檔案管理的職責

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檔案管理的職責范文第1篇

1）負責對建設工程檔案的接收、收集、保管和利用等日常性的管理工作。

2）負責對建設工程檔案的編制、整理、匯檔工作，進行監督、檢查、指導。

3）組織精通業務的專業技術人員，對國家和省、市重點工程項目建設過程中工程檔案編制、整理歸檔等工作，進行業務指導。

4）在工程開工前，與建設單位簽訂《建筑工程竣工檔案責任書》；在工程竣工驗收前，對工程檔案進行預驗收，并出具《建筑工程竣工檔案預驗意見》。

5）在工程竣工后的3個月內，對工程檔案進行正式驗收。合格后，接收入館，并發放《工程項目竣工檔案合格證》。

收集工程資料的原則1）及時參與原責。 2）保持同步原責。3）認真把關原責 文件資料的管理工作 1）整理分類。

（1）按資料的來源不同（2）按資料歸檔的對象不同分類（3）按資料的專業性質不同分類。

（4）按資料的內容不同分類。（5）按資料形成先后順序分類。

2）存放保管。3）嚴格履行借閱手續。 4）及時組卷、保管、移交、歸檔

向城建檔案館報送工程檔案的工范圍 1）民用建筑工程2）工業建筑工程 3）改建、擴建或抗震加固的工程

工程資料保管的期限與密級

工程資料保管的期限可分為永久、長期、短期三種期限。所謂永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。 工程資料保管的密級可劃分為絕密、機密、秘密三種. 如果在同一案卷內有不同密級的文件，則應以其中最高的密級作為該卷的密級。

1.工程資料的載體形式 1）紙質載體2）縮微品載體（膠片） 3）磁性載體4）光盤載體

（一）建筑工程資料分類的原則

從整體上把全部的資料劃分為4大類，即分為建設單位的文件資料、監理單位的文件資料、施工單位的文件資料、竣工圖資料

（二）建筑工程資料編號的方法A類、B類、C類、D類等4大類資料。 對于A類資料中所含的8小類資料，B類資料中所含的4小類資料，C類資料中所含的9小類資料，D類資料中所含的3小類資料，

（二）建設單位文件資料的管理1.立項文件2.建設規劃用地文件3．勘察設計文件4.工程招投標及合同文件 5.工程開工文件6.商務文件7.工程竣工驗收及備案文件 8.其他文件

1.立項文件是由發展改革部門批準的2）項目建議書（是由建設單位自行編制3）立項會議紀要4）項目建議書的批復文件5）可行性研究報告及附件{建設單位} 6）項目評估研究資料由組織評估的單位負責提供7）可行性報告的批復文件由發展改革部門對該項目的可行性研究報告，做出的批復文件。 8）初步設計審批文件（A1-8）由發展改革部門組織，對該項目初步設計進行審查之后，所形成的批復文件。 9）專家對項目的有關建議文件由建設單位或有關部門組織專家會議 10）年度計劃審批文件或年度計劃備案材料由建設單位組織自行編制

報送建設工程竣工檔案責任書1.工程基本情況2.建設單位責任人3.城建檔案管理部門責任

4.處理措施

（三）建筑與結構工程施工資料的管理 P53

建筑與結構工程的內業資料包括地基基礎、主體結構、裝飾裝修及屋面工程等四個分部工程資料的管理內容。對于這四個分部工程中單獨組卷的子分部、分項工程，除應執行所在節要求外，還應滿足本書的相關要求。

1.施工物資資料

1）混凝土

2）預制構件

（1）相關規定

預制構件應有出廠合格證。其出廠合格證中的以下各項應填寫齊全，不得有錯填和漏填。如委托單位，工程名稱，構件的名稱、型號、數量及生產日期，合同證編號，合同編號，混凝土設計強度的等級、配合比編號、出廠強度，主筋的種類、規格、機械性能，結構性能，生產許可證等。

對于國家實行產品許可證的大型屋面板，預應力短（長）向圓孔板等，按著相關規定應有產品許可證編號。對于需要采取技術處理措施的，首先必須滿足有關技術方面的要求，并且須經有關技術負責人和設計人批準簽認，否則不得使用。

資料員應及時收集、整理和驗收預制構件的出廠合格證，任何單位和個人不得涂改、偽造、損毀或抽撤預制構件的出廠合格證。如果預制構件的合格證是抄件（如復印件），則應注明原件的編號、存放單位、抄件的時間，并有抄件人、抄件單位的簽字和蓋章。

（2）注意事項

預制混凝土構件出廠合格證應有生產廠家質檢部門的蓋章，并應有試驗編號和生產日期，必須在合格證上明確標注使用的工程項目和具體部位。預制構件的合格證不僅應與實際的預制構件相一致，還應與以上施工資料相一致。

3）鋼筋與型鋼

技術提供單位應提供鋼筋機械連接型式檢驗報告。

1.相關規定 鋼筋型鋼及連接材料應有出廠質量合格證及實驗報告單，并應按有關準的規定抽取試樣做機械性能分析。進場時應按爐罐（批）號及規格分批檢驗，核對標志及外觀檢查。 產品的出廠合格證由其生產廠家質量檢驗部門提供給使用單位，鋼筋和型鋼的必試項目有物理必試項目和化學分析。其中物理必試項目包括拉力試驗，如屈服強度、抗拉強度、伸長率；冷彎試驗，如冷拔低碳鋼絲為反復彎曲試驗。試驗報告單是判定某批材質合格與否的依據，是施工技術資料的重要組成部分，屬保證項目，必須字跡清楚，項目齊全、真實準確無誤。無未了項目，沒檢的項目一律填無或畫上斜杠“/”，不得留有空白項。無論是物理性能的試驗還是化學性能的分析，如果一項不符合技術要求，都應取雙倍試件進行復試或報有關人員處理，并將復試合格單或處理的結論附于此報告單的后面，一起進行存檔。如果復試再有一項，則判定該驗收批鋼筋為不合格。對于不合格的材料，不得使用，并應作出相應的處理報告。

如果鋼筋、型鋼存在下列情況之一者，如進口的鋼筋或鋼材、在加工過程中發生脆斷或焊接性能不良或機械性能顯著不正常的，必須做化學成分檢驗。對于集中加工的鋼筋、型鋼及連接材料，應有由其加工單位出具的出廠證明、鋼筋、型鋼及連接材料的出廠合格證和鋼筋、型鋼及連接材料的試驗單。

資料員應及時收集、整理、核驗鋼筋、型鋼及連接材料的出廠質量合格證和試驗報告單。 鋼筋、型鋼進場時，經外觀檢查合格后，由技術員、材料采購員、材料保管員分別在合格證上簽字，注明使用工程部位后交資料員保管。各驗收批合格證和試驗報告單應按批組合，按時間先后順序排列編號，并能對應一致，不得遺漏。P58

（2）注意事項

鋼筋、型鋼及連接材料的材質證明必須要做到“雙控”，即各驗收批合格證和試驗報告單二者單缺一不可

對于不合格的試驗報告單，應附上雙倍試件復試的合格試驗報告單或處理報告，并且不合格的試驗報告單不得抽撤或損壞。合格證、試驗報告單等不僅應與實際所用的工程、部位的

實物相一致，還應與以上施工資料一一對應相符。

4）水泥

水泥進場時應有出廠質量證明文件。出廠后7天內提供28天強度以外的各項指標，32天內補報28天強度報告。水泥進場后應及時按規定見證取樣和送檢，有《水泥試驗報告》（表C3-07）。對水泥質量有疑義或水泥出廠超過三個月（快硬硅酸鹽水泥超過一個月）時，應重新試驗。

（1）相關規定 水泥的出廠質量合格證應由生產廠家的質量部門提供給使用單位，作為證明其產品質量性能的依據，生產廠家應在水泥發出之日起7天內寄發給使用單位并在32天內補報28天強度。對于有下列情況之一者，如進口水泥、出廠超過三個月或快硬硅酸鹽水泥超過一個月、承重結構使用的水泥、使用部位對水泥有強度等級要求的，必須進行復試，并且混凝土應重新試配。水泥復試的主要項目有抗折強度與抗壓強度、凝結時間、安定性等。水泥的強度應以標養28天試件試驗結果為準。

如果水泥的批量較大，廠方提供合格證又較少時，可用抄件（如復印件）備查，介必須注明原件證號、原件存放單位、抄件日期，并有抄件人、抄件單位的簽字和蓋章。

（2）注意事項

水泥出廠質量合格證應有生產廠家質量部門的蓋章，其試驗報告應有試驗編號，以便與試驗室的有關資料查證核實，并應有明確的結論，簽字蓋章齊全；生產廠家的水泥28天強度補報單不能缺少；使用單位必須認真查看水泥的有效期，對于過期的水泥，必須做復試，

5）砂與碎（卵）石

（1）相關規定 資料員應及時收集、整理、核驗砂、碎（卵）石的出廠質量合格證和試驗報告單。。砂、碎（卵）石質量合格證上備注欄內應由施工單位填明使用工程的名稱、使用部位等。

（2）注意事項 砂、碎（卵）石的出廠質量合格證和試驗報告單應與實物之間物證相符。試驗報告單中必須有檢測單位的相關人員簽字、單位蓋章。使用單位一定要認真核對出廠質量合格證和試驗報告單中各項實測數值與規范規定的標準符合與否。試驗報告單中應有試驗編號，以便于與試驗室的有關資料查證核實。試驗報告單中應有明確的結論，并且簽字、蓋章齊全。其合格證、試驗報告單等不僅應與實際所用的工程、部位相一致。

6）外加劑

外加劑主要包括減水劑、早強劑、泵送劑、防水劑、膨脹劑、引氣劑、速凝劑和砌筑砂漿增塑劑等。在其進場時應有出廠質量證明文件，并應按規定見證取樣和送檢，

（1）有關規定

外加劑的產品質量必須合格，并應先試驗后使用。合格證的內容包括廠家名稱、產品名稱、產品特性、主要成分與含量、適用范圍、適宜摻量、使用方法與說明、注意事項、勻質性指標、摻外加劑混凝土性能指標、包裝、質量、儲存條件、出廠日期、有效期等。對于不同的外加劑其對應的試驗項目也不同，一般有減水率、坍落度、含氣量、泌水率、凝結時間、抗壓強度、鋼筋銹蝕、相對耐久性指標等。對于有產品防偽認證標志的外加劑，還應在確認其產品與出廠質量合格證與實物相符合之后，摘取一份防偽認證標志，貼在產品出廠質量合格證上，一并存檔。

7）摻合料 摻合料主要包括粉煤灰、粒化高爐礦渣粉、沸石粉、硅灰和復合摻合料等。摻合料進場時應有由廠質量證明文件，并應按規定見證取樣和送檢，有《摻合料試驗報告》

8）輕骨料 輕骨料進場時應有出廠質量證明文件，并應按規定見證取樣和送檢，有《輕骨料試驗報告》

9）磚與砌塊

10）木結構工程物資

木結構工程物資主要包括方木、原木、膠合木、膠粘劑、鋼連接件、層板、膠合木構件等。

11）建筑節能物資 建筑節能物資包括建筑砌塊、板材、節能門窗、建筑密封膠、粘結苯板專用膠、耐堿玻璃纖維網格布、錨釘、絕熱用模塑聚苯乙烯泡沫塑料（EPS）、絕熱用擠塑聚苯泡沫塑料（XPS）及膠粉EPS顆粒漿料等。

12）裝飾裝修物資

（1）裝飾裝修物資主要包括抹灰材料、地面材料、門窗材料、吊頂材料、輕質隔墻材料、飾面板（磚）、石材、涂料、裱糊與軟包材料和細部工程材料等。

（2）主要裝飾裝修物資進場時應有出廠質量證明文件，并應進行見證取樣和送檢，有相應試驗報告。

（3）建筑外窗應有力學、物理和保溫性能試驗報告（表C3-20-1~C3-20-3）。

（4）有隔聲、隔熱、防火阻燃、防水防潮和防腐等特殊要求的物資應有相應的性能試驗報告。

（5）需做污染物檢測的材料，應有污染物含量試驗報告（表C3-27）。室內裝飾裝修用花崗巖石材應有放射性試驗報告，人造木板及飾面人造板應有甲醛含量試驗報告。

（6）當規范和合同有要求，或對材料質量產生疑義，并應有相應試驗報告。

時，應進行見證取樣和送檢

13）防水材料 防水材料主要包括防水涂料、防水卷材、膠粘劑、止水帶、膨脹膠條、密封膏、密封膠、水泥基滲透結晶型防水材料等。

（1）相關規定 在配制瑪珶脂或直接使用普通石油瀝青時，均應按照規范要求進行耐熱度、粘結力、柔韌性等三性試驗。石油瀝青的必試項目有軟化點、針入度、延度。卷材的必試項目有拉力試驗、耐熱度試驗、不透水性試驗、柔度試驗等。

（2）注意事項 防水材料的材質證明必須做到“雙控”，即各驗收批的出廠質量合格證和試驗報告單二者缺一不可。其出廠質量合格證中必須有生產廠家質量檢驗部門的蓋章，試驗報告單中應有試驗單位的相關人員簽字和單位蓋章。

2.施工測量記錄

1）工程定位測量 依據規劃部門提供的紅線樁、放線成果及總平面圖（場地控制網），測定建筑物位置、主控軸線及尺寸、建筑物的±0.000高程，填寫《工程定位測量記錄》（表C4-02），填報《施工測量放線報驗表》（表B2-01，見本書第四章），報監理單位審核簽字后，由建設單位報規劃部門驗線。

2）基槽（孔）驗線 通常把對建筑工程項目的基槽（孔）軸線、放坡邊線等幾何尺寸進行復驗的工作叫做基槽（孔）驗線。它是依據主控軸線和基礎平面圖，主要檢驗建筑物基底外輪廓線、集水坑、電梯井坑、基槽（孔）斷面尺寸、坡度等

3）樓層平面放線 樓層平面放線內容主要有軸線控制線、各層墻柱軸線與邊線、門窗洞口位置線及平面尺寸線等。

4）樓層標高抄測 樓層標高抄測內容包括樓層＋0.5m（或＋1.0m）水平控制線、樓地面、頂棚與門窗口標高等。

5）建筑物垂直度、標高、全高測量

6）建筑物沉降觀測測量 沉降觀測工作結束后應提供沉降觀測成果表、沉降觀測點分布圖及周期沉降展開圖、t-s(沉降速度、時間、沉降量)曲線圖（或p-t-s(荷載、時間、沉降量、曲線圖）和沉降觀測分析報告。

3.施工記錄

1）地基驗槽（孔） 地基驗槽（孔）的目的是檢查地基的土質與勘探報告的土質是否一致，標高和設計圖紙的要求是否一致，以滿足地耐力的要求，保證建筑物的結構安全。

基底是否挖至設計要求的原土層，基底土質顏色是否均勻一致，且堅硬程度一樣，注意含水量是否出現異常現象，

2）地基處理3）預拌混凝土運輸交接

4）混凝土開盤鑒定 （1）預拌混凝土，應對首次使用的混凝土配合比在混凝土出廠前，由混凝土供應單位進行開盤鑒定并保存相應資料。

（2）現場攪拌混凝土首次使用配合比時，由施工單位、監理單位、攪拌機組、混凝土試配單位進行開盤鑒定，

5）混凝土工程施工 6）混凝土拆模申請批準單7）混凝土養護測溫8）大體積混凝土養護測溫9）混凝土結構同條件養護試件測溫 同條件試件養護試件應在達到等效養護齡期時進行強度試驗。10）構件安裝 11）焊接材料烘焙12)木結構施工記錄13）涂料施工

4.隱蔽工程檢查驗收

5.施工檢測資料 1）錨固抗拔承載力檢測2）地基載荷試驗

3）回填土 （1）回填土方應測定土的最大干密度和最優含水率，確定最小干密度控制值，由試驗單位出具《土工擊實試驗報告》（表C7-08）。（2）按要求繪制回填土取樣點平面示意圖，分段、分層取樣做密度檢測，有《回填土密度檢測報告》（表C7-09）。

4）鋼筋焊接接頭、機械連接接頭應按焊（連）接類型和驗收批進行現場取樣檢測，

5）砌筑砂漿 6）混凝土 7）混凝土結構實體檢驗8）建筑裝飾裝修工程

9）木結構工程 （2）木構件防護劑應有保持量和透入度檢測報告。

10）地下工程防水效果檢驗 11）防水工程淋（蓄）水檢驗 12）建筑通風（煙）道檢查

13）墻體內表面潮濕、結露（霜）及霉變檢驗 建筑工程完工時，應檢查外墻體內表面是否有潮濕、結露（霜）及霉變等現象，填寫《施工檢測記錄》（表C7-03）。

14）墻體保溫性能檢測 15）室內環境污染物檢測

6.可能進行單獨組卷的子分部（分項）工程

1）基坑工程 （1）施工方案應有專家論證、審查文件。（2）支護結構、降水與排水等施工記錄由專業施工單位提供。（3）隱蔽工程檢查驗收（4）施工檢測資料

2）樁基工程 (1)樁孔驗收 依據主控軸線和基礎平面圖，檢驗樁孔尺寸與位置

(2) 施工記錄（3）隱蔽工程檢查驗收 B．樁基工程隱蔽工程檢查驗收內容包括樁混凝土、鋼筋籠規格與尺寸及材料試驗報告、預制樁連接與混凝土強度、樁頭處理的位置偏差、樁截面尺寸、樁頂標高及防水處理等 (4)施工檢測

3）預應力工程 (1)施工物資資料 (2)施工記錄 (3)隱蔽工程檢查驗收 (4)預應力工程施工檢測 有粘結預應力筋孔道灌注的水泥漿應參照砂漿要求留置試塊，出具抗壓強度報告，即《砂漿抗壓強度檢測報告》表C7-13.

4）鋼結構工程 (1)施工物資資料 (C)板厚等于或大于40mm，且設計有Z項性能要求的厚板 E.重要鋼結構所有的焊接材料需見證取樣試驗（表C3-32）。

重要鋼結構是指：①建筑結構安全等級為一級的一、二級焊縫；②建筑結構安全等級為二級的一級焊縫；③大跨度結構中一級焊縫；④重級工作制作吊車梁結構中的一級焊縫；⑤設計要求。

F.高強度大六角頭螺栓連接副應有扭矩系數檢驗報告，扭剪型高強度螺栓連接副應有緊固軸力檢驗報告，并按規定做進場試驗，并見證取樣和送檢

(2)施工記錄 B.鋼結構防腐（火）涂料施工記錄內容包括基層表面處理方法、環境溫度、相對濕度、涂刷方法、間隔時間、干燥方式等。

(3)隱蔽工程檢查驗收記錄

(4)施工檢測資料

A ．鋼結構工程焊接施工檢測 設計要求全焊透的一、二級焊縫應進行內容缺陷檢測，由

檢測單位出具超聲波、射線探傷檢測報告或磁粉探傷報告。

B ．建筑安全等級為一級、跨度40mm及以上的公共建筑鋼網架結構，且設計有要求時，應對其焊接（螺栓）球節點進行節點承載力檢測，并進行有見證取樣和送檢，出具《網架節點承載力檢測報告》

C ．高強度螺栓連接摩擦面進行見證取樣送檢，由檢測單位出具《抗滑移系數檢測報告》

5）幕墻工程

（1）施工物資資料

A．幕墻工程施工物資資料主要包括鋁塑板、石材、安全玻璃、硅酮結構密封膠、金屬板、鋼材、五金件及配件、連接件和涂料等，應有出廠質量證明文件。其中鋁塑板、石材、安全玻璃、硅酮結構密封膠應按規定見證取樣送檢，有試驗報告（表C3-36~C3-40）。

B．硅酮結構密封膠還應有國家指定檢測機構出具的相容性和剝離粘結性試驗報告，雙組分硅酮結構膠應有混勻性及拉斷試驗報告。

(2)施工記錄（3）隱蔽工程檢查驗收 B．幕墻工程隱蔽工程檢查驗收內容包括構件之間、構件與主體結構連接節點的安裝與防腐處理，幕墻四周、幕墻與主體結構之間間隙節點的處理、封口的安裝，幕墻伸縮縫、沉降縫、防震縫及墻面轉角節點的安裝，幕墻防雷接地節點的安裝，幕墻防火構造等。

（4）施工檢測 B．幕墻工程完工后，應有抗風壓性能、空氣滲透性能、平面變形性能及雨水滲透性能檢測，由檢測單位出具《幕墻氣密性、耐風壓、平面變形性能檢測報告》

（四）建筑給排水及暖工程施工資料的管理

3、施工檢測資料 2）開式水箱、衛生潔具、室內的雨水管道等非承壓管道安裝完畢后，以及暗裝、埋地、有絕熱層的室內排水管道進行隱蔽前，應進行灌水、滿水檢測，填寫《灌水、滿水檢測記錄》（表C7-43）。

3）室內外輸送各種介質的承壓管道、設備在安裝完畢，隱蔽之前，應進行強度、嚴密性檢測，填寫《管道與設備強度、嚴密性檢測記錄》（表C7-44）。

5）室內外給水（冷、熱）、中水及游泳池水系統，采暖、空調、消防及設計有要求的管道應在使用前沖洗試驗；介質為氣體的管道系統應做吹洗試驗；設計有要求時還應做脫脂處理；填寫《管道沖洗、吹掃、脫脂檢測記錄》（表C7-46）。

6）室內排水水平干管、主立管安裝完成后，應進行通球檢測，填寫《室內排水管道通球檢測記錄》（表C7-47）。

7）室內消火栓系統在安裝完成后，應進行消火栓試驗，填寫《室內消火栓試驗記錄》（表C7-48）。

8）給水管道安裝完成后，還應有衛生防疫部門出具生活用水衛生檢測報告。

9）鍋爐的高、低水位報警器和超溫、超壓報警器及聯鎖保護裝置必須按設計要求安裝齊全，并進行啟動、聯動檢測，填寫《安全附件安裝檢測記錄》（表C7-49

12）鍋爐在烘爐、煮爐合格后，應進行48小時的帶負荷連續試運行，同時應進行安全閥的熱狀態定壓檢驗和調整，填寫《鍋爐試運行記錄》（表C7-52）。

4.隱蔽工程檢查驗收記錄

一般包括以下內容 埋于地下或結構中和暗敷設于溝槽、管井及進入吊頂的給水、排水、雨水、采暖、消防管道和相關設備應檢驗

檔案管理的職責范文第2篇

亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、?輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

2 高校檔案管理工作的作用

高校的檔案管理涵蓋了高校所有行為信息的綜合，在二級教學單位中的檔案管理，一般包過教學內容、教學管理、學術研究等等相關的內容，對二級教學單位的發展具有重要的作用。

1、教學評估

高校二級教學單位的教學評估與考量，是衡量高校二級教學單位教學成果的重要標準。這一切的評估工作，離不開的就是教學檔案的全面化與細致化，這些細化的材料不僅僅是高校開展教學評估的重要基礎和內容，也是今后高校在改革與發展過程中的重要借鑒材料，有利于高校在不斷發展的過程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革與發展

近年來，針對高校教學與管理的改革工作一直在不斷的建設和完善過程中，涉及到高校教學體制、模式、管理等方方面面的問題。改革的前提和基礎是基于對高校發展的全面認識和深入研究，而這一切的來源就是檔案資料與信息。

3、科研活動

高校的存在不僅僅是在育人，更是組織各種類型的科研活動，為國家的發展提供內在的動力。衡量一所高校能力高低與否，不僅僅是看畢業生的就業率，更是要衡量高校在科研方面的能力和結果。而高校檔案則為科研活動提供了更多的開展經驗和研究基礎，幫助更多的科研人員進行更深入的科研活動。

4、轉變教學思維與模式

中國地域廣大，高等教育發展不平衡，中西部在師資配備、教育資源整合等整個教育水平方面屬于相對落后狀態。利用高校檔案信息資源，借助互聯網絡渠道，可以更加廣泛深入地開展電視遠程高等教育，對于發揮東部高水平的教育資源，推進中西部教育發展，具有其他方面不可替代的作用。

3 當前高校檔案管理中存在的問題

1、相關檔案管理人員對于檔案管理的認識不足

一部分的高校檔案管理人員，尤其是教學單位二級學院的檔案管理人員，對于檔案管理的重要性和意義缺乏一定的認識，在實際的工作過程中無法充分的履行自己的職責，也沒有完全發揮個人的主觀能動性，這些因素都嚴重的制約了高校檔案長效提高的可能。

2、現代化的檔案管理體系還沒有完善

雖然近年來，現代檔案管理的不斷發展，對高校檔案管理事業的發展做出了重要的貢獻。然而，在很多高校中，現代化的檔案管理體系和模式還沒有建設和完善，存在一些高校二級教學單位仍然“紙上談兵”，制約了現代化檔案管理成效的發展。

3、制度與規范還需要進一步的建設和完善

很多高校在檔案管理工作缺乏一定的工作規范與制度，檔案工作人員崗位職責與職能不明確。雖然高校在檔案管理的崗位上有大的體系和制度，然而在細化的崗位職責和職能上缺乏有效的劃分。

4 提高高校檔案管理成效的幾點思考

1、深化思想認識，提高工作成效

想要提高高校檔案管理成效，最重要的就是對于每一個檔案管理人員自身的管理。高校應該重視檔案管理人員的思想教育工作，充分激發每一個檔案管理人員參與管理、科學處理、強化過程的檔案管理工作過程，以主動積極的工作作風和認識投入到高校檔案管理工作中去。

2、細化崗位職責，激發崗位職能

檔案工作是高校工作的有機載體，要細化崗位職責，在原來大的部門規章制度和崗位職責要求基礎上，進一步的區分崗位的內容和職責，細化工作內容與職責，進一步的提高檔案管理工作的工作成效，堅決避免“當一天和尚，撞一天鐘”，或者“一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝”的現狀，進一步的提高檔案管理人員自身的主動性和積極性的工作。

3、重視對現代化檔案管理的投入

現代化的檔案管理離不開現代化的辦公設施和軟件配套。所以，高校在檔案管理現代化的過程中，應該切實的重視對基礎辦公設施、硬件、軟件配套的投入，加快高校檔案管理現代化的進行，推動數字化、信息化檔案管理模式的建設和完善，推動現代高校檔案管理的長足發展，為全面的提高高校檔案管理成效打下堅實的基礎。

4、科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價

人是檔案管理的核心，高校應該切實的重視對檔案管理人員的考核與評價工作。在對每一個檔案管理人員的考核過程中，應該切實的轉變傳統檔案工作中粗狂、簡單的評價體系，科學的把關乎到檔案管理全部過程的內容都納入到檔案管理的考核體系中去，全面有效的對每一個檔案管理人員進行公平、公正的考核，并且把考核的內容和結果與每一個檔案管理人員自身的待遇掛鉤，激勵每一個檔案管理人員充分的發揮個人的主觀能動性，推動高校檔案管理成效的穩定發展。

檔案管理的職責范文第3篇

摘 要：本文著重剖析了當前醫院檔案管理工作中存在的問題，結合近年來縣級醫院在規范醫院檔案管理方面的實際，試圖探求醫院檔案管理的新思路、新方法、新途徑，以便更好地服務于醫院的發展和建設。

關鍵詞：醫院 檔案管理 創新

醫院檔案是記錄醫院各個時期發生變化的真實載體。醫院檔案主要包括黨政工群管理、行政業務管理、醫療護理質量管理、科研教學、預防保健、醫療設備、項目工程、會計統計等各項規范工作。它是領導決策制定工作標準，是年終考核的科學依據。科學規范地管理醫院檔案是現代醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院全面科學發展的一項基礎性工作。近年來，醫院檔案的工作發展有了長足進步，但依然存在不足和不盡人意的地方，還待進一步改進和完善，針對醫院存在的問題需要采取以下對策與措施。

一、當前醫院檔案管理存在的問題

（一）領導重視程度不夠，給檔案收集管理工作造成困難

由于領導只重視醫院經濟效益的發展，對檔案管理的認識程度不夠，他們只是簡單地認為檔案管理工作就是對日常工作的文件資料、數據報表的收集保管，片面認為檔案管理工作不能夠為單位帶來明顯的經濟效益，所以不把檔案管理工作放在重要地位，一些重要的文件資料隨手存放，也不會主動將需要歸檔的文件資料交至檔案管理部門管理，等到用時查找很困難，給檔案收集管理工作造成難度，嚴重制約了當前醫院檔案管理工作的發展。

（二）硬件設施比較落后

目前各級各類醫院發展迅猛，大型醫療設備的增添、更新，患者就醫環境的不斷改善，使人們的就醫條件越來越舒適，理俱人性化。但是對檔案管理硬件設施的資金投入相對較少，甚至是不投，檔案室的設置形同虛設，使歸檔案卷長期處于狹小、雜亂、霉變、蟲蛀的惡劣環境中，極大程度上影響到檔案質量的管理，使檔案信息的不完整，導致檔案管理及檔案利用受到極大影響。

（三）檔案管理人員素質相對較低

由于單位領導對檔案管理的不夠重視，直接影響到檔案管理人員對此項工作的工作態度就是管理意識淡薄，有些長期從事此項檔案管理工作的人員年齡偏大或者多有選舉權為檔案兼職人員，未參加過檔案專業的業務技能培訓，使得這支檔案管理隊伍存在著知識老化，信息量少，學術素養不夠的缺陷，沒有受過系統的專業訓練，參加學術活動的機會相對較少，難以接受新的學術影響，形成平庸、懶散的習氣，影響了積極進取之心，也難以適應檔案管理現代化的發展。

（四）檔案管理不夠規范

目前各醫院在上述各原因的影響下，在進行檔案管理過程中普遍存在著不規范的問題。主要是：案卷標題不規范，雖然注有標題但不能正確反映主題內容，或者是標題缺少基本要素，組卷混亂現象廣泛存在，有的按時間年限組卷，既有按部門職能業務范圍組卷的，也有按文種組卷的。有的仍采用傳統的合理模式，沒有先進的管理技術和管理手段。數字化檔案盒電子文件更是少見，嚴重制約了檔案管理的發展。使得這支檔案管理隊伍存在著知識老化，信息少量，學術素養不夠的缺陷。學歷低，沒有受過系統的專業訓練，參加學術活動的機會相對較少，難以接受新的學術影響，形成平庸，懶散的習氣，影響了積極進取之心，也難以適應檔案管理現代化的發展。

二、加強醫院檔案管理工作的對策

（一）明確職責，充分發揮檔案室管理的作用

加強檔案管理要必須首先明確檔案室的管理職責。醫院領導要把檔案管理工作納入醫院院長辦公會議的議事日程。高度重視檔案管理工作的重要性，明確檔案室的工作職責與流程。對檔案管理工作中存在的問題，要及時研究，及時解決。院領導以身作則，成為檔案管理工作的典范。領導的形象無形中影響著中層及員工對檔案管理工作的認識和態度。所以形成一套完整的管理考核制度，建立一個完整的管理體系，確保各項檔案管理工作順利開展。

（二）加大投入，大力推進醫院檔案管理的信息化建設

完善檔案管理的設施是加強檔案管理的發黑條件。要想實現醫院檔案管理的現代化，單位應結合自身的需要，配備有復印機、電腦、防火、防盜、防潮等檔案保管所需的基礎設施及充足的檔案庫房外，還應對保管檔案進行定期的清點和檢查，確保檔案信息的完整、檔案的安全性。先進的檔案管理軟件是實現檔案現代化管理必不可少的工具之一，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，這樣不但使檔案管理工作進一步規范化，也為檔案利用者提供了方便服務。

（三）加強檔案管理人員的素質培養

加強檔案管理人員政治素養和業務學術訓練，端正工作態度，來提高檔案工作人員的政治態度，理論水平和職業道德修養能力，加強理論知識的培訓，讓檔案管理人員學習相關的檔案管理理論知識，參加檔案管理崗位業務知識培訓與檔案管理的點校、整理史料著手，為專家學者的研究做一些輔、基礎性的實際工作，擴充其知識面，自覺培養掌握現代化設備的操作能力，能夠熟練運用先進的技術處理檔案管理過程中的問題，來提高檔案管理工作的效率和水平。

檔案管理的職責范文第4篇

關鍵詞：電子政務；檔案問題；反思

一、對前端控制和全程管理理論的反思

（一）前端控制和全程管理理論之間的矛盾

在電子文件時代，前端控制和全程管理的思想和理念已經被普遍認同，尤其是前端控制的理念更是被認作新時代、新思維的代表管理理念。筆者要在這里探討的是前段控制和全程管理的不合理之處。

首先，前端控制和全程管理理念在實施過程中遇到現實的尷尬。兩種理念都是從檔案管理的角度出發來進行理論構建和設想的，強調對電子文件整個生命周期實施全面管理，這本沒有任何缺陷，但是上述兩個理論在實施的過程中本身就存在著矛盾和分歧：如果對電子文件的生命周期實施了全過程管理，那么就意味著檔案管理部門需要對檔案管理的全過程實施參與，那么所謂的前端和后端也就沒有了意義，因為不管是前端管理還是后端管理都是檔案管理的共同部門，只是分別起到規劃和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重視程度是一樣的，強調前端和后端顯得非常沒有必要，在這種情況下重視前端管理是難以實現的一件事情，這兩個理論在實踐的過程中本身存在著邏輯上的矛盾，經事實證明，在實際運行的時候確實存在著尷尬之處。

其次，前端控制和全程管理在實踐中喪失可行性。在電子檔案時期，從電子文件形成電子檔案管理的的整個生命周期中，文件的形成這和檔案的保管者共同承擔著管理的職責，這讓檔案管理工作能夠各司其職、各有其職，也就是前端管理和后端管理是不存在誰被誰領導的問題的，不同階段的管理者分別承擔著將電子文件轉化成電子文檔的職責。我國的機關檔案室在工作流程上前邊承接文件形成部門，后邊連接檔案館，機關的檔案室和各個部門之間的關系應該是平等的，在不存在領導關系的前提下，機關檔案室是沒有權利干涉前端的文件形成工作的，與后續的檔案管理工作之間也僅僅是業務承接的關系，其對檔案館工作的干預力度幾乎可以忽略不計，讓機關檔案室對檔案管理全過程進行監督無疑是異想天開。筆者認為機關檔案室要認清自身在檔案管理整個生命周期的核心地位，發揮自身承前啟后的重要作用，做到各謀其政、相互促進，這樣才能讓電子文件和電子檔案工作管理的全過程順暢、安全。

（二）認清機關檔案室在整個電子檔案生命周期中的作用和地位

不論是從理論還是實踐上，檔案部門都難以實現對檔案管理全過程的監督和指導，電子政務系統中機關檔案室是非常重要的一環，也是接收永久電子檔案、形成數據檔案館的重要平臺。我們對其要有明確的定位。

首先，建立一個檔案管理系統，使之具有極強的包容性。電子檔案系統應該和各個業務系統之間都要有接口，這樣才能保證電子文件在形成伊始就被歸檔，將單位內部需要移交的文件最大限度地接收和保存下來，后續的檔案管理工作才有實施下去的可能性，所以機關檔案室建立的檔案系統應該具有很大的包容性，能夠將前端形成的文件完整地、真實地、可靠地接收和保存下來，并保證數據的可用性。

其次，檔案管理工作應該專業化。機關檔案室在工作中一方面提供完善的檔案檢索和檔案應用服務，讓機關的各項職能活動和管理活動能夠獲得能夠在檔案信息的支持下運行下去，發揮自身在信息化建設上的優勢，為單位內部專業化的檔案管理提供自己的見解和意見；另一方面則要負責向檔案館移交需要永久保存的檔案資料，確保移交工作的完整性和連續性，為檔案館的工作提供必要的基礎支持。當前我國數字檔案館的建設還處于起步的階段，很多問題和制度還處于設想階段，機關檔案室作為信息化檔案建設的引領者，可以為數字檔案館的建設提供一些具有參考意義的實踐經驗，使得數字檔案館建設能夠少走一些彎路。

二、電子檔案的真實性問題反思

在我國電子政務系統中所牽涉的真實性問題包含兩個方面的含義，一方面是文件在形成過程中的真實性，另一方面是文件在形成過后的真實性。兩方面真實性的要求涵蓋了對業務活動真實、客觀地進行反應的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。這也就引發了以下兩個管理問題：

第一是文件形成部門直接決定了數據真實性。前端文件形成部門負責維護文件在形成和辦理過程中的真實性和完整性，避免其被篡改和損壞。這是其系統維護和建設工作中最重要的一個環節，也就意味檔案部門是不能保證文件在形成過程中是否沒有被損壞或者篡改，只能保證文件在歸檔之后不被破壞。另外，文件內容是否和客觀真實相符更加是文件形成部門的職責，檔案部門更是難以干涉。如果前端工作部門都難以決定文件的形成是否真實、客觀地反映了業務活動的真實情況，那么檔案部門就更沒有辦法追究前端文件系統中形成文件的可信性。這就意味著各個文件形成單位給了檔案部門什么樣的文件，檔案部門在原則上就要盡自己的本分和職責將文件保持在接收來的狀態，不可因為文件在真實性上可能上的瑕疵而不予歸檔。檔案部門在文件形成部門送來的文件是真實的情況下需要接收，即便是不完全真實的，也有義務將其保存在接收的原始狀態下，不真實的電子文件歸檔工作就是當前檔案工作的真實狀況。

第二是檔案部門需要負責檔案歸檔之后的真實性。文件只有在歸檔之后，檔案部門就有責任和義務保證檔案歸檔之后的文件具有真實性，如果在其管理過程中出現了篡改和錯誤使用的情況，檔案部門需要對此全權負責。所以我們了解到保證COPY電子文件的真實性并為電子檔案的保存提供合適的環境成為檔案管理部門必須要思考的問題，也就是說維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在

在這種情況下，檔案部門需要對自身的職責進行全面地梳理。總體上來講，檔案部門需要固守檔案本來的屬性，對于電子檔案的真實性全面負責，這是檔案部門最根本的職責，電子文件的真實性與否并不是檔案部門的職責。我們在這里還需要明確的是檔案部門不僅僅需要在檔案保存的過程中維護其真實性，還需要在向客戶提供檢索服務的時候保證檔案的真實性。

參考文獻：

檔案管理的職責范文第5篇

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）02-047-01

隨著醫療改革的深入發展與進行，我國各個級別的醫院都處于快速發展的新時期、在醫院的發展與管理過程中，會出現形式多樣的檔案，其中包括醫院工作檔案例如文件、圖標。包括醫院員工的人事檔案。是醫院發展過程的重要組成部分。醫院檔案對醫院的發展具有重要的意義與價值，醫生們可以從醫院檔案中學習到過去的經驗以及技術。從而推動醫院醫療衛生事業的不斷發展、因此，若想提高醫院的水平，首先要促進檔案管理不斷良好。

一、醫院檔案管理存在的問題

1.檔案管理的格局亂，并且職能劃分不明確。醫院檔案的管理過程中，檔案多是由綜合檔案室負責管理，由于沒有明確的職能劃分，各種檔案包括文件書案、會計檔案等等都由檔案室來管理。文書檔案的管理一般是由多個部門共同來管理。所以在一個醫院單位中，會有多個部門共同管理檔案的格局，比較混亂。

2.檔案管理人員素質有待提高。在當前的醫院檔案管理過程中，由于檔案管理人員學歷相對來說比較低，文化程度不高，專業素質、理論水平都達不到應有的素質，知識結構不夠合理，缺乏專業的、高層次的管理人才，無法適應新形勢下的檔案管理需要，影響檔案管理水平的提高。

3.在醫院檔案管理中，存在著管理制度不健全的問題。在醫院中，一般都按照衛生部的要求，建立了與本院相適應的、較為健全的管理制度，對各級各類員工的職責劃分也比較明確，但是設計到檔案管理制度的制度與職責比較少，由于缺乏相關的檔案滾利制度，同時缺乏相應的監督制度，更沒有將檔案管理放入職工的考核機制中去，致使檔案管理工作仍然存在混亂。

4.隨著社會與科技的不斷發展，醫院檔案管理中工作的硬件已經顯得過于陳舊落后現代化的設備較為缺乏。在醫院檔案管理的過程紅，需要一些新設備與現代化設備，例如計算機、復印機、刻錄機、加濕器等等。醫院檔案管理工作要做到檔案的存規范合理，查找起來方便快捷。但是在當前的醫院檔案管理中，許多醫院存著檔案管理的設施陳舊，檔案管理的空間較小，管理技術相對落后，很多醫院缺少計算機多媒體技術，甚至采用手工的方式低檔案進行管理，十分不利于檔案工作的順利開展。

二、提高醫院檔案管理水平的對策

1.建立健全檔案管理的機制，促進檔案管理的科學性不斷提高。醫院在逐步檢錄和完善檔案管理的過程中，需要考慮到醫院發展的實際情況，要以社會發展的各種因素以及檔案管理的具體情況為依據，檔案管理的過程中要合理有效的應用檔案中的信息，促進醫院水平的不斷提高，提高醫院的醫療服務水平。因此，醫院必須要建立健全檔案管理的機制，保證檔案管理促進的發展。

2.醫院在檔案管理的過程中，要采用德才兼備的人才。檔案管理人員要做到熱愛檔案管理工作。檔案管理這個工作具有高度的專業性，需要專業的知識與豐富的工作經驗，因此，管理人員要有高度的責任心。管理人員必須要檔案管理的專業知識與操作機多媒體技術的技能。因此，醫院需要重視檔案管理人員的人才培養，提高檔案管理人員的專業素質，促進檔案管理水平的不斷提高。醫院需要加強管理人員的培訓，更新其業務知識。檔案管理人員自身也要不斷地進行學習與白我學習，促進自身專業素質的不斷提升，以更好地而貌服務于醫療檔案工作。

3.促進檔案管理的與時俱進。醫院在檔案管理的過程中要逐漸的引入現代化的設備，促進檔案管理逐步實現現代化、檔案現代化管理需要重視兩個方而的內容，即檔案管理的保護設備與技術設備。通過計算機信息技術的現代化檔案管理，有利于患者對資料的查詢，可以節省人力與實踐，計算機技術對檔案實行管理，管理起來方便快捷，檔案信息也比較安全，不易被泄露。