電子化檔案管理

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電子化檔案管理范文第1篇

［關鍵詞］文書檔案 信息電子化應用 存在問題 應對方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

四、結束語

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。

參考文獻：

[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5

[2]裴承志 奧多：辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2

電子化檔案管理范文第2篇

所謂檔案管理電子化是指以檔案資料為主要物質對象，通過計算機磁盤等設備進行存儲收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。

一、檔案管理電子化的優點

檔案管理電子化具有以下優點：1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性；3.檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高；4.檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。

二、電子檔案管理中容易出現的問題

由于電子檔案的內容與形式是相對獨立的，導致其內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。所以，電子檔案管理中容易出現以下問題：

（一）原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子形式生成的虛擬的檔案，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的；

（二）真實性問題。電子檔案極易失真。將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡；

（三）完整性問題。電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；

（四）安全性問題。電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

三、電子檔案管理的對策及建議

為了幫助大家做好電子檔案的管理工作，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，我提出以下一些對策和建議：

（一）建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的檔案整理軟件，由當地檔案管理部門建立統一的電子檔案模板，統一文件類型，統一文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對檔案形成單位的相關人員進行對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。當地檔案管理部門也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便當地檔案管理部門的接收和管理；

（二）采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性；

（三）及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性，當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀；

（四）加強電子檔案的保管。電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備；

（五）做好電子檔案數據備份恢復工作。備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復；

（六）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改；

（七）處理好檔案管理的投入問題。電子檔案的應運而生是現代化的標準，然后現代化的辦公就要求有現代化的設備，檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網絡辦公條件下的信息接收、處理、存儲和利用，就必須有相應的現代化的設備投入；

（八）采取“雙軌制”歸檔法。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全；

電子化檔案管理范文第3篇

一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果是又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點

1、檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、網絡化的發展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

3、文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。

4、電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現象尤為明顯，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這些問題丞待解決。

三、幾點應對方法

1.信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。

電子化檔案管理范文第4篇

[關鍵詞]單位；檔案管理；現代化；電子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。 

1 檔案管理現代化和電子化發展的必要性 

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國單位檔案管理中的弊端 

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。 

3 單位檔案管理現代化和電子化發展策略 

信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養 

檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計算機管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化 

在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構建檔案管理網絡系統 

在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。 

4 結 語 

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻 

[1]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場，2015（28）. 

[2]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智，2014（36）. 

[3]李麗鑫.淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J].城市建設理論研究，2015（21）. 

[4]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012（2）. 

[5]沈彥.企業檔案電子化管理存在的問題和解決方法[J].企業導報，2010（3）. 

電子化檔案管理范文第5篇

1 高校檔案管理電子化的必要性

高校學生的檔案是未來國家重要人力資源檔案信息的基礎，所以學生檔案管理的現代化是社會發展的必然要求。然而，現今學生檔案的管理基本上還處在傳統、原始、手工操作的管理模式階段。不推行檔案管理的電子化，就不能使學生檔案材料得到更有效地利用。例如由于沒有建成學生檔案信息數據庫，就不能為學生就業提供服務，為用人單位服務。《全國檔案信息化建設實施綱要》中強調：“適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。”我國著名的檔案學家吳寶康教授也曾經說過“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，為社會服務，并同社會的政治、經濟、文化、科學、教育等各方面緊密的聯系起來，實現檔案的自身價值。”在全國乃至全球檔案管理電子化的背景下，高校檔案管理的信息化、數字化、文檔一體化已勢在必行。

2 我校檔案管理電子化的幾點建議

當前，我校已經實現的辦公自動化為檔案工作的電子化奠定了堅實的基礎，為我校廣大師生進行靈活的檔案查詢、用戶檢索和檔案利用提供便利條件，為此，我們應當做到以下幾點：

2.1 建立檔案館查詢系統，開展網上查詢服務

檔案部門將充分利用教師辦公系統制作自己的檔案查詢系統，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上教師辦公系統，實現檔案信息的網上檢索，為廣大師生提供更好的服務。

目前，國內許多高校檔案館利用互聯網開展的網上服務，已成為提供檔案利用服務的一種重要形式。我們要以網絡為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是檔案目錄及電子文件全文數據庫建設，在網絡上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如，輸入目錄管理數據庫及部分非保密內容文檔管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄及部分非保密內容電子文件，方便查詢檢索；另外，檔案棺與宣傳部門密切配合，可以將我校重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用，為各部門的工作提供全面的可靠的資料。

2.2 建立“檔案電子文件數據管理中心”

檔案館與各學院及部門的信息管理機構加強密切配合，建立“檔案電子文件數據管理中心”。該中心是我校信息資源庫的重要組成部分。檔案電子文件數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在系統中提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富、及時，利用率高。

2.3 電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在教師辦公系統上建立電子文件自動上傳的工作窗口或通過內蒙古科技大學教師辦公系統上傳檔案全文，在第一時間將其收集到，并在檔案館的服務器上歸檔。例如：為了方便各學院及部門通過網絡傳送自己部門非保密的檔案全文，檔案館通過內蒙古科技大學教師辦公系統下載檔案全文，建立“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該系統可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，也不必交光盤。

2.4 開展在線、預約服務