檔案管理中的合同管理

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檔案管理中的合同管理范文第1篇

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

上文對企業合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規避風險的措施。

檔案管理中的合同管理范文第2篇

關鍵詞：合同備份；檔案管理；工程管理；創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、建筑工程管理中創新模式的發展及應用

1.1 建筑企業工程管理的創新觀念

時代的發展，科技的進步推動了建筑行業的高速發展，為了順應時展的潮流，建筑企業就應不斷改革創新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創新建筑企業管理體制

為了提高企業的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創新性的管理模式。除此之外，建筑企業還應加強合同管理和企業內部管理，采用SWOT分析法來提高企業自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創新來提高建筑企業的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。

2.3 建筑企業的技術創新管理

科學技術的不斷發展推動了建筑施工技術的改革創新，建筑企業為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。

2.2、配備專業的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創建一支專業化、職業化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業修養的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規定、系統的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優良品質。

2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核

單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎

財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平

城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態化管理和維護，開發研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

2.6、 加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作

加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作是建筑工程業合同檔案管理工作的關鍵環節，可以確保建筑工程業合同檔案發揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐

信息技術的不斷發展為建筑工程業合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業數據庫。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環節[4]。天津市緊跟先進的工程管理發展潮流，不斷創新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態性的系統工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。

結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業的工程管理的創新發展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

參考文獻：

[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創新模式的應用及發展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.

[2]向大強.談我國建筑業在市場全球化條件下的發展戰略[J].山西建筑,2005,01:123-124.

檔案管理中的合同管理范文第3篇

關鍵詞：工程建設；建設合同；合同管理

中圖分類號：TU723.1 文獻標識碼：A

一、工程合同的作用

（一）工程合同是安排項目施工的指導性文件

項目負責班子要根據工程規模和難易程度來進行施工組織、設計、計劃、報表、竣工結算等。而這些內容則全部詳細的表明在合同中。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內容做出解釋和說明，形成合同交底制度。

（二）工程合同是進行索賠的依據

合同索賠主要包括以下內容：一是由于業主違約引起，主要指業主未按《示范文本》規定完成應該完成的工作，以及未能按時撥付預付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現場簽證等；三是由施工條件和環境變化引起，如一周內連續停水，停電超過8h，連續大雨不能進行室外作業等。

（三）工程合同是控制工程成本和進行竣工結算的依據

合同簽訂后，該工程的預算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據預算成本按照市場法則確定責任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節約工程開支、辦理工程結算打下基礎。

（四） 工程合同為轉移風險提供可能

《示范文本》中已有違約、索賠、爭議、保險、擔保等轉移風險條款，如能將這些內容進行協商并寫進合同，那么就可將違約、變更以及自身在過程中發生的一些意外傷害向第三方轉移。

二、工程合同履行中的管理對工程造價的影響

工程合同履行主要指工程施工過程中的合同管理，該階段的合同管理對工程投資造價控制目標的實現具有重要的意義。合同一旦訂立生效就產生法律效力，雙方必須嚴格執行條款約定的權利和義務，加強合同管理，避免違約產生糾紛和索賠導致突破投資造價目標。

（一）變更的管理問題

從大量的工程實踐和經驗總結，合同履行中的造價控制主要應嚴格控制施工中出現的有關變更，即應盡可能的壓縮施工過程中的工程變更。這其中有兩方面的問題，一是業主在設計初期工作不到位，應在設計階段解決的問題直到開工后才發現，使得設計發生變更，造價大幅調整。二是設計圖紙的質量問題，設計圖紙粗糙、錯誤、前后矛盾等也是造成工程變更的直接原因。三是應健全有關變更的審批制度，在施工過程中如必須變更時，應按照規定的程序辦理變更手續，進行工程量及造價增減分析，有效控制工程造價。

（二）履行中工程款支付的管理

合同支付管理也是一項非常敏感而難度較高的工作，付款不及時或未按規定數額付款，將可能導致承包人的索賠。如果多付、超付，則可能造成難以挽回的被動局面，還會引發其它很多問題。因此必須加強合同的支付管理，為此應做好以下幾方面的工作：首先合同簽訂好后應建立工程款支付計劃臺賬，并與工程的形象進度計劃相結合；其次應按照合同支付計劃確保資金落實到位；第三應按合同的規定支付工程備料款和形象工程進度款以及屆時扣減備料款等。

三、加強工程合同管理的措施

（一）增強管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關鍵。首先要爭取項目經理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權利。

（二） 建立完善的管理制度

企業必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設置相關的機構部門與管理人員，并構建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。

（三） 加強合同信息化建設

伴隨現代化科學技術的飛速發展，計算機網絡技術和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術建立合同管理系統，如合同檔案庫、合同分析系統等。

（四） 加強專業知識的培訓

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質、能力的培養不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業知識，全面了解合同的內容、特點、規律和方法，又要學習了解相關的管理法規，增強對工作崗位的責任心和使命感。

（五） 嚴格控制竣工驗收關

一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發揮出來。

檔案管理中的合同管理范文第4篇

【關鍵字】企業合同；檔案管理

前言

在當今這個社會，很多的財富都是由合同構成的，現代企業的經營離不開合同，合同不僅是進行經濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，因而這一過程中的長時間流轉會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發都應到場，根據合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候對合同進行編號登記使其成為合同檔案的憑據，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關的文件如催告函件等也應該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析，在合同審批的過程中應該填寫合同審批單，審批單應由經辦部門填寫，記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息，并實行一式三聯的統一格式，附合同文本一并辦理審批流轉，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執行文件。筆者所在的企業，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目。《國家重大建設項目要求與檔案整理規范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規范性附錄中均有規定，可以參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監控保管，把人們從繁重單調的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統。從實現合同檔案管理數字化、建立數字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關鍵的環節。筆者所在的企業根據規定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協議書、保函與其它。

3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業檔案工作規范》中規定“企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責；企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對齊全、準確和形成質量負責；專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質量負責。”據此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1季度內向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作

在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。筆者所在的企業就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統計分析，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統計未歸檔合同清單，發與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業一部分的需要，但在合同檔案工作中，發現仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經辦人及時移交檔案，合同經辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經辦人負責合同歸檔有關文件的收集和初步整理，合同部門設立專職檔案人員負責合同檔案的規范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關有關情況，利于理解合同檔案的系統性。專職檔案人員保持相對穩定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。

2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1個月內向檔案部門移交規定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發現合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統合同管理模塊中加入檔案人員節點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關聯，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調閱與該合同相關的文檔，及時掌握合同執行情況。

6、加強合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據合同的的性質、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經常指定同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案。如今企業的合同數目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發，傳統的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業認證工作，建立專業化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強其有關業務部門的聯系

檔案部門要發揮主觀性配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業務部門的檔案意識，同時應該明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，并根據不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報和督促。

6.2檔案管理部門要實行合同安全統一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統計未歸檔合同清單，同時發與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。

6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

根據《企業檔案工作規范》的規定，合同檔案管理部門應該配備專職人員進行負責管理，管理部門和人員應該對歸檔文件的完整和系統負責。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經辦人負責收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內移交檔案部門。同時將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。

檔案管理中的合同管理范文第5篇

【關鍵詞】建設項目；檔案；重要性

建設項目檔案是指在建設項目及其管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源。

項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性工作，有獨立的工作對象，特定的工作內容和專門的工作方法。下面就如何加強項目檔案管理工作做簡要論述：

一、工程建設項目檔案要執行“四納入”管理

項目檔案管理工作要執行四納入制度，既納入項目法人制、合同管理制、工程監理制及項目管理程序。

（一）檔案工作納入項目法人制，是工程建設項目檔案依法管理的重要措施。將檔案工作納入領導責任制和崗位責任制，是檔案工作貫穿項目建設全過程的重要保證。體現為以項目建設單位為管理核心，以納入合同為管理依據，以監理控制為手段，在各參建單位全方位的參與下，對檔案實施事前介入、事中控制、事后把關的管理模式，確保項目檔案的完整、準確、系統。

（二）納入合同管理制，充分發揮合同的法律作用。合同是約束參建各方的法律依據，將檔案管理納入合同管理是市場經濟環境下規范項目檔案管理的行之有效的做法。建設項目法人單位，應按《合同法》及其他法規文件的規定，在簽訂設計、施工、監理合同中，分別設立有關檔案的專門條款，明確提交竣工檔案的時間、內容、套數、質量要求等，以保證項目檔案的完整、準確、系統。

（三）納入工程監理制，充分發揮監理的控制手段作用。監理在項目建設中的地位日顯重要，監理單位除肩負對項目投資、進度、質量進行控制職責外，還需配合建設單位制定竣工文件歸檔、整理、編目辦法，對工程建設中產生的竣工文件，尤其是竣工圖進行審查把關。

（四）納入項目管理程序，實施同步管理。將檔案工作納入立項、設計、施工、監理、驗收等各環節程序，是工程建設項目檔案同步管理的基本要求，主要措施體現在檔案工作的“三同步”“三參加”：

“三同步”：下達工程計劃任務與提出歸檔要求要同步；檢查進度與項目文件形成要同步；工程驗收與檔案驗收要同步。“三參加”：檔案人員要參加與工程管理相關會議及質量檢查，參加重要設備、儀器開箱；參加項目建設竣工驗收。

二、工程建設項目檔案工作基本要求

（一） 熟知基建項目檔案工作的有關法規、標準和規范。法規、標準是我們建立健全管理體制，制定管理制度、工作標準的依據，也是規范管理，確保項目檔案完整、準確、系統的依據。組織培訓，學習有關基建檔案管理的法規、規范和標準，可以正確指導和規范檔案工作。

（二）建立健全工程建設項目檔案工作的規章制度。建立工程項目檔案工作的規章制度，是工程建設檔案工作的重要內容，是協調檔案工作與其他工作的依據，是依法做好檔案工作和規范檔案管理的重要保障，是保證檔案工作與建設項目同步進行的重要措施。主要制度及規范有：技術（圖紙）檔案管理制度、崗位責任制、檔案移交辦法以及檔案利用借閱制度、歸檔范圍、分類標準、保管期限、竣工文件編制要求等。

（三）采取措施，加強前端和過程控制。工程建設項目檔案是隨著項目的建設逐漸形成的，從工程伊始就應采取措施，并在過程中加強控制，建立檔案管理網絡，這是確保項目檔案的完整、準確、系統的關鍵。檔案部門應參與開工交底；參與階段檢查、交工驗收等節點的控制。這是保證檔案工作與項目建設同步的重要措施。

（四）嚴把驗收關，認真做好檔案的預驗收工作，這是保證檔案質量的重要步驟。工程建設項目檔案按工程規模大小可分為預驗收和復驗兩個階段，應在項目竣工驗收3個月前完成。

預驗收一般由建設單位上級主管單位組織，各參建單位參加，預驗收抽查檔案的數量應不少于100卷，抽點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等，為檔案正式驗收打好基礎。

三、工程建設項目檔案管理職責與要求

（一）建設單位是項目建設的法人主體，對各參建單位負有組織、協調、檢查和指導的職責。并應將檔案工作納入項目計劃和崗位責任制，建立有效考核措施，實施制度保障和組織保障。

（二）設計單位負責收集、積累項目勘測、設計階段形成的文件材料。并按項目專業對文件進行整理，向建設單位移交歸檔；按合同或協議規定，編制與建設項目實際情況相符的竣工圖和竣工文件，按照合同或協議規定，向建設單位移交系統、完整的應歸檔文件。

（三）施工單位負責收集、整理各自承建標段在施工（調試）中形成的各種竣工文件。收集、整理并確認編制竣工圖的變更依據的有效性，并對設計單位完成的竣工圖進行審核簽字確認責任，并按合同或協議規定，向建設單位歸檔施工建設中形成的應歸檔文件。