電子檔案制度
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電子檔案制度范文第1篇
文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01
一、工會(huì)電子檔案的基本要求
（一）完整性。工會(huì)電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。
（二）真實(shí)性。工會(huì)電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在工會(huì)電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。工會(huì)電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成工會(huì)電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。
（三）安全性。工會(huì)電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害工會(huì)電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證工會(huì)電子檔案的安全性。
二、工會(huì)電子檔案的優(yōu)越性
（一）工會(huì)電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書檔案管理從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。
（二）工會(huì)電子檔案有利于文檔的保密。紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但工會(huì)電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專利申請(qǐng)無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，保證了文件的保密性。
（三）工會(huì)電子檔案可以有效提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來(lái)完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，顯然立卷人對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來(lái)諸多不便。但若文書檔案從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。
三、加強(qiáng)工會(huì)電子檔案管理制度
（一）工會(huì)電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善 。在形成工會(huì)電子檔案的過(guò)程中，必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體工會(huì)電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于工會(huì)電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的工會(huì)電子檔案具有完整性。
（二）工會(huì)電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是工會(huì)電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同工會(huì)電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說(shuō)明與描述的一致性；工會(huì)電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說(shuō)明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；工會(huì)電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門還要對(duì)工會(huì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)工會(huì)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。在歸檔制度制定的過(guò)程中，應(yīng)以國(guó)家有關(guān)規(guī)定為參照進(jìn)行，目前，我國(guó)已通過(guò)先后頒布實(shí)施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對(duì)電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺(tái)，確保了工會(huì)電子檔案在歸檔過(guò)程中的科學(xué)性和規(guī)范性。
（三）建立嚴(yán)格的保管制度。工會(huì)電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，工會(huì)電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)，同時(shí)，注意對(duì)加密工會(huì)電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無(wú)損傷，應(yīng)定期對(duì)工會(huì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時(shí)，及時(shí)采取有效的維護(hù)措施，進(jìn)行拷貝或修復(fù)工作。
（四）規(guī)范工會(huì)電子檔案的利用制度。在工會(huì)電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對(duì)提供利用過(guò)程的管理和對(duì)人員的管理兩方面。要制定完善的工會(huì)電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對(duì)上述兩個(gè)要素加以明確。在利用制度中對(duì)利用過(guò)程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對(duì)利用過(guò)程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供工會(huì)電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以工會(huì)電子檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對(duì)人員的制度管理。工會(huì)電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和工會(huì)電子檔案保管人員等。
綜上所述，檔案工作要緊跟時(shí)代步伐，工會(huì)電子檔案是新生事物，也是社會(huì)潮流的產(chǎn)物，迎合了信息時(shí)代的信息豐富、傳遞迅速的社會(huì)特點(diǎn)，我們要全力以赴采取多種措施管理好工會(huì)電子檔案，利用好工會(huì)電子檔案，使其更好的為我們工作、學(xué)習(xí)、生活服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]王曉偉.淺談數(shù)字檔案管理制度的完善.科技創(chuàng)業(yè)家，2011（1）.
電子檔案制度范文第2篇
關(guān)鍵詞：醫(yī)療 事業(yè)單位 電子檔案
信息技術(shù)的發(fā)展，使我國(guó)檔案管理技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代。電子檔案以其特有的優(yōu)勢(shì)逐漸取代了傳統(tǒng)紙張檔案，成為了各大單位、企業(yè)檔案管理工作的首選。醫(yī)療事業(yè)單位服務(wù)的主要目標(biāo)是病人，在工作中涉及到大量病患資料、檔案以及相關(guān)信息，使用電子檔案可以有效防止這些檔案信息在儲(chǔ)存、使用過(guò)程中發(fā)生遺失或損壞，是醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)。
一、醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀
（一）缺乏對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)
事業(yè)單位的首要任務(wù)是為人民服務(wù)，而醫(yī)療事業(yè)單位工作中的重點(diǎn)就是為病人服務(wù)。醫(yī)生的天職在于治病救人，而電子檔案工作則是一項(xiàng)后續(xù)性的完善工作，與治病救人幾乎沒(méi)有任何關(guān)系。因此，許多醫(yī)療單位管理者、工作者以及病人患者、家屬等，對(duì)于醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案工作并不重視。由于對(duì)于醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的認(rèn)知程度不足，使從事該項(xiàng)工作的工作人員，在一定程度上并不受單位領(lǐng)導(dǎo)部門的重視，導(dǎo)致工作熱情與積極性不高。
（二）管理制度有待于完善
首先由于電子檔案的管理制度不完善，許多醫(yī)療事業(yè)單位在管理病人檔案時(shí)，都是根據(jù)自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及自身對(duì)檔案管理工作的理解來(lái)進(jìn)行管理的，不僅缺少科學(xué)、系統(tǒng)的管理方法；其次，由于單位高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案部門不夠重視，在制定檔案管理制度時(shí)并沒(méi)有考慮事業(yè)單位自身情況，而是直接將其他現(xiàn)成的制度條例搬過(guò)來(lái)，導(dǎo)致部門無(wú)法完全按照制度條例來(lái)工作。
（三）對(duì)電子檔案管理工作的重視程度不足
在我國(guó)醫(yī)療事業(yè)單位中，由于電子檔案管理工作的性質(zhì)與其他部門存在一定不同。因此，單位的管理者對(duì)于電子檔案管理工作的工作人員的要求并沒(méi)有其他部門單位那么嚴(yán)格，尤其是在工作人員的選拔方面，不僅缺乏有效的選拔機(jī)制，也缺乏對(duì)在崗人員的考核機(jī)制，致使從事電子檔案管理的工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平較低。
對(duì)電子檔按管理工作重視程度的不足，還表現(xiàn)在設(shè)備的更新方面。許多醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理設(shè)備，已經(jīng)使用多年，技術(shù)功能方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高科技設(shè)備，在一定程度上影響了電子檔案管理工作效率與質(zhì)量。
（四）其他不利于醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展的因素
電子檔案管理是通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等高科技手段，代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工檔案管理的一種科技手段，能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，確保檔案信息資料的安全。除了上述介紹的幾點(diǎn)問(wèn)題以外，在醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理的發(fā)展過(guò)程中，還存在一些明顯的誤區(qū)：有些人認(rèn)為，電子檔案管理就是使用一臺(tái)電腦設(shè)備對(duì)電子檔案信息進(jìn)行全方位的管理；也有的單位為了節(jié)省檔案管理工作消耗的資金，減少成本投入，使用拼湊的形式，將許多不同型號(hào)的設(shè)備進(jìn)行組合，形成所謂的電子檔案管理系統(tǒng)，不同規(guī)格、型號(hào)的設(shè)備在使用的過(guò)程中難免會(huì)相互影響，發(fā)生故障，使檔案信息的安全難以得到保障，制約了醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
二、改變醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的策略及建議
（一）明確電子檔案管理工作的重要性
在醫(yī)療事業(yè)單位傳統(tǒng)的理念中，電子檔案管理工作并不是一項(xiàng)重要性的工作。因此，要使用科學(xué)合理的方法，對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位傳統(tǒng)的管理觀念進(jìn)行適當(dāng)?shù)母拢鞔_電子檔案管理在醫(yī)療事業(yè)單位工作中的重要地位，樹立現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識(shí)，對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位實(shí)施科學(xué)化的管理方式。
（二）完善電子檔案管理制度與選拔制度
醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理工作與其他檔案管理類的工作職責(zé)一樣，在一定的意義上來(lái)講，醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理工作需要對(duì)病人從入院到出院全過(guò)程中所有資料進(jìn)行存儲(chǔ)，為有可能產(chǎn)生的醫(yī)療糾紛案件提供依據(jù)。因此，加強(qiáng)電子檔案管理工作十分重要。在建立電子檔案管理制度時(shí)，其內(nèi)容應(yīng)該包括電子檔案的收集與歸檔以及電子檔案的利用與保管，并規(guī)定相應(yīng)檔案的保管期限以及歸檔范圍等。對(duì)于從事電子檔案管理工作的工作人員選拔時(shí)，要嚴(yán)格規(guī)定錄用的標(biāo)準(zhǔn)、條件，對(duì)于滿足條件的才能給予錄用的機(jī)會(huì)，以免因?yàn)閷I(yè)水平不足導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)失誤，為單位帶來(lái)不必要的麻煩。
（三）提高電子檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)
首先，不僅要建立嚴(yán)格的員工錄用選拔制度，還要加強(qiáng)在崗人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)；其次，從事醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員，不僅要熟練的掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)與檔案管理方面的相關(guān)知識(shí)，還要熟悉醫(yī)院科學(xué)研究的相關(guān)內(nèi)容。只有熟練的掌握這些相關(guān)知識(shí)，才能結(jié)合實(shí)際情況，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位的快速發(fā)展，使其能夠?yàn)椴∪颂峁└鼉?yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（四）加大資金投入的力度
技術(shù)設(shè)備的相對(duì)落后，將會(huì)導(dǎo)致工作效率不斷下降。因此，醫(yī)療事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入的力度，強(qiáng)化自身的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的效率及質(zhì)量。由于技術(shù)設(shè)備不斷更新，對(duì)電子檔案管理工作從業(yè)人員的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技術(shù)設(shè)備的同時(shí)也要對(duì)工作人員進(jìn)行及時(shí)的培訓(xùn)，使其可以將新設(shè)備的優(yōu)勢(shì)最大程度的發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，信息技術(shù)水平的不斷提升，使得電子檔案管理工作的作用不斷顯現(xiàn)且發(fā)揮出來(lái)，而醫(yī)療事業(yè)單位開始逐漸意識(shí)到了電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，加大了對(duì)電子檔案管理的重視程度與資金投入力度，使得電子檔案管理工作在技術(shù)和設(shè)備方面不斷得到重視與提高。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，電子檔案管理工作要本著以自身為本，力求突破創(chuàng)新作為發(fā)展方向，以更好的為病人服務(wù)為核心，不斷促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位向著全面、和諧的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]⑾麗.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息電子化的對(duì)策[J].黑龍江科技信息，2014，（27）.
電子檔案制度范文第3篇
1、規(guī)范電子檔案從形成乃至形成之前到歸檔保存的合法程序；
2、根據(jù)電子檔案的構(gòu)成要素，確定完整的電子檔案應(yīng)包含的信息并且形成規(guī)范的元數(shù)據(jù)集合；
3、確保電子檔案真實(shí)性的方法是從檔案管理角度對(duì)電子文件管理進(jìn)行提前介入和全過(guò)程監(jiān)控；
4、確立電子檔案完整性和真實(shí)性的認(rèn)定方法；
5、確立電子檔案長(zhǎng)久保存過(guò)程中的有效性和可識(shí)別性。
解決這些問(wèn)題必須在現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確電子檔案真實(shí)的完整的保證要求和真實(shí)的認(rèn)定方法及提供一種可行的管理模式。根據(jù)軟件及計(jì)算機(jī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范結(jié)合檔案管理具體情況實(shí)現(xiàn)電子檔案能在各種結(jié)構(gòu)系統(tǒng)下的無(wú)鏈數(shù)據(jù)交換。
一、對(duì)電子檔案的真實(shí)性的保證方法
電子檔案的真實(shí)性是針對(duì)其信息的原始性而言的，真實(shí)性是指其內(nèi)容和顯現(xiàn)形態(tài)等全部信息都保持著反映歷史原貌的原始狀態(tài)。歷經(jīng)傳輸、拷貝等操作過(guò)程，電子檔案的內(nèi)容形態(tài)不變。檔案的真實(shí)性是對(duì)原始性認(rèn)定后的結(jié)論，因此電子檔案的原始性是電子檔案真實(shí)性的基礎(chǔ)。
電子檔案首先是可以被原樣復(fù)制，也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。別外電子檔案與載體相分離，使其信息原始性和內(nèi)容性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對(duì)性。
保證電子檔案真實(shí)性的措施主要有以下一些：第一保證電子檔案的原始性。信息的原始性是確定其真實(shí)性的基礎(chǔ)。第二建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任者鏈接，分別對(duì)編制、審核、發(fā)放等過(guò)程進(jìn)行把關(guān)。第三保證原始性的基礎(chǔ)上，建立真實(shí)性的認(rèn)定方法和手續(xù)，明確判定電子檔案真實(shí)性的檢驗(yàn)要素。這些要素，總體上就構(gòu)成了檔案真實(shí)性的充分條件。明確鑒定的執(zhí)行部門和責(zé)任者，且應(yīng)有合法的權(quán)限。
二、對(duì)電子檔案的完整性的保證方法
電子檔案本身信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜，容易造成信息的缺損。伴隨著處理過(guò)程而不斷累加，很容易丟失，造成檔案來(lái)龍去脈不清。影響其讀取還原能否保持原貌。
電子檔案完整性的保證方法是建立檔案收集和積累制度。并且在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立一個(gè)空間足夠大的共用的存儲(chǔ)空間。另外在檔案的處理過(guò)程中對(duì)必要的背景信息的項(xiàng)目做出規(guī)范化的要求，組成一體化管理的信息庫(kù)。并在電子檔案歸檔或移交時(shí)按要求對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行登記和說(shuō)明。
三、對(duì)電子檔案的安全性的保證方法
電子檔案有隱藏性易更改性，為非法操作提供了便利。造成對(duì)其可靠性鑒定的困難，有了問(wèn)題也難以查證。在賴以生存的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中安全問(wèn)題成堆，網(wǎng)絡(luò)中對(duì)操作者身份認(rèn)定的技術(shù)方法尚未徹底解決。是一種與網(wǎng)絡(luò)共存亡的危險(xiǎn)狀態(tài)。
電子檔案安全措施是要完善電子檔案流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理，對(duì)隨時(shí)變化的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及相關(guān)元數(shù)據(jù)等進(jìn)行嚴(yán)密管理的記錄。在管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限，設(shè)置自動(dòng)啟動(dòng)的電子文件操作日志，選用加密技術(shù)，采用防火墻技術(shù)將內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)進(jìn)行可靠隔離保證電子檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴?/p>
四、對(duì)電子檔案法律效力的保證方法
電子檔案的法律效力是指歸檔檔案在一定時(shí)間和范圍內(nèi)所體現(xiàn)出的法定憑證作用。現(xiàn)行電子檔案的合法性認(rèn)證方式主要有：簽章、口令、責(zé)任者代碼等。不過(guò)正因?yàn)閷?duì)合法認(rèn)定過(guò)程依賴交接的手續(xù)，所以往往只注意最后的手續(xù)，從而造成其辦理過(guò)程的背景信息不完整。對(duì)以后向外部證明其合法性和確定其價(jià)值時(shí)，由于來(lái)龍去脈不清帶來(lái)認(rèn)定上的困難。還要對(duì)歸檔電子檔案的法律效力的確認(rèn)問(wèn)題。確定歸檔電子檔案的法律效力需要兩方面的條件：一是電子檔案本身具有法律效力所要求的全部必要屬性，二是有相應(yīng)的立法條文來(lái)認(rèn)可電子檔案的法律效力。也就是說(shuō)，立法必須規(guī)定電子檔案應(yīng)具備的必要條件，由于電子檔案的性質(zhì)決定，不能僅在歸檔時(shí)才考慮自身?xiàng)l件是否具備，而必須從電子檔案產(chǎn)生起就開始積累或保證這些條件。這就是歸檔電子檔案的保管部門應(yīng)介入到電子檔案管理的前端，從電子檔案產(chǎn)生起就提出要求。
電子檔案的管理從制度和技術(shù)方法上綜合采取措施要從管理制度的保證
措施。管理制度的保證措施是指以相應(yīng)的規(guī)章約束參與制作處理電子檔案的全部人員和環(huán)節(jié)。盡管各個(gè)單位具體做法上有所不同，但主要著眼點(diǎn)都有這樣兩個(gè)：一是管理過(guò)程的統(tǒng)一和嚴(yán)密，使電子檔案的整個(gè)生命周期連續(xù)得到有效控制；還要通過(guò)對(duì)人員的管理最終保證電子報(bào)告的真實(shí)的完整的可靠的。
管理制度的保證措施有以下幾種：
1、從制度上對(duì)電子檔案及其相關(guān)信息的捕獲方式、范圍和內(nèi)容等提出要求。
2、檔案一體化管理，對(duì)活動(dòng)電子檔案和非活動(dòng)電子檔案實(shí)行連續(xù)性控制；
3、對(duì)歸檔電子檔案的保管部門要提前介入電子檔案的管理，提前接收電子檔案，并建立起各交接環(huán)節(jié)的連鎖責(zé)任制度；
4、技術(shù)上的保證措施。管理制度的保證雖然有效，但也有其局限性。所以
采取一些特定的技術(shù)措施很是必要也很是有效。常的一些技術(shù)措施有以下一些：
1》、建立對(duì)電子檔案處理過(guò)程的跟蹤記錄，從而把對(duì)電子檔案的任何操作都記錄在案，以備確認(rèn)其法律效力時(shí)查考，此方法對(duì)保證電子檔案的真實(shí)性很有效；
2》、電子簽章技術(shù)，即以類似于紙質(zhì)文件處理中的批注和印章來(lái)處理電子檔案，可在一定條件下為確認(rèn)電子檔案的合法性提供依據(jù)；
3》、相關(guān)電子檔案的聯(lián)結(jié)技術(shù)，把為解決同一問(wèn)題的電子檔案在存儲(chǔ)器中建立邏輯指針，做到處理其中一個(gè)時(shí)其他的也不被遺漏；
4》、電子檔案的捕獲技術(shù)，即在電子檔案的運(yùn)作過(guò)程中的必經(jīng)途徑上設(shè)置捕獲關(guān)口，把管理責(zé)任不確定的電子檔案及時(shí)收集起來(lái)，避免丟失，從而保證電子檔案體系上的完整；
5》、對(duì)背景信息的采集技術(shù)，即在電子檔案各上處理環(huán)節(jié)中設(shè)置采集接口，把電子檔案生成的原因、處理意見、處置方法、產(chǎn)生的結(jié)果等信息收集起來(lái)，并與電子檔案建立起邏輯關(guān)系，從而保證電子檔案自身的完整；
電子檔案制度范文第4篇
高校會(huì)計(jì)檔案是在高校從事教學(xué)、科研、行政管理和培訓(xùn)等其他會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的、記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始發(fā)票、合同等具有保存價(jià)值的各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。
1 新舊《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的對(duì)比分析
1.1 總體情況對(duì)比
新《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法共31條，在原來(lái)的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會(huì)計(jì)檔案的一部分；其次，增加并明確了對(duì)電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序、明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求、調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。
1.2 管理要求對(duì)比
新辦法從會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對(duì)電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時(shí)，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，進(jìn)一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)于特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交；電子會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
1.3 管理期限對(duì)比
為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，新辦法明確了會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對(duì)于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對(duì)賬單等保管期限為10年。
2 當(dāng)前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全
高校缺乏學(xué)校內(nèi)部的具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度，目前高校財(cái)務(wù)管理基本已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化管理，但是卻沒(méi)有相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法，沒(méi)有根據(jù)自己的實(shí)際情況將會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)等電子資料納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對(duì)會(huì)計(jì)的紙制版材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管等。
2.2 高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)
高校會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是會(huì)計(jì)人員兼任，會(huì)計(jì)檔案只停留在對(duì)紙制檔案的保管，不具備電子會(huì)計(jì)檔案管理的專用?O備。那些兼任的會(huì)計(jì)人員更多的只懂會(huì)計(jì)的專業(yè)知識(shí)，而缺乏檔案管理知識(shí)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員更換和流動(dòng)過(guò)于頻繁，再加上大都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，再加上會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量無(wú)法保證。高校容易忽視對(duì)專門的會(huì)計(jì)檔案的管理，沒(méi)有專門的經(jīng)費(fèi)投入，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理
大部分高校都已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，有相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和結(jié)算。這些會(huì)計(jì)軟件可以實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的電子化保存，高校會(huì)定期將會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表打印輸出并裝訂成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對(duì)于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒(méi)有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財(cái)務(wù)軟件全套文檔資料及財(cái)務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒(méi)有連同會(huì)計(jì)檔案同時(shí)歸檔管理并分別存放于三個(gè)以上地點(diǎn)。高校針對(duì)電子檔案的管理意識(shí)和制度都還不夠，沒(méi)有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。
3 規(guī)范并優(yōu)化高校會(huì)計(jì)檔案的建議和對(duì)策
3.1 提高并加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)
高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入。它是國(guó)家各類檢查以及科研結(jié)題審計(jì)的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)并增加對(duì)會(huì)計(jì)檔案的投入，妥善安全保管、科學(xué)有序存放，保證會(huì)計(jì)檔案的完整性，方便及時(shí)查閱和利用。
3.2 建立并健全高校會(huì)計(jì)檔案的管理制度
各高校應(yīng)根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，出臺(tái)或修訂具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時(shí)制定會(huì)計(jì)檔案工作目標(biāo)，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入學(xué)校內(nèi)部治理范圍，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會(huì)計(jì)檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合，開展會(huì)計(jì)檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管制度。在會(huì)計(jì)檔案保管上，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其讀取平臺(tái)一并保存，應(yīng)實(shí)行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會(huì)計(jì)控制和審計(jì)監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、不相容職務(wù)和崗位為風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部牽制機(jī)制。
3.3 加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)
高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是專業(yè)的會(huì)計(jì)人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，缺乏全面綜合會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證會(huì)計(jì)檔案管理人員既懂得會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)知識(shí)，又懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而提高本單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平。
3.4 加大會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入
高校應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的高度認(rèn)識(shí)，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的投入，改善會(huì)計(jì)檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會(huì)計(jì)檔案的需要，又要提高會(huì)計(jì)檔案管理水平和效率。保證足夠的會(huì)計(jì)檔案存放空間，同時(shí)配備專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。
3.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度
高等學(xué)校應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，采用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。
電子檔案制度范文第5篇
1.電子檔案儲(chǔ)存的安全性問(wèn)題
醫(yī)院保存的電子檔案大部分是屬于重要的文書材料，如今很多儲(chǔ)存設(shè)備具有高速讀寫的速度，如果被盜取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因?yàn)樾畔⒒侄嗡褂玫亩际墙y(tǒng)一的字體與標(biāo)識(shí)，喪失了手寫漢字的特點(diǎn)，這樣也不利于對(duì)真假進(jìn)行鑒別，導(dǎo)致被侵害的文件不易被察覺。另外，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)性也很大，在傳輸?shù)倪^(guò)程中存在被修改、被惡意破壞、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。因此電子檔案儲(chǔ)存的安全性問(wèn)題是不可忽視的。
2.電子檔案管理的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題
電子檔案的信息存儲(chǔ)在不同的載體上，信息的讀取與儲(chǔ)存需要指定的設(shè)備，這樣會(huì)導(dǎo)致信息對(duì)軟硬件的依賴。當(dāng)前信息技術(shù)等發(fā)展非常快，計(jì)算機(jī)影響的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出現(xiàn)了問(wèn)題，也有幾率會(huì)讓信息丟失，直接將電子檔案的使用壽命縮短。
3.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)問(wèn)題
應(yīng)用辦公自動(dòng)化對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。如果引進(jìn)了現(xiàn)代化的設(shè)備，卻不能得到充分的利用，那么就談不上檔案管理信息化。
二、信息技術(shù)在電子檔案管理中的具體應(yīng)用
1.提升設(shè)備的安全性，確保電子檔案的安全性
前面提到電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此，要重視這個(gè)環(huán)節(jié)，要針對(duì)性地加強(qiáng)檔案儲(chǔ)存設(shè)備的安全性，方法可以是：對(duì)相關(guān)軟硬件進(jìn)行檢查、更新、升級(jí)、維修，要定期對(duì)相關(guān)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)期進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)與清理，要以此為職責(zé)設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期對(duì)存檔的電子文件，特別是重要的電子文件進(jìn)行備份與更新，還要加強(qiáng)身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等，利用這些手段來(lái)提升設(shè)備的安全性，最大限度地保障電子檔案在傳輸、儲(chǔ)存、運(yùn)用操作的過(guò)程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。同時(shí)，應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，必須遵照相關(guān)的要求，在使用的過(guò)程中不能擅自修改與下載，最大限度地防止電子文件被其他用戶進(jìn)行非法使用或者隨意修改，進(jìn)一步提高其安全性。
2.完善相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)電子檔案操作流程進(jìn)行規(guī)范
首先，在利用信息技術(shù)對(duì)具體的電子檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，要以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行科學(xué)完善，如電子文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認(rèn)制度等等，從而最大限度地保障電子檔案管理中的安全程度。最后，在實(shí)際的工作過(guò)程中，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)相對(duì)規(guī)范的電子檔案管理制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，需要將各個(gè)部門的儲(chǔ)存格式、處理手段進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)保管、使用、收集等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善與規(guī)范，最大限度地防止在轉(zhuǎn)換過(guò)程中又或者兼容性的問(wèn)題導(dǎo)致電子文件被破壞，杜絕在實(shí)際操作過(guò)程中出現(xiàn)漏洞，同時(shí)更要保障電子文件制作與檢索過(guò)程中與電子檔案管理及時(shí)同步。
3.利用信息技術(shù)分步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息管理
要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，在醫(yī)院推出總體規(guī)劃條件下，制定出符合要求的分期方案。然后，重視所有電子檔案管理必須重視的環(huán)節(jié)，就是特殊性與安全性，從而構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)，制定規(guī)范的管理模式。最后，需要對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行積累，在這個(gè)過(guò)程中，我們要長(zhǎng)期堅(jiān)持，要知道這不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的資源，加以充分利用，來(lái)對(duì)階段性的目標(biāo)進(jìn)行明確。基于目前醫(yī)院電子檔案管理信息化的現(xiàn)狀來(lái)分析，必須要分步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理。最后需要加強(qiáng)這方面技能與思想方面的培訓(xùn)，從而擁有正確的電子檔案信息服務(wù)意識(shí)。
4.強(qiáng)化技能培訓(xùn)，提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)
