檔案整理案例
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檔案整理案例范文第1篇
[問題]對賴某的行為應如何認定?并請說明理由。
分析:賴某的行為構成犯罪,應當以故意傷害罪論處。理由是:
(1)賴某打擊便衣警察的行為屬于假想防衛,應當負刑事責任。
(2)賴某對便衣警察的傷害行為是故意的。在本案中,賴某對便衣警察是否為侵害人的同伙在認識上有過失,但對便衣警察的傷害行為卻是故意的,而不是過失。
(3)賴某沒有認識到便衣警察的身份,主觀上沒有妨害警察執行公務的故意,不能以妨害公務罪定罪處罰。
案例2、一天晚上,田華從同學家歸來,路過一條偏僻的胡同時,從胡同口處跳出一個持刀青年黃某。黃某把刀逼向田華并讓他交出錢和手表。田華扭頭就跑,結果跑進了死胡同,而黃某持刀緊隨其后,慌亂害怕中,田華拿起墻角的一根木棒。向黃某揮去,黃某應聲倒下。田華立即向派出所投案,后經查驗,黃某已死亡。
[問題]田華的行為是正當防衛還是防衛過當?為什么?
分析:田華的行為是正當防衛。根據刑法第20條第3款規定:對正在進行的行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛行為、造成不法侵害人死亡的,不屬于防衛過當,不負刑事責任。本案中,田華對正在進行持刀搶劫的黃某采取防衛行為,將之打死,屬于正當防衛。
案例3、王某,女。24歲。張某、女,44歲。被害人王兆寬,平素對其妻張某、女兒王某經常打罵虐待。一天深夜,王兆寬對女兒王某2次。王某被后服藥自殺,經搶救未死。其妻張某也曾被王兆寬打后自殺未遂。某年2月27日深夜,王兆寬鉆入王某被窩,意欲,王某不從。王兆寬惟恐其妻發覺,便回自己被窩。早晨4時許,王兆寬又鉆入女兒王某被窩,王某奮力反抗。王兆寬說:“今天不把你禍害了,我都是你養的。”王某大聲呼救。張某被驚醒后,氣憤地打了王兆寬嘴巴。接著張某按住王兆寬,女兒王某取兩段麻繩將王兆寬的手、腳捆住,并讓其母取來繩子,用繩子將王兆寬勒死。6時許,母女二人投案自首。
[問題]對王某、張某應如何定罪處罰?說明理由。
分析:
(1)對王某、張某應以故意殺人罪定罪。理由是:王兆寬在對其女兒實施時,王某、張某將王兆寬予以捆綁,屬于對正在進行的不法侵害行為實施的正當防衛。但是,在將王兆寬已被制服失去侵害能力的情況下,王兆寬所實施的不法侵害也隨之結束,王某、張某又對其實施的打擊行為,已失去了正當防衛的前提條件,屬于事后防衛,應當依法負刑事責任。
(2)王某、張某的行為屬于激憤殺人,情節較輕,應當從寬處罰。同時,二人有自首情節,應當適用犯罪較輕犯罪后自首的,可以免除處罰的規定量刑。
案例4、孫明亮,男,19歲。某晚孫明亮和蔣小平去看電影。見郭鵬祥及郭小平、馬忠全三人糾纏少女陳某、張某。孫明亮和蔣小平上前制止,與郭鵬祥等人發生爭執。蔣小平打了郭鵬祥一拳,郭鵬祥等三人逃跑。孫明亮和蔣小平遂將陳某、張某護送回家。此時郭鵬祥、郭小平、馬忠全召集其友胡某等四人,結伙尋找孫明亮、蔣小平,企圖報復。發現孫明亮、蔣小平,郭鵬祥猛擊蔣小平數拳。蔣小平和孫明亮退到垃圾堆上。郭鵬祥繼續撲打,孫明亮掏出隨身攜帶彈簧刀照郭鵬祥左胸刺了一刀,郭鵬祥當即倒地;孫明亮又持刀空中亂劃了幾下,便與蔣小平乘機脫身。郭鵬祥失血過多,送往醫院途中死亡。
[問題]孫明亮的行為是否屬于正當防衛?應否負刑事責任?
分析:孫明亮的行為屬于防衛過當,不是正當防衛,應當依法負刑事責任。理由是:
(1)孫明亮具備正當防衛的條件。郭鵬祥等人拉扯糾纏少女被孫明亮等人制止后,又返回尋釁滋事,繼續實施不法侵害,孫明亮等人有權進行正當防衛。
(2)孫明亮的防衛行為明顯超過了必要的限度,造成了重大損害、屬于防衛過當。郭鵬樣等人雖然實施了不法侵害,但強度較輕,只是用拳頭毆打,而孫明亮防衛時則使用彈簧刀照郭鵬祥的胸部刺一刀,將其刺死,其防衛的手段、強度都明顯大大超過了不法侵害人所實施的不法侵害的手段、強度,并且造成了不法侵害人死亡的重大損害結果,屬于防衛過當。
(3)本案不適用刑法規定的對于正在行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛行為。造成不法侵害人傷亡的,不屬于防衛過當,不負刑事責任的規定。因為郭鵬樣的侵害行為沒有達到嚴重危及人身安全的程度,仍屬于比較輕微的不法侵害行為。
(4)根據我國刑法的規定,防衛過當的,應當負刑事責任,但是應當減輕處罰或者免除處罰。
案例5、被告人由某,女,29歲,農民。1998年3月15日,村民承某見由某的丈夫外出打工,當晚竄入由家,欲行,由某掙扎中摸到枕下一把剪刀,然后不顧一切往承某身上猛刺。承某胸部、腹部多處被刺當場死亡。
問:由某的行為是否是防衛過當?
分析:本案中,被告人由某,當自己的性權利和人身安全受到嚴重侵害的時候,為了自救將承某當場刺死,其行使的是特別防衛權,屬于正當防衛,而不是防衛過當,依法不負任何刑事責任。
考察法條:《中華人民共和國刑法》第20條規定:為了使國家、公共利益、本人或者他人的人身、財產和其他權利免受正在進行的不法侵害,而采取的制止不法侵害的行為,對不法侵害人造成損害的,屬于正當防衛,不負刑事責任。正當防衛明顯超過必要限度造成重大損害的,應當負刑事責任,但是應當減輕或者免除處罰。對正在進行行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛行為,造成不法侵害人傷亡的,不屬于防衛過當,不負刑事責任。
總結:防衛過當與正當防衛是兩個既有本質區別又有密切聯系的概念。
第一、防衛過當在客觀上有危害性、在主觀上有罪過。從總體上說是一種非法侵害行為,這是區別于正當防衛的本質特征也是刑法規定防衛過當負刑事責任的根據。
檔案整理案例范文第2篇
一、兩者各自存在的優勢和不足
（一）電子檔案的優勢和不足。科學技術的迅猛發展，帶動許多行業進入了新時代。在21世紀的現在，人類的社會生活發展離不開科技的發展。檔案管理工作也進入了一個新時代。1995年以來，中國網絡的發展讓電子檔案進入到人們的眼界中。許多人見識到了電子檔案帶來的巨大便利。電子檔案存儲雖然在電腦上，但擁有很大的存儲量，而且不占用實際的空間，也保護環境，在日常的檔案管理過程中，將自己的檔案傳輸給他人或接受別人傳來的檔案，發揮共享他人的資源的優勢；電子檔案可以長時間的保存信息，可以快速的查閱自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，電子檔案也存在許多不足。最大的缺點便是其存儲的信息安全性得不到保證，光和暗都是一起出現的，網絡的發展創造了許多黑客，這些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的電子檔案；其次，電子檔案幾乎全部依賴設備來運行，沒有獨立性；最后，電子檔案容易被修改的缺點讓其得不到法律的保證，這牽扯到大部分人自身利益問題，沒有可靠性。
（二）紙質檔案的優勢和不足。自古開始，中國人就習慣將國家大事和重要的人物記錄下來，供后世流傳。也有許多家族擁有屬于自己家族的族譜，這些都是最傳統的紙質檔案。隨著時間的推移保留下來許多珍貴的史實資源供后人發掘。進入21世紀，紙質檔案收到了極大地沖擊，電子檔案的優勢將大家的目光轉移。還有人預言紙質檔案將退出人類歷史的舞臺，之后將是電子檔案的世界。這些雖然只是一面之詞，但是卻也看出紙質檔案重要性的下降。紙質檔案優勢大家顯而易見，和電子檔案相比，直觀性和簡明性十分突出，另外在書寫方面的簡單性、閱讀方面的便利性，還有對事情記錄方面的穩定性等等，這些都是電子檔案無法超越的優勢；印章和簽字，這是紙質檔案獨立于電子檔案的優勢，沒有當事人簽名的電子檔案不具備法律效率，這是為何還有大部分人倡導紙質檔案的原因之一。但是，紙質檔案的缺點也是顯而易見的，與電子檔案想法，紙質檔案在空間占用、環境保護、傳遞查閱方面的劣勢是不能避免的。
二、兩者之間的整合利用和共同發展
（一）必要性。發展是相互的，電子檔案的產生發展帶動了紙質檔案的進一步發展。電子檔案的產生突破了紙質檔案的局限，創立了一體化管理檔案的形式。科學化的管理檔案可以減少人力物力的不必要浪費，簡化了紙質檔案管理；信息化的管理實現了電子檔案和紙質檔案之間的轉化，可以更有效的保存紙質檔案，另一方面是電子檔案發揮更多的優勢。在進行檔案管理的工作時，將電子檔案和紙質檔案整合利用，建立雙向聯系，當你需要在眾多且復雜的紙質檔案中找尋自己需要的信心，只要在和紙質檔案建立聯系的電子檔案庫中輸入關鍵字，便可快速找到自己需要的紙質檔案。這種雙向聯系運用在許多工作中，例如圖書館，效率的提高是電子檔案和紙質檔案共同發展的最大優勢。
（二）共同發展的途徑。1.趨利避害的發展。電子檔案和紙質檔案的優勢和缺點都已經明確，所以在進行檔案管理的工作過程中，要形成揚長避短的心理，優勢必須做到整合利用，缺點也要盡力的去除，成為檔案管理的助力而不是絆腳石。對于紙質檔案，保持其在日常工作中印章和簽字生效具有的證據憑證保證；對于電子檔案，也要繼續保持其超越紙質檔案方面的效率化、科學化、信息化方面的優勢，將兩者優勢進行結合，是實現檔案管理工作更上一層樓的重要保證。電子檔案的缺點往往由紙質檔案的優勢來補充；紙質檔案的缺點也會有電子檔案的優勢來填補。這點便可以說明，兩者的共同發展一定是前進大于倒退的。人們往往只愿意盯著一件事物去尋找他的優點，或者非得揪住一件錯誤不再放手，其實，有時候換個角度去思考問題，往往會有驚喜的發現在等待著大家。電子檔案和紙質檔案的整合利用與優勢發展便是一個典型的例子，其前景是值得期待和發掘的。2.“雙套制”的原則。“雙套制”，即電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。電子檔案和紙質檔案想要共同存在于21世紀的今天，只有接受并實施“雙套制”的原則，雙方才會更好的幫助檔案管理工作的進行。在挑戰與機遇并存的當今社會里，技術方面的挑戰是人類必須克服的，將紙質檔案轉化為電子檔案的難度系數很高，作為檔案人員，必須快速掌握現代技術，做好檔案管理工作。具體問題具體分析，“雙套制”有自己適用范圍，技術人員們必須按照具體情況來選擇適合“雙套制”的檔案，不要造成不必要的浪費。
三、結語
檔案整理案例范文第3篇
關鍵詞：專項；檔案；優化；整理
專項工作的檔案是在社會大發展中衍生出來的新種類檔案，因為社會進步快了，每天發生發展的事物也隨之增多，這些事情的發生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動，不可能只辦一次，每次進行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動有著部分經驗的作用，所以專項工作的檔案整理工作存在著必要性。
1 專項工作檔案整理的必要性
應時代的新發展，社會中的各項工作進展也如日中天，同時開展的一些特殊會議、活動也不斷增加，其中一些活動中的記錄，召開會議時下發的文件，都是非常重要的社會資源，對于突發的疾病和社會事件進行詳細記載，歸入檔案，如果以后發生同樣的情況，調出相關檔案進行整合即可，專項檔案要做到，分門別類的將專項工作檔案做到條理清楚，借調查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經驗，在問題之初得出最優的處理辦法，為了今后社會的發展進步起到前車之鑒的作用。
2 專項檔案整理存在的問題
2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題
在某一些專項工作整理成為檔案之后，隨著時間的推移，科技發展，人們進步，已經不是比較特別的案例，或者已經被沖破，成為日常可以解決的范圍，比如曾經爆發的禽流感，已經國家編輯傳染病的檔案進行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應該從專項檔案中轉移到醫學中的傳染病檔案中，還沒有明確的規定。
2.2 專項檔案有名無實
在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。
3 專項檔案管理問題的解決對策
3.1 適當的壓力激勵
目前，許多人都認為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業的壓力對其構不成多大威脅，在檔案館崗位設置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業、踏實肯干館員的工作積極性。只有壓力才會產生動力，適當的壓力會產生意想不到的效果，所以，應該讓其領悟到工作懈怠就會而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局而，同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值，產生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。
3.2 環境激勵
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。
3.3 建立情感激勵機制
磧幸恢О崗敬業的檔案人員隊伍是高校發展的根本保證，學校管理者應該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關心、互相支持融洽的氛圍，以激發檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實現自己的人生目標，積極主動地工作。
3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗
站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體。“如果文件數量龐大、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。
3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔
一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件；二要特別注重原始調查表、登記表、統計表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規則》執行。
3.6 文件的分類
在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。
結束語
專項檔案的產生是順應時展，具有一定的必然性，它可以結合社會的需求，幫助社會更好的發展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關活動開展提供了經驗。同時也因為專項檔案的系統性管理為檔案管理的整體帶來更加系統性的升級，在社會發展中，專項檔案的整理與群眾息息相關，做好專項檔案的整理，提高檔案整理人員的素質與工作勁頭，認真的對待每一件專項檔案，保證檔案的完整性和準確性，才能讓社會發展更加和諧，更加有條理，為國家的發展盡一份力。
參考文獻
[1]楊嬋.高校專項檔案管理模式探索[J].辦公室業務，2014（03）.
檔案整理案例范文第4篇
一、農業行政執法檔案的特點與作用
農業執法檔案是指在農業行政執法過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像以及相對人違法事實等各種形式載體的文件材料。
它的特點是：
1.專業性強。農業行政執法檔案是農業行政執法活動的產物，是一定專業執法活動的真實記錄。不同的專業法都有不同的專業執法活動的范圍、相對人，這些都有它的法律法規和特點。這就決定了它在檔案的內容、形成過程及適用的法律法規上各不相同，并明顯反映出一定的專業特點。例如植物檢疫、動物檢疫、農機監理、農資管理等，它們活動的范圍空間、對象目標等都有明顯不同，表現出較強的專業性。
2.成套性。一個獨立的專業執法活動，如在農藥市場執法檢查中，查到假冒偽劣農藥一案，從立案到作出處罰決定形成一套完整的檔案，主要包括立案、調查取證、檢測化驗、送達處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復議等全過程，直到結案所形成的全部檔案是一個整體，不可分割，也不可能與其他專業案件的檔案混淆。另一方面，執法檔案必須成套提供利用的，拆開會影響其使用價值。
3.現實性。主要表現在農業行政執法檔案與現實的商品生產經營關系密切，不僅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中還有現實的作用，一經利用就能收到經濟效益和社會效益，故有現實性。
4.存儲性。執法檔案一般是某一專業執法活動的結果，記載了專業執法活動全過程的真實情況，如案件發生地、相對人，違法事實違反了哪一部法律法規，調查取證是怎樣進行的，依據什么來作出處罰決定等等，在檔案中都存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規依據，必要時在執法上可以借鑒和利用。
它的作用是：
1.農業執法檔案是執法活動的依據和憑證。在農業執法活動中，一切活動都程度不同地具有連續性，前一案例為后一案例提供依據。農業執法檔案的依據性同農業執法自身的復雜程度以及記述的各起案例的復雜程度成正比，所記載的內容越復雜，依據性越強。主要表現為：一是管理工作依據。在管理工作中，無論是執法工作評價，還是產生經濟、社會效益分析等，都離不開檔案；二是執法人員的勞動憑證。在執法人員的考核、選拔中，除人事檔案外，還需要有執法檔案做依據；三是在追究行政執法錯案責任時起憑證作用。
2.農業執法檔案是進行交流的工具。在人類社會發展史上各種各樣的交流占有重要位置。同樣，農業執法工作也需要交流。目前，農業行政執法剛剛起步，執法體系正在深化改革，執法力度不斷加大，逐步走向規范化。執法檔案正是交流、協作、借鑒的有力工具。
3.農業執法檔案是積累經驗、提高執法水平的手段。一是執法活動的真實記錄，它記載著執法人員對案件的發現、調查取證方法和辦案水平，記述了查辦案件的全過程和最終結果；二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結果的載體，具有積累辦案經驗和提高執法水平的作用，使得農業行政執法檔案成為辦案經驗和提高執法水平的工具和手段，對于一個執法單位來講，如果有質量較高、數量較多的執法檔案庫藏就標志著它有比較雄厚的辦案技術儲備和基礎。
二、農業行政執法檔案業務的主要工作內容
農業行政執法檔案工作是執法管理的重要組成部分，也是執法活動的重要環節，各級農業執法機構應把執法檔案工作與整個執法工作緊密結合起來。其工作的主要內容：
(一)收集。就是把分散形成的、但有保存和利用價值的執法檔案接收過來，集中保存在執法檔案室，以利于有關人員使用。
(二)整理。就是把分散收集來的執法檔案，按規定程序，將其分別類、系統排列和科學編目，便于安全保管，更重要的是滿足對執法檔案利用的方便和需要。
(三)鑒定。就是鑒別執法檔案的價值，需對檔案不斷進行去粗取精的鑒別工作，挑選那些需要定期或永久保存的檔案，以及銷毀那些無需保存的部分。
(四)保管。就是采取一定的措施，保護好執法檔案的完整與安全，保守機密，防止并克服各種自然的、社會的不利因素對執法檔案的損壞作用，不斷延長執法檔案的保管壽命。
(五)編目與檢查。農業執法檔案數量龐大，成分復雜，要根據歸檔時的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管的。農業執法檔案分類應從實際出發，當前可分為種植業、畜牧業、農機執法檔案和農民減負檔案等，在種植業中又分為植檢、農藥、肥料、種子管理等。同時，需要通過各種途徑和形式提示檔案的內容和成分，提供查找檔案的檢查和手段，方便于有關人員的查找和利用。
(六)利用。就是創造各種條件為滿足對執法檔案利用的各方面要求，積極做好應有的準備，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時、有效的方式，介紹和提供執法檔案為各項執法工作需要服務，這也是保存執法檔案的目的。
三、做好農業行政執法檔案管理的幾點意見
農業行政執法檔案是執法工作的主要內容之一。農業行政執法檔案管理要以《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和國家有關農業檔案工作的有關法律、法規為依據，切實做好農業行政執法檔案的管理工作。
(一)加強領導，建立組織
搞好農業行政執法檔案的管理，領導是關鍵。因而，要建立檔案管理工作領導小組、檔案鑒別小組和管理網絡等組織，應把檔案列入執法工作的議事日程，使檔案工作有領導、有組織、有管理地開展，使之逐步規范化、標準化，走上依法建檔的軌道。
(二)制訂制度，明確職責
制訂檔案管理各項規則制度，是搞好檔案管理工作的關鍵，是規范管理者行為的主要手段。因而，要按照《檔案法》的規定，制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案保管保密制度》等，進一步明確檔案管理人員的職責。
(三)加強培訓，掌握技能
首先，要選用政治素質較好、熟悉檔案管理工作、懂農業法律法規、熱心于農業行政執法工作和責任心較強的執法人員，擔任農業行政執法檔案的管理員。其次，加強學習培訓，既要管理人員掌握農業法律法規和檔案知識，又要學會建立檔案的實際操作技能，還要掌握計算機的應用技術，不斷提高管理者的業務水平。
檔案整理案例范文第5篇
企業中文書檔案主要的來源有兩個方面，一是來自企業內部的各個業務系統，其文件主要是來自OA系統；二是企業在職能活動過程中，除業務系統以外形成的需歸檔的紙質或電子文件，俗稱帳外文件。
企業中文書檔案的歸檔范圍有：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；公司工作活動中形成的，對維護公司權益等方面具有憑證價值的文件材料；公司需要貫徹執行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；其他對公司工作具有查考價值的文件材料。
一、文書檔案整理的基本單位
文書檔案整理的基本原則應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。在《企業檔案工作規范》(DA／T42―2009)中以“件”為整理單位指導企業進行文件級整理，即一文一件整理方式。
一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業OA收發文中的文件，如正文與附件、轉發文與被轉發文、請示與批復、報告與指示等，各文件相對獨立，容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況，對于這類文件的處理方式應該視為一件來處理，實體也應裝訂在一起，便于查找利用。
二、文書檔案整理的基本步驟
1.裝訂
文書檔案在打印好之后要按件裝訂。裝訂順序為：正本、附件和審批單；正文在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后；復函在前，來函在后。
凡是原來文件上有金屬物、塑料等包裝都必須去掉，并用不銹鋼訂書釘在文件左側空白處裝訂；無法用訂書釘裝訂的厚文件應采用線繩三孔左側裝訂；企業有裝訂機的可以用熱熔裝訂機裝訂；已經成冊的裝訂好的出版物等可以保持原裝訂。
2.分類
對于一文一件歸檔文件的分類方法與傳統檔案整理的分類方法一致，包括年度分類法、機構(問題)分類法、保管期限分類法等。如果企業目前沒有自己的分類和保管期限劃分制度，可參照《企業檔案工作規范》(DA／T42-2009)中的“企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”。例如可采用如下分類：年度一保管期限一機構(問題)來進行分類整理。
3.編號
《企業檔案工作規范》中企業檔案歸檔文件的編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編件號、館編件號。文件按分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。如文書檔案的檔的最低一級類目內的排列順序號。一般建議按四位編碼格式編寫，如：000l。
館編件號：指地方檔案館接收檔案后，由于鑒定、整理中對部分檔案進行抽出、補人等局部調整后，導致室編件號出現斷號、跳號等現象時，按照新的排列順序重新編制的件號。編號的方法與室編件號一樣。
編碼工作還有一個事情要做，那就是打印頁碼。編制頁碼可用號碼機或手工填寫，頁碼編寫在頁面的右下角，背面的左下角、一份文件一個流水號。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不打頁碼。
4.編目
歸檔文件應根據企業分類方案和件號編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進行，在目錄中一條條目體現為一件歸檔文件。歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項。可按盒打印出來并將該目錄放置在盒內，另打印一份裝訂成冊留作手工檢索使用。
5.裝盆排架
歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒內，與打印出來的歸檔文件目錄中相應條目排列順序相一致，方便檢索到該文件條目后能對應地找到實體文件。裝盒時，歸檔文件應按企業具體的分類方案將不同年度、保管期限、類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應放人同一檔案盒，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放人同一檔案盒。
檔案裝盒過程中要填寫檔案盒封面、脊背和備考表等。現在企業檔案室用的盒子一般都采用地方檔案局監制的專門裝檔案文件的盒子，檔案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填寫。如果沒有可制作打印出來粘貼到盒子上。
填寫脊背時要根據檔案盒在檔案柜存放的具體形式進行填寫。脊背上的項目一般包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編起止件號、館編起止件號、盒號等。盒號的編寫一般也按照年度、保管期限、機構(問題)、流水號等進行盒號的編制。注意此處年度填寫也應該填寫四位阿拉伯數字；保管期限應該填寫!漢字全稱，如：永久、長期、短期；室編起止件號填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔案文件的件號，兩號之間用橫線連接，如“15―60”。
填寫備考表時，備考表的內容應該包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期等。備考表的外形尺寸為標準A4紙，應按照盒內歸檔文件的實際情況真寫備考表。
歸檔文件全部裝盒之后，應該按照順序排列到檔案密集架上。面對檔案柜，先從左方排起，遵循從左到右，從上到下的排列順序。檔案盒排架的順序可以按照檔案分類標準來，如可以按照年度、保管期限、機構問題或分類、盒號流水的順序排架；也可以將同一年度的檔案按類目與盒號流水排，即先排A類永久、長期、短期，再排B類永久、長期、短期，依此類推。
三、文書類電子文件的整理
隨著企業信息化進程的加快，企業公文流轉也都在OA系統中完成，企業越來越多的電子文件需要歸檔。歸檔工作是電子公文運行管理的最后一個重要環節，是電子公文與檔案銜接的關鍵。電子文件歸檔的質量是衡量企業電子公文運行管理好壞與成敗的關鍵。電子檔案的管理應搭乘企業信息化的快車建立一套電子檔案管理系統，運行更加高效、科學的管理手段來管理企業的電子文件；以更加高效、便捷的方式提供給廣大職工進行利用。企業文書檔案電子文件的整理規則應參照《企業檔案工作規范》，參照紙質文件的整理規則進行整理。
