檔案規章制度

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檔案規章制度范文第1篇

一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領導批準外，非本室工作人員不得入內。

二、保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。

三、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。

四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的措施。

五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。

六、庫房內安置溫濕度計，每天定時測記。庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在45-×××之間。

七、庫房內應保持清潔，不得堆放與檔案無關的物品。

八、每學期結束前，要對案卷進行總清點，檢查帳、卡、物是否相符。

九、每天下班前，應關閉庫房門窗，切斷水、電源，確保檔案安全。

十、定期打掃庫房衛生，保持庫房與檔案的清潔。

一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。

二、對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。

三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。

四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。

五、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

檔案規章制度范文第2篇

為了提升對高校檔案信息的利用率，就需要加強信息化建設和管理。信息化高校檔案管理和建設可以從軟件開發與硬件建設這兩個角度出發，加大人力和物力的投資，加大財力的投入。高校應該加大檔案信息化管理的資金投入，確保信息化基礎設施建設和管理的順利實現。第一、加大專項資金投入。高校信息化建設需要通過各種渠道，獲得資金支持，也可以從學校建設經費中劃撥一定資金進行信息化建設。加強軟硬件設施與設備建設。第二。加強軟件和硬件兩個方面的設備設施投入。硬件方面，精心規劃，選配符合實際需要的硬件設施。選配符合質量和參數要求的存儲設備、錄像機、掃描儀等，以便于硬件設備符合信息化檔案管理需要。軟件方面，應該根據學校實際需要和檔案管理需求，選擇真正適合檔案管理需求的軟件產品，尤其要選擇或者開發符合高校檔案管理需要的專門軟件產品，確保產品功能完善、操作簡單，確保檔案信息化管理的順利進行。

(二)加大信息化檔案管理人才隊伍建設

加大信息化檔案管理人才隊伍建設，是確保檔案管理順利落實的關鍵。檔案管理的處理對象是文字、圖像、數據或者影音形式的檔案，需要將大量分散的信息進行歸集和整理，使得檔案信息系統化、集中化，方便使用。檔案管理雖然是信息化操作，但是也需要檔案管理人員的實施。檔案管理人員的專業素質和管理實踐能力，決定了管理工作的落實質量。隨著信息化和科學技術的快速提升，需要不斷提升管理人員素質，強化他們的信息技術，加強管理人才隊伍建設，培養符合新形勢下技術發展的綜合管理人才。加強理論和業務培養，從理論和實際操作兩個方面加強檔案管理人員的綜合培訓，以提升其信息化前沿知識的儲備，提升實踐操作能力，使信息化檔案管理順利落實。

(三)完善信息化檔案管理安全保護機制

高校系統的檔案信息是一項重要的資源，也具有很重要的價值。在網絡技術快速發展的同時，網絡安全問題也層出不窮，信息安全受到了很大的威脅，其中包括信息的丟失、竊取等。需要建立完善的信息化檔案管理安全保護機制，保障高校檔案信息資源的安全性與完整性。其中，檔案管理工作人員要提升管理意識，完善網絡安全保護機制。第一、建立嚴密的監控與管理機制，要具有邏輯嚴謹的信息化管理流程，同時完善每個程序的具體操作，加強網絡安全技術應對措施。例如:查詢管理中設定訪問權限，確保查詢范圍內信息資源的安全性;數據相關措施的管理中，數據采集、整理、分析等都應該設定管理權限。第二、落實網絡管理安全輔助機制。對于檔案信息要進行備份管理，使得數據在丟失以后能夠快速恢復。第三、設定檔案信息交換管理權限。每個部分或者是校內的分支管理單位都會相互交換信息，而每個單位間的信息交換、查詢與使用等都應該設定一定權限，保障信息交換的安全性。

(四)完善信息化檔案管理建設規章制度

檔案規章制度范文第3篇

校合并后從設館、用人、建網、規章制度建立等方面的高校檔案管理。

關鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并

根據高校檔案信息形成的規律，可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案，再加上報表統計一項共七大類。對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業各構成要素更加緊密地結合在一起，相互促進，使檔案事業在復雜的環境中順利進行；二是可以綜合運用各種知識和技能，去尋求成功的管理經驗與規律；三是可以有效地管理和開發檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。

檔案管理有以下要求：一是對人的要求，包括對分管領導及檔案干部隊伍的要求。分管領導應對所分管的檔案工作的歷史、現狀、今后發展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結構等有基本的了解，以便對檔案隊伍的管理創新進行有效考核，從而對管理創新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創新，在檔案管理中發揮更大的作用。二是檔案工作規章制度的要求。這些規章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實踐活動的發展而發展。檔案工作部門和業務部門應適時調整不適應社會改革變化的檔案工作規章制度，以適應社會實踐發展的需要。檔案工作規章制度要真正納入單位的各項管理中，不能僅停留在紙面上，而應真正和單位各項管理活動融為一體。三是對現代化設備的要求。現代檔案管理的重要內容就是實現現代化管理。不僅要有硬件設備，更重要的是檔案工作者要掌握現代化設備的應用問題，使現代技術特別是信息技術在檔案工作中得到普遍應用，從而提高檔案管理的科學水平。

針對我校是合并后形成的院校，本文對合并院校的檔案管理提出了以下建議：

首先，對合并前各單位的檔案應根據原有館(室)藏特點、適用范圍、利用方便的情況，采取統一管理、分散存放的辦法，即原館(室)原地存藏各單位。一個機關的檔案，應集中保存在一個機關檔案室；一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復制一份呈交給學校新成立的檔案館。

其二，繼續做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學、科研甚至管理方面，按年度計劃中項目的連續性在合并時未完成的項目等方面產生的檔案繼續進行收集、整理工作。

合并時，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應由學校的檔案部門繼續做好收集、整理、保管等項工作，以保持原全宗檔案的有機聯系。

第三，對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15 年左右。其次是組建高素質的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質要符合學校檔案事業的發展需要，工作人員要有熱愛檔案事業的奉獻精神，人人要有管理檔案的較強能力。

第四，建立檔案網絡。這一網絡既要兼顧合并前各館（室）藏的特點，更要注意合并后檔案工作發展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設綜合檔案室，綜合檔案館主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政與業務上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導、監督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務。一方面是本專業管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領導，繼續做好原有檔案的保管與利用，及時又要根據工作的實際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時、主動地提供檔案信息，為機關領導和各項工作服務。

綜合檔案館成立后，按照檔案產生的不同來源，建立與學校黨政機構、學科專業設置、科研方向選定等相適應的由綜合檔案館在業務上縱向領導，在行政上橫向聯系的檔案工作網絡。學校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應數量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領導，業務上由檔案館領導，以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時性工作。

第五，建立必要的規章制度，使檔案管理按規范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業務管理模式上有較為可行的規章制度，這些原有的模式或規章制度，為新校檔案的科學而規范管理打下了良好的基礎。新校檔案管理運作前，要博采眾長。繼承和發揚原有規章制度的科學部分，建立和健全新的管理運作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項工作按規范化、科學化的規則運行。通過以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。

參考文獻

[1]李敏.高等學校檔案管理現代化問題初探[J].山東省青年管理干部學院學報，2004，7（04）.

[2]徐玫.關于建立高校檔案管理信息網絡的若干思考[J].廣東工業大學學報，2003，9(03).

檔案規章制度范文第4篇

一、分析當前中學檔案管理的弊端

1.檔案管理工作落后

隨著我國科學技術的日益提高，推動了社會生產力和經濟的快速發展。各個行業開始向信息化發展，多媒體信息技術也被引入很多學校的課堂教學中，但是卻很少看到信息技術應用到檔案管理工作中，使檔案管理工作落后于時代的發展。一些學校的檔案室自建校以來就沒有更新過，條件簡陋，場館破敗，各種現代化的硬件設施也都相當缺乏，這嚴重影響了檔案管理工作，這種環境下，要想真正地實現信息化還需要很長的一段時間。

2.實物檔案資料嚴重缺失

大多數人對于檔案管理工作的理解是對一些文字資料的歸檔管理，事實上這是一種很片面的認識，檔案中還包括一些實物，這些實物資料也需要管理，實物的意義甚至遠大于文字的描述。目前很多學校在編寫校史紀念冊或者建設校史陳列室時經常遇到一個問題，那就是學校檔案中的文字資料能夠滿足要求，但是實物資料、歷史照片等遠遠達不到要求，有些學校連最能凸顯學校歷史的錦旗或者獎杯都嚴重缺失，這也看出了實物檔案缺失的嚴重程度，并且這些實物資料的缺失是無法通過簡單的方式彌補的，所以應該加強對實物檔案的管理工作。

3.檔案編研工作重文書輕教學

檔案編研工作存在重文書輕教學的現象。這種現象導致了編研材料的檔次較低，一次性成果很多，但是適合社會發展和形勢變化的深層次的成果很少。在檔案的編研工作中，我們應該清楚地認識到編研是一項較高層次的信息開發工作，如果這項工作被很好地開展、被深層次地挖掘，會更好地服務于社會經濟的發展，并且為學校的領導層提供準確的決策依據。然而在實際工作中，由于檔案編研工作人員的業務素質偏低，使編研工作受到阻礙，使“重文書，輕教學”的現象更加普遍，一些與教學策略息息相關的信息沒有得到及時的開發，使檔案編研工作面臨很大的挑戰。

二、改善當前中學檔案管理工作的策略

1.制定規章制度，以法管檔

中學檔案管理工作要以檔案管理的規章制度為重要的保障，這也是檔案法律法規落實到具體的中學檔案管理工作的關鍵。學校應該把《檔案法》《中小學校檔案管理暫行辦法》等相關規定與學校的實際情況結合起來，制定出詳細的、切實可行的管理規章制度，然后由各級檔案管理人員將該規章制度運用到實際的工作中。在制定管理規章制度時，一定要把切合實際的獎懲機制添加進去，使檔案管理工作的質量與檔案管理工作人員的職位升遷、獎金發扣、工資調整等聯系起來，以此來調動檔案管理人員工作的積極性和主動性。另外還要對檔案管理人員進行培訓，增強他們的法律意識，實現用法律來指導檔案工作的目的，從而使整個檔案管理工作的風氣得到改善。

2.檔案資料與校園文化建設相結合

中學檔案應該具有校園文化特色，使檔案管理工作與校園文化建設緊密聯系。作為學校的形象以及歷史建設成果的載體，中學檔案應該把校園文化建設的需求作為自己的關注點，在檔案中重點展現中學的文化風貌。

3.提升檔案管理人員的職業素質

檔案規章制度范文第5篇

1 學校檔案數字化建設的內涵及其重要性

檔案數字化建設是以計算機數據庫及互聯網為依托，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網絡和終端等方式實現檔案信息資源的有效管理、利用和共享，為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務。

學校檔案數字化建設作為學校“智慧校園”建設的重要組成部分，通過采用計算機信息技術收集、整理、編輯和利用檔案資源，實現學校檔案信息資源數字化，不僅減少檔案管理、維護和檢索時間，大幅度提高檔案管理工作的效率，而且進一步優化了檔案利用的方式，為教職工和學生查閱和利用檔案提供快捷服務，充分體現了便民服務的觀點，實現檔案利用手段的數字化。

2 學校檔案數字化建設的現狀

為順應社會發展和工作需求，很多學校不斷加強檔案數字化建設，不斷探索和改進檔案數字化建設的方式方法，并取得一定的成效。珠海市技師學院檔案室也使用文件檔案資料綜合管理系統，逐步實現采用現代化管理手段優化檔案工作，但在探索過程中也存在一些問題。

（一）學校檔案數字化建設投入不足

目前，學校對檔案室數字化建設的投入力度不足，基礎設施設備相對落后，如密集柜為傳統組合鐵皮柜，沒有智能系統，無法實現自動定位和監控檔案等功能，而整套更換，需要學校的重視和資金支持。此外，雖然采用檔案管理系統，但只是檔案目錄管理電子化，歸檔文件依然以傳統紙質文件歸檔為主，并沒有實現真正意義上的數字化。

（二）檔案數字化建設的人員專業素質有待提高

學校檔案工作人員普遍具有檔案學、檔案管理等相關專業知識，但是對計算機網絡技術、圖片處理、電子信息有效整合等數字化相關知識比較欠缺，此外，專門針對檔案數字化建設的培訓和學習交流較少，工作人員專業素質偏低已成為檔案數字化建設有效推進的阻力。

（三）檔案數字化建設的制度不完善

檔案數字化建設是一項將信息化技術與檔案管理工作相融合，并有效提高檔案管理工作效率的工作。目前針對檔案數字化建設的相關規章制度未完善，缺乏完整的操作標準，為確保檔案數字化建設有序推進，必須制定符合實際情況的制度作為保障，確保檔案的收集、整理、編輯歸檔和利用工作有章可循。

3 學校檔案數字化建設的對策

針對學校檔案數字化建設存在的問題，結合珠海市技師學院檔案室的實際情況，在充分調查研究的基礎上，本文將從加大投入力度、加強人員培訓、增強信息安全意識和完善相關制度四方面提出解決問題的措施。

（一）加大學校檔案數字化建設投入力度

檔案數字化建設離不開設備、技術、專人人才等方面的資金投入，學校根據實際情況，每年設立檔案數字化建設的專項經費，為學校檔案數字化建設提供資金保障，同時，檔案室有計劃并高效地使用數字化建設專項經費，在選購數字化相關設備過程中，盡量讓有限的資金發揮最大的價值。其中，數字化的辦公設備是學校檔案數字化建設的基礎，學校根據檔案室現有的設備和規模，為檔案室配備數字化智能檔案柜，升級或配備符合檔案電子系統需要的計算機、掃描儀等基本設備，并定期根據發展需要不斷升級和優化系統。此外，以檔案有效管理和便捷利用為出發點，加大資金投入，引入先進技術，利用數據庫和網絡電子技術，真正實現檔案管理工作從收集、存檔、管理、利用全過程的數字化。

（二）加強檔案數字化建設人員的培訓

?S著檔案數字化建設的探索和研究，檔案管理工作在收集、管理和利用環節的工作方式發展了質的變化，這要求檔案專職工作人員不斷拓寬知識面，調整知識結構，除了具備檔案相關理論知識，還需要具有計算機應用和網絡相關知識，了解檔案電子信息資源的查詢、和利用等知識，具備處理數字化檔案工作技能。同時，為了適應信息時代對數字化檔案管理工作的要求，檔案專職人員還需牢固樹立檔案信息意識、服務意識，成為數字化檔案建設和信息利用的領航人。因此，學校需重點組織檔案工作人員開展數字化建設專題培訓和校際間檔案數字化建設的交流會，不斷提高業務素質，確保增強檔案工作人員能夠根據國家有關檔案文件的數字化標準和學校檔案室的實際情況，進行數字化的檔案編目、分類、整理和研究利用，同時能熟練使用掃描儀、圖片采集、數碼相機、音頻采集等設備，不過提高檔案管理工作的效率和質量。

（三）增強檔案數字化過程中的信息安全意識

學校檔案數字化建設的推進，會涉及多方面的信息安全問題。首先，學校需重視檔案信息內容的安全。凡是涉及國家安全、單位機密、個人隱私等內容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發生。其次，必須保障網絡服務器和數據庫安全。使用安全級別較高的操作系統，及時進行系統漏洞、補丁升級，并對數據庫進行定期多重備份、異地備份，維護好數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份認證、訪問權限控制等安全措施，避免由于系統故障或人為破壞造成信息丟失。再次，提高檔案信息網絡安全意識。在網絡中流轉的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護方面，除了對已有的防護措施，如防火墻技術、殺毒軟件、網絡安全檢測、用戶身份認證、數據加密技術等進行綜合運用之外，還要不斷跟進了解新的安全防護技術，以應對不斷出現的新情況、新問題。最后，檔案部門要不斷進行信息的保密、安全教育，制定切實可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對信息的保密與安全意識。