的展開(kāi)。目前企業(yè)的管理中，人事檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)代化，使人事檔案管理工作能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。要做好人力資源管理，首先要對(duì)企業(yè)的人事檔案制度進(jìn)行改革，在人事檔案的收集、整理、歸檔、裝訂、傳閱的過(guò)程中都要有專人進(jìn)行監(jiān)督和管理。目前，我國(guó)企業(yè)的人員結(jié)構(gòu)組成越來(lái)越多樣化，傳統(tǒng)的人事檔案歸檔和管理工作肯定會(huì)對(duì)企業(yè)管理人員查閱檔案帶來(lái)較大的不便，人事檔案的科學(xué)化、信息化進(jìn)程迫在眉睫。應(yīng)盡快建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，方便人力資源管理部門(mén)和人員對(duì)信息隨時(shí)進(jìn)行及時(shí)有效的檢索。

此外，人事檔案管理工作也是社會(huì)保險(xiǎn)體制建立的重要基礎(chǔ)工作，社會(huì)保險(xiǎn)制度作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的重要支柱，作用相當(dāng)巨大，每一個(gè)參加工作的人員都要有相應(yīng)的保險(xiǎn)來(lái)對(duì)其進(jìn)行保障。社會(huì)保險(xiǎn)主要由養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等組成，每種保險(xiǎn)都有不同的作用。目前，統(tǒng)一的職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度已經(jīng)建立，它涉及各行各業(yè)，如養(yǎng)老保險(xiǎn)金的籌集是建立在國(guó)家、單位、個(gè)人三方面基礎(chǔ)之上，在繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)金和退休后保險(xiǎn)金的發(fā)放問(wèn)題上，個(gè)人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時(shí)間等都會(huì)成為最主要的依據(jù)。因此做好人事檔案管理工作與維護(hù)職工的基本權(quán)利關(guān)系重大。只有解決了企業(yè)職工的后顧之憂才能更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，也就達(dá)到了人力資源管理的最終目的。

總之，企業(yè)的人事檔案管理對(duì)人力資源管理的作用不容忽視，它是實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源價(jià)值的基礎(chǔ)。通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理，充分利用人事檔案信息資源，有助于企業(yè)動(dòng)態(tài)分析員工的人生軌跡，工作實(shí)績(jī)和思想道德?tīng)顩r從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，為企業(yè)合理配置人才提供必要的、充分的歷史依據(jù)。依據(jù)人事檔案提供的信息，使各類人才的潛能得到有效發(fā)揮，揚(yáng)其長(zhǎng)，避其短，司其職，用其智，從而促進(jìn)企業(yè)人才資源效力最大限度地發(fā)揮。同時(shí)也為企業(yè)考察、選拔、培養(yǎng)、使用人才提供關(guān)鍵依據(jù)，使企業(yè)在一定程度上減少人事任免的失誤率，還能克服用人中的盲目性和隨意性，達(dá)到知人善任之目的。

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參考文獻(xiàn)：

[1] 魯瑤.企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學(xué)通訊，2009，（04）.